关于城建档案有关业务统一口径的意见(工程资料移档案馆交必看)

关于城建档案有关业务统一口径的意见为规范本局城建档案业务监督、指导、验收和接收进馆工作，保证工程文件和工程档案质量，现将有关业务问题统一口径意见综述如下，请各有关单位和本局各处（室、中心）遵照执行。

并出具《深圳市建设工程档案验收意见书》，整理合格的，可直接出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；没有进行档案报建登记的，应按照上一条处理。已经验收但没有出具“移交意见书”的工程档案，有关业务人员应及时审查，并出具《深圳市建设工程档案移交意见书》。

3、工程档案移交前的移交审查由何人负责？移交审核人超过一个工作周不能上班时，能否委托其他业务人员审核？

工程档案移交前的移交审查由该项目验收组长负责，并由其出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；移交审核人

缺失档案原因说明和《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；缺失原件但有复印件时，业务人员应责成建设单位或责任单位在复印件上加盖文件形成单位的“复印件复核章”，没有加盖文件形成单位“复印件复核章”的复印件视为缺件，建设单位

或责任单位需填报《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；复写件应换回原件归档，不能换回原件的视为复印件。《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）附在移交书后面一并移交进

2、移交单位对抽查整改意见有异议时，如何处理？

移交单位可向监督指导处申请复议，移交单位和接收人员应按照复议意见处理。

3、接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应如何处理？

重要工程文件材料指项目建设前期、工程竣工验收、施工管理过程中形成的涉及项目建设程序审查、审批、验收的档案文件。接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应先予以受理，随后交监督指导处相关业务人员处理。

时）时，能否办理档案移交？

移交单位报送施工或监理单位的A类档案时，应提供相应B类档案移交书和移交目录，否则不予办理移交进馆手续。移交单位报送项目建设前期和工程竣工验收A类档案时，应提供相应B类档案移交书和移交目录、分流管理工程档案信

息备案表、加盖建设单位公章的委托保存B类档案合同书复印件（B类档案委托保存时），否则不予办理接收进馆手续。

7、移交单位报送档案时未带相应电子文件档案（包括竣工图电子文件和甲方监理纸质文件的电子扫描文件）时，能否办理档案移交？

1、归档档案中有旧的施工表格如何处理？

深建字[2006]82号文规定，自2006年5月1日起，我市建筑工程统一采用新的《深圳市建筑工程施工统一用表（深圳版）》。业务人员在建筑工程档案业务指导中发现在此日期之后的施工文件中，仍采用了旧的施工用表，应责成文

件形成单位及时改正；业务人员审查档案、接收人员抽查建筑工程档案时，发现在此日期之后的施工文件中，仍采用了旧的施工用表，应责成文件形成单位下次改正，予以办理相关手续。

2、归档档案移交目录为旧目录如何处理？

日

4、移交档案所编页号出现漏号、重号时，如何处理？

每卷档案中漏号、重号超过5页时，接收人员应责成移交单位重新编号；少于5页的，可要求移交单位在移交现场采取补救措施。著录时发现编号问题，由著录人员采取补救措施。补救的办法是：漏号的编号方法，“漏编页前页编号+-+

漏编页顺序号”，如页号150和151之间漏打3页编号，则漏编页号依次为150-1、150-2、150-3；重号的编号方法，改重号页号为“重号页编号+-+重号页顺序号”，如有3页编号为150，则重号的2页页号修改为150-1、150-2。漏号、重号的补救措施应在备考表中加以说明，并告知该档案移交人员

》

7、归档的工程档案文件材料中需要有关人员签字的，能否用签字人私章代替？

可以，但必须出具监管部门批准刻制该私章的证明文件，且应与相应的文件材料一并归档。

8、施工用表中明确要求加盖单位公章的，能否用项目

部章代替？

不能。出现代替情况，业务人员和接收人员应视其为签章不全，责成移交单位整改，不予办理相关手续。

9、竣工图必须加盖设计院“出图专用章”和“注册建

筑、结构工程师资质章”吗？

13、按照行业标准归档的工程档案，如何处理？

行业工程档案施工用表、归档范围和卷内目录可以由建设单位自行制定，但应报监督指导处备案，但卷内目录格式、案卷封皮填写、档案盒规格应符合《建设工程归档整理规范》（GB/T50328-2001）和我局有关规范。套打的案卷封皮或

用打印纸粘贴形成的案卷封皮，必须保证美观、平整，整套档案的格式和字体应保持一致。

14、在市政工程施工统一用表和新的归档规范未出台前，市政工程档案如何归档？

施工用表继续沿用《广东省市政基础设施工程施工质量

件类别书写在第三行（文件类别指：项目前期准备阶段文件、监理文件、施工文件、工程竣工文件、竣工图）。工程项目名称应与报建登记名称一致，工程竣工名称发生变更时，应在报建登记名称后填写工程竣工名称，加上小括号；文件类类别、分部工程名称书写应与归档目录名称一致。“编制单位”

填写卷内文件材料主要形成单位名称全称；“编制日期”填写卷内文件材料形成的起始日期，用阿拉伯数字填写完整；“共卷、第卷”中的卷数采用阿拉伯数字填写。移交档案时凡必填项填写不规范、禁填项中填写了内容的，接收人员应责成移交单位予以整改，现场能及时整改完成的，可允许其现

卷内目录必填项包括：第卷（案卷在所移交档案中的顺序）、责任者（文件形成的第一责任单位）、日期（文件形成的起始日期）、页次（该类文件的起始页号）、备注（凡有复写件、复印件的必须在该栏中予以注明）、立卷责任人。文件编号为可选填写项，但文件有正式编号（如发文文号、