文件管理制度82577
文件管理制度优秀5篇
文件管理制度优秀5篇文件管理制度篇一一、编制目的为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件，均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封，及时分送。
综合办公室文件收发每天不少于一次，对需送阅的文件应登记后及时送阅。
时效性较强的会议通知和文件等，应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办，并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件，由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。
如需复印、打印的文件，则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件，先由各职能部门自行拟稿，经部门负责人审稿，交办公室负责人核稿，再交分管副总经理审核，最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后，办公室专门人员应及时编好文号，确定印制份数，并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。
同时，留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发，送综合办公室邮寄。
机密和挂号文件在封发时需注明，由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序1.文件轮阅由办公室专人负责。
各部门轮阅文件一般不超过两天。
因故不能及时轮阅的，应将文件送回，待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。
确因工作需要借阅的，应经办公室负责人同意，办理有关登记手续，借阅时间一般不超过五天，复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕，办公室专门人员应及时收集、整理，分类存查，并按规定立卷归档。
六、其他1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
文件管理制度篇二1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。
文件管理制度2023年版
文件管理制度
文件管理制度是指一个组织或机构在日常工作中对文件进行管理的规定和程序。
文件管理制度的目的是确保文件的安全、有效和便捷的管理，以便组织和机构能够快速地查找、访问、使用和保护文件。
1. 文件分类：将文件按照一定的规则和标准进行分类，可以按照文件的性质、用途、形式等分类。
2. 文件命名规范：制定文件命名规范，确保文件命名规范和一致，以便于快速查找和辨识。
3. 文件存放位置：确定文件的存放位置，可以采用电子文档管理系统或实体文件柜等方式进行存放。
4. 文件归档和销毁：制定文件归档和销毁的规定，包括文件的归档时间、归档方式和销毁周期等。
5. 文件查阅和访问权限：确定文件查阅和访问的权限和流程，包括谁有权查阅文件、如何申请查阅文件以及查阅文件的时间和地点等。
6. 文件备份和恢复：制定文件备份和恢复的规定，确保文件的安全备份和及时恢复，以防止文件丢失或损坏。
7. 文件传递和传输：规定文件的传递和传输方式，包括电子邮件、、快递等，以确保文件的及时传递和传输的安全性。
8. 文件保密和权限控制：确定文件保密的级别和权限控制的规定，以保护机构的机密文件和敏感信息。
9. 文件管理责任：明确文件管理的责任和义务，包括文件管理员的职责、文件审核和监督的机制等。
文件管理制度的规定和执行可以帮助组织和机构提高工作效率，加强信息的管理和保护，并确保文件的合规性及法律合规性。
文件管理制度标准版范文
文件管理制度标准版范文文件管理制度标准版第一章总则第一条文件管理制度是指组织机构为规范文件的生成、传递、利用、保存和销毁，保障文件独立性、完整性、可追溯性和安全性，提高文件资源的利用效率，制定的一系列规章制度。
本制度的编制目的是为了加强对文件的管理，提高行政效能，规范工作流程，确保文件的安全性和有效性。
第二条文件管理制度适用于组织机构内文件的整理、利用、归档、借阅、会议记录等各个环节，同时也适用于组织机构内电子文件的管理。
第三条文件管理制度的基本原则是依法、规范、科学和便利。
第四条文件管理制度的主要任务是建立健全文件管理制度，规范文件管理工作，加强对文件的保管与使用，提高办公效率。
第五条文件管理制度的内容包括文件的生成、传递、利用、保存和销毁等各个环节的规定。
第六条组织机构内部负责文件管理的部门为文件管理部门，负责制定和解释文件管理制度，指导和监督文件管理工作。
第二章文件的生成第七条文件的生成是指组织机构内部根据工作需要，依法依规生成的各类文件。
第八条文件的生成应当遵循以下原则：（一）真实性原则：文件应当真实反映事实，不得作虚假陈述。
（二）准确性原则：文件应当准确无误，不得含有错误或误导内容。
（三）完整性原则：文件应当完整，不得有遗漏或其他不完整现象。
（四）时效性原则：文件应当及时生成，不得拖延或错过办理时限。
（五）保密性原则：文件应当根据机密等级进行保密处理，不得泄露机密内容。
第九条文件的生成应当按照一定的流程进行，流程包括拟稿、审核、批准、印发等环节。
第十条文件的拟稿应当由相关人员按照规定的格式进行拟写，包括文件的标题、正文、附件等。
第十一条文件的审核应当由相关人员对拟稿的文件进行审查，确保文件的准确性、规范性和合法性。
第十二条文件的批准应当由相关领导人对审核通过的文件进行批准，确保文件的权威性和有效性。
第十三条文件的印发应当通过文件管理系统进行，包括电子文件的归档和打印出具。
第三章文件的传递第十四条文件的传递是指组织机构内部将文件交给相关人员进行处理和办理的过程。
文件管理制度十篇
文件管理制度十篇文件管理制度篇11.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限3.13归档时间：（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。
文件管理制度规章
文件管理制度规章第一章总则第一条为规范公司的文件管理工作，提高工作效率，保护公司的信息资产，特制订本制度。
第二条本制度适用于公司内的所有文件管理工作。
第三条文件管理应当遵循“规范管理、科学分类、便于查询、安全保密”的原则。
第四条公司文件包括纸质文件和电子文件，均应当严格管理并加以保护。
第五条公司的所有员工都应当严格遵守本制度和文件管理规定，做好文件管理工作。
第六条公司文件的管理工作应当由专人负责，设立文件管理部门，并制定文件管理工作规则。
第七条公司文件应当依据保密等级划分为一般文件、重要文件和机密文件，并采取不同的管理措施。
第八条公司文件的流转应当明确流转的范围和目的，并由经办人进行签名确认。
第九条对于机密文件的流转必须采取专门的安全通道和授权人员，保证信息的安全性。
第十条公司文件管理应当有专门的文件档案库，并建立完善的档案管理制度。
第二章文件的创建和登记第十一条公司文件应当按照规定的格式和要求进行创建，确保文件的合法合规。
第十二条公司文件应当明确文件的标题、编号、责任人员、文件形式等信息，并进行登记备案。
第十三条对于重要文件和机密文件，必须进行登记备案，并由相关领导审批确认。
第十四条文件登记备案应当实现信息化管理，确保文件的安全性和可追溯性。
第十五条公司文件应当规范使用公章和签章，并签署负责人员的姓名和日期。
第十六条对于公司文件的修改和变更，必须进行登记备案，并报相关领导审批确认。
第三章文件的归档和保管第十七条正式文件的归档应当按照文件保管期限进行分类归档，确保文件档案的完整性。
第十八条档案室应当设立专门的保管人员，并对文件进行定期的整理和清点。
第十九条对于机密文件和重要文件，必须进行加密和备份处理，并设置特殊的文件保管区域。
第二十条对于电子文件的备份和存储，必须进行定期的备份和归档，并建立完善的数据恢复机制。
第二十一条对于过期的文件，应当按照规定的流程进行销毁处理，并进行登记备案。
第四章文件的查询和利用第二十二条公司文件的查询和利用应当遵循“实名制、审批制”的原则，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度在生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。
相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编帮大家整理的文件管理制度，欢迎阅读与收藏。
文件管理制度1一、收文处理每次收文之后，首先要与发文通知单对照检查，看所收文件是否与通知单上所印文件种类、数量相同，如有不符，应及时向发文机关查询。
二、发文处理(一)发文范围。
文件的发放，要严格按文件特定的发放范围和份数发放。
主干线文件的发放范围是市委常委、市政府、市人大、市政协、市纪检委、市委各部办委、各党委。
上级文件的发放范围，主要是市人大、市政府、市政协、市纪检委。
(二)发文程序。
凡经市委办公室下发的'文件，都由通信员亲自送到各单位。
三、文件日常管理文件登记、分发、传阅后，要实行归类管理。
要留出三份文件存档。
剩余文件存入柜内，以备查用；领导阅后文件要通过筛选，留有批示文件，其余销毁。
四、文件的清缴与销毁文件清缴一年两次。
上半年的文件在七月中旬清缴，下半年的文件在下一年的二月中旬清缴，清缴期为十至十五天。
每次清缴文件时要下发文件清缴单。
文件的销毁一年两次，上半年、下半年各一次。
每次清缴文件结束后，对需销毁的文件，用专车专人送到指定地点销毁。
五、文件借阅(一)借阅文件要认真登记。
(二)绝密级文件，仅在阅文室借阅。
未经主管领导批准，不准将文件带出阅文室。
(三)文件借阅后三日内要追回。
文件管理制度21、目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
文件的管理制度
文件的管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，规范文件管理行为，保障文件的完整、准确和安全，树立科学、规范的文件管理理念，建立健全的文件管理制度，保障文件管理工作的正常开展。
第二条文件管理制度适用于全单位各部门的文件管理工作。
包括编制、传递、利用、保存、销毁等环节的管理和监督。
第三条文件管理应坚持以信息公开为原则，做到公开透明、信息共享，依法公开和主动公开文明办公行为。
第四条文件管理应遵循便民、高效、便捷的原则，遵循电子化、网络化、信息化的管理要求。
第五条文件管理应做到集约、高效，保护环境、节约资源。
第六条文件管理应遵循保密要求，确保文件安全和机密。
第二章文件的编制第七条编制文件应有明确的依据和合法合规的审批程序。
第八条编制文件应遵循标准化、规范化的要求，格式清晰、内容明确。
第九条文件的编写要求精炼、准确，语言通俗易懂、文风规范，篇幅适当。
第十条文件的编制要求真实可靠，数据准确，思路清晰。
第十一条文件的编制应遵循密级要求，保密文件需进行保密审批。
第三章文件的传递第十二条文件的传递应有明确的传递方式和流转流程。
第十三条文件的传递时需注明接收人和日期，严格按照流转单的要求办理。
第十四条文件的传递应注意根据紧急程度和重要性，进行及时传递。
第十五条文件的传递应遵守保密要求，保密文件需进行保密传递。
第四章文件的利用第十六条文件的利用应遵循便民的原则，充分发挥文件的价值，服务管理工作。
第十七条文件的利用应遵守保密要求，禁止泄露文件内容。
第十八条文件的利用应遵守法律法规的要求，不得用于违法违规的行为。
第十九条文件的利用应建立健全的利用制度和管理机制，对文件的利用进行规范化管理。
第五章文件的保存第二十条文件的保存应有明确的保存期限，根据文件类型和内容合理确定保存期限。
第二十一条文件的保存应按照文件的密级要求进行保存，保密文件需按照保密要求保存。
第二十二条文件的保存应采用适当的保存方式和存储设施，确保文件的完整性和安全性。
(完整版)文件管理制度
完整版)文件管理制度一、引言本文件旨在规范和管理组织内部的文件管理，确保文件的安全、可靠和高效的使用。
文件管理是组织运作的重要组成部分，对于组织的顺利运行和发展具有重要意义。
二、文件管理的基本原则1.保密性。
确保文件的机密性，防止未经授权的人员获取敏感信息。
1.保密性。
确保文件的机密性，防止未经授权的人员获取敏感信息。
1.保密性。
确保文件的机密性，防止未经授权的人员获取敏感信息。
2.完整性。
确保文件的内容完整无误，防止意外或故意篡改。
2.完整性。
确保文件的内容完整无误，防止意外或故意篡改。
2.完整性。
确保文件的内容完整无误，防止意外或故意篡改。
3.可用性。
使文件易于访问和使用，提高工作效率。
3.可用性。
使文件易于访问和使用，提高工作效率。
3.可用性。
使文件易于访问和使用，提高工作效率。
三、文件分类与命名规范1.分类。
所有文件应按照其性质、用途和重要性进行分类，便于管理和检索。
1.分类。
所有文件应按照其性质、用途和重要性进行分类，便于管理和检索。
1.分类。
所有文件应按照其性质、用途和重要性进行分类，便于管理和检索。
2.命名规范。
文件的命名应简洁明确，具有一定的描述性，方便识别和查找。
2.命名规范。
文件的命名应简洁明确，具有一定的描述性，方便识别和查找。
2.命名规范。
文件的命名应简洁明确，具有一定的描述性，方便识别和查找。
四、文件的存储与保管1.电子存储。
对于电子文件，应使用安全可靠的电子存储设备，并定期进行备份和恢复测试。
1.电子存储。
对于电子文件，应使用安全可靠的电子存储设备，并定期进行备份和恢复测试。
1.电子存储。
对于电子文件，应使用安全可靠的电子存储设备，并定期进行备份和恢复测试。
2.纸质存储。
对于纸质文件，应按照统一的编号和分类编制文档目录，并配备符合标准的文件柜和保险箱。
2.纸质存储。
对于纸质文件，应按照统一的编号和分类编制文档目录，并配备符合标准的文件柜和保险箱。
2.纸质存储。
对于纸质文件，应按照统一的编号和分类编制文档目录，并配备符合标准的文件柜和保险箱。
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文件管理制度1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。
3.相关职责3.1人事行政部3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的宣导与实施。
3.2 其它各部门3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程3.2.2负责按本制度规定执行4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。
5．参考资料无6．程序6.1公司文件的种类及范围6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
6.2.1各类公司文件使用范围：6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。
6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。
6.2公司文件的处理6.2.1公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。
公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。
公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。
6.2.2公司文件处理的定义及原则6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。
公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
所谓受控文件就是指有效文件。
有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
6.2.3公司公文的分类及操作6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。
6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。
6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。
即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。
6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分：a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。
b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。
c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。
d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。
下述为一般分类规则：e)公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。
f)技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。
g)管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。
但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。
6.2.4.1对文件的处理权限的规定：a)对于被列为公司“绝密”类文件，下发对向为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。
其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。
b)对于被列为公司“秘密”类文件，下发对向为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。
6.2.5公司紧急文件的规定与操作6.2.6公司文件的眉头及编号规则6.2.6.1为保证公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一设置公司制度文档文号的眉头和编号规则：a)眉头如下：b）编号规则：YMLR:公司范围内文件GS：编制部门（相关代号见下表）GM：文件性质001：文件流水编号c)相关编号标准如下：d）版次规则：文件第1次修订发文基本定版为“A”依次类推第2次为“B”…那么依次顺延，进行修订、修改可用数字进行后缀。
例如：A版某文件修订一次那么该文件版次为“A/1”，如果修订、修改2次则为“A/2”以此类推。
e）页码规则：页码显示格式为“1/X”前数字代表该页在本文件中的页数，后数字代表该文件的总页数，例如：某文件一共5页那么该文件的第1页的页码反应应该为“1/5”。
f）保密等级、紧急程度：根据文件在公司的保密程度以及使用的紧急情况按照前文规定标注于文件页面（加盖相应墨章）。
6.2.6.2发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；若营销中心各部门拟订“营销”；若生产中心拟订“生产”。
6.2.6.3内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。
6.2.6.4文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。
6.2.6.5文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。
6.2.7联合发文6.2.7.1联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。
如“技术部”发文，但文件相关内容涉及到“计划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。
6.2.7.2需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总经理后方可发文，否则不得发文。
6.2.8文件下发6.2.8.1公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。
▲部门初审■联合部门审议（只针对需联合下发的文件）★上级主管复审/决审●总经理决审6.2.8.2公司规章制度等类文件的下发，涉及到员工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等。
需总经理批准同意后，方可成文下发。
6.2.8.3新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
6.2.8.4涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过人事行政部培训组审核通过后方可下发文件。
6.2.8.5文件编制具体流程参见《公司文件编制流程》附件二。
a) 一般事务性文件的编制，应事先向相关领导提出口头申请。
b）公司对外文件由人事行政部提向总经理出口头申请。
c）保密文件及绝密文件由相关主导部门负责人向总经理提出书面申请。
6.2.8.6申请通过后由相关部门草拟初稿。
6.2.8.7初稿形成后由人事行政部进行初审。
6.2.8.8人事行政部审核完毕的草案根据文件类型组织会审核准。
6.2.9文件的下发及签收6.2.9.1文件的下发流程参见《内部发文处理流程》附件三。
6.2.9.2行政文控文员对核准之定稿进行校对、（盖章、装订）登记。
6.2.9.3行政文控文员根据发文部门提供的《受文部门清单》按部门份数复印文件并做好相关记录。
6.2.9.4文控文员将文件发放至各受文部门并于《发文登记表》（附件四）做好记录。
6.2.9.5部门文件管理人员签收并于《收文登记表》（附件五）做好记录。
6.2.9.6受文部门对文件内容进行贯宣或传阅。
6.2.9.7受文部门对文件进行归档并监督执行、落实情况。
6.2.9.8公司所有下发的文件，必须办理签收手续。
由人事行政部提供《发文登记表》附件四，交相关部门收文人员签收。
6.2.10文件的宣贯6.2.10.1公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴。
6.2.10.2对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。
具体培训方式以人事行政部要求为准。
6.2.10.3对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。
6.2.10.4人事行政部，应按照公司文件的受文范围要求，针对受文范围员工组织培训。
具体方式以人事行政部要求为准。
6.2.10.5文件张贴的时间限制a)公告：需公司内部张贴1周；b)通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。
c)通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要求。
d)制度：以复印件形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；秘密级以上文件的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。
6.3文件的保管与存档6.3.1文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。
6.3.2对于有效期内的文件，须按“发文部门—机密程度--文件编号”进行有序存档管理。
如公司发文，文件编号为：YMLR-GS-GM-001，机密程度为：秘密，应分放在机密类文件中，按编号有序排列。
6.3.3公司文件在下发后两周内需进行存档管理6.3.3.1文件管理人员需建立公司在用文件的目录《公司在用文件目录表》附件六，每月15日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的目录进行更新。
6.3.3.2各部门需设立部门所须使用文件的档案柜，按照公司在用文件的目录进行存档管理。
职能部门由部门经理负责指定专人负责存档。
6.3.3.3公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。
6.3.4对于已过时效期限的文件6.3.4.1公司所有下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。
6.3.4.2对于时效过期的文件应按照发文年份-机密程度分类存放一年后销毁。
如特殊文件需长期存放保管，需提交说明至人事行政部文件管理员，由文件管理员负责统一存放。
6.4文件的借阅6.4.1公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。