浅谈高校档案管理工作

第２９卷第３期　ＶｏＩ．２９　Ｎ０．３　丽水学院学报　

ＪｏＵＲＮＡＬ　ｏＦ　ＬＩＳＨＵＩ　ＵＮＩＶＥＲＳＩＴＹ　２００７年６月　

Ｊｕｎ．２Ｏｏ７　

浅谈高校档案管理工作　缪正宇　（丽水学院档案室，浙江丽水３２３０００）　摘要：全文系统分析了高校档案的作用，探讨了高校档案工作存在的问题，提出了相应的对策。　关键词：档案信息资源地位；作用；问题；对策；管理。　中图分类号：Ｇ２７５　文献标志码：Ａ　文章编号：１００８—６７４９（２００７）０３—０１３２—０３　

Ａ　Ｂｒｉｅｆ　Ｔａｌｋ　ｏｎ　Ａｒｃｈｉｖｅ　Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｉｎ　Ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ　ｏｆ　Ｈｉｇｈｅｒ　Ｌｅａｒｎｉｎｇ　

Ｍｉａｏ　Ｚｈｅｎｇｙｕ　（Ａｒｃｈｉｖｅｓ，Ｌｉｓｈｕｉ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｌｉｓｈｕｉ　Ｚｈｅｊｉａｎｇ　３２３０００，Ｃｈｉｎａ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｓｙｓｔｅｍａｔｉｃａｌｌｙ　ａｎａｌｙｓｉｚｅｓ　ｔｈｅ　ｆｕｎｃｔｉｏｎ　ｏｆ　ｆｉｌｅｓ　ｉｎ　ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓ　ｏｆ　ｈｉｇｈｅｒ　ｌｅａｒｎｉｎｇ，ｄｉｓｃｕｓｓｅｓ　Ｓｏｍｅ　ｅｘｉｓｔｉｎｇ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ，ａｎｄ　ｐｕｔｓ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｓｏｍｅ　ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｉｎｇ　ｃｏｕｎｔｅｒ—ｍｅａｓｕｒｅｓ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｐｏｓｉｔｉｏｎ；ｆｕｎｃｔｉｏｎ；ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ｏｆ　ａｒｃｈｉｖｅ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｓｏｕｒｃｅ；ｃｏｕｎｔｅｒ—ｍｅａｓｕｒｅｓ；ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．　

随着高等教育事业的飞速发展，高校教学、科研和行　政管理工作对档案工作提出了更高的要求。为保障高校各　项事业的顺利发展，必须进一步提高档案工作的质量和效　率，本文试就高校档案的管理工作做些探讨。　高校档案的作用　高校的档案工作是提高学校管理水平、工作效率和工　作质量的重要条件，也是维护学校历史真实面貌的一项十　分重要的工作。概而言之，高校档案的作用，主要有以下几　个方面。　１．为领导决策起参谋作用　档案工作是学校工作的重要组成部分，是科学管理学　校的基础。学校档案室保存的各种档案，如文书档案、教学　档案、科技档案、会计档案、学籍档案、干部人事档案、基建　档案等等，这些档案为领导制定计划、总结经验、调查研究　和科学决策等工作提供了可靠的依据。学校档案室根据领　收稿日期：２００６—１１—０２　作者简介：缪正宇（１９５７～　），女，浙江丽水人，馆员。　导的意图，及时、准确、迅速地提供有关资料，就能提高领导　的工作效率，为领导的科学决策起到参谋作用。　２．为学校的教学管理提供依据　教学档案在教学管理、教学研究等工作中为制定学科、　专业发展规划、教学计划和各项管理制度发挥着重要的作　用。教学管理部门必须参考教学档案中的相关内容，查找　大量的历史资料，掌握全面、系统、完整的第一手材料，按照　掌握的第一手材料，进行分析研究，使所制定的发展规划、　教学计划和各项制度内容充实、真实可信，具有可操作性，　才能利用最少的时间发挥和创造出最大的工作效益。　３．为教学科研工作提供依据　学校要提高教学质量、搞好教学科研工作，就必须借助　于各种各样的档案信息。因为教学档案中记载着教学计　划、教师任课表、教学研究、教学改革和师资培训中形成的　计划、方案、大纲、调查报告、典型教案及听课讲评、考试统　第３期　缪正宇：浅谈高校档案管理工作　ｌ　３３　计报表、各种质量综合分析、电化教学中形成的录像带等材　料以及教学科研工作中所取得的各种成果。这些档案材料　在促进教学科研，提高教学质量，加强和改善高校的教学管　理和科研开发方面都发挥着极为重要的作用。　４．为教师评定职称提供依据　教师评定职称时，完整的教师业务档案，如：教学质量　问卷、教师授课情况、教学改革成果、科研成果、精品课程材　料、教师工作量完成情况等等，保证了教师晋升职称工作的　顺利进行。　５．为广大校友提供学历证明　有的毕业生，因种种原因遗失毕业证书，有的毕业生出　国需要在校时的成绩，找到学校要求补发毕业证书或学历　证明。通过查找学籍档案资料，就可以为他们提供可靠证　明和依据，为他们解决了实际问题。　二、高校档案工作存在的问题　随着档案法律、法规的陆续颁布实施，高校档案工作的　地位日益提高，广大教职员工档案意识也逐步增强，综合档　案室的档案不断得到充实丰富，利用档案的人次也在逐年　增加。档案在教学、科研等工作中发挥了越来越重要的作　用。但与此同时，高校档案工作还存在着一些不尽如人意　的问题。　１．人们对档案理解模糊，认识不足，制约了档案的利用　目前，高校中仍有许多人认为档案室就是保管人事档　案的部门，分不清人事档案和文书档案的界限。加之档案　工作人员又不注意宣传报道自己所保存档案的内容、种类、　范围等，所以大多数教职员工对档案室究竟是做什么的、保　存着哪些东西根本不清楚。有些人认为档案室保存着重要　和机密文件，是重要和神秘的地方，不可轻易涉足，因此，不　到非常需要的时候，一般不敢问津，这就根本谈不上平时结　合需要去档案室查找有关资料了。有的档案人员思想认识　不足，重藏轻用的思想仍在相当一批档案工作人员头脑中　根深蒂固，没有认识到现代社会的发展已对档案信息的利　用提出了更高的要求：不仅要更广泛地开放，而且要适当地　降低保密期限，实现及早开放，在利用时还应注重其时效　性。　２．注重基础工作，忽视利用工作，档案材料编研缺乏科　学性　长期以来，档案工作人员把主要精力放在了文件材料　的收集、整理、鉴定等工作环节上，常常埋头于大量的文件　材料之中，无暇顾及各方面的利用需求去开展利用和编研　工作，造成大量档案资源无人问津，发挥不了其应有的作　用。而在档案信息开发、加工上，还存在着３多３少的现　象：数量多，精品少；常规性编研材料多，地方特色编研材料　少；历史性编研材料多，现实性编研材料少等现象。　３．提供利用服务方式单一，检索体系不健全　档案人员缺少与外界的交流，仅安于现状，没有形成积　极的参与和竞争意识，不能积极主动地开展多种形式的利　用服务，只是被动地坐等利用者上门，采用“你来我找”为　主的被动服务方式。在档案提供利用的手段上，依靠手工　检索查阅，提供档案实体利用的手段为主，以网络为依托，　进行档案信息传输的不多，检索体系不健全，功能不齐全，　没有形成完整的系统，严重制约了档案信息的快速传播、流　通和利用，不能完全适应人们的利用需要，档案的利用现状　与社会利用需求不相适应。　４．高校档案室技术设备落后　在信息化社会，档案资源管理系统功能的实现很大程　度上依赖于先进技术手段的应用，但由于种种原因，高校对　档案管理的投资普遍不足，尤其是在利用各种先进的现代　化技术设备进行馆藏资源建设、提供档案信息服务等方面　显得尤其落后，许多工作仍然基本保留在手工操作水平。　这与档案信息资源的广泛性及充分利用性是不相符合的，　严重制约了高校档案利用率的提高。　５．高校档案工作人员的职业素质偏低　现代化的社会管理模式要求档案工作必须用现代的技　术设备、服务手段和先进的科学管理方法来加强档案工作　的科学管理，提高档案工作的管理水平、服务质量和服务效　果。要求档案专业人员要用现代化档案管理思想和理念，　用现代化的管理手段对档案进行管理。目前，高校档案工　作人员的职业素质普遍偏低，一方面，思想观念比较陈旧，　工作缺乏创新精神。另一方面，管理知识老化，原有的知识　已远远满足不了现代化的管理水平要求，工作服务缺少活　力，档案专业人员工作效率和服务质量不能尽如人意，档案　的作用得不到充分的发挥，造成档案资源和工作时间的极　大浪费。　三、充分发挥高校档案作用的对策　针对高校档案工作存在的问题，笔者认为可以从以下　几方面人手，加强高校档案工作的管理　１．强化档案宣传工作　通过举办各种展览、召开会议或撰写文章，向广大教职　员工宣传国家有关档案的法律、法规，介绍档案、档案工作　的有关知识；利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内　容，介绍多种检索途径和编撰研究成果；选编档案利用效果　实例，向大家展示利用档案所取得的社会效益和经济效益　等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。　２．预测利用需求，主动提供利用　档案室的工作人员要及时了解上级机关在不同时期和　阶段对学校教学、科研的重要指示和学校贯彻落实的措施　和情况，经常主动地深入各教学和机关行政部门，走访有关　领导和工作人员，有意识地观察和了解本校各项工作的长　远规划和近期目标。对学校重要会议的安排和学期、年度　１３４　丽水学院学报　２００７正　工作计划要胸中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环　节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握上述这些工作　对档案需求的可能性、规律性，同时，不断根据本校档案利　用情况，分析其利用规律，预测利用需求，主动提供档案为　学校各项工作服务，变被动服务为主动服务。　３。积极开发信息资源，开辟提供利用的多种途径　面对内容复杂、种类繁多的档案和利用者的不同需求，　必须从不同角度编制多种检索工具，同时把编撰研究工作　列入学校工作计划，根据学校档案室所藏档案内容和学校　各方面工作需要，有目的、有步骤地开展编撰研究工作，把　它作为一项基础工作，常抓不懈，这样才能使利用工作逐渐　走人正轨。　４．建立档案利用信息反馈制度　为了更好地做好档案利用工作，除对查阅档案的人建　立借阅登记簿和利用效果登记簿外，对那些没有查到档案　或没有完全达到目的的利用者也要进行登记。对这些情况　进行统计、分析，从中发现哪些档案利用率高，哪些档案利　用率低；查全率、查准率是多少；没有查到档案的原因是什　么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，为我　们的收集、编研工作提供线索，有的放矢地开展利用工作。　５．提高高校档案工作人员的职业素质　高校档案工作人员的职业素质主要包括政治素质、职　业道德素质、业务素质和科学文化素质四个方面。学校档　案工作要求档案工作人员在政治素质上要有高度的政治责　任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业　道德素质上，要求档案工作人员敬业爱岗、忠于职守、热情　服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严　谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。在专业业务素质　上，要求档案工作人员，要有丰富的专业理论和专业技术知　识，熟悉档案工作的法律、法规和方针政策，掌握档案工作　和各类现代化材质档案管理知识；要求档案管理人员应更　新观念，跟上时代的步伐，学好现代管理方法，利用先进技　术手段，搞好档案一体化管理。在科学文化素质上，要求档　案工作人员，要具备一定的科学文化知识。如：自然科学知　识，学校教育教学及其管理的一般知识，一定的历史知识，　其他相关学科的知识等，集多学科知识于一身，并且应具有　良好的阅读和写作能力，为高效率、高质量地做好档案管理　工作提供可靠的业务和技术保证。