浅谈高校档案管理工作
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浅谈学校档案管理的作用和意义
浅谈学校档案管理的作用和意义【摘要】本文针对学校档案管理的主要作用、意义和现状进行了简要的分析，找出了目前档案管理过程中存在的主要问题并给出相应的解决方案，提出了进一步深化档案管理的方案，以确保档案的完整性。
笔者结合多年的档案管理工作经验，对今后学校档案管理提出了一些具有可行性建议，希望能为相关管理人员提供参考。
【关键词】档案管理；作用；意义一、引言学校档案工作是办好学校的重要基础之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的重要工作。
它是学校在教研教改、教学管理、德育教育等活动中产生的具有保存价值的材料，这些材料真实地体现出了学校在不同的发展阶段所做出的努力和取得的成果。
所以，学校档案是历史的镜子，记录着学校过去和现在，承载着未来的发展方向，是学校的重要信息资源。
二、学校档案管理的内容学校档案类别主要有人事档案、文书档案、教学和教师业绩档案、基建设备档案、声像实物档案。
具体涉及有关文件；计划；总结；学校历史沿革、校史、校志、大事记；各种规章制度、会议纪录；干部任免、考核培训；名册、报表；学校党员教育、理论学习、党员示范课活动形成的材料；学期教师任课安排、总课表；学生名册；转学、休学、复学、留级、会考、毕业证书存根；毕业生学籍卡；教育质量评估、高校录取名册、试卷分析材料；课外活动、对外公开课形成的文件材料；学校运动会材料；奖学生、学科竞赛获奖材料；德育工作材料；班主任工作材料；学生常规管理材料；三好学生材料及其他奖励活动材料；财务审计收费许可材料；固定资产统计表；绿化卫生工作文件；团组织改选、团干部任免的批复、通知；团内开展各项活动形成的材料；学生会、少先队工作文件；学校教代会文件材料等等方方面面的内容。
三、学校档案管理的重要性学校档案真实地反映学校的教研、教学和管理水平，它蕴藏着大量的珍贵信息。
如果管理和利用得好，它对学校的持续发展具有深远的意义。
3.1、反映现有教研水平，促进教学改革创新研究教学档案，可以充分了解学校硬件水平和软件质量，充分反映教学设备的容纳量及新旧程度，反映各教师的教学质量及生源质量。
浅谈高校二级学院档案的建立与管理
浅谈 高校二级 学院档 案的建 立与管理
郭 靖 （ 经济学院 山东 公共管理学院）
一
摘要 ： 随着高校规模的不断扩大 ， 高校的档案管理 工作 由原来 的学校统 学 、 科研 过程 中形 成 的档 案 材 料 的 管理 工 作 。 目前 ， 些 二 级 学 院 的 一 管 理 逐 步 发展 成 为学 校 、 院 二 级 管理 。 本 文 通 过 分 析 二 级学 院 建立 档 案 档 案 管 理 工 作 仅 限 于 日常教 学 、 研 所 产 生 的 文 件 的 存取 ， 乏 系统 学 科 缺
的 必要 性 和档 案 构 成 ，认 真 总 结 了 二级 学 院档 案 管理 中 容 易 出 现 的 问题 ， 的档案意识。档 案管理散乱 、 进 不集 中， 案分类不科学、 档 组卷不标准、 步 对 规 范 二级 学 院 档 案 管 理 工作 提 出 了相 应 的 对 策 。
一关键词 ： 二级学院 Nhomakorabea档案管理
对策
借 取 不 规 范 。 档 案 管 理 上 基 本 上是 “ 收集 谁 管 理 ” 相 关 工作 人 员 在 谁 ，
１ 二级 学 院 建 立 档 案 的 必要 性 缺失。 学校 将 各 类 工 作逐 步 下 放 到 各 二 级学 院 的 同时 ，要 求 各级 单 位 ３３ 档 案 管 理 员 业 务 素质 不高 ， 案 的 管理 流程 不规 范 大 多 数 ． 档 对相关工作 内容的档案 资料进行长期保管 ，改变 了之前将各类档案 在 二 级 学 院从 事 档 案 管 理 工作 的人 员并 非专 业 人 员 ，而 是 从 事相 关 全 部上 交 学 校 的档 案管 理 方 式 。 这就 要 求 所 有 二 级学 院对 各 类 档 案 工 作 的行 政 人 员 兼 职 管理 档 案 ， 比如 教 学档 案 由教 学 秘 书 管理 ， 生 学 的 管理 工 作 高度 重视 。 档 案由辅导 员管理 ， 行政文档 由行政秘书管理 ， 分材料和上级文件 部 １１ 二级 学 院 建 立 完善 的档 案 ，是 一 所 高 校 档 案 管理 工 作 能够 ． 直 接 由 分管 领 导 管理 等 。 为 档 案 管理 的基 础 工 作 ， 案 的 收 集 与 整 作 档 顺利 进 行 的前 提 二级 学 院 的档 案 管理 是 学 校 档 案 管 理 工 作 的 重 要 理 、立 卷 与 归档 工作 既 费工 费 力而 且 专 业 性 又 强。 因为 业 务 水平 欠 基础 ， 二级 学 院 档 案 建设 是 校 级 档 案 建设 的来 源 和 延 伸 。 级 学 院作 二 缺 ， 不 是专 职 的档 案 管 理 人 员 ， 管 的 人 员 没 有 足够 的能 力 和精 力 又 兼 为 学校 相 对 独 立 的教 学 单 位 ， 学校 的统 一部 署 下 ， 有 自己 独 立 的 在 拥 对 各类档案进行专业管理 。同时， 由于档 案管理分散 ， 无法统一规范 管理 方式 ， 成 的诸 多管 理 文 件 ， 为 档 案 材料 充分 客 观 的记 载 了 学 形 作 档 案 管 理 流 程 ， 就 直 接 影 Ｎ Ｎ － 级学 院档 案 管 理 工 作 的质 量 。 这 ￣ 院 的历 史 ， 映 了二级 学 院 的 发 展过 程 和 取 得 的成 就 ， 二 级 学 院成 反 是 ３４ 管理 手 段 落 后 ，工 作 效 率 底 二 级 学 院 档 案 建 设 起 步 较 晚 ， ． 就 的见 证 。二 级 学 院档 案 管理 与 校 级 档 案 管理 共 同构 成 学 校档 案 的 很 多地 方并没有将其作 为学院工作重点 ，更没有计划为档 案工作 的 完整体系。 １２ 科 学 的 管理 档 案 ，是 二 级 学 院进 一 步 做 好 教 学 科 研 工 作 的 管 理 设 备和 现代 技 术 进 行 更 新 。 在档 案 管理 中仍 实 行 原 始 的 手工 处 ． 这 前 提 和保 障 二级 单 位 的档 案 管理 工 作 ， 不仅 仅 是 学 校 档 案 管理 工 作 理 方式 ， 在 很 大 程 度 上 影 响 了教 学 档 案 管 理效 率。 ４ 规 范 二级 学 院档 案 管 理 的 对 策 的 一 部 分 ，还 是 各 二级 单 位 实 施 教学 、科 研 活 动 期 间 重 要 的参 考 资 ４１ 建 立健 全 二 级 学 院 档 案 管 理 制 度 管理 制 度 化 是 加 强 二 级 ． 料 。 学 是 二级 学 院 的 工作 重点 ， 个 部 分 的 教 学 档 案从 不 同视 角 严 教 每 学 院档 案工 作 的关 键 。 级 学 院 应 在 遵 守 学校 档 案 管 理 制 度前 提 下 ， 二 谨 客观 的记 录 了一个 二 级 学 院 教学 工 作 的开 展 过 程 。科 研 是 二 级 学 结合 自身 实 际 ， 步 制定 和 完 善 本 学 院 的档 案 管 理 制 度 ， 管 理 过程 逐 对 院 的工 作 难 点 ， 研档 案作 为二 级 学 院科 研 活 动 的基 础 ， 实 记 载 了 科 真 用 依 本单 位 的 的 学 术水 平 和 科研 实 力 。行 政 工 作 包括 内部 人 事 调 度 与 经 中的各个环节制定标准 ， 以规范本单位档 案管理各环节的工作 ， 法科学管理学院档案。建 立制度 的同时还应当加强对档案工作人 员 费 分配 情 况 或是 其 他 日常 事务 的管 理 ，这 些 工作 在 二 级 学 院 工 作 中 及时 了解其归档文件 的收集、 整理和 管理 情况 ， 使 贯穿 始 终 ， 其 建 立完 整 的档 案 是行 政 工 作 能 够 顺 利进 行 的前 提 。 为 的监督检查工作 ， 档 案工 作 的 规 范 化 从 源 头就 把 好 关 。 ２二级单位档案管理涉及的主要档案材料 ４２ 强 化 档 案 意识 ， 进 档 案 管理 的 科 学 化 、 范 化 要 加 大 对 ． 推 规 二级学院的主要工作内容包括教学、 科研和 日常行政工作 。 对应 档案管理工作的重视程度 ， 在学院各级领导 、 案管理人员和专任教 档 产生 的档案材料也分为教学档案 、 科研档案和行政档 案三个部分。 明晰档案管理 的工作职责 ， 规范档案管理 工作 的 ２１ 教 学 档 案 大 多 数 二级 学 院 把 教 学 档 案 分 为 三 个 部 分 ： ． 教学 师中强化档案意识 ， 范 推 规 要 管理 基 本档 案 、学 生 管理 与学 风 建 设档 案 、教 学 建 设 与 教 学 改 革档 标 准 、 围和 职 能 ， 进 档 案 管 理 的 科 学 化 、 范 化 建 设。 充 分 强调 明 使 案。其中： 教学管理基本档 案包括课务档案、 ① 考务档 案、 学籍档案、 档 案 管 理 的 重 要 性 ， 确档 案 管理 的意 义 ， 全 体 教 职 工 积极 支 持 档 增 毕业实习 ／ 论文档案、 教学管理 ／ 评价档案等档 案材料。② 学生管理 案 管理 工作 人 员 的管 理 工 作 ， 强 档 案 管 理 人 员 的事 业 心和 使 命 感 ， 与 学 风建 设 档 案 包括 学 生 管理 档 案 、学 生 活 动 ／ 奖 档 案 和 学 生 就 从 而 为 二 级学 院档 案 的规 范 管理 奠定 扎 实 的基 础 ，不 断提 高 档 案 管 获 ， 业档 案等。 ⑧教学建设与教学 改革档案包括教 学研究档案、 学科专业 理 的水 平。 ４３提高档案管理 员的业务水平 ， ． 加强档 案管理队伍建设 档案 建 设档 案 、 程 建 设档 案 、 资 队伍 建设 档 案 等档 案 内容 。 课 师 ￣ ｒ －级学院档 案管理工作 ２２ 科研 档 案 在 二级 学 院 的 科研 工作 中 ， 要 归 档 的 材 料 范 围 管理人员的业务能力和管理技术直接 影ｏ ｊ－ ． 需 的质量 。针对档案管理人员非专职化 、 专业化这一现状 ， 学院领导应 包括 ： 题 ／ 目申请 、 施 、 定 的相 关 材 料 ； 题 ／ 目工作 总 结 课 项 实 鉴 课 项 当加 强对 档 案 管 理 人 员 的 专 业培 训 和 业 务 指 导 ，让 档 案 管 理 人 员 有 报告 、 文 、 著 的 相 关 材 料 ； 研 投 资 和 经 费 预 、 决 算 的 相 关材 论 专 科 算 努 档 料； 课题 ／ 目的成果样本 、 果鉴定证书、 项 成 数据 、 测试 ／ 测报告等 机 会 系统 地 学 习档 案 专 业基 础 知 识 ， 力提 高 自身 的 业 务 素质 。 案 检 管理人 员也应 当加强《 档案法》 的学 习， 了解上级部 门的管理 规定 ， 积 相 关材 料 ； 实验 室 、 实验 基 地购 置 的仪 器 、 料 等 出入 库 清 单 等 。 材 树立服务意识， 增强法制观念 。 ２３ 行 政 档 案 二 级 学 院 的 行 政管 理 工 作 任 务 繁 重 ，头 绪 众 多 ， 极提升 自身专业水平 ， ． 由此 产 生 的档 案 材 料 种 类 的范 围也 相 对 较 广 ， 如 学 院 的 规章 制 度 、 诸 ４４ 实 现档 案 数 字化 管 理 ，加 强档 案 信 息 化 建 设 网络 背 景 下 ， ． 财 务 账 目、 固定 资产 明晰 、 级 下 发 的 各 类 文 件 、 院 各 类 会 议 的记 信 息 技 术 日趋 成 熟 ，档 案管 理 信 息 化 成 为 二级 学 院档 案 管理 的 必然 上 学 录 及 通过 的办 法 等 等 。 趋 势 。 级 学院 应 从 实际 出发 ， 分 发 挥 现 代 化办 公 技 术 在档 案 管理 二 充 ３ 二级单位档案管理中容易 出现的问题 中的运用 ， 为档案管理工作配置具 备优 良安全性的硬件 设备 ， 建立完 ３１缺 乏完善的规章制度 ，机构设置不健 全 虽然越来越多的高 善 各 类 档 案 的 数 字 化信 息 数 据 库 ， 对 其 进 行 有效 的备 份 、 ． 并 更新 和 维 校将 档 案 管理 工作 下 放到 二 级学 院 ， 是并 没 有 对 二级 学 院 的档 案管 护。 但 依托校 园现有的成熟的网络环境和 网上办公系统， 各二级学院应 理工作没有提出明确的工作
郭 靖 （ 经济学院 山东 公共管理学院）
一
摘要 ： 随着高校规模的不断扩大 ， 高校的档案管理 工作 由原来 的学校统 学 、 科研 过程 中形 成 的档 案 材 料 的 管理 工 作 。 目前 ， 些 二 级 学 院 的 一 管 理 逐 步 发展 成 为学 校 、 院 二 级 管理 。 本 文 通 过 分 析 二 级学 院 建立 档 案 档 案 管 理 工 作 仅 限 于 日常教 学 、 研 所 产 生 的 文 件 的 存取 ， 乏 系统 学 科 缺
的 必要 性 和档 案 构 成 ，认 真 总 结 了 二级 学 院档 案 管理 中 容 易 出 现 的 问题 ， 的档案意识。档 案管理散乱 、 进 不集 中， 案分类不科学、 档 组卷不标准、 步 对 规 范 二级 学 院 档 案 管 理 工作 提 出 了相 应 的 对 策 。
一关键词 ： 二级学院 Nhomakorabea档案管理
对策
借 取 不 规 范 。 档 案 管 理 上 基 本 上是 “ 收集 谁 管 理 ” 相 关 工作 人 员 在 谁 ，
１ 二级 学 院 建 立 档 案 的 必要 性 缺失。 学校 将 各 类 工 作逐 步 下 放 到 各 二 级学 院 的 同时 ，要 求 各级 单 位 ３３ 档 案 管 理 员 业 务 素质 不高 ， 案 的 管理 流程 不规 范 大 多 数 ． 档 对相关工作 内容的档案 资料进行长期保管 ，改变 了之前将各类档案 在 二 级 学 院从 事 档 案 管 理 工作 的人 员并 非专 业 人 员 ，而 是 从 事相 关 全 部上 交 学 校 的档 案管 理 方 式 。 这就 要 求 所 有 二 级学 院对 各 类 档 案 工 作 的行 政 人 员 兼 职 管理 档 案 ， 比如 教 学档 案 由教 学 秘 书 管理 ， 生 学 的 管理 工 作 高度 重视 。 档 案由辅导 员管理 ， 行政文档 由行政秘书管理 ， 分材料和上级文件 部 １１ 二级 学 院 建 立 完善 的档 案 ，是 一 所 高 校 档 案 管理 工 作 能够 ． 直 接 由 分管 领 导 管理 等 。 为 档 案 管理 的基 础 工 作 ， 案 的 收 集 与 整 作 档 顺利 进 行 的前 提 二级 学 院 的档 案 管理 是 学 校 档 案 管 理 工 作 的 重 要 理 、立 卷 与 归档 工作 既 费工 费 力而 且 专 业 性 又 强。 因为 业 务 水平 欠 基础 ， 二级 学 院 档 案 建设 是 校 级 档 案 建设 的来 源 和 延 伸 。 级 学 院作 二 缺 ， 不 是专 职 的档 案 管 理 人 员 ， 管 的 人 员 没 有 足够 的能 力 和精 力 又 兼 为 学校 相 对 独 立 的教 学 单 位 ， 学校 的统 一部 署 下 ， 有 自己 独 立 的 在 拥 对 各类档案进行专业管理 。同时， 由于档 案管理分散 ， 无法统一规范 管理 方式 ， 成 的诸 多管 理 文 件 ， 为 档 案 材料 充分 客 观 的记 载 了 学 形 作 档 案 管 理 流 程 ， 就 直 接 影 Ｎ Ｎ － 级学 院档 案 管 理 工 作 的质 量 。 这 ￣ 院 的历 史 ， 映 了二级 学 院 的 发 展过 程 和 取 得 的成 就 ， 二 级 学 院成 反 是 ３４ 管理 手 段 落 后 ，工 作 效 率 底 二 级 学 院 档 案 建 设 起 步 较 晚 ， ． 就 的见 证 。二 级 学 院档 案 管理 与 校 级 档 案 管理 共 同构 成 学 校档 案 的 很 多地 方并没有将其作 为学院工作重点 ，更没有计划为档 案工作 的 完整体系。 １２ 科 学 的 管理 档 案 ，是 二 级 学 院进 一 步 做 好 教 学 科 研 工 作 的 管 理 设 备和 现代 技 术 进 行 更 新 。 在档 案 管理 中仍 实 行 原 始 的 手工 处 ． 这 前 提 和保 障 二级 单 位 的档 案 管理 工 作 ， 不仅 仅 是 学 校 档 案 管理 工 作 理 方式 ， 在 很 大 程 度 上 影 响 了教 学 档 案 管 理效 率。 ４ 规 范 二级 学 院档 案 管 理 的 对 策 的 一 部 分 ，还 是 各 二级 单 位 实 施 教学 、科 研 活 动 期 间 重 要 的参 考 资 ４１ 建 立健 全 二 级 学 院 档 案 管 理 制 度 管理 制 度 化 是 加 强 二 级 ． 料 。 学 是 二级 学 院 的 工作 重点 ， 个 部 分 的 教 学 档 案从 不 同视 角 严 教 每 学 院档 案工 作 的关 键 。 级 学 院 应 在 遵 守 学校 档 案 管 理 制 度前 提 下 ， 二 谨 客观 的记 录 了一个 二 级 学 院 教学 工 作 的开 展 过 程 。科 研 是 二 级 学 结合 自身 实 际 ， 步 制定 和 完 善 本 学 院 的档 案 管 理 制 度 ， 管 理 过程 逐 对 院 的工 作 难 点 ， 研档 案作 为二 级 学 院科 研 活 动 的基 础 ， 实 记 载 了 科 真 用 依 本单 位 的 的 学 术水 平 和 科研 实 力 。行 政 工 作 包括 内部 人 事 调 度 与 经 中的各个环节制定标准 ， 以规范本单位档 案管理各环节的工作 ， 法科学管理学院档案。建 立制度 的同时还应当加强对档案工作人 员 费 分配 情 况 或是 其 他 日常 事务 的管 理 ，这 些 工作 在 二 级 学 院 工 作 中 及时 了解其归档文件 的收集、 整理和 管理 情况 ， 使 贯穿 始 终 ， 其 建 立完 整 的档 案 是行 政 工 作 能 够 顺 利进 行 的前 提 。 为 的监督检查工作 ， 档 案工 作 的 规 范 化 从 源 头就 把 好 关 。 ２二级单位档案管理涉及的主要档案材料 ４２ 强 化 档 案 意识 ， 进 档 案 管理 的 科 学 化 、 范 化 要 加 大 对 ． 推 规 二级学院的主要工作内容包括教学、 科研和 日常行政工作 。 对应 档案管理工作的重视程度 ， 在学院各级领导 、 案管理人员和专任教 档 产生 的档案材料也分为教学档案 、 科研档案和行政档 案三个部分。 明晰档案管理 的工作职责 ， 规范档案管理 工作 的 ２１ 教 学 档 案 大 多 数 二级 学 院 把 教 学 档 案 分 为 三 个 部 分 ： ． 教学 师中强化档案意识 ， 范 推 规 要 管理 基 本档 案 、学 生 管理 与学 风 建 设档 案 、教 学 建 设 与 教 学 改 革档 标 准 、 围和 职 能 ， 进 档 案 管 理 的 科 学 化 、 范 化 建 设。 充 分 强调 明 使 案。其中： 教学管理基本档 案包括课务档案、 ① 考务档 案、 学籍档案、 档 案 管 理 的 重 要 性 ， 确档 案 管理 的意 义 ， 全 体 教 职 工 积极 支 持 档 增 毕业实习 ／ 论文档案、 教学管理 ／ 评价档案等档 案材料。② 学生管理 案 管理 工作 人 员 的管 理 工 作 ， 强 档 案 管 理 人 员 的事 业 心和 使 命 感 ， 与 学 风建 设 档 案 包括 学 生 管理 档 案 、学 生 活 动 ／ 奖 档 案 和 学 生 就 从 而 为 二 级学 院档 案 的规 范 管理 奠定 扎 实 的基 础 ，不 断提 高 档 案 管 获 ， 业档 案等。 ⑧教学建设与教学 改革档案包括教 学研究档案、 学科专业 理 的水 平。 ４３提高档案管理 员的业务水平 ， ． 加强档 案管理队伍建设 档案 建 设档 案 、 程 建 设档 案 、 资 队伍 建设 档 案 等档 案 内容 。 课 师 ￣ ｒ －级学院档 案管理工作 ２２ 科研 档 案 在 二级 学 院 的 科研 工作 中 ， 要 归 档 的 材 料 范 围 管理人员的业务能力和管理技术直接 影ｏ ｊ－ ． 需 的质量 。针对档案管理人员非专职化 、 专业化这一现状 ， 学院领导应 包括 ： 题 ／ 目申请 、 施 、 定 的相 关 材 料 ； 题 ／ 目工作 总 结 课 项 实 鉴 课 项 当加 强对 档 案 管 理 人 员 的 专 业培 训 和 业 务 指 导 ，让 档 案 管 理 人 员 有 报告 、 文 、 著 的 相 关 材 料 ； 研 投 资 和 经 费 预 、 决 算 的 相 关材 论 专 科 算 努 档 料； 课题 ／ 目的成果样本 、 果鉴定证书、 项 成 数据 、 测试 ／ 测报告等 机 会 系统 地 学 习档 案 专 业基 础 知 识 ， 力提 高 自身 的 业 务 素质 。 案 检 管理人 员也应 当加强《 档案法》 的学 习， 了解上级部 门的管理 规定 ， 积 相 关材 料 ； 实验 室 、 实验 基 地购 置 的仪 器 、 料 等 出入 库 清 单 等 。 材 树立服务意识， 增强法制观念 。 ２３ 行 政 档 案 二 级 学 院 的 行 政管 理 工 作 任 务 繁 重 ，头 绪 众 多 ， 极提升 自身专业水平 ， ． 由此 产 生 的档 案 材 料 种 类 的范 围也 相 对 较 广 ， 如 学 院 的 规章 制 度 、 诸 ４４ 实 现档 案 数 字化 管 理 ，加 强档 案 信 息 化 建 设 网络 背 景 下 ， ． 财 务 账 目、 固定 资产 明晰 、 级 下 发 的 各 类 文 件 、 院 各 类 会 议 的记 信 息 技 术 日趋 成 熟 ，档 案管 理 信 息 化 成 为 二级 学 院档 案 管理 的 必然 上 学 录 及 通过 的办 法 等 等 。 趋 势 。 级 学院 应 从 实际 出发 ， 分 发 挥 现 代 化办 公 技 术 在档 案 管理 二 充 ３ 二级单位档案管理中容易 出现的问题 中的运用 ， 为档案管理工作配置具 备优 良安全性的硬件 设备 ， 建立完 ３１缺 乏完善的规章制度 ，机构设置不健 全 虽然越来越多的高 善 各 类 档 案 的 数 字 化信 息 数 据 库 ， 对 其 进 行 有效 的备 份 、 ． 并 更新 和 维 校将 档 案 管理 工作 下 放到 二 级学 院 ， 是并 没 有 对 二级 学 院 的档 案管 护。 但 依托校 园现有的成熟的网络环境和 网上办公系统， 各二级学院应 理工作没有提出明确的工作
浅谈高校档案编研工作存在的问题与策略
浅谈高校档案编研工作存在的问题与策略高校档案编研工作是高校档案管理的重要环节，它关系着高校档案信息的完整性、准确性和及时性，对高校档案管理工作具有重要意义。
在当前的高校档案编研工作中，存在着一些问题，如档案编研工作的专业性不强、档案信息利用率不高、信息安全保障不足等。
这些问题需要引起高校档案管理部门的重视，并采取相应的策略加以解决。
1. 专业性不强目前，一些高校档案编研工作由非专业人士负责，其对档案工作的专业性要求不高，导致档案编研工作的质量无法得到有效保障。
一些工作人员对档案编研工作的理解不够深入，无法准确把握档案工作的特点，无法真正做到专业化。
2. 档案信息利用率不高一些高校档案编研工作局限于对档案信息的整理和保存，却忽视了档案信息的利用。
这导致档案信息的利用率不高，无法发挥档案信息的最大潜力，也无法为高校科研和管理部门提供更有力的支持。
3. 信息安全保障不足高校档案编研工作中，对档案信息的保密工作薄弱，没有采取有效的措施保障档案信息的安全。
在信息传输和存储中存在严重的漏洞，极易导致档案信息泄露或丢失，对高校档案工作造成不可挽回的损失。
1. 提高档案编研工作的专业化水平高校档案管理部门应当加强对档案编研工作人员的培训和考核，提高他们的专业能力和档案管理水平。
制定专业的档案编研工作标准和流程，引导工作人员树立专业化意识，提升专业化素养，确保档案编研工作的质量。
高校档案管理部门应当制定和实施档案信息利用规范，激发工作人员对档案信息的利用意识，推动档案信息在高校教学、科研和管理方面的更广泛应用，促进档案信息的价值最大化。
可结合实际情况，推动档案信息的数字化和网络化管理，提高档案信息的利用效率和便捷性。
高校档案管理部门要加强对档案信息的安全保障工作，建立健全的档案管理和保密制度，采取有效的措施保障档案信息的安全。
制定档案信息保密管理规定，限制档案信息的查阅和复制，加强档案信息存储设施和设备的保护，建立档案信息安全审计机制等，全面提升档案信息的安全保障水平。
浅谈高校学生档案管理工作创新
２ 高校学生档案管理工作斡媾糯拇手
息化 管理 兖分实现高校学 生档案能 在互 联网上快速查 成绩、 查阅验 证毕 业生档案
和验 证毕 业证 书 真伪等相 关的 信息 的查 阅 ， 段 需要 加强 教 师 及 用人 单 位 提 供 最 便 捷 、 最 提高认识 ， 加强领导。 学校领导饔高鹰 为用 学 生 、
学 术 论 坛
￣ｉ Ｑ ｎ ｃ ｅ Ｉ ｎ ｄ Ｔ ｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ Ｉ ｎ ｎ ｏ ３ ２ ： ２ ｖ ａｔ ｜ ｏ ｎ Ｈｅｒ Ｏｄ
浅谈高校 学生档案管理 工作创新
宋绍梅
（ 吉林省 白城医学高等专科学校
吉林 白城
１ ３ ７ ０ ０ ０ ）
摘 要： 高校学生档案是记录大学生在校期间学习， 生活的真实材料， 也是大学生就业的熏簧依据 ． 其 宥不Ｉ ． ｝ 创新学生档案管理工作方法。 完善
档案管理制度， 才能更好的适应当前新时期的教 育教 学需要。
关键词 ： 高 校 学生挡案管理 工作 中图分 类号 ： Ｇ ６ ４ ７ 文献标 识码 ： Ａ
，
加 强 毕业 生 档案 的 递 转工 作 的管 理 ， 保
证材 料 完 整 安 全 。 随 着 高 校的 不 断 扩 招 ， 毕
业生逐年增多， 而且在毕业 生档案整理过程 中， 由于时 间短 ， 流动 性 大 ， 涉 及面 广， 参 与
学生 档 案 归档 的人 员较 多 ， 这 给 毕 业 生档案 般 高 校 学 生 档 案 都 委 托 学 生 部 门 统 一 职 档 案人 员负责 、 经 费 到位 、 设备先进。 的递 转 工作 增加 了很大 的 难 度 ， 这 就 要 求学 进 行代管 ， 由 于 学 生 部 门没 设 有 专 门 的 档 加 强 学 生 档 案 材 料 的收 集 ， 确 保 学 生 生 档 案 专 职 人 员要 跟 踪 服 务 指 导 ， 并 将 每 案 室， 专 职 档 案 管 理 人 员， 加 上缺 乏 业 务上 档 案 整 理 规 范 化 。 学 生 档 案 材 料 的 收 集 要 个毕 业生 归档 的材 料 进行 复核 ， 以 免出现 归
浅谈高校干部人事档案管理工作中的问题及对策
逐 步 法 制 化 、 度 化 、 范 化 ， 正 发 挥 人 制 规 真 事档 案 的 自身价 值 。 善档 案 的保管 、 完 利 用 、 阅 、 密 、 档 、 别制 度 ， 借 保 归 鉴 及时 收 集 、 补 充 、 新 和 完 善 人 事 档案 材料 ， 收 集 的 更 对 档 案 材 料 ， 手续 是 否 完备 ， 息 是 否 准 确 从 信 等 方 面 进 行 认 真 鉴 别 ， 人 事 档 案 的 收 集 使 和归档工作真 正做到齐全 、 整 、 确 。 完 准 ２． 着 力 把 干部 人 事档 案 的基 础 工 作做 好 ３ 制 定 审 核 计 划 ， 干 部 档 案 的 十 类 材 将 料 逐 一 列 项 ， 照 中 组 部 下 发 的 干 部 人 事 按 档 案 材 料 归 档 范 围 的 规 定 ， 干 部 档 案 进 对 行 逐 类 审 核 ， 后 按 要 求 对 所 缺 材 料 进 行 然 收 集 汇 总 ， 而 达 到 不 断 充 实 完 善 干 部 人 从 事 档 案 内 容 的 目的 。 针 对 高 等 院 校 专 业 要 技 术 人 员 集 中 的特 点 ， 点 抓 好 中 层 以上 重 领 导 干 部 和优 秀专 业技 术 人 员档 案信 息 的 审核 工作 。 期 跟 踪 收 集 最 新 材 料 ， 理 归 定 整 档 ， 管理培养 、 拔优秀人 才提供准确 、 为ｅｎ ａ Ｔｅｃｈ ｉ ｃｅ ｎｄ ｎｏｌ ｏｇｙ ｎｎ ｌ ｏｖａｔｏｎ ｉ Ｈｅｒ ｌ ａｄ
管 理 科 学
浅 谈 高校 干 部 人 事档 案 管 理 工 作 中 的 问题 及 对 策
马 峰 涛 （ 北 医科大学 西 山校 区 河北 石家 庄 河
０００ ） ５ ２ ０
摘 要： 高校 干部人 事档案工作 是组 织人 事部 门的一项重要 工作 ， 但是 在其具体 的管理 与利用上还存 在着一 些问题 ， 文章结合作 者的的 实 际工 作 ， 对这 些 问题 进行 了简单 的探 讨 并提 出 了 些对 策和建 议 。 一 关键词 ： 高校 干部人 事档案 管理 利 用 中图分类 号 ： Ｇ４７ 文 献标 识 码 ： Ａ 文章编 号 ： ７ —０ ８ ２ １ ） ４ ａ 一０ ０ －０１ １ ４ ９ Ｘ（ ０ Ｏ ０ （ ） ２ ３ ６
浅谈加强高校档案管理的方法
住机遇 ， 认真总结档案管理经验 ， 理顺高校档案管理体
制 。 是统筹 规 划 。 一 高校 在制定 十二五整体 战略发 展规 划 时要 统筹 考 虑 ，把 档案 信息 化建设 纳入 学校 十二 五 整体发 展规 划 。学 校 整体 发展规 划是一 所 学校在 相 当
一
和规范 ， 但距离《 高等学校档案管理办法》 的要求尚有 较大差距 ， 究其原因是高校档案管理 尚未达到法制化 和科学化管理要求 ， 档案管理分散多头 ， 档案管理的信 息化建设资金投入不到位 ， 档案管理的信息化专业人
本改 变部 分高校 档案 管理 跟不 上 时代发 展 的状况 。近 年来 ，高 校档案 管理 按照 国家 档案 管理标 准 逐步 完善
员的综合素质特别是信息化动手操作能力 ；六是加快
高校档 案信 息化建 设步 伐 。 ２ １统 筹规划 。 ． 理顺 高校档 案管理体 制 当前 ， 高校都 在制定 十二五发 展规划 。高校要抓 各
１ Ｏ２
２ １年 （ ３ 卷 ） ３ ０ ０ 第 ９ 第 期 案 管理 ， 同做好 档案 工作 。 共
２２规 范管理 ， ＿ 完善高 校档 案管 理机 制 加 强 高 校 档案 管 理 必 须 遵循 科 学依 法 规 范 的原 则 ， 理
库 ， 提 高 教育 教 学 质 量服 务 ； 是 配 合 国 际联 络 处 ， 为 七
订 、 档定 级 到查 看借 阅 直至 责 任 追究 做起 ， 建 推进 档 案 的规范 化管 理 。 是逐步 完 善和严 格档 案管 理机 制 。 二 三 是不 断创新 档案 管理 机制 。通过创 新档 案管 理 机制 ， 逐
图书 情 报
２ １ 年（ ３ 卷） ３ ００ 第 ９ 第 期
浅谈高职院校教务档案管理工作
的 问题 。
［ 关键词 ］ 教务档案 管理 问题
措施 随着计算机技术 、 多媒体技术 、 网络技术的发展 ， 务档案应该不再 停 教 留在 纸质文档 的单一存档 与管理 方式 上 ， 这要 求管理观念与管理方式 的创新 。 （ ） 三 教务档案利用价值低 教务档案存档资料的最主要作用是利用存档资料 与信 息为今后的 教务工作所用 。但 因为教务档案管理人员 ， 缺乏相应 的认识 ， 档案存档 后， 很少使用 ， 绝大部分档案处 于闲置状态 。再加长期 以来 教务档案利 用效率非常低 ， 教务档案管理员只是将资料归档 ， 很少 去利 用归档的资 料 。还有 ， 教务档 案只起到考查凭 证的作用 ， 于查 阅 、 用 核对等简单 作 用， 忽略 了档案 的知识传承及学习借鉴 的功能 ， 根本不会利用 其进 行教 学分析 、 提高教学质量 、 进行教学监督 、 拓展教学思路等深层 次的开发 ， 降低 了档案 的二次开发利用率 。 三、 加强高职院校教务管理工作的措 施 （ ） 一 提高教务工作者职业素养 教务档案管理是教学管理 的一部分 ，教务管理工 作人 员应该 积极 的做好教务档案管理工作。 首先 ， 应该增强教务管理人员的教务档案管 理意识 。 一方面 ， 加大卡 案管理工作的法律 、 当 法规 ， 宣传教务档案对教学 管理 与学校管理 的意义 ，使更多 的教务 工作 者主动的有意识的支持并 参与教务档案管理工作 。另一方 面， 提高教务档案 管理人 员的责任感 ， 认真积极地开展档案工作 ， 将有价值的材料一一保存下来 。 教务档案管 理人员要定期的归档资料 ， 按集 中统一管理 的原则 ， 教学活动中形成 把 的分散在各系 ， 教研室 ， 各 以及 各教师 ， 学生手 中应归档 的教 学文件及 时全部 的归档立卷 。还有一方 面教务档 案管理 人要 充分调动全院师生 积 累、 保护教务档案 的积极性和 自觉性 ， 增强 师生的教务档案意识 。其 次， 要加强档案管理人员的业务技能 。档案管理 的手段越 来越现代化 ， 教务档案管理方法也要与时俱进 ，教务档案管理人 员的素养也要得到 相应 的提高 。教务档案管理人员要积极 的参 加档案管理的专业知识培 训、 参观学 习各兄弟 院校 的档案管理情况 、 断的学习与总结教务档案 不 管理 的知识与经验 ，提高 自 的政治素养与业务素养 ，跟上时代 的步 身 伐， 不断的探索教 务档案管理 的新 方式 ， 使教学 档案管理更加专 业化 ， 更好 的为教学服务 。 为提高教务档案管理人员 的职业道德水平 ， 学校要 监督检查教务档案管理工作 ， 阅教 务档 案管理 心理学 ， 出教务管理 查 提 中存 在的问题及改进意见 ， 并落实 奖惩措施 ， 切实提高教务档案管理人 员 的职业素养及工作能力 。 （ ） 二 推进教学档案信息化管理 当前很多高职 院校 的教务档案 的纸质资料 的保 管 、 查阅 ， 对信息的 收集 、 整理 、 分类 、 归档及信息分析处理等不太理想。 计算机技术及 网络 技 术可以提 高档案管理工作 的效率 。 推进教学档案信息化管理 ， 为确保 档 案服务质量 的提高提供 了条件 ， 务档案管理工作人员必须积极 的 教 利 用这些新技术 ， 打破单纯 的纸 质档案资料 的局面 ， 形成纸质 档案 、 声 像档案 、 电子档案并存 的局面 ， 利用新技 术 、 新手段 来管理教务档案 ， 利 用 校同网平 台 ， 建立教务档 案管 理信息 系统 ， 实现资料共享 ， 使师生能 够 更加方便地获得更多 的档案信息 。 （ 提 高教务档案 的开发利用价值 三） 教务档案 的开发利用是教务 档案管理中最重要的环节 ，资料存档 的 目的是为 了向师生及决策者提供可靠 的资料参考。这就需要教务档 案管 理者灵活运用档案管理知识 ， 主动的为广大师生服务 ， 使教务档案 发 挥最大的作用 。教务档 案最低层 次的作用 是查阅 ， 考证信息 ； 较高层 次的作用是对存档 的信息 之间的联系进行分析统计 ，得出教学发展 的 动态 数据 ， 为开展教学提供决策依据 。提 高教务 档案的开发利用价值 ， 首先要保证教务档案具有便捷 的查询功 能， 这是 教学管理中最为直接 、 基 本的要求 ， 通过 对教务档 案的查 询 ， 了解教学管 理情况 ， 为教学管理 的改进提供参照值 。 其次要提升教务档案的服务功能。 教务档案是 为学 校 的发展提供服务 的， 围绕教学工作 ， 总结经验与教训 。 再次 ， 要发挥教 务档 案在教学评估 中的作用 ，为教学评估提供 真实的教学计划完成情 况 、 程的设置 、 课 教学效果 、 科研 成果 、 学生成绩 等 ， 帮助评估 专家对学 校 的教学活动做 出客观的评价 。另外 ， 要发挥教务档 案的反馈 作用 ， 加 强师生沟通 ， 提高教学效率。 最后 ， 教务档案应发挥其社会经济作用 。 教 务档案资料对国家的社会及文化建设非 常重要 ， （ 下转第 ９ 页 ） １
［ 关键词 ］ 教务档案 管理 问题
措施 随着计算机技术 、 多媒体技术 、 网络技术的发展 ， 务档案应该不再 停 教 留在 纸质文档 的单一存档 与管理 方式 上 ， 这要 求管理观念与管理方式 的创新 。 （ ） 三 教务档案利用价值低 教务档案存档资料的最主要作用是利用存档资料 与信 息为今后的 教务工作所用 。但 因为教务档案管理人员 ， 缺乏相应 的认识 ， 档案存档 后， 很少使用 ， 绝大部分档案处 于闲置状态 。再加长期 以来 教务档案利 用效率非常低 ， 教务档案管理员只是将资料归档 ， 很少 去利 用归档的资 料 。还有 ， 教务档 案只起到考查凭 证的作用 ， 于查 阅 、 用 核对等简单 作 用， 忽略 了档案 的知识传承及学习借鉴 的功能 ， 根本不会利用 其进 行教 学分析 、 提高教学质量 、 进行教学监督 、 拓展教学思路等深层 次的开发 ， 降低 了档案 的二次开发利用率 。 三、 加强高职院校教务管理工作的措 施 （ ） 一 提高教务工作者职业素养 教务档案管理是教学管理 的一部分 ，教务管理工 作人 员应该 积极 的做好教务档案管理工作。 首先 ， 应该增强教务管理人员的教务档案管 理意识 。 一方面 ， 加大卡 案管理工作的法律 、 当 法规 ， 宣传教务档案对教学 管理 与学校管理 的意义 ，使更多 的教务 工作 者主动的有意识的支持并 参与教务档案管理工作 。另一方 面， 提高教务档案 管理人 员的责任感 ， 认真积极地开展档案工作 ， 将有价值的材料一一保存下来 。 教务档案管 理人员要定期的归档资料 ， 按集 中统一管理 的原则 ， 教学活动中形成 把 的分散在各系 ， 教研室 ， 各 以及 各教师 ， 学生手 中应归档 的教 学文件及 时全部 的归档立卷 。还有一方 面教务档 案管理 人要 充分调动全院师生 积 累、 保护教务档案 的积极性和 自觉性 ， 增强 师生的教务档案意识 。其 次， 要加强档案管理人员的业务技能 。档案管理 的手段越 来越现代化 ， 教务档案管理方法也要与时俱进 ，教务档案管理人 员的素养也要得到 相应 的提高 。教务档案管理人员要积极 的参 加档案管理的专业知识培 训、 参观学 习各兄弟 院校 的档案管理情况 、 断的学习与总结教务档案 不 管理 的知识与经验 ，提高 自 的政治素养与业务素养 ，跟上时代 的步 身 伐， 不断的探索教 务档案管理 的新 方式 ， 使教学 档案管理更加专 业化 ， 更好 的为教学服务 。 为提高教务档案管理人员 的职业道德水平 ， 学校要 监督检查教务档案管理工作 ， 阅教 务档 案管理 心理学 ， 出教务管理 查 提 中存 在的问题及改进意见 ， 并落实 奖惩措施 ， 切实提高教务档案管理人 员 的职业素养及工作能力 。 （ ） 二 推进教学档案信息化管理 当前很多高职 院校 的教务档案 的纸质资料 的保 管 、 查阅 ， 对信息的 收集 、 整理 、 分类 、 归档及信息分析处理等不太理想。 计算机技术及 网络 技 术可以提 高档案管理工作 的效率 。 推进教学档案信息化管理 ， 为确保 档 案服务质量 的提高提供 了条件 ， 务档案管理工作人员必须积极 的 教 利 用这些新技术 ， 打破单纯 的纸 质档案资料 的局面 ， 形成纸质 档案 、 声 像档案 、 电子档案并存 的局面 ， 利用新技 术 、 新手段 来管理教务档案 ， 利 用 校同网平 台 ， 建立教务档 案管 理信息 系统 ， 实现资料共享 ， 使师生能 够 更加方便地获得更多 的档案信息 。 （ 提 高教务档案 的开发利用价值 三） 教务档案 的开发利用是教务 档案管理中最重要的环节 ，资料存档 的 目的是为 了向师生及决策者提供可靠 的资料参考。这就需要教务档 案管 理者灵活运用档案管理知识 ， 主动的为广大师生服务 ， 使教务档案 发 挥最大的作用 。教务档 案最低层 次的作用 是查阅 ， 考证信息 ； 较高层 次的作用是对存档 的信息 之间的联系进行分析统计 ，得出教学发展 的 动态 数据 ， 为开展教学提供决策依据 。提 高教务 档案的开发利用价值 ， 首先要保证教务档案具有便捷 的查询功 能， 这是 教学管理中最为直接 、 基 本的要求 ， 通过 对教务档 案的查 询 ， 了解教学管 理情况 ， 为教学管理 的改进提供参照值 。 其次要提升教务档案的服务功能。 教务档案是 为学 校 的发展提供服务 的， 围绕教学工作 ， 总结经验与教训 。 再次 ， 要发挥教 务档 案在教学评估 中的作用 ，为教学评估提供 真实的教学计划完成情 况 、 程的设置 、 课 教学效果 、 科研 成果 、 学生成绩 等 ， 帮助评估 专家对学 校 的教学活动做 出客观的评价 。另外 ， 要发挥教务档 案的反馈 作用 ， 加 强师生沟通 ， 提高教学效率。 最后 ， 教务档案应发挥其社会经济作用 。 教 务档案资料对国家的社会及文化建设非 常重要 ， （ 下转第 ９ 页 ） １
浅谈高校档案管理工作应注意的几个问题
在 学 校 的＿ 建 设 、 Ｔ程 重要 活动 、 学 科 研 等 工作 中 ． 视 对 档案 工 教 重 作 的检 查 、 收 以及 总 结 。在档 案管 理 中 应该 形 成 党 委统 一 领 导 、 验
１高校档 案管 理工作 的主 要 内容
高 校 档 案 是 指 上 级 机 关 和 本 校 下 发 的 有 关 教 学 工 作 的 重 要
文件 ， 系 （ ） 发的有关教学＿作文件 ， 业设置相关材料 ， 院 部 下 ［ 专 学
档 案 部 门负 责 实施 、 职 能部 门各 负 其 责 的档 案 管 理 格局 。 各
（ ） 新 理 念 ， 高职 业 素 养 ２更 提
籍管理材料 ． 堂及实践教学资料 。 学丁作计划及总结 ， 课 教 教学 改
革 、 学 研 究 、 学 质 量评 估 （ 学 检 查 ） 调 查研 究及 师 资 培养 等 教 教 教 、
在 信 息 化 时 代 ， 战 无处 不 在 。 于 档 案 管理 而 言 。 关 工作 挑 对 相 人 员 的管 理 理 念 必 须 与 时俱 进 。 念 是 先驱 、 理 是基 础 ， 只有 更 新档
方 面 的 材料 。 型 教 案 、 级 考 勤 、 学 日历 和 教 学 实施 方 案 以及 典 班 教 优 秀 毕业 论 文 设 计 ， 材 建 设 和使 用 的相 关 材 料 等…。总 体 说来 ， 教 高 校 档 案管 理 工 作 的 主要 内容 包 括 ： （ ） 学 实 践 的相 关 档 案 管 理 １教 管 理 的 对 象 主要 包 括 专 业 人 才 的培 养 计 划 。 教育 和实 习大 纲
２高 校档 案管理 工作 应注意 的几个 问题
（） １ 明确 分 工 ， 理清 责 任 。 化 领 导 强
１高校档 案管 理工作 的主 要 内容
高 校 档 案 是 指 上 级 机 关 和 本 校 下 发 的 有 关 教 学 工 作 的 重 要
文件 ， 系 （ ） 发的有关教学＿作文件 ， 业设置相关材料 ， 院 部 下 ［ 专 学
档 案 部 门负 责 实施 、 职 能部 门各 负 其 责 的档 案 管 理 格局 。 各
（ ） 新 理 念 ， 高职 业 素 养 ２更 提
籍管理材料 ． 堂及实践教学资料 。 学丁作计划及总结 ， 课 教 教学 改
革 、 学 研 究 、 学 质 量评 估 （ 学 检 查 ） 调 查研 究及 师 资 培养 等 教 教 教 、
在 信 息 化 时 代 ， 战 无处 不 在 。 于 档 案 管理 而 言 。 关 工作 挑 对 相 人 员 的管 理 理 念 必 须 与 时俱 进 。 念 是 先驱 、 理 是基 础 ， 只有 更 新档
方 面 的 材料 。 型 教 案 、 级 考 勤 、 学 日历 和 教 学 实施 方 案 以及 典 班 教 优 秀 毕业 论 文 设 计 ， 材 建 设 和使 用 的相 关 材 料 等…。总 体 说来 ， 教 高 校 档 案管 理 工 作 的 主要 内容 包 括 ： （ ） 学 实 践 的相 关 档 案 管 理 １教 管 理 的 对 象 主要 包 括 专 业 人 才 的培 养 计 划 。 教育 和实 习大 纲
２高 校档 案管理 工作 应注意 的几个 问题
（） １ 明确 分 工 ， 理清 责 任 。 化 领 导 强
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积极 地加 强档案工作的宣传 教育 。只要 档案 工作 的宣传 教育到位 了、 教职工 的档案意识增 强了 ， 案的收集 、 档 管理才 能顺利开展 ， 档案的利用率才能提 高。高校档案 部门要充分
利用学校 内在 的资源 ， 对档 案工作进行 大力 宣传教 育 ， 如在 学校的新 闻中心 、 宣传部等宣传窗 口以文字 、 图片 、 频等方 视 式宣传 学校档案 管理 的重 要工作 和活动 ： 另一 方 面 ， 主动 向 校 展览部提供实物 和组织沿 革等编研材料 ． 使大 家充 分意识
档 案员来充 当而成的 ，而这 些兼职档 案员一 般都是身 兼数
职， 常常 出现分 身乏术的现象 。 不可能去接 受档 案专 业培 更 训 。在 缺乏 良好稳定 的档 案管理人员 的情况下 ， 档案管理工
具体管 、 各处室协管 的档案工作 网络 。按 照学校办学规模情 况， 配备数量合适的专 、 兼职档案 员。 ２档案工作人 员业务员水平直接影响着档案管 理工作 的 ） 质量 。所 以档案工作人员不仅要具备高度 的工作 责任心 、 良
到档案 的利用价值 ， 进一步提 高档案 的利用率 。 使得档 案工 作 在学校全体 师生心 中树立全新 的形象 。 随着 我国高等教育事业不 断深 化改革 ， 高校档案 管理工 作： 是高校 工作 的重要组成部分 。 以高校档 案管理工作必 须 所 要适应新形 势发展 的要求 ， 坚持科学发展观 ， 开拓 创新 ， 强 加 现代 化建设 ， 清档案管 理工作 中存在 的问题 ． 提 出针 对 认 并
Ｓ ｉｎ ｅ＆ Ｔｅ ｈ ００ ｙＶｉ ｏ ｃｅ ｃ ｃ ｎ １ｇ ｓ ｎ ｉ
２１ ０ ２年 ７月第 ２ 期 １
科 技 视 界
图书与档案
浅谈高校档案管理工作
孔 淑卿
（ 莞理 工学 院城市 学院 东
【 摘
广东
东莞
５ ３ ６ ２１ ） ０
要】 随着高校档案事业不断的发展 和改革 ， 对高校 档案 管理工作也提 出了新的要 求。 为使档案管理工作得 到更好的发
以支 持 ， 成档案管理现代 化水平低 。 造 档案 工作效率 低下 的 现象 ， 完全不能符合新 时期对档案工作建设 的要求 。
１ 档案管理现代化程度低 ． ． ４ 信息资源难以实现共享 目前还有许多高校的档案材料从收集 、整 理到保管 、 利 用等环节仍是采用传统 的档案管理方式 ， 导致档案工作缺 乏 效率 和质量 ， 而且这种传统 的档案管理方式 已经不能适应 档
性地 改进对策 ， 以实现 ， 高校档 案管理 工作更好 为高 校 加 使
档案管理工作要有序地 开展 ， 必须依赖完善 的档案管 理 制度 ， 否则档案管理工作 只会一塌糊涂 。因此 ， 立一套立 竿 建
见影的管理制度是非常 重要 的 ，如档案工作 岗位责任制 度 、
档案工 作人员考 核也惩 罚办法 、 案保管规定 、 档 档案 借阅制 度、 档案保 密 、 鉴定销毁 制度 等。其次 ， 负责档案 工作 的院级
刊 ．０ ６５ ２ ０ ，．
随着高校档案管理现代化 的要求 不断增强 ， 味着高校 意
档 案管理所花费的资金必定有所 增长 ， 高校应该在 编制年度
财 务预算时 。 出专项 经费用于档案管理 现代化建设 。逐步 列 为档案管 理部 门配 备必要 的硬件设施 ， ： 如 服务器 、 算机 、 计 扫 描仪 、 录机 、 刻 照相机 、 印机等 ； 复 还有 加大对档 案管理 软 件 升级 、 查询 系统 开发 等的投人 。使得档 案管理工作更好 地
的档案也 日益增多 。为了能更好地 为高校发展服务 ， 必须要 加大高校档 案管理工作 的力度 ， 使其步人规范化 、 法制化 、 现
代化 的轨道 。
案信 息化 的要求 。高校档案管理缺少现代信 息技术手段 ， 如 高校数据库 、 校园 网络等没有切实应用到高校档 案管 理工作 中， 高校信息资源的共享需求也难 以实现。
为学校的建设发展积累 巨大的宝贵信息资源 。 而档案工作也
是是一项非常重要 的服务性工作 ， 它的服务对象是全 校师生
员工 。从组织和管理人员的角度来看 ， 高校必须拥有 完善的
档 案管理组织和高素质 的档案管理人员 ， 才能把档 案工作做 好。因此 ， 我们必须抓好几方面 ： １建立全院档案工作管理 网络。高校必须成立职能部 门 ） 负责档案管理工作 ， 建立 院领导分管 、 门领导主管 、 部 档案员
给予大力的支持 。继而把档案管理工作纳入到高校各部 门整
体的工作中 ， 到有计划 、 做 有检查 、 有总 结。让全校师生一起
重视档案工作 ， 同参与档案工作建设 ， 共 搞好档案工作基础 ，
从而更好地为单位 的发展服务。 ２２ 加强队伍建 设， ． 提升档案工作人员的业务水平 档案工作是高校的基础性工作之一 ， 做好这项工作可 以
只不过 是一项保 管的事务性 工作 ， 如高校的教育培训机构 不 能带来 即时性 的经济效 益 ， 也不如教学 、 研能给 学校更好 科
更快地 出效果 、 出成绩 。甚至有些档案形成者认 为 ． 档案工作 只是档案 部门 的事 ，跟 他本人 和学校其他 工作没 有什么关 系， 最终使一些 重要 的文件 材料不能及 时的归档 保存 ． 出现 投置闲散的现象 ， 最终影 响档案 的系统性与安全性 。这 些都 是 由于对档案管理工作缺乏的正确认识所 导致的 ， 并严 重制 约着高校档案工作 的发展 。 １ 档案管理人员的素质没有得到保证 ． ２ 南于高 校档案管 理工作 没有得 到高校足够 的重视 与支 持 ， 于档案管理人员队伍没有给予科学合理的配备 。其一 ， 对 档案 管理人员数量 不足 ， 档案专业 技术人员 比例太少 ， 没有 较 高的专业水平 队伍 ； 其二 ， 档案管 理人员大 多数是 由兼 职
１ 高校 档案 管理 工作现 阶段存 在 的 问题
１１ 对档案管理工作缺乏正确 的认识 ． 长期 以来 ， 高校领导 、 生对档 案工作缺 乏足够 的了解 师 和认识 ， 并不把 档案工作看 作为学校重 点工作之 一 ， 为它 认
２ 做好 高校档 案管 理工 作的对 策
２１ 增强对档案管理工作的认识 ， ． 重视档案管理工作 高校领导 只有充分认识高校 档案在学校建设 中的价值 、 地位 、 作用 和意义 ， 才会重视 档案管理工作 ， 对档案管理工作
学科研 中去 ， 对档案管理 的基础设施 、 设备 的更新 、 添置 不予
新 时代对档案管理工作提 出的新要求能力 ，如计 算机知识 、
１ ８ 科技视界 ｃ Ｅ Ｅ＆ Ｔ ｃＨ ８ｌ Ｎｃ Ｅ Ｎ。Ｌ Ｙ Ｖ 。Ｎ 。Ｇ
Ｓ ｉｎ ｅ＆ Ｔｅ ｈ ｏ ｏ ｙＶｉ ｏ ｃｅ ｃ ｃ ｎ ｌｇ ｓ ｎ ｉ
［ 责任编辑 ： 王静 ］
（ 上接第 ９ ４页 ）
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其 中 Ａ是 ｎ阶方阵 ， ｎ ｌ矩阵 ， ｕ为 ￣ ｖ为 ｌｎ矩 阵 ，＃Ｏ ￣ ａ 。 证明类 似于定理， 。 略 例 ２ ：
ｌ ０
令ｄａ ￣ｕ － ＝－ １ ａ∑６ ． ｖ ＝ ｃ
ｉ＝１
由定 理 ２
领 导应定期或不定期检查对 各部 门档案工作 完成情况 ． 并把
各个部门的档案工作情况作 为部 门年终考核 的一项硬指标 。 严格执 行。这样 ， 高校档案工作便 可形成一个高效有 序局面。
２ 确保对档案管理工作 必要 的资金 投入 ． ４
及 会 务。 社 服 ｅ
【 参考文献】
［ ］ 汉英． 谈高校 档案管 理工作 中存 在 的问题及 对策 阴． 河学 １刘 浅 黑
求 Ａ＝ … … … … ． 的逆矩阵 ｌ ．
０ ０ ・ 一 １ Ｃ
ｂ ２ … １ｂ
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［ 责任 编辑 ： 周娜 ］
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图 书与档 案
科 技 视 界
２１年 ７ ０２ 月第 ２ 期 １
网络技术应用能力等。 ３ 随着档案事业的不 断发展和改革 ， ） 对档案工作人员 的专 业理论知识 、管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要
求。 为此 ， 对于高校档案管理 ， 必须制定合理科学 的教育培训计 划． 按计划对档案 工作人员进行培训 ， 只有通 过一系列 的继 续 教育和专业 培训 ， 才能吸收新 的档案专业知识 、 现代化科技 手 段以及先进操作管理技术 ， 提高档案工作人员 的综合素质。 ２３ 建立完善 的高校档案管理工作制度 ．
＝
｝ （
） Ｃ ２ ＝Ｉ ｂ ｂ ｃ ｄ
ｌ６ －
—
Ｊ ｃ Ｃｌ ２ … １ ｄ ｂ ＋ ｌ ｄ ｃ ｂ２ … ｃｂ ＋ ２ １ ２
１
Ｃ １ ｂ
ｃ ２ ｂ
ｄ ｃ ＋ ２ 一 ｂ
… …
６ ２
０ １
【 参考文献 】
［］ 禾瑞扃 等代数【］ １张 Ｍ． 高教出版社 ，９３ １８． ［３ ・ 斯 图尔特 ． 阵计算 引论【 】 ２Ｇ Ｗ・ 矩 Ｍ． 上海科技 出版社 ，９９ １７
开展 ， 档案 的使用更便利 、 更有效率 ， 更好 为高校 的发展 与建 设提供优质 的服务 。 ２５ 积极加强档案工作宣传教育 ．
［］ ２ 陈翠琴 ． 谈加 强高校 档 案管 理工作 的对 策 ［＿ 江 高专学 报 ， 浅 Ｊ镇 １
２ ０ ，． ０ ９１
［］ ３ 李丹． 浅谈高校档案管理工作存在的问题及改进对 策［． Ｊ吉林农业 ］ 科技学院学报 ，０ ９ ． ２ ０ ， ９ ［ ４ ｉ 文婷． Ｉ 高校档案管理工作存在的问题及对策初探 ［． Ｊ 广东轻工职 ］ 业技术学院学报 ，０ １ ． ２ １， ６