合同管理系统使用手册

中铁十六局集团合同管理信息系统

用户操作手册

中铁十六局集团法律事务部

2011年8 月

目 录

1. 系统简介 (3)

2. 用户登录 (4)

2.1. 登录企业门户 (4)

2.2. 进入《合同管理信息系统》 (5)

3. 控件安装 (5)

3.1. 下载控件 (5)

3.2. 安装控件 (6)

4. 合同管理 (8)

4.1. 合同评审 (8)

4.1.1. 新建合同 (9)

4.1.2. 合同评审 (10)

4.1.3. 申请修改 (11)

4.1.4. 申请修改记录 (11)

4.1.5. 批准修改记录 (12)

4.1.6. 合同变更记录 (12)

4.1.7. 衍生合同 (13)

4.1.8. 分发记录 (14)

4.1.9. 日志记录 (15)

4.2. 我的工作 (15)

4.3. 合同查询 (16)

4.3.1. 按组织结构查询 (16)

4.3.2. 按名称查询 (16)

4.3.3. 高级查询 (17)

4.4. 合同台账 (18)

5. 系统管理 (19)

5.1. 系统日志 (19)

5.2. 回收站 (20)

5.3. 流程定义 (20)

5.4. 权限管理 (22)

5.5. 节假日管理 (22)

6. 常见问题解答 (23)

1. 系统简介

为了强化合同管理，规范企业经营行为，确认合同履行能力，发现和防范合 同签约风险，减少合同履约损失，保证经营、生产工作的顺利进行，促进集团公 司持续、健康、稳定发展，根据集团公司实际情况和《中铁十六局集团有限公司 合同管理暂行办法》，法律事务部主持建立了这套《中铁十六局集团合同管理信 息系统》 （以下简称“合同管理系统”），并负责该系统的运行和日常维护工作。

系统的建立主要是为进一步落实合同评审办法， 规范评审过程和提高评审效 率，以信息化的手段，来助力企业经营效益的提升。

系统适用于集团公司、集团公司所属各分（子）公司、分支机构、集团所属 项目部范围内签订的合同管理，包括总性质的合同、协议；分包性质的合同、协 议；以及上述合同、协议的订立、变更、解除等的签约管理。适用于集团公司质 量体系所覆盖的各级组织机构和场所，包括：

子公司：一公司、二公司、三公司、四公司、五公司、轨道公司、电务公司、 路桥公司、铁运工程公司、北京工程公司、地铁公司、置业投资有限公司等。

分支机构：广州指、福州指、厦门指、云南指、湖南指、四川指、重庆指、 粤海指、宁夏指等。

集团所属项目部：托管项目部、直管项目部。

2. 用户登录

2.1. 登录企业门户

《合同管理系统》的用户需要通过公司网站进入系统，并以自己的用户名和 密码进行登录。企业门户登录界面如下图：

企业门户登录界面

2.2. 进入《合同管理信息系统》

子系统界面

登录成功后，在门户主页的子系统中点击“合同管理信息系统”就进入到了 《中铁十六局集团合同管理信息系统》界面。

3. 控件安装

由于本系统采用了表格控件来进行数据编辑和数据展示，因此所有第一次使 用本系统的电脑都要首先进行表格控件的下载安装。为保证系统的正常使用，该 步骤为必须步骤，不可以跳过，该步骤为一次性行为，安装完成之后，任何用户 的登录都不再需要进行此步骤。详细安装方法介绍如下：

3.1. 下载控件

1. 登录系统后，在标题栏上点击 链接，系统会弹出如下图界面：

下载控件界面

2. 点击“保存”， 保存到任一目录后，完成控件下载。

3.2. 安装控件

1. 将下载的控件文件解压缩到一个目录中，如下图所示：

控件安装程序

2. 双击“TableCtrl.exe”进行安装。系统出现下图界面时，证明表格控件已经

在您的电脑上安装完成了。

安装成功

4. 合同管理

4.1. 合同评审

合同示例

上图界面显示了一份合同可能包含的信息及评审流程。主合同包括基本信 息、详细信息、合同正文、评审记录。

通过的合同，如因个别字的错误，可以申请修改，系统将详细记录修改申请、 批准记录并将保留历次变更前后的内容。

合同履行中，如产生了衍生合同，包括补充协议、结算协议、付款协议、保 修合同、其他合同等，则可以在主合同基础上发起相关评审。

对于合同的盖章文本，系统支持分发记录，可以明确合同文本的所在单位和 保管人。

日志记录：系统自动形成了本合同的所有相关操作记录。

4.1.1. 新建合同

用户在新建合同前必须得到相关授权。新建合同操作如下：

1、选择“总包合同” ，点击 按钮。

2、在上图中选择承揽单位；

3、选择合同类型，包括新建和补录两大类，又分为内部审批和外部审批两

种划分。从三个图标中选中适合的一个。

4、双击或者点击“创建”按钮。

5、填写下图中各表，完成后提交评审。包括基本信息、详细信息、合同正

文等。

合同基本信息：主要用于合同基本信息显示和合同查询需求。合同编码按规 则（简称+“‐”+年份+流水号）生成，可以修改，系统将进行唯一性检测。

系统编号按规则生成，评审通过后显示相应的条形码。

详细信息：显示较详细的合同价格构成信息，在基本信息中录入的内容会自 动提取到本表中。

合同正文及附件：可以上传合同正文及相关附件。

4.1.2. 合同评审

合同评审是指起草单位做好合同之后，提交相关评审单位和部门对合同基本 信息、详细信息和合同正文，充分发表评审意见的过程。