浅谈高校电子档案管理及应用
浅谈高校科技档案管理工作
２ １ 年 管理 论 丛 与技 术研 究专刊 Ｏ Ｏ
浅谈高校科技档案管理工作
张
摘
铁
０５０ ） ６ ０ ０
（ 中国人 民武装警 察部 队学 院维 和中心 ，河北 廊 坊
要 ：高校科技档案管理工作是高校科研工作的重要部分 ，是开展进 一步科学研究的基础。高校科技档案 目前在管
管 理 机 构 和 科 研 人 员进 行 科 研 管 理 、技 术 交 流 、 经 验 总 结 如 果 只 重保 管 ，不 重 利 用 ，回避 信 息 管理 现 代化 的 发展 趋 势
等提 供参考 ，是科研工 作者 长期从事科 学研究 工作的劳 动 对科 技档案管理 职能 的挑战 ，可 能会使科技 档案管理 裹足
映了高校科研 活动 的历史和 现状 。高 校科研 活动过程 中的
重 大 科 研 发 现 、重 大 发 明 ，促 进 了社 会 和 经 济 某 方 面 的 进
三 、管 好 用 好 高 校 科 技 档 案 工 作 的建 议 １加 强 对 科 技 档 案 重 要 性 认 识 ． 高 校 科 技 档 案 产 生 于 高 校 的科 研 工 作 中 ， 高 校 的 科 研 为 生 产 活 动 提 供 完 整 、 准 确 、有 效 的 依 据 和 信 息 资 源 。 切 实
尤 为重要。在高 校科技档案工作的信息化 、标准化 建设过程 中，管理者必须 关注科技档案的开发和利 用，科技档案管理
３ 高校科技档 案直接 反映了教学科研发展的历程 ．
科 技 档 案 是 高 校 科 研 人 员 和 师 生 在 科 技 实 践 活 动 中形 人 员思 想 、业务 素 质 是 科 技 档 案 能否 发展 进 步 的重 要 因 素 。 成 的 具 有 保 存 价 值 、 经 过 整 理 后 可 利 用 的 记 录 ，客 观 地 反 科 技 档 案 管理 者 人 员必 须 正 确 认 识 面 临 的挑 战 。
浅谈高校如何进行档案信息自动化系统管理
二、 有重点地抓好数据库建设
目前高校档案信息 自动化 系统从总体上看仍处于 由文件处理向信息管 理系统 的过 渡阶段 ， 完成这一 部 的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是 国 家档案信息工 程的核 心和基础 ， 是工 程的 主体。建立
四、 实事求是 的改进管理体制
集 中统 一是管 理任 何社会 化大 生产所必需 的方
术队伍 ， 其素质水平 直接影 响 自动化 水平 的提高 。当
等都应纳入统一 的档案信 息 自动化 系统管 理之 中， 实 行集 中统一管理 ， 不能各行其是 自建系统 ， 造成信息分 割和资源浪费。也要 下决心解 决方便 实用 的问题 ， 如 长期将档案部门的“ 硬任务 ” 中于 一个部门 ， 集 在档案 部门这一信息系统 之内再 组建一个 “ 档案信息 系统 ” ， 就很难提高档案工作整体水平 。建立集 中统一 管理 下
目前 ， 高校档案信息 自动化系统 的现状是档案 标 准化、 规范化滞后和应用软件多而乱 ， 这些都严重影响 了系统整体水平的提高 。目前 系统的主要矛盾不是硬
根 据系统 论思想和集成化要求 ， 档案信息 自动化
建设的着眼点应是整个 系统 ， 组成 系统的纵 向和横 向
件设备 的缺乏 ， 而是硬 件 的功能 没有 充分 发挥 到位。 档案信息 自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各
阻。当然 ， 要求每个节点 的装 备水 平和应 用能力齐头
并进是不现实的 ， 在一些单位进行较 高水平的试点 ， 以
化、 规范化 ， 掌握好两 者相辅相成 、 互相促 进 的辩证 关
系。
取得值得推广 的经验 ， 对整个系统是有利 的， 但其基本
出发点应是 为了提 高系统的整体水平 ， 只有少数先进 的节点不可能组成先进的 系统 。
浅谈高校档案的利用
能实施 ， 规范化管理主要 表现在档案基础工作和档案制 度建设等方面 。
１ 档案基 础工作 的规范化 。档案基础 工作包括收 ． 集、 整理 、 立卷 、 录入 、 装订 、 装盒 、 上架 等 ， 工作量大而繁 琐， 要求工作人员要 耐心 、 细致 、 准确。尽管很多高校都 安装 了档案管理软件 ，由于还没 有完全实现无 纸化办 公， 档案基础工作 始终要投入精力去做。例 如归档文件 收集 过程 中， 各部 门一定要认 真仔细 ， 归档文件 材料的 份数 以及每份文件不得缺张少页 ， 发文签和相应 的发文
核。
参考文献： ［］ １ 曹瑞玲 ． 文秘人 员素质与文 书档案 管理 刍ｉ ｊ． ｚ￣］工会论坛 ，
２０ ，３ ３ ：５ — ６ ． ０ ７ １ （ ）１９ １０
件 的法律凭证地 位 。为 了解决 电子文件 载体易老化变 质影响电子文件 的长期可读性问题 ， 档案部 门可以将电 子 文件 打印出一 份纸质档案 以作备份 。对于加密 电子 文件 ， 则应解密后再完成上述 工作 。存储电子文件的载 体或包装盒上应贴有标签 ，标签 内填写编号 、名称 、 密 级、 保管期 限 、 硬件及软件环境 。将相应 的电子文件机
难。 因此 ， 电子文件要进行加密保护 ， 以确保档案部 门收 到 的电子文件的原始性 、 真实性 和准确 性 ， 保证 电子文
实现文书档 案管理 由传统管理向现代管理过渡 ， 对 专职文 书档 案管理人员的基本要 求除 了传统管理 体制
下 的要求之 外 ， 要强调业务知识 水平 ， 更 一是要有 扎实
一
档案利 用也称档案的利用服务 ，指 档案部 门通过 定 的方式 和方法 ， 直接提供档案 ， 为利 用者服务 的一
浅谈高校档案利用与服务的新思路
１ ． ２ 信 息化 、 数字化水 平低
当今 ， 各 高校 档 案 室虽 然 初 步 实 现 了 档 案 目录 自动化 管 理 。但 是 ， 由于 当前 电子 文 件 的 保密、 保 真技 术 尚未成 熟 和一 些 高 职 院校 档案 室技 术 力量 比较 薄 弱 等 原 因 ， 档 案 信息 仍 为单 机管理 ， 不 能联 网 ， 档 案 信息 化建 设 相 对 滞后 ， 提供档案利用服务的方式大部分还以手工操作
பைடு நூலகம்
１ ． ４ 编研能力薄弱
高校 档案部 门缺 乏对档 案信息 资源 的整合 开发能力 。传统的档案工作重馆藏轻利用 ， 加 之学校领导对档案工作的不重视， 导致高校档 案人员长期养成“ 坐等上门” 、 “ 安闲自闭”的工 作 作风 ， 对外 接 触 少 、 眼界 狭 窄 、 缺 乏 主 动 服 务 的意识 、 参 与高校教 学与科 研 的本 领不 强 、 对 档 案的利 用服 务仅局 限于提 供复 印件和摘 录 内容 等， 对档 案 的编研 利用仅 停 留在专 题介 绍 、 全 宗 介 绍 等初 级 编 研 阶段 ， 缺乏 对 档案 信 息 的深 加 工能力 。编研 能力 薄 弱 ， 严 重 影 响 高校 档 案 信 息资源提高深层次的开发和利用。
１ ． ３ 从业人员结构不合理
由于社会 对 档案 工 作 的不 理 解 和偏 见 、 学 校 领 导 的 不重 视等 原 因 ， 高校 档 案部 门 长期 成 为闲余人员安置的地方， 档案工作人员普遍年 龄偏大 、 学 历偏 低 ， 缺 乏 高学 历 、 能力 强 的年 轻 骨干人 才 。档案 从 业 人员 思 想 观念 陈 旧 、 创 新 意识不强 ， 严重制约了高校档案利用与服务工 作 的发展 。
信息技术在学校档案管理中的运用策略
信息技术在学校档案管理中的运用策略随着信息化时代的到来，学校档案管理也在不断的向着数字化、智能化方向发展。
信息技术在学校档案管理中的运用不仅能够提高管理效率，还能够保障档案的安全性和完整性。
本文将重点探讨信息技术在学校档案管理中的运用策略。
一、建立数字化档案管理系统传统的学校档案管理方式主要依靠纸质档案，这种方式不仅工作效率低下，还存在着档案易丢失、难以查找、占用大量空间等问题。
信息技术的运用可以帮助学校建立数字化档案管理系统，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的高效管理和利用。
这需要学校投入一定的资金和人力，但是从长远来看，数字化档案管理系统将极大地提升学校档案管理水平和效率。
二、采用信息化手段管理档案信息传统的档案管理方式容易造成档案信息的混乱和不完整，而信息技术的运用可以帮助学校建立起完整的档案信息管理系统。
学校可以利用信息技术手段建立档案信息数据库，实现档案信息的收集、整理、存储和检索。
管理者可以通过数据库快速查找到所需的档案信息，而且可以对档案信息进行备份和恢复，确保档案信息的安全性和完整性。
三、利用数据分析技术提高档案管理效率信息技术的另一大优势就是其强大的数据处理和分析能力。
学校可以利用数据分析技术对档案信息进行分析和挖掘，从中发现有用的信息和规律，为学校的教育教学工作提供支持。
数据分析技术还可以帮助学校发现档案管理中存在的问题和隐患，及时采取措施加以解决，提高档案管理效率。
四、加强网络安全保障档案信息安全随着数字化档案管理系统的建立和使用，学校档案信息的安全性越来越受到关注。
学校需要加强网络安全保障档案信息的安全，防止档案信息被非法访问、篡改和泄露。
学校可以利用信息技术手段建立健全的网络安全体系，加强对档案信息的监控和保护，确保档案信息的安全性。
五、推动档案管理工作的智能化信息技术的智能化应用为档案管理工作带来了革命性的变化。
学校可以利用信息技术手段推动档案管理工作的智能化，实现档案管理流程的自动化和智能化。
浅谈学生档案数字化管理
第２ １ 期
Ｓ Ｃ Ｉ Ｅ Ｎ Ｃ Ｅ＆Ｔ Ｅ Ｃ ＨＮ ＯＬ ＯＧ Ｙ Ｉ Ｎ Ｆ Ｏ Ｒ ＭＡ Ｔ Ｉ Ｏ Ｎ
Ｏ图书与档案 。
科技信息
浅谈学生档案数字化管理
舒 涛 （ 成都 大 学 档 案馆 ， 四川 成都 ６ １ ０ １ ０ ６ ）
【 摘 要】 高 校 学生档案是学生在校期 间学习生活 的真 实记 录， 是 用人单位选拔人 才的重要依据 ， 学生档案管理是高校重要 的基础性工作。
依照就业 协议制 作档案转 递地 址电子表格
●
核对转递地址信息与就业 派遣证 上的地址信息
＋
制作档案转递地址签
１ 数 字化 管理 的必然性
＋
在档案袋 上粘贴封 条、粘 贴转递地址签 、加盖公章
１ ． １ 档案 数字 化是档案工作发展的必然要求 １ ９ ９ ２ 年． Ａ ｌ ｂ ｅ ａ Ａ ｎ ｒ ｏ ｌ ｄ “ Ａ １ ” Ｇ ｏ ｒ ｅ 作为参议员提 出美国信息高速公 ＋ 分类制作转递 电子、纸质 路 法案 ． 此后美 国启 动 了 Ｎ Ｉ ｌ （ Ｎ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｌ ａ Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｉ ｎ ｆ ｒ ａ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｕ ｒ ｅ ． 国家 表格 信息基础设施 ） 项 目， 随后 ， 许多 国家 和地区纷纷效仿 。２ ０ ０ ３ 年， 苏州 ● 会议决定在 我国苏浙沪 地区率先启 动 “ 长 三角信息高速 公路示范项 转递 目” 建设 。 为此 ， 我 国的信息化技术越来越成熟 ， 在此 环境 下 ， 作 为档案 ＋ 管理部 门 ． 其 管理对象将 不得不 由原来单纯 的实物管 理 ． 逐步转化 为 开通 网 络 以计算机 网络技术 为主的数字化管理 ， 以适 应社 会发展的需要 。 ＋ １ ． ２ 档案数字化是信息 时代 发展的必然要求 学生查询档案去 向 在学生档案管 理中 ，毕业 生档案的转递是其 中的一项 重要工作 。 自高 考实行 网上招 生录取 方式后 ，学生档案转递方式也 发生了变化 。 图 ２ 转递毕业生档案 传统 的学 生档案转 递方式容易出现档案损坏 、 丢失 ． 内容 张冠李戴 、 误 装漏 装等现象 ． 加上收集整理繁琐 ， 各地邮寄速度不一 ． 档案寄送滞后 在学生档案管 理的第二个 阶段 ． 需要收集整 理大量 的资料 ． 如学 等问题 ． 给管理带来难度 业成绩 、 身体状况 、 思想 道德 、 政治信仰 、 社团服务 、 获奖信息等 等 ， 这 计算机技术的发展改变了信息交流的模式 ． 为了能在 网络环境下 些资料基本依赖手工填表归档 。随着高校规模 的扩 大 ， 学生档案数量 轻松实现档案的业务功能 ． 数字化档案管理是发展趋势 每年递增 ， 在 以手 工操 作为主 的作业 中 ， 极易 出现笔误 、 手误 现象 ． 使 档案管理的准确性 、 及时性 和完整性受到影响 ２ 学生档案管理现状 ２ ） 学生档案数字化管理与高校办公 自动化没有 实现有 机结合 一 方面 ． 电子档案管理与办公 自动化系统中的电子文件在管理方 面不 相 ２ ． １ 学生档案 的管理方式 档案管理处于被动状态 ； 另一方面 ， 办公 自动化系统 中的学 生 １ ） 传统 的学生档案管理机制未得 到根本 改变 ， 现有管理 方式介于 互依 附， 学生档案的管理模 式和服务 内容没有 传统管理与 电子管理之 间。学 生从入 学到毕业 ， 其档案 管理 大致分为 档案大部分分散于不 同的学院 动化应用有效地结合起来 ． 使得以电子档案为基础 的档案信 三个 阶段 。第一是新生人 学建档阶段 （ 如图 １ ） ； 第二是收集整 理学生 与办公 自 息化建设没有真正实现 。造成学生档案数字化管理成本和难度增加 ． 就学期 间档案材料 阶段 ； 第 三是毕 业生档案转递阶段（ 如图 ２ ） 。 且效率低下 。 依据招办信 息制作 新生 班 级 电子 表 格 ２ ． ２ 学生档案管理人员素质与发展不匹配 ＋ 在信息化社会 中 ． 人才是最关键 的因素 ． 档 案管 理工作 的数 字化 制作新生入学档案电 离不开专业人才。档案网络化建设 ． 要求管理人员不仅要 精通传统 的 子 、纸质表格 ● 档案业务 ， 而且要掌握 自动化计算机技术 。 目 前， 高校 的档案管理 队伍 整体素质仍然偏低 ， 缺乏既懂计算机技术 、 网络技术 ． 又精 通档案业务 接收入学档案 的复合型人才。 ＋ １ ） 在学生档案逐步数 字化的过程 中． 纸质材料 与电子文件将在相 建立新生档案 当长 的一段 时间内并存 。而 由于我们对数字 化档案的管理情 况不熟 ● 悉， 容易引发许多问题 ， 如电子档案 的长期保存方式 、 计算 机病毒 的威 以班 级 为 单位 按 理 档 案 井 入柜 ’ 胁、 信息的安全 陛能等等 图 １ 建 立新 生档 案 ２ ） 管理人员的保密意识不够。 数字化档 案必须严格遵守 系统保密
高校档案管理信息化建设探析
高校档案管理信息化建设探析随着高等教育规模的迅速增长，高校档案管理工作也日益重要。
因此，采用信息化手段对高校档案管理进行系统化、自动化、集成化管理，成为高校档案管理现代化建设的必经之路，并且可以极大提高档案工作的效率和工作质量。
本文将从信息化的角度出发，探析高校档案管理信息化建设的必要性、现状和发展趋势。
高校档案作为高校的重要资源之一，对学生人才培养、师资队伍建设、科研工作、学科建设以及国内外交流合作等方面都具有重要作用。
因此，加强高校档案管理工作，提高档案工作水平、规范和透明化档案管理是非常有必要的。
尤其，随着互联网技术的迅速发展和应用广泛性的不断扩大，信息化对于高校档案管理来说是必不可少的。
具体表现如下：1.提高工作效率高校档案管理工作需要大量的手工工作。
例如，手工建档案、文件管理、查阅和借阅档案等等。
大量的手工工作不仅浪费了大量的人力和物力，而且效率低下，容易出现错误，影响工作的质量。
采用信息化手段可以将档案工作变为自动化和集成化的管理，有效提高工作效率。
2.保证信息安全档案管理工作需要保证档案信息的完整性、保密性和可靠性，避免泄露、丢失和损坏等事件的发生。
传统的纸质档案容易被人为故意或者误操作所导致的档案的不完整性，乃至于档案的遗失或破坏。
而采用信息化手段可以将档案信息进行加密和备份，能够更好地保证档案信息的完整性和安全性。
3.提高档案查询效率随着高校规模的不断扩大，档案数量也会逐渐庞大，档案的查询和查阅成为一个繁琐的工作。
传统的查询方式往往需要大量的人力和时间，效率低下。
而采用信息化手段可以实现档案的网络化、数字化和自动化管理，提高档案查询效率，方便真正有需要的人更好的了解档案情况。
目前，国内很多高校都已经开始了档案管理信息化建设。
许多高校根据自身需求，开展了较为完善的档案管理信息化建设。
具体表现如下：1.建设数字化档案馆许多高校根据自身需求建设了数字化档案馆，把档案信息进行数字化处理后存储在数据库中，方便查询查阅。
学生电子档案实施方案范文
学生电子档案实施方案范文随着信息化时代的到来，学生电子档案的建立和管理已经成为学校管理工作中的一项重要内容。
为了更好地规范学生档案管理工作，提高学生档案管理的效率和质量，制定学生电子档案实施方案是至关重要的。
下面，我们将就学生电子档案实施方案进行详细阐述。
一、学生电子档案的建立。
1. 学生基本信息采集，学校应当建立完善的学生信息数据库，包括学生的基本信息、家庭信息、学习成绩、奖惩情况等内容，并确保信息的准确性和完整性。
2. 电子档案的建立，学校可以利用现有的信息化技术，建立学生电子档案系统，将学生的各类信息进行数字化存储和管理，确保档案的安全性和隐私性。
3. 档案更新机制，学校应当建立档案信息的更新机制，及时更新学生的各类信息，确保档案的及时性和准确性。
二、学生电子档案的管理。
1. 权限管理，学校应当建立严格的权限管理制度，对不同层级的管理人员进行权限分级，确保档案信息的安全和保密。
2. 查询和使用，学校可以通过建立电子档案查询系统，方便相关管理人员和教师查询学生档案信息，提高工作效率。
3. 审核和监督，学校应当建立档案信息的审核和监督机制，对档案信息进行定期审核和监督，确保档案信息的准确性和完整性。
三、学生电子档案的应用。
1. 教学管理，学校可以通过学生电子档案系统，对学生的学习情况进行全面分析和评估，为教学管理提供科学依据。
2. 学生服务，学校可以利用学生电子档案系统，为学生提供更加个性化的服务，包括奖学金评定、就业推荐等方面。
3. 管理决策，学校可以通过学生电子档案系统，对学生的整体情况进行统计和分析，为学校管理决策提供科学依据。
四、学生电子档案的保密与安全。
1. 数据加密，学校应当对学生电子档案系统进行数据加密处理，确保档案信息的安全性。
2. 访问控制，学校应当建立严格的访问控制机制，对档案信息的访问进行严格控制，防止信息泄露。
3. 灾难恢复，学校应当建立档案信息的灾难恢复机制，确保档案信息在意外情况下的安全性和完整性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
浅谈高校电子档案管理及应用
发表时间：
2013-07-16T08:18:34.700Z 来源：《职业技术教育》2013年第6期供稿 作者： 李海霞
[导读] 电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。
李海霞（阿拉善职业技术学院
内蒙古 阿拉善 750306）
近几年，电子信息技术取得了飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生
到处理结案几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的
处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。
一、高校电子文件在归档方面的现状
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在以下问题：
1.
原稿被忽视，随意遭删改。在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性
的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，不是被清除就是被新文件覆盖了。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措
施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，失去了归档保存的意义。
2.
归档程序不明确，存贮载体不安全。电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛
选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存
在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬
盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于
软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3.
归档不鉴定，真伪不辨别。电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴
定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值既不做辨别又不做鉴定，只是将计算机上所有
的文件都存到光盘上，就算归档了。
4.
人员素质低，专业人才缺。电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。
从目前情况看，档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合
型人才。有些单位的档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
二、提高单位电子文件管理水平的对策
1.
从电子文件的收集、积累等基础工作入手。在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对
后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅会影响档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。对于
电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。
2.
严格电子文件的归档管理。电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络
存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件下产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如
果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务；但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅
助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求：从归档时间上看，文书档案一般应以一个年
度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。
3.
规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端，各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种
来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着
“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的
文件格式。要严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
4.
加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电
子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上
传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在
17-20℃之间，相对
湿度保持在
35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据
在保存和传输过程中安全、稳定。
5.
重视和加快电子文件管理人员的培养。电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识
和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是
要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类
人才经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要；二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的
人员，对他们系统地进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技
能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。