公司资质证照管理制度
公司资质证书的使用和管理规定
资质证书的使用和管理制度一、证件种类
1公司资质证件：包括且不限于法人营业执照正副本、各类企业资质证书正副本、项目经理证、税务登记证正副本、组织机构代码证正副本、法人代表证、企业审计报告、合同业绩等相关证件原件、复印件及电子版扫描件,以下通称资质证件.
二、证件保管
1企业证件由办公室统一管理,资质证件的年度检审、变更、换证等事务,由办公室负责及时办理.办公室必须建立企业证件登记台帐.记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间.
2严禁任何人擅自拷贝资质证件电子版、复印资质证件,更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖资质证件,违反上述规定者,追究其当事人责任,严肃处理.
三、证件使用
1建立企业证书借用使用登记表.
2资质证书外出参加商务活动时,经公司主要领导授权后借出.
3内部使用：在公司招投标商务活动中需使用资质证件的,须经公司主要领导授权后,由办公室安排专人负责办理.
使用流程：申请使用-领导授权-专人负责.
4外部合作使用：有外部公司及个人要求与我公司合作使用资质证件进行投标商务活动的,由其公司或个人联络本公司一名担保人,请示公司主要领导并得到授权后,填写公司证件使用登记表后,由办公室安排专人负责办理.
使用流程：申请使用-联络担保-领导授权-使用登记-专人负责.
5商务活动中出具的资质证件复印件上,须写明“仅供工程投标活动使用”等相关信息；商务活动中携带印鉴的,无论任何理由,不得在空白纸页上加盖.
6办公室使用的计算机上须设置密码,以防止泄露资料.无论任何理由,不得将资质证件电子扫描件等相关资料上传网络或拷贝给任何公司及个人.
企业证件登记台账
公司证件使用登记表。
证照岗位职责
证照岗位职责一、背景为了规范企业证照管理工作，明确证照岗位的职责，提高证照工作的管理水平和效能，特制定本规章制度。
二、管理标准1. 证照管理流程 1.1. 证照申领：根据业务需要，及时向相关职能部门提出证照申领申请，并提供相关材料。
1.2. 证照审批：证照岗位负责对证照申领申请进行审批，确认申请人符合相应条件后，将申请转交给上级进行审批。
1.3. 证照发放：当申请获得上级审批通过后，证照岗位负责将证照发放给申请人，并记录相关信息。
1.4. 证照使用：申请人在使用证照时，需遵守相关国家法律法规和公司规定，确保证照的合法使用。
1.5. 证照更新：证照岗位负责监控证照有效期，提前通知申请人进行证照更新，并跟进更新流程。
2. 证照档案管理 2.1. 证照收集：证照岗位负责收集、整理、分类企业所有证照信息，建立证照档案。
2.2. 证照存档：证照岗位负责将证照按照规定的流程进行存档，并确保存档的安全性和机密性。
2.3. 证照归档：当证照过期或不再有效时，证照岗位负责将其进行归档，并将归档记录进行分类存储。
3. 证照监督和检查 3.1. 监督：证照岗位应定期对证照使用情况进行监督，及时发现和纠正问题。
3.2. 检查：证照岗位应定期对各职能部门进行证照工作的检查，确保证照工作符合相关法规和公司要求。
4. 证照培训和宣传 4.1. 培训：证照岗位负责组织相关培训，使申请人了解公司的证照管理制度和相关法规，提升证照利用的水平。
4.2. 宣传：证照岗位负责向所有员工宣传证照的重要性和使用原则，提高员工对证照工作的重视程度。
三、考核标准1. 证照申领审批 1.1. 准确性：审批过程中遵循相关流程，审查申请人的资质和所提供材料的准确性。
1.2. 时效性：审批申请的过程不得超过规定的时限。
1.3. 审批记录：审批过程中需详细记录相关信息，包括审批人、审批意见、审批时间等。
2. 证照发放和使用 2.1. 准确性：确保证照发放给符合条件的申请人，避免错误发放。
公司证照使用管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范公司证照的使用和管理，确保公司证照的合法、合规使用，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有证照，包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、进出口经营权证等。
第三条公司证照的使用和管理应当遵循以下原则：（一）合法原则：证照使用必须符合法律法规的规定，不得利用证照从事违法活动。
（二）合规原则：证照使用必须符合公司章程和内部管理规定，不得损害公司利益。
（三）安全原则：证照使用必须确保公司信息安全和商业秘密，防止证照遗失、被盗或被非法使用。
（四）节约原则：证照使用应当合理、节约，避免浪费。
第二章证照保管第四条公司设立证照保管部门，负责公司证照的保管、使用和归档。
第五条证照保管部门应当配备专职或兼职人员，负责证照的日常管理工作。
第六条证照保管部门应当建立证照保管档案，详细记录证照的名称、编号、领取人、领取时间、使用情况等信息。
第七条证照保管部门应当对证照实行分类保管，确保各类证照的完整、安全。
第八条证照保管部门应当定期对证照进行检查，发现证照遗失、损坏等情况，应及时报告公司领导并采取相应措施。
第九条证照保管部门应当对证照进行定期归档，确保证照档案的完整性和可追溯性。
第三章证照使用第十条公司员工因工作需要使用证照时，应当向证照保管部门提出书面申请。
第十一条证照保管部门应当对申请使用证照的员工进行审核，确认其使用目的合法、合规。
第十二条证照使用应当严格按照规定程序办理，不得擅自更改证照内容。
第十三条证照使用过程中，使用人应当妥善保管证照，防止证照遗失、损坏或被非法使用。
第十四条证照使用完毕后，使用人应当及时将证照归还证照保管部门，并办理相关手续。
第十五条证照保管部门应当对证照使用情况进行登记，包括使用人、使用时间、使用目的、归还时间等信息。
第四章证照遗失、损坏及补办第十六条证照遗失或损坏时，使用人应当立即向证照保管部门报告，并填写《证照遗失、损坏报告表》。
公司证照管理制度范文（5篇）
公司证照管理制度范文第一章总则第一条为了规范公司的证照管理工作，提高证照管理水平，确保证照的合法性、准确性和完整性，保障公司的经济利益和合规经营，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工以及与公司有合作关系的供应商、顾客等其他相关方。
第三条公司证照管理部门是本制度的执行主体，负责公司所有证照的申请、办理、管理和保管等工作。
第四条公司所有证照的管理均应遵循法律法规的规定、国家政策的要求以及公司的内部制度，确保证照的真实、准确和有效。
第二章证照的申请与办理第五条公司员工在办理相关证照时，应提供真实、准确的材料，并按照公司的规定提交申请。
第六条公司证照管理部门应根据公司的需求和操作指引，对员工的证照申请进行审核，并按照程序办理。
第七条证照申请通过后，公司证照管理部门应及时办理相关手续，并确保证照的及时领取。
第八条公司证照管理部门应及时将办理好的证照信息输入公司的证照管理系统，确保证照信息的准确和完整。
第三章证照的保管与更新第九条公司证照管理部门应建立完善的证照保管制度，确保证照的安全和有效。
第十条公司员工在办理相关证照后，应将证照送交公司证照管理部门保管，并妥善保管好相应的证照副本。
第十一条公司证照管理部门应定期对证照进行检查和清点，确保证照的完整性和准确性。
第十二条随着证照的更新换证，公司证照管理部门应及时办理证照的更新手续，并对更新后的证照进行保管。
第四章证照的使用和归还第十三条公司员工在需要使用相关证照时，应提前向公司证照管理部门提交申请，并按照公司的规定使用证照。
第十四条公司证照管理部门应及时审核员工的证照使用申请，并对申请进行记录和跟踪。
第十五条公司员工在使用完毕后，应及时归还证照，并向公司证照管理部门提供相应的归还证明。
第十六条公司证照管理部门应及时收回归还的证照，并妥善保管。
第五章证照的注销和报废第十七条当公司的证照已经过期、无效、被撤销或不再需要使用时，公司证照管理部门应及时办理证照的注销手续。
印章资质管理制度
印章资质管理制度第一条目的为使公司印章与资质证照管理规范、有序，保证使用的合法性、严肃性和权威性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。
第二条适用范围本制度适用于公司全体员工。
（一）公司印章包括公章、合同专用章、法人代表人私章。
（二）企业资质证照指公司营业执照、银行开户许可证、食品流通许可证、食品生产许可证、商品条码证书等各种资质证件。
第三条职责（一）公司综合管理中心是印章及资质证照的管理、监督部门。
（二）公司综合管理中心行政部具体负责印章及资质证照日常的保管、使用、借用、回收、年检和变更等具体工作。
（三）印章、资质证照应保管在有一定安全措施的保险柜或铁柜内。
对于不按规定保管印章及资质证件并造成不良后果的，由行政部保管人负责。
（四）保管人必须妥善保管印章及资质原件，如有遗失或损坏，必须迅速向综合管理中心负责人和总经理汇报，并依法公告作废、按本办法的规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章，及向资质证件管理机构申请办理新的资质证件。
（五）任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
（六）印章和资质证件应在被授权持有、保管的部门内使用，一般不得携带外出使用。
若特殊情况需将印章带出，须填写《借用印章与资质申请表》（附件3），说明携带外出使用事项，经被授权持有、保管的部门负责人批准，携带人应确保印章和资质证照安全。
（七）违反本制度的规定，给公司造成经济损失或不良社会影响者，由公司对违纪者予以处分，造成严重损失或情节严重的，将解除劳动合同并追究其法律责任。
（八）印章及资质证照指定专人负责保管，保管人员调动或临时变更保管人，应办理印证交接手续，交接记录存档。
第四条印章、资质的使用（一）印章使用范围：1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章。
2.凡属合同类的用合同专用章。
（二）印章、资质的使用原则1.所有盖印必须清晰、端正、规范。
印章严格按审定的使用范围及管理权限使用，不得超出业务范围或违反业务操作程序随意使用，以确保印章的权威性与严肃性。
公司印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理办法
公司印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理办法第一章总则第一条为规范公司印章、证照、介绍信、法人（总经理）授权委托书的管理，降低经营风险，减少、避免经济纠纷，特制定本办法。
第二条本办法所指印章管理包括对公司行政公章、党总支印章、工会印章、总经理印章、公司合同专用章、公司财务专用章、财务专用的总经理印鉴、项目部印章的管理。
第三条本办法所指证照包括公司营业执照、资质证书、企业法定代表人证明书、组织机构代码证、法定代表人身份证（复印件）、施工资质证书、安全生产许可证，“三标”管理体系证书、房产证、土地证、税务登记证、信用等级证书、开户许可证及由公司出资取得和工作需要获得的个人资质证照等。
第四条印章、证照、介绍信、法人（总经理）授权委托书须由专人保管，实行申请、审批、登记使用制度，并做到记录详细、保管妥善、资料须按规立卷归档。
第五条所有使用公司印章、证照、开具介绍信和法人（总经理）授权委托书都必须经公司领导签字同意。
公司领导应在自己分工范围内按程序签署相关请示文书。
第二章印章管理第六条印章启用（一）公司生产经营需要刻制印章的，须填报《启用印章申请表》（附件一），经公司分管领导审核和公司总经理或书记批准。
（二）印章刻制应在公司总经理或书记正式批准后，由办公室专人持介绍信或相关支持文件到当地公安机关指定的刻章单位刻制，并发正式启用通知。
（三）禁止任何部门、项目部或个人未经公司批准刻制和启用以“xx（集团）有限公司xx分公司”为前冠的印章。
（四）严禁公司任何部门将本公司印章交由施工项目部、分包（或协作）施工队伍（或单位）使用。
第七条印章保管（一）公司行政公章、党总支印章、工会印章、法定代表人（总经理）印章由办公室专人保管；其他印章，由总经理指定使用部门保管，使用部门应指定专人负责保管。
印章保管部门均应建立印章保管和使用台帐。
（二）公司印章必须妥善保管，用时取出，用毕存放于安全柜内加锁。
公司印章原则上不得携带外出；部门因公需借章外出，必须提前一天填报《印章借用申请表》（附件二），经部门主管签名、公司分管领导签署意见，总经理或党总支书记批准后，方可携带外出，并及时归。
内控-资质证件管理
内控-资质证件管理第一篇：内控-资质证件管理企业内部控制—资质证件管理一、业务目标1.规范公司资质证件的注册、使用、年检、变更等事项，确保公司注册信息有效、安全。
2.保证系统内资质证件申报材料数据记录真实、完整。
3.资质证件申报、管理、使用过程中，确保各项财务信息的真实准确。
4.资质证件管理、使用符合国家法律、法规的规定。
二、业务风险1.资质证件管理不当，影响公司各项战略目标的实现。
2.公司资质申报材料未经审批或超越授权审批和申报执行不当，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失和企业经营效率低下。
3.申报资料中数据界定不准确，可能导致申报材料中财务报告信息不真实、不完整。
4.公司资质证件申报材料的披露不符合国家法律、法规规定，可能遭受外部处罚，给公司带来经济和信誉损失。
三、业务范围本业务流程主要描述公司与资质证件管理有关的内控制度。
包括岗位职责及授权管理、工商注册及证照管理等流程。
四、业务流程描述 1.岗位职责及授权1.1.公司行政主管部门为本单位各类资质证照、证件的主管部门，全权负责对本单位的资质证照、证件的注册、保管及使用实施管理。
1.2.公司设专门档案室、档案管理人员对各类资质证照、证件实施规范化管理。
2.证照证件的申报及管理2.1.工商注册2.2.工商注册申请（1）新建项目获得审批后，总部战略投资发展部应向总部档案室提交总裁签字的《发展项目审批表》，由总部档案室负责指导公司督办工商注册。
（2）由总部档案室负责与片区联系，确定负责工商注册的经办人。
（3）经办人首先按要求填写《工商注册申请表》，经公司负责人签字批准，报总部档案室备案后，经办人到当地工商局领取工商注册的相关申报材料空白表。
（4）经办人填写申报材料，填写好的申报材料先电子扫描发送到总部档案室审核备案，然后向当地主管的工商局申报。
（5）工商申报材料要求：确保填写内容合法，信息与证据一致，签字是本人实签(不得代签)，数据准确无误；任何申报事项必须填写申请表，经片区领导审批同意；填报内容涉及合资方信息的必须经公司法务部进行审核确认；不得在空白或未经审核的工商申报材料上加盖印章。
工商证照管理制度
工商证照管理制度第一章总则第一条为了规范和加强工商证照管理工作，提高工作效率和管理水平，保障企业合法经营，促进经济发展，根据《中华人民共和国工商业管理条例》等相关法律法规的规定，制定本制度。
第二条工商证照管理制度适用于管理范围内的所有企业，包括个体工商户和公司企业。
第三条工商证照管理制度的目的是规范工商证照的办理、使用和管理，加强对工商证照的监督和检查，维护国家的工商秩序和市场正常秩序。
第四条工商证照管理制度的原则是依法办事、高效运行、公平公正、服务企业。
第五条各级工商行政管理部门应当依法行使职权，认真履行职责，严格执行本制度，做到科学决策、规范操作、狠抓落实，确保工商证照管理工作的顺利开展。
第六条工商证照管理制度应当与企业信用管理制度、市场准入制度等相关制度相衔接，形成一个完整的制度体系，保证各项制度的协同运作。
第二章工商证照的定义和种类第七条工商证照是国家有关机构根据法律规定颁发的、具有法律意义和市场认可的证明文件，用于核实企业依法经营的资质和身份。
第八条工商证照包括但不限于以下种类：（一）企业营业执照：是企业依法设立并取得合法经营资格的证明文件。
（二）税务登记证：是企业依法登记纳税的证明文件。
（三）组织机构代码证：是企业组织机构代码的证明文件。
（四）统计登记证：是企业依法进行统计登记的证明文件。
（五）经营许可证：是企业从事特定行业需要取得的经营资格证明文件。
（六）行业许可证：是企业从事特定行业需要取得的行业资格证明文件。
（七）其他必要的工商证照。
第三章工商证照的办理第九条企业在准备办理工商证照时，应当按照有关法律法规的规定，准备好必要的材料，并按照规定的程序提交到相关部门。
第十条工商行政管理部门应当对企业提交的材料进行审核，并在规定的时间内办理相关证照手续。
第十一条企业在办理工商证照时，应当如实提供相关信息，不得造假或隐瞒重要事实。
第十二条工商行政管理部门在办理工商证照时，应当严格按照法律规定的程序和标准办理，不得越权或徇私舞弊。
公司印章证照管理制度
公司印章证照管理制度一、目的和依据本制度依据相关法律法规、公司章程和公司内部规章制度进行制定。
二、适用范围本制度适用于公司内所有员工的印章、证照管理和使用。
三、印章管理规定1.公司印章种类：（1）公章：用于重要合同、公告、对外文件等正式场合。
（2）财务专用章：用于公司财务相关文件。
（3）行政专用章：用于公司行政管理相关文件。
（4）法定代表人私章：用于法定代表人签署合同、协议等个人意见事项。
（5）个人私章：用于员工日常工作。
2.印章保管：（1）公司印章由指定人员保管，保管人员应妥善保管公司印章并定期清点，确保完好无损。
（2）印章保管人员应将印章放置在安全的地方，保证不被他人非法使用或拿走。
3.印章使用：（1）公司印章的使用必须得到指定人员或上级主管的书面批准。
（2）印章的具体使用范围和权限应明确规定，未经批准不得擅自使用。
（3）在使用公司印章前，必须核对文件内容是否准确，确认后方可使用。
（4）印章使用后，应及时上报相关人员，并记录使用事项。
四、证照管理规定1.证照种类：公司证照包括但不限于以下种类：（1）工商营业执照（2）税务登记证（3）组织机构代码证（5）专业资质证书等2.证照保管：（1）公司证照应委托指定人员保管，保管人员应妥善保管并定期检查证照情况。
（2）证照保管人员应将证照存放在安全的地方，保证不被他人非法使用或篡改。
3.证照使用：（1）证照的使用限于与公司业务相关的事项，未经授权不得私自使用。
（2）证照使用前应仔细核对证照的准确性、有效性，并记录使用事项。
（3）证照的使用应遵守相关法律法规，不得超越证照的使用范围和权限。
五、违规处理对于未经批准、私自使用公司印章或证照的行为，将视情节轻重采取相应的追责措施，包括但不限于口头警告、书面警告、禁止使用印章或证照等，并将情况报告上级主管部门。
六、附则1.公司印章、证照的丢失、损毁或被盗的情况，保管人员应立即报告上级主管部门，并及时向相关部门和单位进行挂失和补办手续。
证照管理制度
证照管理制度第1章总则第1条目的为了强化公司对无形资产的管理，确保公司证件在经营管理活动中安全、有效、合法地使用，特制定本制度。
第2条适用范围本制度适用于公司营业执照、税务登记证、社会保险证、各种荣誉证、车辆登记证、各部门专用证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等）的使用管理。
第3条证件管理原则公司的证件管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”的原则，保证证件管理的效率和安全性。
行政部负责统筹组织、监督检查及协助各子公司、分公司和各部门的证件管理。
第4条管理职责1 .行政部负责公司营业执照、组织机构代码等公司基础证件的办理、保管、使用登记、年审和销毁等工作。
2 .行政部负责由公司统一为员工办理的各种个人证件的保管与使用登记等工作。
3 .财务部负责税务登记证等财务专用证件的办理、保管、年审等工作。
4 .各分公司、子公司及各部门的专用证件需安排本单位专门人员负责管理。
第5条证件的种类第6条证件的办理各种基础证件由行政部和各分子公司专管人员负责办理，各种专业证件由相关专业部办理。
1.证件除正常年检和换证外，凡涉及到变更或注销的必须由公司领导批准后办理。
2证件的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证件过期的，指追究证件管理部门及相关经办人员的责任。
涉及罚款的将由相关责任人承担，其直接领导负连责任。
3 .所有证件办理完毕后，均应到行政部备案再转交档案室按《档案管理制度》进行管理。
4 .证件办理过程中涉及到的费用由办理人员凭相关票据到财务部报销。
第7条证件保管1.行政部应建立公司各种证件的登记台账，记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书债用范围、有效时间、年检时间、变更时间等。
2 .行政部负责公司基础证件及获奖证件的保管、悬挂，各部门和各分公司、各子公司负责本单位专用证件的保管、悬挂。
3 .严禁任何人擅自复印公司证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司任何证件。
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公司资质证照管理制度
一、目的与依据
为了规范公司的资质证照管理，确保公司的合法运营，并向外界展示公司的资质和信誉，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内的所有部门及员工。
三、资质证照的定义与类别
1.资质证照是指公司在国家有关部门申请并获得的、体现公司能力、资格、规模等的相关证书或批文。
2.资质证照的类别包括但不限于以下几种：营业执照、税务登记证、机构代码证、组织机构代码证、安全生产许可证、环保许可证、经营许可证、资质证书等。
四、资质证照的管理流程
1.申请阶段
公司所有部门在需要办理或更新资质证照时，需按照相关程序，准备好所需材料，并填写申请表格。
2.审批阶段
部门负责人在收到部门申请资料后，需按要求进行审核，确保材料的真实性和完整性。
审核通过后，部门负责人将审核意见、申请材料以及申请表格提交给
公司管理层。
管理层将对申请进行综合评估，并做出审批决定。
3.办理阶段
管理层根据审批决定，协助部门负责人与相关部门联络，向有关部门
及时递交申请资料，并按照有关规定缴纳相关费用。
保留申请材料副本以备查验。
4.领取与存档阶段
收到资质证照后，部门负责人及时去有关部门领取，并对证照的信息
进行核对。
领取回来的资质证照应尽快进行存档，存档位置应明确，并做好防火、防水等相关措施。
五、资质证照的使用和展示
1.部门负责人应将公司核发的资质证照复印件分发给相关部门，同时
将原件归档，确保证件的安全。
2.部门负责人必须在办公场所显著位置展示公司的主要资质证照，以
供内外部人员查验。
3.相关部门在参与招标、投标等活动时，应根据要求提交相关资质证
照的复印件。
六、资质证照的更新与注销
1.资质证照的更新，包括但不限于换证、续证等情况。
部门负责人应在证照过期前按照相关规定，准备好申请材料，在规定时间内向相关部门提交申请。
2.部门负责人应定期核对公司的资质证照，如有资质证照过期或已废止的情况，应及时申请注销，并将注销证明提交给有关部门。
七、资质证照的监督与检查
1.公司管理层有权对各部门的资质证照进行监督与检查，确保证照的合规性和真实性。
2.相关部门在年度审计、内部审计等工作中，有权要求部门负责人提供公司的资质证照复印件供查验。
八、违规处理办法
1.对于未按照相关程序申请、办理或更新资质证照的部门或个人，将依据公司内部规章制度进行相应的纪律处分。
2.对于伪造、篡改或使用伪造、过期或已注销的资质证照的部门或个人，将依法追究其法律责任，并视情况给予相应的行政处罚或纪律处分。
九、附则
1.本制度自发布之日起执行。
2.如本制度有任何修改，应经公司管理层审议并及时通知相关部门和员工。
3.本制度的解释权归公司管理层所有。