办公室资料整理
办公室文件整理小窍门分享
办公室文件整理小窍门分享办公室文件整理是办公室工作中非常重要的一环。
文件整理的好坏直接影响到工作效率和工作质量。
然而，由于工作繁忙，办公室文件往往会变得杂乱无章，导致工作效率低下。
所以，我们有必要学习一些办公室文件整理的小窍门，以提高工作效率。
接下来，我将分享一些实用的方法和技巧供大家参考。
1. 理清文件分类体系首先，要理清文件的分类体系是非常重要的。
一个良好的分类体系可以让你更快地找到需要的文件，提高工作效率。
在建立分类体系的时候，可以根据文件的性质、功能和使用频率进行分类。
可以将文件分为重要文件、日常文件、归档文件等，然后在每个分类下再进行细分。
建立一个清晰明确的文件分类体系可以让你更好地管理文件。
2. 制定文件整理计划在整理文件之前，制定一个文件整理计划是很有必要的。
文件整理计划可以帮助你合理地安排时间，有效地进行整理工作。
你可以根据工作的重要程度和紧急程度来制定计划，合理安排每天的文件整理时间。
此外，你还可以将整理计划分为小块，每天完成一部分，以避免任务过于繁重。
3. 保持工作区整洁一个整洁的工作区是高效工作的基础。
当文件整理完之后，要保持工作区的整洁，避免文件的重叠和混乱。
将不需要的文件及时丢弃，把需要的文件放在固定的位置上。
保持工作区的整洁不仅有助于提高工作效率，还可以提升工作的专注度和舒适度。
4. 使用合适的文件夹和标签选择合适的文件夹和标签是一个好的办公室文件整理习惯。
在选择文件夹和标签的时候，要根据文件的性质和使用频率来选择。
例如，可以使用不同颜色的文件夹和标签来代表不同的分类，或者使用数字和字母来标记文件的重要性和顺序。
合理使用文件夹和标签可以更好地管理文件，方便查找和归档。
5. 利用电子文档管理系统随着科技的发展，电子文档管理系统越来越普遍。
利用电子文档管理系统可以更好地管理办公室文件。
通过电子文档管理系统，可以将文件数字化存储，方便快捷地查找和分享文件。
此外，电子文档管理系统还可以设置权限，保护文件的安全。
办公室文秘如何处理文件归档
办公室文秘如何处理文件归档文件归档是办公室文秘工作中至关重要的一环。
合理、高效地处理文件归档，不仅能提高工作效率，还能避免文件遗失和混乱。
本文将介绍办公室文秘如何处理文件归档，并提供一些实用的建议。
一、建立文件分类系统在处理文件归档之前，首先需要建立一个清晰明确的文件分类系统。
这个分类系统应根据公司或机构的实际情况来制定，通常可以按照文件的性质、部门、日期等进行分类。
根据文件的重要性和使用频率，可以将文件分为三个级别：重要文件、常用文件和一般文件。
每个级别再进行细分，使得文件可以被轻松地找到和归档。
二、标准化文件命名规则为了方便管理和查找文件，文秘工作中需要制定一套标准化的文件命名规则。
文件名应该简洁明了，能够准确反映文件的内容。
可以采用主题+日期的方式进行命名，或者根据文件所属部门进行命名。
在命名文件时，还可以使用特定的缩写或编号，以提高文件的可识别性和可组织性。
三、建立统一的文件存储位置为了确保文件归档的一致性和便捷性，需要建立一个统一的文件存储位置。
可以在公司的内部网络或云端存储上创建一个专门的文件共享目录。
所有的文秘人员都应该按照文件分类系统的要求，将文件存储到相应的位置。
这样不仅可以避免文件的重复归档，还能够方便其他人员查找和使用文件。
四、定期进行文件整理和更新文件归档并非一次性的任务，而是需要持续进行的工作。
为了保持文件的整洁和时效性，文秘人员应该定期进行文件的整理和更新。
过期的文件可以移动到备份存储区，或者删除掉。
重要文件的备份也是必不可少的，可以使用外部存储设备或云端存储来备份文件，以防意外情况发生时丢失重要资料。
五、制定文件访问权限为了保护机密和敏感文件的安全，办公室文秘工作中需要制定文件的访问权限。
对于一些高度保密的文件，只有特定的人员才能查看或修改。
而对于常规性文件，可以开放给更多的员工进行访问。
合理的文件访问权限设置，能够有效地保护公司的机密信息，并防止文件被恶意篡改或泄露。
办公室档案管理制度（5篇）
办公室档案管理制度1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、____物品，严禁使用电器。
二、档案归档制度1、归档范围的保管期限(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
1(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。
凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2、归档时间实行年度归档制度。
办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办____文件、政府办常务____等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
3、归档要求(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
三、档案安全保密制度1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、____。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的____文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
四、档案查阅借阅制度1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人2的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
提升办公室文秘的信息收集和整理能力
提升办公室文秘的信息收集和整理能力随着信息时代的快速发展，信息收集和整理对任何一个办公室文秘来说都是至关重要的技能。
一个优秀的文秘需要能够快速准确地获取所需信息，并将其整理出一份清晰、有序的文档。
本文将从以下几个方面探讨如何提升办公室文秘的信息收集和整理能力。
一、注重信息来源的多样性在信息收集的过程中，一个文秘应该保持积极主动的态度，注重信息来源的多样性。
除了传统的书籍、报纸、杂志外，互联网、社交媒体等也是重要的信息获取渠道。
通过灵活运用各种渠道，文秘可以扩大信息收集的范围，获取更多的信息资源。
二、建立信息分类和标记系统一个高效的文秘需要建立一个完善的信息分类和标记系统。
在信息收集的过程中，文秘应该将不同类型、不同主题的信息进行分类存储，并使用明确的标记方式进行标注，以便快速定位所需信息。
例如，可以根据主题将信息分为项目资料、流程文件、会议纪要等，并使用数字或字母进行编号，以方便查找和整理。
三、学会使用信息收集工具在现代办公环境中，有许多强大的信息收集工具可供文秘选择。
例如，Evernote、Microsoft OneNote等都是功能强大的笔记工具，可以帮助文秘快速记录和整理信息。
此外，一些在线书签工具如Pocket和Diigo也能帮助文秘方便地保存和分类网络文章。
熟练掌握并合理运用这些工具将大大提升文秘的信息收集和整理能力。
四、培养信息筛选和整合的能力高效的信息收集并不仅仅是收集数量多，更重要的是筛选和整合所获得的信息。
文秘在处理大量信息的时候，应该学会辨别信息的真伪和可信度，并将其与其他相关信息整合，形成完整的知识体系。
通过培养信息筛选和整合的能力，文秘可以更好地利用所获得的信息，提高工作效率。
五、持续学习和保持更新在信息时代，信息更新的速度之快是任何一个人都无法忽视的。
作为一名文秘，保持持续学习和保持更新的态度是非常重要的。
了解最新的行业动态、技术发展和管理理念，将使文秘在信息收集和整理上始终处于领先地位。
办公室文件整理归档工作简报
办公室文件整理归档工作简报一、前言随着公司业务的快速发展，各类文件资料日益增多，为确保公司信息资产的安全性、完整性和有效性，近期我部门对办公室文件进行了全面系统的整理与归档工作。
现将本次工作的实施情况及成果总结如下：二、工作实施概述1. 文件分类整理：按照公司文件管理制度和相关业务性质，我们将文件分为行政管理类、项目策划类、财务会计类、人力资源类等类别，并在此基础上细化子目录，确保每一份文件都能精准定位到对应的类别中。
2. 文件数字化处理：针对部分纸质文件，我们通过扫描等方式将其转化为电子文档，既节约了存储空间，又便于后续检索查阅。
同时，所有电子文件均按统一格式命名并添加必要的关键词标签，以提升搜索效率。
3. 文件归档入库：依据档案管理规范，已完成整理的文件已有序归档至专用文件柜或电子档案系统中，每一卷（盒）档案均有详尽的目录清单，方便快速查找。
4. 定期清理更新：根据文件的有效期和使用频率，我们制定了定期清理和更新机制，对于过期无用或重复冗余的文件及时进行销毁或归档处理。
三、工作成效经过此次文件整理归档工作，办公室文件环境得到了显著改善，文件查找效率提升了约30%，大大节省了员工在日常工作中寻找文件的时间成本。
同时，通过对文件的规范化管理和科学分类，有效保障了公司核心业务信息的安全与完整。
四、后续计划未来，我们将持续优化文件管理流程，加强员工文件管理培训，推动全员形成良好的文件管理习惯。
同时，结合信息技术发展，探索更高效的文件管理系统，实现文件资源的智能化、便捷化管理。
五、结语办公室文件整理归档工作是公司运营管理工作的重要组成部分，我们期待全体员工共同参与，共同维护一个整洁、高效、安全的文件管理体系，为公司的持续稳健发展提供有力的信息支持。
报告人：XXX日期：XXXX年XX月XX日。
办公室整理整顿标准
办公室整理整顿标准一、背景介绍办公室是工作场所中最重要的区域之一，它的整洁与组织对员工的工作效率和工作环境产生重要影响。
因此，制定办公室整理整顿标准是非常必要的，以确保办公室的工作效率和工作环境的良好状态。
二、整理整顿标准内容1. 桌面整理- 每位员工的办公桌上应保持整洁有序，不得堆放过多的文件和杂物。
- 每天工作结束后，员工应清理桌面，将文件归档，清除多余的纸张和垃圾。
- 桌面上的电脑、电话等办公设备应摆放整齐，线缆应整理好，避免纠缠和杂乱。
2. 文件管理- 所有文件应按照文件夹和标签进行分类和归档，确保易于查找和整理。
- 文件柜应有清晰的编号和标签，文件应按照编号存放，避免混乱和丢失。
- 定期清理和归档不再需要的文件，确保文件柜的容量和整体整洁度。
3. 办公用品管理- 办公室应配备足够的办公用品，如纸张、笔、文件夹等，以满足员工的日常工作需求。
- 办公用品应有专门的存放位置，员工使用后应及时归还，避免浪费和缺失。
- 定期检查办公用品的库存情况，及时补充和更新，确保供应的连续性和充足性。
4. 设备维护- 办公室内的设备，如打印机、复印机、传真机等，应定期进行维护和保养，确保正常运行。
- 设备维护记录应及时更新，包括维护时间、维护内容和维护人员等信息，以便于追踪和管理。
- 出现故障的设备应立即报修，并及时跟进维修进度，确保设备的正常使用。
5. 清洁卫生- 办公室应保持整洁干净，定期进行清洁卫生工作，包括地面、桌面、椅子、窗户等。
- 垃圾桶应放置在适当的位置，定期清空和更换垃圾袋，避免异味和蚊蝇滋生。
- 定期通风，保持室内空气流通，增加员工的舒适感和工作效率。
6. 保密管理- 办公室中的文件和文件柜应采取适当的保密措施，避免敏感信息的泄露。
- 员工应定期接受保密培训，了解保密政策和操作规程，确保信息安全。
- 重要文件和资料应妥善保管，避免遗失和被他人非法获取。
7. 紧急应急措施- 办公室应设立紧急应急通道和疏散标识，确保员工在紧急情况下的安全。
办公室文件整理用品清单
办公室文件整理用品清单办公室是一个组织高效工作的地方，文件整理是办公室日常工作中非常重要的一部分。
为了保持工作区的整洁和提高工作效率，合理选择和摆放办公室文件整理用品是必不可少的。
本文将介绍一份办公室文件整理用品清单，供大家参考。
一、文件夹类用品1. 文件夹：一种常见的用于存放文件和资料的办公用品。
根据需要选择不同类型的文件夹，如便携式文件夹、归档文件夹等。
2. 文件盒：用于存放文件夹和纸张的盒子，可以有效防止文件的弯曲和污损，并提供方便的存取方式。
3. 文件袋：一种便捷的文件整理用品，适用于存放小件文件和零散的文件杂物。
文件袋的重要特点是占用空间小、易于携带。
二、标签和标示用品1. 标签纸：常用于标记文件夹、文件袋等办公室文件整理用品，方便文件分类和辨识。
2. 标签卡夹：用于固定标签纸的夹子，可以将标签直接夹在文件夹、文件盒等上面，不易掉落且使用方便。
3. 色彩标识贴纸：采用不同颜色的贴纸进行文件分类，提高文件整理的效率。
三、文件夹配件1. 夹子和夹簧：用于固定文件夹内的文件和纸张，避免文件散乱和遗失。
2. 文件夹间隔板：用于将文件夹内的文件分隔开，便于分类存放。
3. 格栅文件夹：一种特殊设计的文件夹，可以将文件按照不同的类别和重要性进行分隔。
四、处理文具1. 订书机和订书针：用于将纸张装订在一起，使得杂乱的文件整理为整洁的书本。
2. 文件夹剪：用于剪裁文件夹、文件盒等办公室文件整理用品，便于进行自定义的尺寸调整。
3. 文件盘：放置文件夹和文件的托盘，使得文件整齐摆放，方便查找和存取。
五、便利文具1. 记号笔和荧光笔：用于标记文件重点、标示备注等，提高文件的辨识度。
2. 笔筒：放置办公室常用的笔、铅笔、钢笔等文具，减少办公桌面的混乱，方便取用。
3. 胶带和胶水：用于修复文件损坏、粘贴文件标签、修整文件边缘等，提高文件整体的质量和外观。
六、办公用品存储1. 书架和文件柜：存放文件夹、文件盒和其他办公用品的垂直存储单位，便于分类整理和取用。
学生办公室资料整理规范
学生办公室资料整理规范（草稿）一、文本等材料目录层级要求：1、20xx年2、模块工作如（党建工作、新生工作、解困健心、就业工作、招生工作、表彰评优、党建工作、工作简报、关工委工作、纪律处分、教务工作、科技创新、留学交流、面试推荐研究生、企业合作、宿舍管理、年级通讯录、团委工作、校友工作、制度建设、文体活动、工作计划与总结等等方向）3、具体工作内容（如明日工程师论坛其中包括学校的通知、学院下发通知、活动或工作计划、方案、总结等。
此外重要活动的资料也需要保存，比如南京高校学生科技论坛的作品ppt、申报书等重要资料。
）二、图片材料目录层级要求：1、20xx年2、活动图片（文件夹名称举例：20140101新生家长会，前面的日期精确到当日，名称简洁明了，里面图片请挑选5-15张具有代表性的原稿图片，重要活动场景较多的可以挑选较多，并且保存当时的新闻报道最终稿，即网络上发布的正式稿件。
团体和个人获奖的证书奖杯奖牌的原件扫描文件），年级证件合照（年级照片名册扫描件，按照班级存放），校外报道图片（报道日期和媒体名称），所有学生的信息登记表扫描件（含照片的）三、统计资料目录1、20xx年2、各类项目统计资料（比如：2013年度学生校级以上获奖情况统计表，其中需要详细统计数量，以及具体获奖名称、时间、获奖人姓名、班级等资料，具体的项目主要有以下，还可根据具体情况补充：●学生名单统计表（现有的博士、硕士、本科生统计表及详细名册）●党建工作统计表（现有党员、预备党员、积极分子及发展情况，及具体名单资料，用exel表格形式）●校级及以上获奖表彰情况●校级以下获奖表彰情况●科技创新项目及获奖汇总情况●研究生、本科生论文发表目录及扫描图片等等（自行补充）●各类奖助学金数量、金额统计表，获奖详细名单。
办公室整理整顿标准
办公室整理整顿标准标题：办公室整理整顿标准引言概述：办公室整理整顿是保持办公环境整洁、提高工作效率的重要工作。
制定一套科学合理的整理整顿标准，能够匡助员工规范办公室管理，提高工作效率，提升工作质量。
一、文件整理标准1.1 确定文件归档规范：根据文件的重要性、保密级别等因素确定文件的归档标准，建立清晰的文件分类体系。
1.2 制定文件保存期限：根据法律法规和公司政策，确定文件的保存期限，及时清理过期文件，避免占用办公空间。
1.3 设立文件归档位置：为每一个文件设立明确的归档位置，标注文件编号和归档日期，方便查找和管理。
二、办公用品整理标准2.1 统一采购办公用品：建立办公用品清单，统一采购办公用品，避免重复购买或者缺货情况。
2.2 设立办公用品储存位置：为办公用品设立固定的储存位置，按照分类整理，方便员工使用和管理。
2.3 定期清点办公用品：定期清点办公用品库存，检查使用情况，及时补充和更新办公用品。
三、办公设备整理标准3.1 定期维护办公设备：制定定期维护计划，对办公设备进行定期检查和维护，确保设备正常运转。
3.2 设立设备使用规范：制定设备使用规范，明确责任人和使用流程，避免设备损坏或者浪费。
3.3 定期清洁办公设备：定期清洁办公设备表面和内部，保持设备干净整洁，延长使用寿命。
四、办公桌面整理标准4.1 清理无用物品：定期清理办公桌面上的无用物品，保持整洁有序的工作环境。
4.2 分类整理文件和办公用品：将文件和办公用品按照分类整理放置，减少混乱和浪费时间。
4.3 养成整理习惯：养成每日整理办公桌面的习惯，避免杂乱无章，提高工作效率。
五、办公室环境整理标准5.1 定期清洁办公室：定期清洁办公室地面、墙面和家具，保持整洁干净的工作环境。
5.2 维护室内空气质量：定期通风换气，保持室内空气清新，提高员工工作效率和舒适度。
5.3 管理办公室照明：合理安排办公室照明，避免眩光和灯光过暗的情况，保护员工视力和健康。
办公室整理要求
办公室整理要求引言概述：办公室整理是提高工作效率和创造舒适工作环境的重要一环。
合理的办公室整理要求能够提高工作效率，减少工作中的混乱和错乱。
本文将从五个方面详细阐述办公室整理的要求。
一、文件整理1.1 整理文件架：按照文件的类别和重要性，将文件整理到不同的文件架中，并标注清晰的分类标签。
1.2 文件归档：将再也不需要频繁使用的文件进行归档，按照时间顺序进行分类，并标注清晰的归档标签。
1.3 文件保密：对于涉及机密信息的文件，需要采取相应的保密措施，如使用密码保护文件或者将其存放在安全的柜子中。
二、办公用品整理2.1 整理办公用品柜：按照办公用品的种类和使用频率，将办公用品整理到不同的柜子或者抽屉中，并标注清晰的分类标签。
2.2 定期盘点：定期对办公用品进行盘点，确保库存充足并及时补充不足的物品。
2.3 合理摆放：将常用的办公用品放置在易取用的地方，减少寻觅时间，提高工作效率。
三、电脑桌面整理3.1 删除无用图标：将桌面上的无用图标删除或者挪移到其他文件夹中，保持桌面整洁。
3.2 分类整理文件夹：将电脑桌面上的文件夹进行分类整理，按照项目、日期或者重要性进行分类，方便查找和管理。
3.3 清理暂时文件：定期清理电脑桌面上的暂时文件和垃圾文件，释放磁盘空间，提高电脑运行速度。
四、办公桌整理4.1 清理杂物：将办公桌上的杂物整理归位，如文件、文件夹、笔筒等，保持桌面整洁。
4.2 整理电线：将电线进行整理，使用线管或者绑带固定，避免纠缠和混乱。
4.3 保持清洁：定期清洁办公桌，包括擦拭桌面、清理键盘和鼠标，保持整洁卫生。
五、会议室整理5.1 会议室预约：提前预约会议室，避免时间冲突和资源浪费。
5.2 会议室布置：根据会议的需求，合理布置会议室，包括摆放椅子、准备白板和投影仪等。
5.3 会议室清理：会议结束后及时清理会议室，包括清理垃圾、整理桌椅和清洁设备，保持会议室整洁。
结论：办公室整理要求对于提高工作效率和创造舒适工作环境至关重要。
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1 第一章 发展由来及地位作用 1. 办公室远在古代氏族社会就已存在，最早在19世纪末20世纪初朝中国发展，模式源于西方行政办公室模式！2. 现代办公室的特点：信息化，效率化，多功能化。 3. 未来办公会出现无纸(办公软件），无人（生产类工人），和办公自动化设施更加电子化。 办公室的开山之作是由威廉*莱芬韦尔所著的《科学的办公室管理》，渊源理论是泰罗的《科学管理原理》。 4办公室管理在管理中的地位和作用？ 1）.中心地位和作用： 办公室在决策系统中处于中心地位； 办公室在横向关系的协调中，往往带有领导性质，体现一定社会组织系统的领导意图； 办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地； 办公室的中心地位还体现在办公室工作的多向性上。 2）.枢纽地位和作用： 推动各职能机构运转； 处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位。 3）.窗口地位和作用： 办公室是一个单位领导机关的总进出口； 对于上下级和其他兄弟单位来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右，沟通四面八方的“窗口” ； 办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。
第二章 办公室管理理论及方法 1.管理：是指一定组织中的管理者，通过实施计划,组织，人员配备，指导与领导，控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。 2.办公室管理：即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室的人力资源，从而有效的实现组织目标的过程。 四个要素：明确的组织目标；服从自己的运转方式；管理人员；先进的科技管理手段。 3.办公室工作管理具有综合性，辅助性和服务性三重属性。办公室工作的性质决定了办公室工作的职能。所谓职能即权限的具体规定性，它强调的是职责和功用。 4.办公室工作管理职能包括哪几个方面？ 1）.指导职能---主要体现在：传达，制定有关方针政策； 形式有横向和纵向指导。 对方针政策做出解释； 办公室既是决策中心的辅助机构，又是职能部门和下级组织的 综合平衡机构。 2）.参谋咨询职能---主要内容：首先，收集信息（实际面和理论研究面的信息，信息加工） 类型有顺向，逆向，侧向。其次，协助决策（参谋，助手作用，协助确定合理目标，帮 （辅助，劝阻，提示） 住制定目标实施方案） 3）.管理服务职能---主要内容：公文管理；信息处理；事务管理 。 4）.协 调 职 能---主要内容：统一步调；化解矛盾；合理安排。 类型：方位-纵向（上下级步调一致），横向（左右融洽和谐），内部协调（人员工作和谐）。 方式-指令性（命令，指示，规章制度，法律），协商式（商讨分析解决途径方法）， -说服式（启发引导，动之以情，推进），缓冲式（失调，难以确定不易控制） -突发式（急剧意料变化，迫使采取行动转为综合平衡协调的方式） 5）.监 督 职 能---主要内容：监督工作进度检查工作质量；督办；排忧解难。 形式划分： --- 层次--高层，中层，基层监督； ---方向--内部，外部监督 2
---时间--事前，事中，事后监督 ； ---性质--一般，专门监督 5.办公室工作管理指导思想和基本原则？ 指导思想： 基本原则： 1）.为领导服务 1）.准确原则 4）.密切联系群众原则 2）.为相关的各级部门和领导服务 2）迅速原则 5）.一切从实际出发原则 3）.为人民服务 3）.协调配合原则 6）.保密原则。 6.办公室机构设置应遵循的准则/原则？ 科学合理原则；效率效能原则；层次管理原则；简单有力原则。 7.关于目标管理，杜拉克于1954年发表了《管理实践》，提出：以目标为中心的管理即确立目标，以目标网络为基础的系统管理，以人为中心的主动式管理。1978年引进我国 8.目标管理：所谓目标管理，是让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定，在工作中实行“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。 9.目标管理的特征？ 目标管理的基本过程？ 首先，目标管理是参与管理的一种形式 目标制定--目标是基础 其次，强调“自我控制” 目标贯彻--纵向到底，横向到边 再次，建立可观的考核标准 目标考核--指目标完成情况的考核 10.沟通的特点？ 沟是手段，通是目的 沟通媒介-电讯传输设备 首先，沟通的范围逐渐扩大， -各种文字符号材料 其次，横向联系加强，横向沟通增多 再次，信息反馈在沟通的作用下越来越多 最后，沟通的手段趋于现代化 11.沟通划分： 性质-正式沟通（上行沟通，下行沟通，平行沟通）；非正式沟通 声音-语言沟通（口语沟通，书面沟通）；非语言沟通（动作沟通，表情沟通）。 正式沟通和书面沟通主要依靠正式机构和权限关系进行，它们包括正式发布的命令，指示，议案，决定，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要等。 12.协调功能有几个方面？统一功能，导向功能，放大功能，控制功能 协调方法：横向--经济社会思想领域---经济政策法，计划控制法，调整纠偏法，教育新闻法 纵向-组织系统关系方面 ---目标导向法，沟通融汇法，协商启发法，利益制约法 人际关系---人际关系------平等说服法，诚信联结法，斗争批评法，调节纠纷法 13.强化激励的要求： 激励方法： 首先，坚持物质利益原则 （给劳动者以物质利益） 目标激励，参与激励， 其次，不断调整和发展决策目标 （鼓舞人心） 期望激励，榜样激励 再次，随机制定，创造激励条件（有利于调动积极氛围）
第三章 办公室管理系统 1.用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体一个系统来考虑，从系统的整体出发，用最合理最经济最有效的组织管理方法和技术，最优达成目的。 2.办公室管理系统(办公系统/办公体系）必然具备系统的特性有哪些？ 系统的整体性，系统的层次性，系统的相关性，系统的目的性，系统的适应性 3.办公室管理系统的基本要素有哪些？ 办公人员（决策者或高层管理人员，中层管理人员，专业技术人员，辅助人员） 办公信息（办公信息处理业务大致分信息传输，信息加工，信息管理三个方面） 办公手段（办公手段分为传统的办公室设备，现代化办公设备，办公家具三部分） 办公机构（办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位 办公制度（为了协调各办公机构职能，明确办公人员的工作职责与分工，使办公室工作规 3
范化，必须首先实现办公室工作制度化，即建立各种规章制度）。 办公环境（包括物质环境，抽象环境，内部环境，外部环境） 4.办公室工作规程的主要内容？ 1）.工作项目名称的规范化 5）.标准化要求 2）.明确规定工作内容和范围 6）.规章条例的政策依据 3）.不同岗位人员专业化要求 7）.明确协作关系 4）.工作基本程序 8）.接受监督 5.办公室管理系统组织结构即 办公机构，组织是一种结构，组织的功能是由 机构决定的。 组织结构是指对于工作任务如何进行分工，分组，和协调合作。组织结构类型是按职能划分 6.办公室管理系统的组织结构有哪几种类型？ 集权组织结构：是指由一个中心（或某一个人)来形式指挥权的组织机构形式 线性组织机构：是指按照纵向关系逐级安排权和责的组织机构 横向组织机构（又称：职能组织机构）：是指任命一些专家去承办办公室内部某一类专门工 作，从而减轻行政领导负担的组织机构 线性-横向综合型组织机构（也称：线性-职能式 或 直线-参谋式）：高层领导的统一指挥与 职能专业部门相结合，职能部门不能直接法号施令。 委员会组织机构：是一种集体领导式的组织结构 矩阵式组织机构：是把垂直的权利关系与交叉的职务关系结合起来，处理有关复杂的工作。 7.设计良好办公室管理系统组织结构的原则？ 在本着“简单实用”原则的前提下应遵循明确性，动态性，适当性。
8.办公室管理系统组织结构设计的关键因素： 工作专门化：用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度，独立非全部 部门化：一旦通过工作专门化完成任务细分之后，就需要按照类别对它们进行分组以便使共 同的工作可以协调进行。 工作分类的基础是部门化 命令链：是一种不间断的权利路线，从组织最高层扩展到最基层，明确谁像谁汇报工作。 （权威性，命令统一性 --有助于保持权威链条的连续性，一个人只对一个上级直接负责）。 控制跨度：决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，跨度越宽成本组效率越高。 集权与分权：高层管理者制定所有的决策，低层管理者只管执行决策；另把决策下放到最基 层管理人员手中。 集权化是指组织的决策权集中于一点的程度。 正规化：是指组织中的工作实行标准化的程度。 9.办公室管理系统组织结构设计方案包含简单结构-官僚结构-矩阵结构，团队结构，虚拟结构。 决定组织结构的主要因素：组织战略，技术，组织规模和环境。
第四章 办公室职位划分和职位分析 1.职位划分首先解决的是办公室职位数量问题，职位划分与职位分析是办公室管理的重要问题。 所谓职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。 包括内容有A职务与责任，B必须有一定的工作任务C相应的职权。 职位分类包括职系，职组，职级，职等。 2.职位：是指一定的人员所经常担任的工作职务及责任。包含职务，职权，责任三要素。 3.职务：是应当完成任务或为实现某一明确目的而从事的工作行为。 4.职权：是指某一职位为了完成工作的行为而具有的权利。 5.职位与职称的区别？ 职位是人与事的有机结合，职称是以人为中心而设置，他所强调的是人的科技，学术水平，而与他在组织中所担的职务无直接关系 职务是管理水平高低的标准。 职位有数量限制，职称不受数量限制。