金算盘软件操作手册 第一章总分类账

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第一章总分类账

在日常的财务处理中，工作量最大的就是凭证填制，如果使用本系统相关的功能模块，就可只需数秒钟来填制这些凭证了，因为大量的记账凭证是由采购、销售、库存等各种单据，以及固定资产、工资核算、应收账款、应付账款、现金银行模块等有关单据自动生成的，并且复核凭证、记账、结账和查询打印账证表均可由系统自动完成。

第一节业务流程

在总控窗体的财务管理模块中点击“总分类账”，即可进入。本模块的主要功能是制作凭证、复核凭证、记账、结账，以及查询、打印相关账表。

通常，日常财务处理的作业流程是：先制作凭证，再复核、记账，然后结账。

凭证的来源有三种：一是业务单据生成的凭证；二是通用转账、期末调汇、损益结转、坏账计提、减值准备产生的凭证；三是手工填制的凭证。一旦产生凭证，用户就可以通过快捷“账表”查询相关的账表数据。

本系统允许用户通过编码栏上的命令按钮对系统进行基础设置，也可在系统运行过程中动态设置。

第二节填制凭证

填制凭证的方法和手工基本一致，系统会根据“有借必有贷，借贷必相等”的原则自动检查凭证的平衡关系。

一、增加凭证

1、凭证填制

双击财务管理模块总分类账节点项下“日常业务”中的“凭证填制”，选择模板、凭证字号及日期，然后输入摘要、科目及金额，再单击“确定”按钮或“下一张”按钮即可完成对该张凭证的录入操作。

凭证模板：系统预置了记账凭证、记账凭证二、记账凭证三、复币式凭证、立信JTR101_记账凭证、立信JTR104_转账凭证、立信TR101_记账凭证、立信TR104_转账凭证、立信TW101外币记账凭证、金算盘_记账凭证等十类凭证模板供用户选择，其中金算盘_记账凭证模板适用于金算盘专用套打纸。如果需要调整输入栏目或打印格式，修改各栏目的标题，等等，用户可自行设计满足该类需要的模板（关于模板的设计请参阅“单据设计”一章）。

凭证来源：分为手工录入和业务单据两大类，系统将自动识别各凭证的来源。其中，具体的业务单据有：固资费用、采购发票、销售发票、收款单、付款单、应收借项、应付贷项、通用转账等。如果凭证是手工填制的，其凭证来源为“手工录入”；如果凭证是由系统根据具体业务单据自动生成的，其凭证来源为具体的单据名称。

凭证字号：主要指凭证类型和凭证编号。

单击“凭证字号”栏的下拉按钮，即可新增、修改、删除或选择凭证类型；凭证号自动产生，可修改。

日期：系统自动将当前注册日期默认为凭证填制的日期，用户可以修改。

摘要：录入记账凭证的摘要有两种方法。不常用的摘要，可直接输入；常用摘要，可通过新增功能将其保存到摘要词典中，以后需输入该摘要时即可选择录入。

在摘要栏中单击鼠标，并单击下拉按钮，选择“新增”，出现“新增摘要”对话框。图1-1

图1-1

输入摘要编号及摘要内容，然后单击“确定”按钮即可完成简单摘要的新增操作。

在日常操作中通常需要录入部分内容变动而其他部分不变的摘要，如：“张三报差旅费”、“李四报差旅费”等，为了减少重复录入，可以将摘要变为“XXX报差旅费”，而“XXX”为变动部分，如“职员”，这样，以后录入这类摘要时就只需输入变动部分的内容了，不必每次重复录入那些不变的摘要内容，从而节省了工作时间。

该功能在本软件中的具体实施过程如下：首先，新增摘要时在“变动内容”中选择“职员”，单击“添加”按钮，再在其后输入“报差旅费”，使“摘要内容”的值为“[职员]报差旅费”，保存该条摘要；然后，输入凭证分录时，选中该条摘要，随后录入会计科目，若该科目有职员辅助核算，在用户录入职员的值（假定录入的值为“张三”）后，摘要会自动变为“张三报差旅费”，若录入的科目无职员辅助核算，则摘要会变成“报差旅费”。

科目：在系统初始化时已经设置了科目，因此，输入科目时可直接选择。为方便用户快速选择科目，系统提供了多种输入科目的方法，同时，允许用户动态增加新科目。

快速输入科目的方法：

①动态搜索法

输入科目的编号或名称，系统将按输入的字符逐字搜索，直到查找到为止。若光标位置在“科目”栏，单击F12键后还可以通过输入科目名称的拼音打头字符（如管理费用的拼音打头为glfy）来自动定位对应科目。

②滚动搜索法

用下拉列表框中的滚动条逐条滚动搜索，直到查找到为止。

③列表搜索法

将光标定位到“科目”栏，按下“Ctrl+L”键，在弹出的科目列表中运用排序、滚动、筛选等方法查找科目。待找到所需科目后，选定该科目，单击鼠标右键，选择“引用编码”功能，即可将该科目引用到当前操作的凭证中。

若用户录入的科目设置有辅助核算，须同时录入其辅助核算项目的值，否则不能存盘该张

凭证。如果在账套属性中设置了“银行分录必录付款方式”选项，银行科目所在分录的“付款方式”栏不能为空；设置了“银行分录必录票据号”选项，银行科目所在分录的“票据号”栏不能为空。否则不能存盘该张凭证。同样，应收应付性质科目在账套属性中设置了“对账号必须录入”选项，填制手工凭证则必须录入。

金额：在输入借贷方金额时，系统将根据“借贷必相等”的原则进行平衡检查，如果凭证的借贷方金额不等，系统将不允许存盘，并显示出借贷方差额。为避免这种情况，用户可在录入最后一笔分录时，在金额栏直接敲回车键，这样，系统将自动补平该张凭证的借贷方差额。在录入金额时，用户还可以直接输入数字和运算符号，系统将调用简易智能计算器进行简单的计算，并将运算结果返回到金额栏。

2、指定现金流量

如果在科目设置时指定了现金或现金等价物科目，在输入或浏览记账凭证单据时将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，并单击凭证右侧“现金流量”按钮(或者在记账凭证列表中将光标定位到现金或现金等价物科目所在的分录，然后单击“编辑”钮或鼠标右键，在弹出菜单中选择“现金流量”菜单项)，会出现“现金流量明细”对话框。图1-2

图1-2

用户可以根据当前凭证的业务内容，确定凭证中的分录金额属于现金流量表中的哪个栏目。如果需要进行多次分配（拆分），可以单击“新增”按钮，增加新的分配项目并分配相应的金额。

建议用户在日常的凭证处理过程中预先对现金流量进行分配，这样操作之后，可以快速、