浅谈领导的时间管理

浅谈领导的时间管理 摘要：领导干部忙，原因主要有三个：一是应酬多、会议多、突发事件多；二是该说“不”的时候不好意思说“不”，杂事太多；三是管得过多过细，不善于时间管理。一个成熟、有效的领导者，只有遵循时间管理的基本原则，掌握合理利用时间的方法和艺术，才能实现对时间资源的有效管理。 关键词：领导 时间管理

一、领导者时间管理的现状 时间管理，就是“做正确的事”并且“正确地做事”。其中，做正确的事是指要把时间用在正事上，尽量少浪费（有效）；正确地做事是指在实施过程中力求“多、快、好、省”，尽量提高时间的效能（效率）。由于时间投入不在于数量多少，而在于是否有效，所以，时间管理的关键不是“正确地做事”，而是“做正确的事”。但是在现实中，一些领导在时间管理上存在一些误区： （一）忙 领导干部忙，原因主要有三个：一是应酬多、会议多、突发事件多；二是该说“不”的时候不好意思说“不”，杂事太多；三是管得过多过细，不善于时间管理。一个有效管理时间的领导并不是把千头万绪的工作通通包揽给自己来做。所谓的领导就应该做好“掌舵者”，应该去分析和把握事物的方向并作出决策，把属于市场管的事情交给市场，做好宏观调控，把本来应该属于下属的事情交给下属去做，做好指挥、监督的工作。但是不少领导却事无巨细地操心、担心，将本应下属们做的工作“抢”来做，本应下属承担的责任“抢”来扛。 （二）盲 一些领导者不管事情的前因后果，不管权力是否运用得当，不管目的是否得到，他们都会盲目地使用权力。作为一个有效的领导者要保证权力的顺利使用，需要考虑和分析组织内外的主客观条件，看其是否具有可行性。没有可行性的权力驾驭都是盲目的和有害的，领导权力驾驭的可行性应该包括：1.领导行使权力的目的、方向是否正确；2.群体成员对领导权力驾驭的目的、方式是否认同；3.权力驾驭目标是否可行。但是一些领导并没有考虑到这些因素，没有认真分析各种主客观条件的影响，而是盲目地运用手中的权力。 （三）累 一个有效管理时间的领导者并不是非常累的领导，这里的不累并不是不管，而是放收自如，应该学会分权，把属于下属的事通通交给下属去完成。领导们先要确定他们累的是不是干正确的事，他们是不是在用正确的方法做错误的事情，一个好的领导者，第一是要做正确的事，然后才需要正确地做事，最后才是把事情做好，做一个有效而不累的领导。

二、出现时间管理误区的原因分析 （一）一般认为有效的领导应该抓时间多干事 不少领导认为一个有效的领导应该在有限的时间内拼命地做事，踏踏实实地为人民做事，为人民谋利益，抓好时间就是抢占机遇，时间就是金钱，时间就是机遇。但问题是他们花了大部分的时间去干了一些无关紧要的事情或者是去干一些属于下属干的事情。 （二）缺乏信任担心下属完成不了工作任务 有些领导者习惯于传统的领导方式，不敢授权也不愿授权，事必躬亲，过分相信自己的能力、水平和经验，不相信下属的才能和责任感，担心授权后下属不能尽心尽责把事情做好。授权的本质是信任，是一种自我实现，正所谓“疑人不用，用人不疑”，领导者一旦对下属授权就要对他充分信任。对下属的信任主要表现在对下属授权范围内工作的宽容并保持授权的稳定性。如果下属工作出现失误，要帮助其找出失误原因并创造有利条件让其将功补过，而不是稍有偏差就将权力收回。 （三）害怕下属抢占政绩风头 一些领导者有较强的控制欲和权力欲，他们不愿意授权主要畏惧下属超过自己。他们一般认为一个成功的领导者应该多做事，做的事情越多就越能证明自己能干，可以争政绩以便能使自己得到上级奖励、为将来的晋升打下基础。如果把手中的权力授权给下属，会给一些聪明能干的下属发展的机会，抢占自己的风头、赢得晋升的机会。他们不知道下属的成功不但体现下属的能力，更重要的是反映了领导的工作业绩，同时也充分体现了领导管理的魅力。 （四）领导与下属各自的工作划分不清 领导者是否有效地管理时间关键在于分权，然而分权的最基本的核心则是责任的划分。如果领导与下属的责任划分不清，就会造成盲目用权，不能有效地管理时间。许多领导分不清自己与下属各自的责任，干了许多本应是下属去做的事。领导者要干好的两件事，一是决策，二是用人，从而实现做正确的事和正确地做事，发挥领导指挥、协调、沟通和激励作用。

三、领导时间管理应遵循的原则 （一）个人时间管理服从社会时间管理 社会时间是时间的最高层次，没有社会时间的科学管理，就没有正常的人类社会的活动。“八小时工作制”、“周五工作制”和“弹性工作时间”的出现，标志着社会时间管理的不断进步。作为社会的一员，领导者的个人时间管理都必须服从于社会时间。而且越是社会发展的高级阶段，社会时间管理就越高级、越严格，领导者个人时间的管理对社会时间管理的认同、依赖与服从的程度就越大。 （二）必须考虑个人时间的合理安排、支配与利用 人有社会性的一面，同时还有个性的一面；人除了具有与社会共同的需求之外，还有各自不同的兴趣、爱好和特殊的需求。因此，在时间管理上，如果只强调个人时间服从社会的一面，而忽视留下个人自由支配时间的另一面，那么，由于个人时间的缺乏，而个人的特殊需求又是不可能长期抑制的，这就必然造成挤占社会时间以满足个人需求的后果。 （三）时间管理必须符合人的生理、心理运动规律 时间管理是为人的需要服务的，归根结底是要发挥人的作用，达到充分有效地利用时间。人作为社会性、思维性的高级动物，有自身的生理、心理特点。一是具有生物节律，就人的一生来看，其体力、性绪、智力就分别以不同的天数周而复始地波动；同时，人在一天二十四小时内，体力、精力，各器官的运动和内分泌状态，也有着周而复始的变化。二是人与人之间由于存在心理素质的差异，具体表现在智商、情商、逆境商、心商，也会反映到时间管理上来。三是人的生理、心理还有几对矛盾统一的辩证机制。 （四）时间管理必须具有大系统观念的原则 科学的进步，社会的发展，使社会上的人与事都越来越趋向整体化和系统化。领导者要管理好时间，自然要顺利这一历史发展必然趋势，具有大系统时间管理的理念。在时间管理上，既注意个人，局部时间利用的有效性，更要注重社会整体时间的有效性。

四、领导时间管理的方法和艺术 （一）要有计划地利用时间 作为一个领导者，要影响被领导者，在时间管理上只有科学地制订计划，做到忙而不乱，统筹兼顾。通过计划的执行，可以发现计划不足不实之处，总结经验教训，从而不断提高时间计划的水平，最终实现有效利用和管理时间的目的。1.利用ABC分类管理好时间 ABC分类法，又称“重点管理法”，就是把自己的有限时间科学地支配在关键工作上，以获得最大的效果。其中，A类是最重要的事，领导必须亲自、及时处理，投入的时间占80%左右；B类工作不太紧迫，领导者可以先放一放，或授权别人去做；C类既不重要也不紧迫，无暇顾及也不会产生严重后果。领导者应首先集中精力把A类工作做完，再去完成B类工作，C类工作可授权下属去办。这样，就能把时间和精力用在重大工作上，突出关键性工作。 2.时间管理的"4D"方法： （1）Drop it or delete it——置之不理或者干脆拿掉 这些事情是否真的有必要做？没有必要做就不做。 （2）Delay it——缓缓再说 现在就做的理由是什么？现在处理是最佳时机吗？真的那么急吗？能不能改日再做？ （3）Delegate it——让下属去做 别人能不能替我？ （4）Do it myself——自己做 不能采用上诉方法的纳入领导的工作计划，规定完成限期自己做。 4D方法的结果是领导只做一小部分工作，其余的要么不做，要么交给下属去做。这样一来，领导的负担领导的负担便有效减轻，可以集中精神和精力去做一些重要的事。 3.遵循帕累托法则和“60/40法则” 帕累托法则又称“80/20”原理，是指在任何特定群体中，重要因子通常只是少数，约占20%，而非重要因子则是多数，约占80%。抓住“重要的少数”就能控制全局。因此，领导只需处理20%，其余80%都应该授权下属去做。 “60/40法则”指领导者的时间不要100%计划，一般情况下只规划60%，其余40%用于应急，预留给突发事件。 4.学会集中使用时间 一是学会挤“整块”时间。领导者在处理工作时应坚持“三问”：能不能取消它？能不能与别的工作合并？能不能用简便的东西替代？这样就节省了时间与精力，无形中提高了时间的效率。二是在“生物钟”最佳时间集中做重要事情（如A类）。利用“生物钟”的自身特点，在精力最充沛的时间去做最重要的工作，收益会最大。而对于相对不太重要的工作，可以放在精力较差的时间去做。这样，时间就得到了合理的安排。 （二）领导授权 授权的精髓是在适当的时候把适当的工作交给适当的人去做。除了决策工作、风险较大的工作、极其特殊的工作以及必须保密的工作外，其他琐碎的、带有辅助性质的工作都可以授权他人去做。授权有6种方式，领导可以酌情选择：一是你去研究一下，汇报有关情况，定夺权在我；二是你去研究一下，拿出解决方案，指出最佳方案；三是你去研究一下，谈谈你准备怎样做，在我同意之前不要付诸行动；四是你去研究一下，谈谈你的想法，除非我不同意，按你的想法往下做；五是这事交给你，完了把结果告诉我即可，六是此事由你全权负责，不必请示我。 需要注意的是，授权并不等于责任转移，领导仍需对授权事宜负责。因此，领导授权必须谨慎，一要用人得当，二要把任务交代清楚，三要赋予必要的权力，四要明确权利与义务，五要监督到位。 （三）用好秘书 很多领导都有秘书，用好秘书也是节省时间的重要法则。秘书起着承上启下的作用，是领导与下级之间的纽带。秘书能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。秘书的辅助性作用主要是提高领导工作的办事效率和加快领导的布置工作进程。用得好，秘书可以使领导事半功倍；用不好，秘书可以使领导事倍功半。 （四）领导要敢于说“不” 说“不”是一种量力而行的表现。有些事做自己做还不如别人做，拒绝不仅对对方有利，对自己也有利。这不是要领导“难说话”，而是要在说“是”之前好好权衡一下：应承下来有助于目标实现吗？需要因此付出多少代价？会产生什么后果？该说“不”的时候一定要说“不”，迟疑只会进一步加重自己的负担。领导在下列情况下必须说“不”：一是对方的要求欠考虑；二是对方试图强加意志于你；三是对方无缘无故的转嫁负担于你，而且不做任何解释；四是权衡的结果是弊大于利。 （五）重在指挥、权变、激励、回馈等战略工作 在授予职权的过程中，领导者不是简单地将职权一放了之，而是继续履行领导者的必要义务，支持和监督被授权者的行为。要使被授权者明确领导者的意图，给予其人力、物力、财力的支持，及时引导、指导和协助并监督检查其权利和义务是否对等。有效的领导要根据实际情况的变化来调整权力的应变方式，从而适应不断变化的新情况。当下属遇到困难和挫折，甚至犯一些错误时，领导要用宽容的心态去积极鼓励和引导下属。