库存的管理操作手册U8(DOC).doc

目录

一、部门职责： (2)

二、部门岗位划分： (2)

三、系统业务处理流程： (2)

四、部门日常业务系统处理： (3)

1、日常业务类型的界定： (3)

2、普通销售业务日常处理： (3)

3、特殊业务： (8)

4、月末结帐： (10)

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、采购部门向供应商进行订货后，供货商按照约定的日期进行送货；办理相关材料报关、

运输等接货手续；货物送到时，采购人员在采购管理模块录入采购到货单，通知库房人员和质检人员进行入库检验。

2、根据库房实际点收入库材料数量，索要采购发票；对未到达材料，督催供应商发货。

3、如果出现质量问题，负责和供应商的商务协调，进行换货或退货处理。

4、根据约定的付款条款到财务部门请款。

库房管理部门：

1、负责公司日常物料的实物出入库管理。

2、负责公司库存物资的保养和维护。

3、负责公司物资的定期盘点，保证账实一致。

质检部门：

1、按照采购合同约定规格标准，进行入库检验。

2、按照生产的设计标准，进行成品的完工入库检验。

3、按照相关外协加工标准，对外协加工产品进行入库检验。

财务部门：

1、核算原材料出入库成本。

2、核算半成品的加工成本、领用成本。

3、核算外协加工半成品成本，进行挂帐处理。

4、核算最终产成品成本，统计销售毛利情况。

二、部门岗位划分：

库管人员：库存物资的管理和出入库

库房记账人员：对库存出入库单业务进行登账，统计实物结存。

库房主管：进行库存出入库单据审核、月末结帐。

质量检验员：按照采购合同约定规格标准，进行入库检验；按照生产的设计标准，进行成品的完工入库检验；按照相关外协加工标准，对外协加工产品进行入库检验。

三、系统业务处理流程：

1、采购部门在采购管理模块根据采购订单录入采购到货单；

2、到货单录入后，质检部门进行质量检验，检验合格填写质检单。

3、库房管理人员根据到货单和质检单合格实际数量，在库存管理模块依据到货单填制采购

入库单。

4、总调部门填制发货通知单，进行复核确认后，通知库房进行发货。

5、车间完工入库经检验合格后，录入产成品入库单。

6、车间根据算料员计算手工填制材料领用单，到库房进行领料（一式四联，库房、车间、

记账、财务）。

7、根据总调通知进行外协加工半成品的发出和收回。

8、在库存管理系统进行物料的组装、拆卸、调拨、盘点等特殊业务处理。

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

采购入库：采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

材料领用：料出库单是领用材料时所填制的出库单据，当从仓库中领用材料用于生产时，就需要填制材料出库单。

销售出库：销售出库业务的主要凭据，在《库存管理》用于存货出库数量核算。

产品完工入库处理：产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据，产成品在入库时无法确定产品的总成本和单位成本，所以在填制产成品入库单时，只有数量，没有单价和金额。

组装、拆卸：组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程。

盘点业务：为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。

外协加工业务处理：由外单位进行产品中某道工序的加工，支付外协加工厂加工费用的业务。

备品管理：对库存中大量的无成本备用件单独设计的解决方案。

2、库存管理业务日常处理：

✧1）基础档案填加：

⏹存货分类增加：原则2-2-2-2-2

➢按照约定原则增加分类

操作路径：【库存管理】—【初始设置】—【存货分类】

⏹存货档案增加：原则2-2-2-2-2

➢增加注意事项：

操作路径：【库存管理】—【初始设置】—【存货档案】

注明：增加的存货编码、存货代码、存货名称、所属分类、存货属性、计量单位

⏹仓库档案增加：原则2

➢增加内容：

仓库编号：两位数，1开头为公司实际库房，2-4开头为外协加工仓库，5为虚拟仓库仓库名称：

仓库计价方法；先进先出

操作路径：【库存管理】—【初始设置】—【仓库档案】

⏹仓库存货对照：

➢目前为了提高工作效率，减少发出材料库房选择误差。需要进行仓库存货的对照，在系统中进行对照设置。

操作路径：【库存管理】—【初始设置】—【对照表】----【仓库存货对照表】

点击选择，增加相应存货大类到仓库中。

✧2）日常单据处理：

⏹采购入库：【日常业务】－【入库】---【采购入库单】－【生单】－采购订单、采购

到货单

在单据显示状态，单击〖生单〗按钮，系统显示参照单据界面。

可设置过滤条件，点击〖过滤〗按钮后，系统显示符合条件的参照单据。

点击〖选择〗，显示对号则选择当前行；再点击，则取消选择；选择窗口左下方的“显示表体”，则窗口下部显示所选择单据的表体记录，默认为全选，可进行修改。

录入入库日期、入库仓库进行确认生单。

备注：多媒体仓库的部分商品在入库时需要增加产品序列号管理，以便在出库时进行产品跟踪处理。

⏹产成品入库：【日常业务】－【入库】---【产成品入库】

进入产成品入库单单据界面。

按〖增加〗，增加一张新的单据；输入表头仓库，再按表头生产订单号栏目的参照按钮，弹出“选择生产订单和生产的存货”窗口；录入过滤条件，按〖过滤〗显示符合条件的生产订单列表；生产订单号：参照录入、计划员：参照录入、订单日期：录入日期区间、委外供应商：查询委外生产订单，选择委外供应商、生产部门：查询自制生产订单，选择生产部门、货物：参照录入；选择一个生产订单，在父项选择窗口下方带入该生产订单的父项产品，默认全选父项产品，可修改；按〖确定〗，系统将选择的内容带入产成品入库单；按〖保存〗，则保存当前单据；按〖审核〗，则审核当前单据。

⏹其它入库单：【日常业务】－【入库】---【其他入库单】

用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比如盘亏、借入归还、调账等情况。

进入其他入库单单据界面。点击〖增加〗，进入单据录入状态；可以生单的，按〖生单〗进行参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗？”如选择是，则不保存单据退出；否则返回录入界面。保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参