公司证照管理规定

证照（资料）管理规定

为了确保公司所有经营资质、证件、专利、证书等以下统称“证照”管理规范有序，保障各类证照有效、合法的服务于公司正常经营，特制订本规定。

1 证照类别

公司证照（荣誉）分为经营证照、专利证照及荣誉证书。

其中，经营证照包括：《公司营业执照》、《银行开户许可证》、《排放污染物许可证》等公司经营必备的证照；专利证照包括：《实用新型发明》、《发明专利》、《外观设计专利》等由申报所获得的证照等；荣誉证书为：各级政府及组织颁发或授于公司的荣誉。

2 证照（荣誉）管理归属

2.1涉及公司日常经营证照如《营业执照》、《排放污染物许可证》的办理、换证、审验及保管工作及公司所获各级荣誉由综合部负责。

2.2涉及公司财务业务开展如《开户许可证》、《机构信用代码》等证照的办理、换证、审验及保管由财务部负责。

2.3涉及公司专利证照如《外观设计专利》、《实用新型专利》等证照的办理、换证、审验由专人负责，其他相关部门配合办理；保管由综合部负责。

3 证照（荣誉）日常管理

3.1公司所有证照（荣誉）由综合部统一存档管理（涉及财务业务类证照，复印件存档），由专人负责登记备案。

3.2无论各部门取得何种属于公司的证照（荣誉），必须将证照原件交至综合部入档保存，证照交回人须在“钉钉”中发起《公司资料（证照）归档申请》流程。

3.3公司各部门因业务需要使用证照原件、复印件的，由使用人在”钉钉”中发起《公司资料（证照）借阅申请》。由使用部门负责人审批后，综合部方可外借。

3.4集团下属分、子公司因业务需要使用证照原件、复印件的，由综合部在”

钉钉”中发起《公司资料（证照）借阅申请》。由综合部负责人审批报公司经理批准后，综合部方可外借。

3.5证照原件使用完毕后，必须在审请归还日期之内及时归还，如不能及时归还使用人应重新发起“钉钉”《公司资料（证照）借阅申请》。

3.6各类证照因使用自然损坏的或因事注销，由管理当事人发起“钉钉”《公司资料（证照）更换、注销》流程，经由部门负责人审批报公司经理批准后，由综合部备案方可更换。

3.7各类证照除正常换证和审验之外，需要注销和变更等重大事项必须由公司经理同意批准后方可办理。

3.8证照的办理、换证、维护及审验工作必须在规定的期限内完成。

3.9公司各项专利证照的申请、专利权维持，可在市场中寻求合适的中介机构作为代理但公司必须指定专人对接。

3.10公司证照管理记录，“钉钉”管理员需在次月5日内将记录打印纸质文件交由档案员备存。

4 证照的销毁

公司所有证照除通过发证机关回收销毁的，其余证照销毁均由综合部统一执行。

4.1证照销毁有规定期限的按规定执行；无规定期限的按立即执行销毁制。

4.2 证照销毁由管理当事人在“钉钉”上发起《公司资料（证照）更换、注销申请》流程，经部门负责人审核报公司经理审批后由证照管理方与综合部一道执行注销手续。

4.3证照销毁事宜可根据需要决定是否在公司内部发出公告。

4.4证照销毁原则上需2人同时执行，执行人员要求：综合部1人、其它部门1人。

销毁证照复印件原则上永久保存，以备查询。

5 奖惩办法

5.1由于个人原因，出现超过规定期限未办理而造成证照过期的，由经办人员主要负责，部门负责人连带负责，公司通报批评，并处于责任人罚款200元，部门负责人罚款100元；给公司造成重大损失者按解除劳动合同处理并赔偿公司由此产生的相关损失。

5.2凡因管理不善，不符合证照管理规定借阅程序造成证照外借的，证照管理人员负主要责任，处罚款500元，借阅人处罚款100元；给公司造成重大损失者按解除劳动合同处理并赔偿公司由此产生的相关损失。

5.3由于个人原因，造成证照遗失、损坏的，遗失人负主要责任，补办证件所发生费用有遗失人承担，并处罚款200元。

附：相关管理表格4份

《公司证照（资料）归档申请单》

《公司证照（资料）实时情况一览表》

《公司证照(资料）借阅申请单》

《公司证照（资料）更换、注销申请单》