公司管理系统采购内部审计方案设计

XX有限责任公司

采购流程审计方案

一、审计目的：

根据集团公司的采购管理制度，对现阶段公司有限责任公司（以下简称“公司”）采购部门的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查，做出客观评价，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。

二、审计内容：

1、采购管理制度是否有效和完善。

2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。

3、公司对采购主要业务环节（采购预算、供应商的选择、合同的签订、请购与订单、货物验收、货物仓储、付款等）的管理、控制是否完善。

4、对本次审计发现的问题继续后续追踪审计。

三、审计范围：

20XX年X月——20XX年X月期间的采购管理工作。

四、审计人员及配合部门：

审计人员：集团监审部（董飞、杨杉）

配合部门：生产部、采购部、财务部、行政部

五、审计时间：

六、审计重点与程序：

（一）采购预算（计划）业务

获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算

1、预算编制的审计：

（1）采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调；是否考虑存货政策和采购政策；是否考虑存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及请购点，经济批量等因素。

（2）预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。

2、采购预算是否按审批流程审批，是否经董事会授权。

3、实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。

4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因，并作出适当的记录和调整。

（二）供应商的选择

获取《合格供应商名录》，采购招投标管理办法，招标过程有关文件1、供应商管理审计：

（1）应重点审查组织对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；

（2）有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；

（3）有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供货方目录》，定期组织对供货商调查和复审；修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

2、对供应商选择的审计：

由于电器公司主要材料供应商均由招投标方式产生，应重点审查招如下内容：

（1）审阅有关记录，检查招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序情况。

（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

（3）审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的

物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的

合理性和公允性；

（三）合同的签订

抽查部分大额采购合同、合同审批记录

1、审查合同内订购的商品货物及品质、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算要求。

2、审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否恰当，如由招投标方式产生，是否与投标书一致。

3、审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供应商资格，是否为合格供应商、手续是否完备、有无双方主要领导审查批准、是否按照合同审批流程执行，副本有无交财会部门及监审部门备查。

4、了解谈判流程及有关谈判记录，查看合同及其相关谈判记录，对比采购合同的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；了解主管领导是否适度参与谈判。追溯与供应商签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草过程，是否对所列条款进行研究、审定、或咨询公司法律顾问；并根据相应的法律法规分析各具体条款的合理、公平、公正性。

（四）请购与订单

获取请购申请、订单、订单台账

1、各种类别原材料是否由负责请购的部门和专人开立请购申请，并依授权核准后办理采购事宜；请购申请内容是否详实，并经授权主管人员签批；紧急采购是否经常发生，其原因是否充分恰当；请购是否与采购预算相符合。

2、采购订单是否在采购合同的框架内执行，调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单是否办理齐全，前后一致。

3、订单的内容，采购货物飞名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定。

4、订单是否由专人进行档案管理，是否建立合同及订单台账，以以便查阅。

（五）货物验收

获取请购单、验收单、送货单、发票等

1、审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；

2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；

3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；

4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；

5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；

6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；

7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。（六）货物仓储

获取验收单、领发货单、货物管制卡、安全检查日报表等

1、货物的储存，是否依类别分存各库或分档保存，各库是否分设，个库是否设分区货架并分分格编号，编号是否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。

2、库房安全措施是否完善。

3、供应商交运商品货物时，应该对送货单。发票，装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理验货手续。

4、交货入库数量超过或未达到订购量部分，是否作妥当处理。

5、供应商送货时是否均适时开立验收单并实施品质检验，以确保货物品质。

6、所以领货，是否均根据正式核准的领货单办理。

7、领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。

（七）付款

获取请购单、验收单、供应商发票、记账凭证、应付账款明细账等1、审查负债的确认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供应商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。

2、国内采购是否办妥验收手续，备齐有关凭证送财务部门审核后，编制记账凭证后再付款。

3、国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。