学校档案立卷改革的方法思考
对中等专业学校档案管理的几点思考
作 业 。文 件 立 卷 归 档 后 ， 案工 作 人 档
编 目。这种 机 械 的 手工 抄 写 ， 仅 重 不
员 还 需 对 其 进 行 再 加 工 ，如 调 整 与 影 响 着 档 案 事 业 的 兴 衰 。档 案 管 理 复 性 劳 动 工 作 量 大 、时 间 长 、速 度 专 业 学 校 综 合 改 革 各 部 门都 面 临 着 慢 ， 同时 也 极 大 地 限制 了 档 案 的 处 紧 缩 编 制 的 情 势 下 ，每 个 工 作 人 员 理 速 度 。 样 的管 理 模 式 ， 使 档 案 承 担 的工 作 任 务 越 来 越 多 ，身 兼 数 这 致 管 理 人 员 无 暇顾 及 对 这 些 有 价 值 的 职 ，可 以说 档 案 工 作 仅 是 其 工 作 职
（ ） 集的主要 是纸质档 案 ， 级 等等 。 室 收 各 档案 馆 （ ） 藏声 像 和照 片档 案 室 所 像 档 案 基 本 还 是 空 白。但 是 ， 中等 专
二 、加 强 中等 专 业 学 校 档 案 管
１ 全 制 度 ， 中统 一 管 理 。 ． 健 集 严 格 部 门 档 案 考 核 制 度 ，健 全 制 ， 完整 、 把 系统 地 收 集 整 理 档 案 工
高。
作 现 状 分 析
１ ．档 案 管 理 人 员 素 质 尚 待 提 度 慢 ， 找 准 确 率 低 、 全 率 低 。 查 查
高。
４档 案 材 料 收集 难 度 较 大 。 ． 中等 专 业 学 校 档 案 收 集 方 法 采
３改 革 和 完 善 档 案 管 理 体 制 。 ． 首 先 ， 由学 校 档 案 馆 （ ） 室 负
出 时 间 为借 口 ， 延 此 项 工 作 ， 档 拖 在 案馆 （ ） 一 再催 促 下 才仓促 整 室 的 理 ， 果 收 集 到 的档 案 杂 乱 无 章 ， 结 材
高校档案实体分类法的改革设想
、
高校执行《 高实法》 现状
作为行业标准 ，高实法》的分类思想是把反映ｍ高等学校 《
案的形成规律 、 内容 、 的同一门类档 案的管理性和业务性材 料 的正本分类。这样处理 ， 特点 虽不影响本校的档案管理 ， 但不利于高校
集 中在一起。其分类方案选择 的是年度——问题的分类法 ， 在类 目 档案信息资源共享。 设置上是根据学校档案产生 的领域范畴 ，结合档案记述的 内容性
Ｂ１ 高实法》 的分类 设置 案实体分类法》 以下简称《 （ 高实法》 。笔者结合 自己的工作实践 ， ） 对 Ｃ ４等是按 出版物的物种分类 。而有学校对《
高校 十余年来在部门立卷制的档案管理模式下执行《 高实法》 中ｍ现 有 自己的理解 ， 不按 照它 的二级类 目结构的分类号设置 ， 将 版类
的不 足， 提出自己的观点和建议 ， 与大家共同研究和探讨 。
一
档案 的二级 分类 设定 为 ：综 合——ｃ １ ； ＸＸ× 》 报纸 ） Ｂ １《 报 （ —— Ｃ ２《 Ｂ１ ； 甲学报》 刊物 ） ｃ ｌ ； 乙学报》 刊物 ） （ —— Ｂ ３ 《 （ ——ｃ ４ 《 Ｂｌ ；丙 学报》 刊物 ） —ｃ １ ； 丁学 报》 刊物 ） （ — Ｂ ５《 （ ——ｃ １ Ｂ ６等是 按Ｉ 版物 叶 Ｊ
关键词
目前 ， 大多数高校执行国家教委 １８ ９ ９年制定 的《 普通高等学校 档案指导学校档案 作 ， 学校档案归档工作采取的是部 门
２对《 ． 高实法》 分类类 目理解不一致。 高实法》 《 中推荐的 版类
立卷制度 ， 档案实体分类执行囝家教委 １９ ９ ３年颁布 的《 高等学校档 档案 实 体分 类结 构 是 ： 合 Ｃ １ ； 纸 Ｃ ２ 刊 物 Ｃ Ｉ ； 综 Ｂ １报 ＢＩ ； Ｂ ３ 书稿
谈开展学校档案工作的创新思路8篇
谈开展学校档案工作的创新思路8篇第1篇示例：随着时代的发展，学校档案工作在教育领域中扮演着越来越重要的角色。
学校档案不仅是教育教学的重要依据，同时也是学校管理的重要手段。
开展学校档案工作的创新思路显得尤为重要。
一、建立数字化档案管理系统传统的学校档案管理方式主要依靠纸质档案，管理起来效率低下且易发生丢失、破损等问题。
建立数字化档案管理系统是学校档案工作的重要创新方向。
通过建立数字化档案库，将学生、教师的各类档案信息进行整合、管理和存储，不仅提高了信息的安全性和保密性，也能够实现信息的快速检索和共享。
二、应用人工智能技术随着人工智能技术的不断发展，其在学校档案管理中的应用也变得越来越广泛。
人工智能技术可以通过智能化的学生档案管理系统，实现对学生档案信息的自动化录入、分类和分析，同时还可以根据学生的学习情况和特点，进行智能化的个性化辅导和管理，为学生的发展提供更精准的帮助和指导。
三、建立互联网+档案服务平台互联网+档案服务平台是学校档案工作的又一创新思路。
学校可以通过建立互联网+档案服务平台，实现学生、家长、老师和管理者之间的信息共享和沟通。
学生和家长可以通过平台查询学生的各类档案信息，老师可以通过平台进行教学管理和评估，管理者可以通过平台实时监控学校档案工作的进展情况，从而提高学校档案工作的透明度和效率。
四、加强档案工作的监督与评估为了确保学校档案工作的稳健推进，需要加强对档案工作的监督与评估。
学校可以建立档案工作的考核制度，明确各个环节的责任和任务，并及时对档案工作的进展和效果进行评估和反馈。
可以引入第三方机构进行独立评估，从外部角度评价学校档案工作的质量和效果，为学校提供改进和发展的方向。
开展学校档案工作的创新思路是学校管理的必由之路。
只有不断探索和实践新的管理模式和方法，才能提高学校档案工作的质量和效率，为学生的全面发展提供更好的保障和支持。
希望学校能够积极拥抱变革，不断创新，推动学校档案工作迈上新的台阶。
学校档案立卷归档制度（5篇）
学校档案立卷归档制度1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。
2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。
确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。
3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。
“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。
5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。
6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。
7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。
二、立卷归档范围学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类:1、党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。
2、行政类:主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。
3、教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4、科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料5、产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
关于学校档案信息化建设的思考
关于学校档案信息化建设的思考摘要：学校的档案管理工作是了解学校各项工作的展开情况的重要依据，同时也是记录学校发展历程的重要史料。
随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，学校的档案管理工作也应该适应发展的需要进行创新。
要做好档案管理信息化建设，不但要提高认识、规范标准，更要加强技术支持和人才储备，从而推动学校档案管理信息化建设进程。
关键词：信息化建设；学校档案；模式一、学校进行档案管理信息化建设的必要性1.档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。
随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。
同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时代发展的必须趋势。
随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时代发展的需求。
2.能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。
学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。
因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。
3.使档案管理的工作效率大幅度提高。
学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。
谈立卷改革与文档一体化
立卷改革是新时期档案发展的必然要求 我 国原 有 的档 案立 卷方 法是 建 国以来 从 苏联 档
一 ．
的概 念 ， 消 了案 卷 、 内文 取 卷
件 两级 目录 ， 无需拟 写案卷标
题 等 等。
案工作 中借 鉴而来 的 ， 在特 定的历 史环境 下 ， 种档 这
案实际 工作 中， 不 能 全面推 行 文档 一体 化 管理 ， 却 这 门的业 务， 同一 年度 的文件 中， 把 同一 内容 的文 在 要 里 有技 术 上的 因素 ， 更 多的是立 卷方 法上 的原 因 但 件 组成 一 卷或 几 巷 ，计 算机辅 助 立 卷往往 很 难做 到 ，
首 无 ，原有 的 立 卷方 法 影响 了文档 一 体 化 的生 总 有一 个 文件 组 成一 卷或 几个 内容 不 相 关的 文件 组 成 我 院使 用的档 案 分类法是 实体 分类法 ， 在档 案 归 成一 卷 的情 况 出现 ， 并且 其 中主 观 意识 铰 浓 ， 案卷质 裆 时 ， “ 归档 ， 按 就是要 把 每年 同一 大类相 关 内容 量很 难保 证 ， 为今后 文 件查找 、 用 带来极 大不 便 。 利 在 的文传 组成一 “ 或若干 “ ， 第二年 初对 前一年 归档 时问 方 面，由于要 把 文件 分 类按 年 度 归档 ， 易 卷” 卷” 在 容
调， 这就板 大地 柬 缚 了文件 在 文件阶段 的利 用效率 。
西此 ， 有必要 对原 有 的分 类法 、 卷 方法进行 修 改 。 前 实际 工作 的指 导 规 范 作 用 。立 巷 改革 的 目的 正是 就 立 立 卷 改革也就 是 《 归档 文件整 理规 则》 的实施 ， 它 适 应 这种 变化 的 需要 ，调 整和 简化 归档 文 件整 理 方 从 简化整理 、 化检 索 出发 ， 归档 文 件整理 工作 的 法 ， 深 对 为文档 一体 化 的 全 面推 进 开拓 道路 。 诸 环 节进行 了调 整和 简化 ， 即取 消 了案卷 ， 定 了件 界
浅谈数字化档案馆建设中教学档案管理的组卷改革
容 易 通 过 计 算 机 检 索 到 ，而 事 由 联 系 由于 其 特 殊 性 ，即 使 通 过 计 算 机 的 模 糊 查 询 也 不 能 完 全 解
决 。因 为 主 题 词 和 关 键 词 仅 仅 是
一
映 事 由 的全 貌 ， 兼 顾 整 理 、 索 是 检 和利 用 三方 面 的合 理 选 择 。 此 外 ， 里要 强调对 “ ” 这 件 概 念 的灵 活理 解 。对 于 管理 性 文 件 、 教 材 和试 卷 ， 件 ” 的理 解 比较 容 “
种 描 述 语 言 ， 共 同特 点 是 “ 其 用
实 体存 取工 作 所 需 。 首先 ， 计算机检索条件下 ， 在 如 果 归 档 文 件 不 考 虑 文 件 之 间 的 有 机 联 系而 随意 排 列 ， 可 以做 到 也
名 词 来 表 达 各 种 概 念 ，将 各 种 概 念 不 管 其 相 互 关 系 完 全 按 字 顺 排
ห้องสมุดไป่ตู้
查 询 功能 ，使 查 准率 进一 步 提 高 。
第 三 ，电 子 文 件 的大 量 形 成 及 网 上 运 转 ，使 电子 文档 越来 越 多 ， 而 且 逐 渐 取 代 纸 质 文 档 。这 些 都 为
认 为 档 案按 件 整 理 ，不 必 再 考 虑 文 件 之 间 的 联 系 ，按 收 文 序 号 装 入卷 盒 即 可 。但笔 者 认 为 ， 档案 按
维普资讯
长 期 以 来 ，教 学 档 案 都 是 以
按 件 整理 提 供 了有 利 条 件 。 ２ 按 件 整 理 的优 点 。首先 ， 、 按 件 管 理 有 利 于 档 案 的 保 密 和 保 护 。传 统 的立卷 方 法 中 ， 案 的案 档 卷 由 多份 文 件 构 成 ， 订 成 一 卷 ， 装 而 利 用 者通 常 只需 查 阅其 中 的一 份 文 件 ，在 查 阅时 就会 看 到其 它
教学档案管理制度的改革
摘要：教学档案是学校教育教学活动的真实记录，是学校管理的重要组成部分。
随着教育事业的快速发展，传统的教学档案管理制度已无法满足现代教育教学的需求。
本文从教学档案管理的重要性出发，分析了当前教学档案管理中存在的问题，提出了教学档案管理制度的改革措施，以期为我国教育事业发展提供参考。
一、引言教学档案是学校教育教学活动的真实记录，包括学生学籍、成绩、教师教案、教研活动、教学计划等。
教学档案管理制度的完善与否，直接关系到学校教育教学质量和管理水平。
随着教育事业的快速发展，传统的教学档案管理制度已无法满足现代教育教学的需求。
因此，改革教学档案管理制度，提高档案管理效率，已成为当前教育管理工作的重要任务。
二、当前教学档案管理中存在的问题1. 档案管理制度不健全。
部分学校档案管理制度不完善，缺乏系统性和规范性，导致档案管理混乱。
2. 档案管理人员素质不高。
部分档案管理人员缺乏专业知识，对档案管理的重要性认识不足，导致档案管理水平低下。
3. 档案信息化程度低。
传统教学档案以纸质形式为主，信息化程度低，不利于档案的保存、检索和利用。
4. 档案利用效率不高。
由于档案管理制度不健全，档案利用率较低，难以满足教育教学、科研和管理工作的需求。
5. 档案安全风险较大。
由于档案管理手段落后，档案容易受到损坏、丢失或泄密。
三、教学档案管理制度的改革措施1. 完善档案管理制度。
学校应根据国家有关法律法规和教育教学实际，制定科学、规范的教学档案管理制度，确保档案管理工作的顺利进行。
2. 提高档案管理人员素质。
加强对档案管理人员的培训，提高其专业知识和管理水平，使其具备良好的职业道德和敬业精神。
3. 推进档案信息化建设。
加大投入，提高档案信息化水平，实现档案的数字化、网络化和智能化管理。
4. 优化档案利用服务。
建立健全档案利用制度，提高档案利用率，为教育教学、科研和管理工作提供有力支持。
5. 加强档案安全管理。
建立健全档案安全管理制度，加强档案室安全设施建设，确保档案安全。
开放大学档案建设的思考
工作很难开展。虽然学校 已有 《 档案管理办法》 、
分 门别类的《 档案管理细则》 文件材料归档范 、《 围和文书档案保管期限表》 等档案管理制度 。但
是 ，由于开放大学正在建设 ，还是新事物 ，因 此对开放 大学建设形成 的档案收集 的范围、管 理 的要求，还要根据开放大学 的发展进行深入
２ ． 收集档案材料，开发档案信 息资源 ，展示
匝圃
档案 的文化教育功能——这是间接而有力 的宣 传途径 。因为今天 的开放大学档案 ，就是 明天 的开放大学发展 的历史 。档案可 以真实记录 开
放大学在各个阶段 的建设和发展过程 ，如 实反 映学校的艰苦创业史和灿烂发展史 ，是开放 大
收稿 日期 ：２ １ － ６ ３ ０ １０ － ０ 作者简介 ：周芳 ，女 ，福建连江人 ，福建广播 电视大学综合档案室助理馆 员。
８ １
福建 广播 电视大 学学报 （ 总第 ８ ９期）
２１年 １ ２ ０ １ ０月 ５日
教育体系，搭建终身学习立交桥 ，办好开放大 学 。福建省《 教育规 划纲要》 出要 “ 提 以广播 电 视大学系统为基础，建设集学历教育 、非学历 教育和公共支持服务为一体的开放大学。 ”它是 适应全 民学习、终身学 习的学 习型社会 需要 ，
主观随意性 大，工作量大 、效率低 、所用经费
觉得去收集整理身边的文件材料无形增添琐事，
增加工作量 ，多一事不如少一事 ，有 的对档案
工作是说起来重要 ，干起来次要 ，忙起 来不要。 由于档案 发挥 的作用是滞后 的，没有立竿 见影 的效果，只有需要 的时候才知道它 的珍贵，所
以开放大 学工作者要克服档案观念淡 薄，思想
集 、整 理还 不 够 规 范 ，档 案 材 料 整 理 分 类 缺 乏 完 整 性和 系统 性 ，上 交 的 归 档 材 料 不 齐 ，质 量
高校档案全宗卷的形成特点及思考
立 是一个 从少 到 多 、不断 积 累 、 逐 步 完 善 的过 程 ，平 时要 注 意 从
是 永 久 性 保 存 档 案 的 机 构 ， 因 此 件 材 料 ， 内 容 丰 富 。 高 校 档 案 不
各 方 面 收 集 材 料 ， 不 断 充 实 全 宗 卷 的 内容 。结 合 高 校 档 案 工 作 特
理 的 各 个 环 节 中 都 形 成 了 全 宗 材 料 ． 而 且 近 年 来 国 家 对 行 业 标 准 的 推 广 普 及 ，纸 质 文 件 和 电 子 文
１确 立 简 洁 明 了 的 全 宗 卷 归 档 ．
内 容 。 中华 人 民 共 和 国行 业 标 准
点
１全 宗 增 多 。 高 校 合 并 促 进 了 ． 学 科 交 叉 ，实 现 了资 源 共 享 ，提
史 时 期 的 全 宗 管 理 的 各 项 工 作 活 动 。 如 ， 两 所 院 校 合 并 组 建 新 的
学 校 ， 全 宗 转 移 到 新 的 机 构 ，但 是对 这个 全宗 的 一些 管理 活动 ， 仍 应 放 在 该 全 宗 内 ， 而 不 应 放 在 的话 ，就要分 全 宗一一 放人 。
多 院 校 ，甚 至 一 些 历 史 悠 久 的 院 要 求 积 累 材 料 和 进 行 整 理 ，有 的
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学校档案立卷改革的方法思考
[摘要]《归档文件整理规则》的颁布实施，是我国对文书立卷方法进行的一
项重大改革。文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位，改为以“件”为保
管单位，它从根本上改变了传统的立卷方法。目的是为了简化档案整理程序，深
化档案检索服务，促进档案管理现代化的进程。本文就学校进行立卷改革的方法
进行了思考。
[关键词]档案立卷 立卷改革 方法 思考
当前，随着档案管理自动化程度的提高，传统的立卷归档工作已越来越不适
应现代化管理的要求，立卷改革已成为当今档案事业发展中必须尽快解决的重要
问题。对此，国家档案局于2001年根据新时期档案事业发展的要求，在传统立
卷方法的基础上，对文书立卷方法进行了重大改革，颁布了国家档案行业标准《归
档文件整理规则》。这一《规则》的颁布，一改过去以“卷”为单位整理文件的原
则，正式确定以“件”为单位来整理文件。即“将归档文件以件为单位进行装订、
分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。”其目的主要在于简化档案整理
程序，深化档案检索服务，促进档案管理现代化的进程。面对这一重大举措，笔
者对学校如何进行立卷改革谈几点个人的看法。
一、立卷改革的必要性
在我国，传统的立卷方法在长期的档案管理工作中发挥了重要作用。随着社
会各方面的发展，传统立卷工作的弊端不可避免地凸现出来，主要表现在以下几
个方面：(1)程序繁琐，工作量大。档案人员每年开展立卷工作时，需把上年度
形成的大量文件材料按照特征、问题分类组卷，然后编号、编制卷内文件目录、
拟写案卷标题、装订，手工作业工作量非常大，文件从办理、结束到入库上架，
工作效率过低，周期过长。(2)人为因素过多。一是易产生杂卷。由于立卷人的
业务水平不同，相同类文件也会有不同的组卷结果。二是案卷标题拟写复杂。同
一案卷不同人所拟写的标题会不同，而同一人在不同时间，随着业务水平的提高，
拟写的标题也会不同。(3)利用不方便。一卷档案中有若干份文件，利用者在借
阅一份文件时必须整卷借出，不利于安全保密。另外，由于装订太厚或装订压字
等原因影响阅读与复制效果。(4)补充鉴定难。在实际工作中，有时会出现个别
材料被遗漏，这种情况下就必须重新插卷装拆、重编页号与重写卷内目录，非常
繁锁。另外，在档案鉴定工作中，往往要剔除卷中个别已失去保存价值的文件，
这样一来，又面临拆卷重订的问题，给档案人员的工作带来很大的不便。
随着计算机的广泛应用，档案管理现代化的迅速发展，对新时期档案工作也
提出了更新、更高的要求，传统的文书立卷方法已严重阻碍了计算机办公自动化
系统在档案部门的应用，文书立卷改革已势在必行。
二、文书立卷改革的优点
文书立卷改革的主要内容是将立卷归档单位在其职能活动中形成的、办理完
毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、分类、排列、
编号、编目、装盒，使之有序化的过程。与传统的文书立卷方法相比，改革后的
文书立卷方法有以下优点：(1)立卷方法简单、易学、易用。新的立卷方法不用
拟写案卷题名，有利于兼职档案管理人员的学习和掌握，取消了“案卷”的概念，
简化了整理方法。(2)提高了工作效率。由于简化了归档文件整理的工作程序，
减少了不必要的手工劳动和财物的投入，因而大大提高了工作效率。(3)有利于
档案的插卷与保密。以件为单位的归档文件便于插卷，复印方便，利用者只拿到
所需要的一份文件，接触不到其它文件，有利于档案的安全和保密。(4)检索工
作快捷。以件为单位实现文件级管理，可以充分发挥计算机技术在档案管理中的
作用，省略了案卷级录入，直接进行文件级录入，减少了计算机录入文件目录数
据的工作过程。只要录入的数据准确，计算机检索就十分快捷、方便，减少了繁
琐的不必要的手工劳动，使档案人员把主要精力放在档案的开发利用和现代化管
理上，有利于档案的编研工作。
三、学校文书档案立卷改革的做法
学校的档案室不同于国家党政机关档案室，它是一个综合性的档案室，除了
收集、保管文书档案以外，还有教学、科研、财会、基建、设备档案等。那么，
学校档案如何按照《规则》方法进行立卷改革呢?笔者通过认真学习《规则》，结
合本单位实际，对学校档案立卷改革的做法谈几点看法。我校档案是按照国家教
委颁布的《高等学校档案实体分类法》进行分类组卷的，全校档案分为党群、行
政、教学、科研、财会、基建等七大类档案。其中，党群、行政类属文书档案，
完全可以按《规则》进行文书立卷改革，而教学、科研、基建档案属于业务性、
专业性档案能否也按《规则》进行立卷改革呢?从档案形成的特点、基本特征、
共同属性上来看，教学、科研、基建档案归档范围的综合部分具有文件的基本特
征，属文书档案的范畴，可按《规则》进行文件级管理。对于科研、基建档案中
课题、工程等具有明显的成套性和系统性的档案，在档案的收集、整理、组卷上
应按课题、工程进行案卷级管理。而教学档案中的学籍档案、毕业生名册等按专
业或班级进行案卷级管理比较好。因此，学校档案室可采取立卷改革方法与传统
立卷方法并存，既有“件”又有“卷”的立卷方法。具体做法是：(1)制定学校自身的
《归档文件整理规则》，实行文书档案立卷改革。(2)调整学校档案实体分类方案，
可以采用门类分类法，将学校全部档案实体划分为党群、行政、教学、科技、基
建、财会、声像、荣誉等几个门类，按照年度—类别(问题)—保管期限分类。(3)
文件排列按照时间或重要程度进行排列，然后将文件标题输入微机，在每份文件
首页上端的空白处加盖归档章，并填写相关内容。(4)对归档文件按“件”进行装订，
装订用品和方法按照市档案局的统一要求进行。(5)件号按不同保管期限依照文
件排列顺序每年从“1”开始编制，用铅笔填写，随时可以插件。(6)把相同保管期
限的归档文件依件号顺序排列装入盒中，并在档案盒背脊处填写相关内容。(7)
填写备考表，标注整理人、检查人及日期。(8)打印归档文件目录，并按永久、
长期、短期分别装订、备查。
总之，学校进行文书档案的立卷改革，要靠自己的摸索实践，不断发现、总
结经验，在实践中改进我们的工作方法，使学校的文书立卷改革工作不断得到完
善，以便能够更好地适应教育改革和发展的需要，更好地为教学、科研、管理工
作服务。
参考文献：
[1]邱树荣.浅谈文书立卷改革应注意的六大问题[J].北京档案，2002，(1).
[2]焦雪绵.关于文书立卷改革的实践与思考[J].山东档案，2004，(3).
[3]李兴利.文书立卷改革后若干问题的思考[J].档案管理，2004，(4).