文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度是一种规范和管理组织内文件活动的制度，旨在规范文件的创建、保存、传递和销毁的流程，确保文件的合法性、可靠性和安全性。
以下是一个常见的文件管
理制度包含的内容：
1. 文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 文件命名规范：规定文件的命名格式和规范，确保文件易于识别和检索。
3. 文件编号制度：为每个文件分配唯一的编号，便于跟踪和管理。
4. 文件的创建和归档：规定文件的创建流程和归档要求，包括文件的起草、审批和存
档程序。
5. 文件的传递和流转：明确文件传递的方式和流转路径，确保文件在部门之间的传递
顺畅和安全。
6. 文件的保存期限和销毁：规定文件的保存期限和文件销毁的条件和程序，遵守法律
法规和组织相关规定。
7. 文件的安全管理：加强对文件的保密、防丢和防损措施，包括电子文档的密码保护
和实物文件的存放安全措施。
8. 文件查阅和借阅：规定文件查阅和借阅的申请和审批流程，确保文件的合理利用和
安全保护。
9. 文件的备份和恢复：建立文件备份和恢复制度，防止文件丢失和破坏。
10. 文件管理责任和监督：明确文件管理责任的归属和监督机制，确保文件管理的规范和有效。
以上是一个常见的文件管理制度的主要内容，具体的制度内容可以根据组织的实际情况和需求进行调整和完善。
关于加强文件管理制度
关于加强文件管理制度近年来，随着社会信息化的不断发展和城市化进程的加速，各类文件在我们的生活中扮演着越来越重要的角色。
文件是信息的载体，是组织管理的基础，是工作交流的媒介。
因此，好的文件管理制度对于一个组织的高效运转和有效管理至关重要。
然而，当前我国许多单位在文件管理方面仍存在一些问题，如文件管理制度不完善、执行不到位、电子文件管理落后等。
为此，加强文件管理制度成为摆在我们面前的一项紧迫任务。
一、完善文件管理制度文件管理制度是组织内对文件管理活动的规范与指导。
一套完善的文件管理制度能够规范文件的创建、审批、传阅、使用、归档等环节，保证文件的合法性、安全性和及时性。
因此，我们应当在制度层面上加强文件管理，确保文件管理制度的完善和严格执行。
具体来说，应当建立以下几项制度：1. 文件管理责任制度。
明确文件管理的责任部门和责任人员，规范文件管理流程，确保文件能够得到及时处理和归档。
2. 文件管理操作规范制度。
规定文件的分类、编号、装订、传阅、保管等具体操作规范，指导工作人员正确操作文件，减少错误和遗漏。
3. 文件保密制度。
对于涉密文件，应当建立专门的保密管理机制，对文件的传阅、复制、销毁等活动进行严格监控，保障国家利益和个人隐私。
4. 电子文件管理制度。
随着信息化的发展，越来越多的文件以电子形式存在，因此我们需要建立健全的电子文件管理制度，规范电子文件的创建、存储、传输、备份等流程，确保电子文件的安全和可靠性。
二、加强文件管理人员的培训与考核文件管理是一个专业性很强的工作，需要专门的人员来负责。
因此，组织应当加强文件管理人员的培训与考核，提高他们的专业素养和工作水平。
1. 培训文件管理人员。
组织可以组织文件管理培训班、请专业人员进行讲解，使文件管理人员掌握文件管理的基本理论知识和操作技能。
2. 考核文件管理人员。
定期对文件管理人员进行考核，评估其工作业绩和专业能力，发现问题及时纠正。
3. 激励文件管理人员。
文件发放与管理制度
文件发放与管理制度一、总则为规范文件的发放和管理工作，提高文件的传达效率和管理效果，制定本制度。
二、文件发放1. 文件的发放范围：本制度适用于全单位所有员工。
2. 文件的发放方式：文件的发放方式主要包括纸质文件和电子文件两种方式。
（1）纸质文件的发放：由办公室管理员定期将纸质文件送至各部门，部门主管负责将文件分发给相关人员，并在文件上签字确认。
（2）电子文件的发放：电子文件通过电子邮件、办公软件等方式分发给相关人员，接收人员要及时查收并确认。
三、文件管理1. 文件分类管理：根据文件性质、内容和保密等级将文件分为内部文件、外部文件、机密文件等，分别进行管理。
2. 文件存档管理：对于重要文件，要进行存档管理，确保文件的完整性和安全性。
存档文件要进行编号、分类、盖章、归档等工作。
3. 文件查阅管理：员工需要查阅文件时，应向相关部门办公室提出申请，经批准后方可查阅。
查阅完毕后要及时归还文件，并保证文件的完整。
4. 文件归档管理：文件归档要按照规定的流程和要求进行，确保文件的正确归档。
归档工作由专门的人员负责，定期进行归档整理工作。
5. 文件销毁管理：对于已失效、过期或无用的文件，应及时进行销毁处理，以保护机密信息安全。
文件销毁由专门的人员进行，销毁过程中需要保证文件的安全和完整性。
四、文件管理责任1. 部门主管对本部门的文件管理负责，要确保文件的及时发放、存档、查阅和归档等工作。
2. 办公室管理员负责文件的整理、发放和归档等工作，要保证文件的安全和完整。
3. 所有员工都要严格遵守文件管理规定，保护文件的安全和机密性，不得泄露文件内容。
五、文件管理制度执行1. 全单位各部门要认真学习和执行本文件管理制度，做好文件的发放和管理工作。
2. 定期开展文件管理制度的培训和检查工作，提高员工对文件管理制度的认识和执行力度。
3. 对违反文件管理制度的员工进行相应的管理和惩罚，确保文件管理制度的有效执行。
六、附则本制度由办公室管理员负责解释，如有需要，可根据实际情况进行修订。
公司文件管理制度范文(3篇)
公司文件管理制度范文第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。
由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。
企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。
第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
国家文件管理制度
国家文件管理制度第一章总则第一条为了加强国家文件管理，推动政府工作科学决策，保障国家安全，维护社会稳定，根据《政府文件管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条国家文件是指由国家机关或国家机关工作人员制发的关于国家事务的书面文件，包括政府文件、会议纪要、报告材料等。
国家文件管理是指对国家文件的制发、传阅、备案、存档、销毁等工作进行规范管理。
第三条国家文件管理应当遵循公开、透明、便民原则，保障国家机关工作人员和社会公众的知情权和知识辨别权。
第四条国家文件管理应当与信息化建设相结合，采用电子文件管理系统，提高管理效率和服务水平。
第五条国家文件管理应当加强监督检查，确保制度执行落实到位，有效维护国家文件的安全和完整。
第二章文件的制发第六条国家文件应当按照法律法规和规范性文件的规定，确定制发的主体、程序和内容，确保文件的合法性和科学性。
第七条政府文件应当由国务院办公厅、各部委办公厅或授权单位统一起草，经相关部门审核批准后，报国务院或各部委领导审定签发。
第八条会议纪要、报告材料等文件应当由会议召集人或报告人起草，经会议审议通过后，报领导审定签发。
第九条文件制发过程中，应当保障决策的正当性和程序的严谨性，避免出现违法违纪和失实虚假的情况。
第十条政府文件应当慎重明确文号、日期、标题、正文、签章等内容，确保文件的正式性和权威性。
第三章文件的传阅第十一条国家文件的传阅应当根据文件的性质和内容，确定传阅范围和密级等要求，确保传阅的合理性和安全性。
第十二条政府文件的传阅应当按照上行下达、平级传递、交叉审阅等方式进行，避免传阅渠道的混乱和泄密风险。
第十三条会议纪要、报告材料等文件的传阅应当由文件的主要承办单位负责组织和确认，保障传阅的及时性和顺畅性。
第十四条文件的传阅应当注意保护文件的机密性和私密性，避免泄露国家机密和个人隐私。
第十五条文件的传阅过程中，如发现传阅范围有误或遗漏等情况，应当及时纠正并报告上级主管部门。
第四章文件的备案第十六条国家文件的备案应当按照文件的重要性和历史意义，确定备案的方式和时限，确保备案的全面性和规范性。
文件管理制度依据
文件管理制度依据第一章绪论第一条为了规范和加强文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件的完整性和安全性，保证文件利用的合理性，制定本制度。
第二条文件管理制度适用于本单位所有部门、人员，包括编写、审批、签发、传阅等全部文件管理工作。
第三条文件管理应遵循便于查阅、利于保存、便于利用、重视安全等原则。
第四条文件分密级别管理，文件由领导审批制定，必须签字盖章方为生效。
第五条文件归档周期根据文件内容的特点和保管需求不同而不同，原则上为永久保存。
第六条文件管理应重视信息化建设，促进信息资源的共享和利用。
第七条文件管理应与其他制度相互衔接，相互支持。
第八条文件管理制度由信息化部门负责起草，并报领导批准实施。
第二章文件的编写第九条文件的编写应明确文件的标题、主题、目的、内容、依据、责任者等要素，避免模糊、不明确。
第十条文件应根据需要确定文件的密级，严格按照密级标准执行。
第十一条文件应规范使用文字，避免使用夸张、虚假、不当的措辞。
第十二条文件应注意排版规范，书写清晰，格式整齐。
第十三条文件应注意版面设计，合理安排文字和图表的位置，方便阅读理解。
第十四条文件应审慎选择附件，确保附件的真实性和合法性。
第十五条文件的编写应遵循文件编写规范，确保文件的权威性和可信度。
第十六条文件编写人员应具备专业知识和技能，责任心强，工作细致。
第十七条文件编写人员应审慎对待文件编写工作，严格按照规定程序进行。
第十八条文件编写人员应及时完成文件编写工作，确保文件的及时性和有效性。
第十九条文件编写人员应对文件的内容负责，确保文件的准确性和完整性。
第二十条文件编写人员应保守文件的机密性，不得泄露文件内容。
第三章文件的审批第二十一条文件的审批应根据文件的性质和重要性确定审批程序。
第二十二条文件的审批应由相关领导或授权人员完成，必须签字盖章。
第二十三条文件的审批应认真审核文件内容，确保符合规定标准。
第二十四条文件的审批人员应严格按照规定程序进行，不得擅自变更内容。
什么是文件管理制度
什么是文件管理制度一、文件管理制度的基本概念文件管理制度是组织机构为了规范、规定和保护文件的生成、利用、传递、保存的管理规范和制度体系。
文件管理制度是结合组织机构实际情况、发展阶段以及具体需求而建立的，以保障文件的合法性、完整性、准确性、及时性和安全性为前提。
1. 文件管理的基本概念文件管理是对文件的生成、利用、传递、保存等过程进行规划、组织和监督的活动，是组织机构为了实现信息资源的科学、有效和安全管理而开展的一项重要工作。
2. 文件管理制度的基本概念文件管理制度是组织机构为了规范、规定和保护文件的生成、利用、传递、保存的管理规范和制度体系。
文件管理制度是组织机构内部为了规范文件管理工作而建立的制度。
二、文件管理制度的主要内容文件管理制度主要包括档案管理制度、文件保管制度、文件流转制度、文件安全管理制度等。
1. 档案管理制度档案管理制度是组织机构对档案管理工作进行规范、制度化管理的规章制度。
档案管理制度包括档案的建立、整理、归档、检索等方面的规定，以确保档案的合法、准确、及时和完整。
2. 文件保管制度文件保管制度是组织机构对文件保管工作进行规范、制度化管理的规章制度。
文件保管制度包括文件的存放、保管、借阅等方面的规定，以确保文件的安全性和可追溯性。
3. 文件流转制度文件流转制度是组织机构对文件流转过程进行规范、制度化管理的规章制度。
文件流转制度包括文件的传递、审批、签发等方面的规定，以确保文件的及时性和流转效率。
4. 文件安全管理制度文件安全管理制度是组织机构对文件安全管理工作进行规范、制度化管理的规章制度。
文件安全管理制度包括文件的保密、备份、销毁等方面的规定，以确保文件的安全性和保密性。
三、文件管理制度的重要性文件管理制度的建立和实施对于组织机构的管理和运营具有重要意义。
文件管理制度能够提高组织机构的工作效率，提升信息资源的价值，保障组织机构的合法权益，防止文件的丢失和泄露，确保文件的可追溯性和保全性。
公司文件控制管理制度（通用12篇）
公司文件控制管理制度公司文件控制管理制度公司文件控制管理制度（通用12篇）在生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
到底应如何拟定制度呢？以下是小编精心整理的公司文件控制管理制度（通用12篇），仅供参考，大家一起来看看吧。
公司文件控制管理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度(范本5篇)文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了增强办公室办理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际景象，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责，简化管理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作，保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系，为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达种种指令，实时做出整理，当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作，完成上级交接的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的关键组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的，档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理，并对文书管理制度做以下划定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
制度文件管理规定
制度文件管理规定一、背景与目的随着企业规模的不断扩大，制度文件的数量与重要性也随之增加。
为了保持企业的正常运作和规范管理，需要建立一套科学严密的制度文件管理规定。
二、适用范围本制度适用于公司内的所有制度文件的管理，并且需要得到所有员工的共同遵守。
三、制度文件的定义1.制度文件是指公司制定的规范组织和管理职能的文件，包括但不限于规章制度、操作流程、工作指引等。
2.制度文件可以分为基础制度文件和部门制度文件两类。
a.基础制度文件是适用于全公司的通用规范，比如《员工手册》。
b.部门制度文件是适用于其中一个具体部门的规范，例如各个部门的操作流程。
四、制度文件的制定1.制定制度文件的主体为公司的管理层，制度的司局与制定需要符合公司整体战略目标。
2.制定制度文件需要听取各部门的意见，形成一个共识。
3.制定制度文件需要注重权威性与可执行性，以确保制度的有效实施。
五、制度文件的发放与实施1.制度文件的发放需要通过内部通告、邮件、现场培训等方式进行，并且需要确保每一个员工都已经收到了制度文件的相关信息。
2.制度文件的实施需要通过内部考核、监督和培训等方式进行，以确保员工能够按照制度文件要求进行工作。
六、制度文件的修改与废止1.制度文件需要根据实际需要进行定期修订与完善，以保持与公司运营的紧密结合。
2.制度文件的修改需要通过公司内部程序进行，包括征求各部门意见、经过管理层审批等。
3.制度文件的废止需要通过相应程序进行，废止后，需要通知相关部门并进行相应记录。
七、制度文件的存档与保管1.制度文件需要进行存档，以备日后需要查询和管理之用。
2.存档的形式可以为电子版和纸质版，但需要确保文件的内容的完整性和准确性。
3.存档的责任人为公司相关部门的负责人，需要确保制度文件存档的及时性和安全性。
八、违反制度文件的处理1.对于故意违反制度文件的员工，公司将根据具体情况进行相应处罚，包括但不限于警告、记过、降职、开除等。
2.对于无意违反制度文件的员工，公司将进行相应的教育和培训，以避免再次出现类似情况的发生。
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文件材料整理归档制度 一、收集归档范围 本单位在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本单位关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一) 本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 (二) 上级文件材料 1、上级(包括各部门及派驻本单位的调查组、检查组、工作组，下同)有关本单位、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本单位、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 3、上级发给本单位的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 4、上级报刊刊载有关本单位、本地区情况的文章。 (三) 同级文件材料 1、有关单位与本单位联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。 2、有关单位与本单位签订的合同、合约、协议。 3、有关单位与本单位涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四) 下级文件材料 1、年、季度工作总结、重要的专题工作总结。 2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，重要的请示、法规性的备案文件。 3、重要的名册、登记表。 4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数 文书档案、会计档案、科技档案均一份，作存档用，需汇编的材料数量增加一份。 三、归档时间和方法 (1) 凡需打印的文件，打印好后由专人收集，交文书档案员归档。 (2) 凡各部门收、发的文件，由各部门的有关人员收集，交由综合档案室归档。 (3) 一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门指定的有关人员，将该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。 (4) 外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。 (5) 年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。 (6) 每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求 (1) 应归档的文件、材料应由各部门专人收集全齐。 (2) 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。 (3) 归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，文件没有标明日期的要标上日期。 (4) 归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。 (5) 归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。 (6) 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案管理制度 1、各股室应对有关的资料、文件注册，年终要认真清查整理，分类归档，并及时移交档案室保管。 2、档案一律妥善保管，做到存放有序，查找方便，严格执行安全、保密制度。 3、档案一律不准外借，特殊情况，需要借阅文件的，经领导批准后，按档案借阅制度规定借阅。 4、查阅档案时，不准在卷宗上添加或做各种标记符号，不得抽换、删改、涂写、拆卷。 5、档案的销毁，按有关规定，报经上级批准方可进行，并要有专人监销，作好销毁记录。
档案鉴定制度 １、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。 ２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。 ３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。 ４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。 ５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。 ６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。 档案借阅管理制度 为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度： 1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。 2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。 3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。 4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不得在查阅档案上划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。 5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。 6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。 7、借阅技术资料、图纸，必须经档案管理人员查找，任何借阅人员不得擅自入内。
档案保密管理制度 1、档案是党和国家的重要机密，管理人员必须提高警惕，杜绝泄密和失密现象的发生。 2、非档案人员不得随便进入档案室，更不能随便翻阅档案。 3、档案不能带回家阅读，不准自私复制，不准带至公共场所。 4、档案一般不外借，对外单位人员来查阅档案时，须持有单位介绍信方可接待。 5、档案工作人员要增强保密观念，严守保密制度和保密纪律。不该说和不该做的坚决不说不做。 6、经常检查档案存放的情况，发现问题及时汇报。 7、取放档案要轻拿轻放，防止揉搓、挤塞或撕破档案。 8、档案室内要存防火、防光、防盗、防潮、防鼠、防蛀、防强光等措施。 9、对调档人员要强调注意事项，不准在档案上圈、点、涂、划、折、抽等现象。 10、凡本办公室工作人员需要调阅档案，要说明调阅理由，借时登记，退还注销。 11、外单位查阅档案凭单位介绍信，经办公室领导同意方可办理借阅登记手续。 12、调阅利用机密以上档案，需经分管领导批准，并在指定范围内阅档，不得翻印、复制和摘抄。 13、对调阅档案人员抄录的材料要进行核对，未经同意不得摘抄绝密和重要机密文件中的内容。 14、借出档案归还时应当面清点，如有缺损、损失立即追查，档案要经常核对，及时收回。 15、档案室要把档案统计工作纳入档案工作细则之中，对接收、移交、销毁的档案要及时登记和统计，并按规定填写统计表。 16、档案统计工作做到目的明确，数据真实准确，有始有终，从不间断。 17、运用科学的标准和方法，收集、整理、分析统计资料，寻求提高档案管理水平的具体方法。 18、做好档案数量、鉴定情况、利用情况等各项内容的统计，注意积累，为制定计划和检查工作以及总结经验教训提供准确的统计资料。
档案复制制度 1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料须经所档案员和分管档案工作的所领导审批后方可复制。 2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经主管领导同意方可复制。 3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度 １、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。 ２、统计作用：档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。 ３、统计内容：对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。 ４、统计任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。 ５、统计对象：对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。 ６、统计方法：档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。 ７、按期统计：平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。 ８、专人统计：配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度 １、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。 ２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。 ３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。 ４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。 ５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。 ６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。 ７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度 １、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。