单份文件归档整理工作流程要点

《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明

一、适用范围：

流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位；

流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。

对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。

二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题：

1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定；

2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况；

3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定；

4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确；

5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；

6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。

单份文件归档整理方法操作简图（流程一）

单份文件归档整理方法操作简图（流程二）

流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档

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流程（二）：部门整理或实行即时归档

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