浅谈电子档案管理

浅谈电子档案管理
浅谈电子档案管理
一、电子档案概述
所谓的档案就是一种对人类活动的真实记录留存，具有记录历史，
传承文明，服务社会的功能。档案工作是各项事业发展的基础，档案
信息是国民经济和社会发展的重要资源，其在党和国家事业中的地位
和作用不可替代、不可或缺、不可忽视。不重视档案工作，就是不重
视历史，就是缺乏远见，也不可能很好地了解过去，把握现在，预见
未来。信息时代的档案管理工作应该与信息化建设紧密地结合起来。
伴随着现代信息技术的快速发展和不断更新，档案管理工作面临存储
数字化、管理自动化、利用网络化的新趋势，所以信息化是档案工作
发展的必然方向。档案信息化是充分利用现代信息技术，充分利用丰
富的信息资源来对档案资料进行更加合理、科学的管理，通过高效的
信息化管理来努力提高档案管理工作的效率。可以说档案管理的信息
化发展已经成为未来社会的一个重要发展趋势。
二、电子档案的特殊属性
（一）载体与内容的可分离性。电子档案对传统档案形成了巨大
的挑战。档案等同于原件，这是对传统的纸质档案的定义。而电子档
案所具有的载体和内容的可分离性，是其最重要的特征之一，也是和
纸质档案的主要区别之一。
（二）对计算机系统的依赖性。因为是在计算机的支持下完成电
子档案的生成。因此，电子档案是和计算机不可分割的，对计算机有
着极强的依赖性。
（三）共享性和快捷性。档案的特征和形式在计算机环境下，会
发生一系列变化。利用计算机系统，电子档案可进行多方位的、有效
而迅速的组合，不必像纸质档案一样，进行整理和分类。因此可利用
办公自动化系统，遵照不同用户的需要，对电子档案进行自由的分类
和组合。可同时在不同的地方，将一份档案同时进行使用。在将纸质
档案的局限性突破的同时，也使档案的使用价值得到了提高。
（四）不安全性和不稳定性。因为电子档案具有独立的形式和内
容，因此和纸质档案相比，它所具有的不稳定性更加显著，难以保障
其安全性、完整性和真实性的实现，同时更不容易确认和判断电子档
案的原始性。
三、电子档案管理工作中存在的问题
（一）无法保障档案的信息安全问题。在流动传播的过程中，档
案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非本文由毕业
论文网收集整理法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，
致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取
了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行
解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所
以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重
要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这
一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所
以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全
问题。
（二）无法追溯档案的原始性问题。传统的档案管理是实行纸质
文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一
旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生
成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态
是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始
性。所以在电子档案管理中，一个非常重要的问题，就是原始性问题。
（三）很难辨别档案的真实性问题。传统的纸质档案往往是通过
相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电
子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完
全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。
（四）无法确认档案的完整性问题。传统的纸质文件往往容易形
成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案
形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定
的障碍，不能对档案的形成进行有效管理。
四、提高电子档案管理的策略
（一）采取切实可行的信息保护措施。首先，应采取完善的措施，
做好单位内部档案存储的保密工作，对外来病毒的侵害做出有效的抵
抗。其次，应维护好单位内部网络系统，通过对相应的专业人士的聘
请，或者是成立专门的网络维护部，对单位内部的网络信息安全进行
定期的检查，加强维护信息安全。另一方面，如果有异常或问题出现，
需采取相应的防范措施，降低危险系数，抵御外来侵害。此外，还应
进一步提升电子档案管理人员的操作技能，把好信息安全的第一关。
（二）制定严密、科学的电子档案工作的规范和标准。不规范的
操作流程和工作标准，直接导致电子档案管理中大量问题的存在。所
以，使电子档案管理效率得到提升的有效途径，就是制定一套切实可
靠的严密而科学的档案工作的规范和标准。单位应根据电子档案管理
的特点和类型，对电子档案管理制定完善的工作标准。同时对管理人
员实行严格的监督，要求其在操作过程必须依据工作标准流程进行。
一方面，可以对管理人员的行为进行规范;另一方面，也使电子档案
的管理效率得到切实的提升。为使工作标准真正落实到位，还需制定
相应的奖惩制度，奖赏和肯定那些高效实行工作标准和操作流程的人
员，惩罚那些与规定标准不符合的操作人员，进而使档案管理的效率
得到提升。
（三）提高档案人员的综合素质。档案的管理效率和单位档案管
理人员的综合素质息息相关。正是由于管理人员工作上的疏漏才使电
子档案管理中出现大量的问题。产生这些问题的原因，主要是由于档
案管理人员不具备较高的职业素质和专业技能，所以非常有必要使档
案管理人员的综合素质得到切实的提升。单位内部应定期组织培训，
提高档案管理人员的水平，巩固他们的专业技能，并使他们的工作态
度得到端正。管理人员在培训的过程中，还可研讨工作中存在的障碍
和遇到的实际问题，共同寻找解决问题的方法和对策。同时，为了进
一步激励档案管理人员的工作积极性，还应尽可能地为他们提供各种
晋升的机会，使他们能够全身心的为单位服务，进而提升单位的档案
管理工作水平。
总之，虽然电子信息技术在档案管理中发挥了重要的作用，但是
由于电子信息技术本身存在的问题，使得电子档案管理中仍有一些问
题存在，这就要求我们不断规范电子信息档案管理的技术水平，为我
国电子档案管理事业做出积极的贡献。