公司行政文件管理办法

喜利达食品有限公司

行文流程及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定:

一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

1、内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由总经办统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。

2、外部文件的管理

外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。

3、公司文件的种类及范围

（1）、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。

（2）、各类公司文件使用范围：

（3）、公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。

（4）、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求

第1/20页下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。

（5）、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。

（6）、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。

4、公司文件处理的定义及原则

（1）、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（2）、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。

（3）、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。

（4）、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。

（5）、对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

5、公司公文的分类及操作

第2/20页（1）、公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；

（2）、公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；

（3）、公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。

（4）、公司文件的机密等级划分的规定与操作

根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。

公司使用文件的机密等级的具体划分：

a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。

b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。

c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经办根据文件内容

共同确认。

d) 文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：

e) 公司经营计划、发展规划、开发项目资料等属于“绝密”文件。f) 技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。

g) 管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。

第3/20页（5）、对文件的处理权限的规定：

a) 对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为部门级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总经办的主导下对于工作相关内容予以学习了解。

b) 对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门级人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。

（6）、公司紧急文件的规定与操作

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（7）、公司文件的编号规则

文件编号模版如下：

（8）、发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；

（9）、内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。

（10）、文件编号：按发文部门编号，即喜利达食品有限公司管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”等。

（11）、文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。

（11）、联合发文

联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如总经办发文，但文件相关内容涉及到“财务部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到董事长后方可发文，否则不得发文。（11）、文件下发

公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。

▢部门初审■联合部门审议（只针对需联合下发的文件）★上级主管复审/决审●总经理决审

新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过总经办培训组审核通过后方可下发文件。

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二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：

①. 公司总部对外文件由总经办负责拟稿；②. 各下属公司对外文件由下属公司负责拟稿；