12顾光盘档案整理(正式版)
档案的整理与保管PPT参考课件
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
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二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
档案数字化光盘标识规范（2014年12月31日发布，2015年8月1日实施）
档案数字化光盘标识规范（2014年12月31日发布，2015年8月1日实施）电子档案管理基本术语（2014年12月31日发布，2015年8月1日实施）ICS 01.140.20A14备案号：48932-2015国家档案局发布档案数字化光盘标识规范Specification for mark of archive digitizationoptical discDA中华人民共和国档案行业标准DA/T 52—20142014-12-31发布2015-08-01实施前言本标准由北京市档案局（馆）提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：北京市档案局（馆）。
本标准主要起草人：李建春、赵洁、魏东、张克伟、邵新春、张彦清、王峰、郑永丽、马秋影、韦伟。
档案数字化光盘标识规范1 范围本标准规定了档案数字化光盘盘盒纸和光盘盘面的标识。
本标准适用于我国各级各类档案馆、室档案数字化光盘的制作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用文件的最新版本。
凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T 38-—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范第3部分：术语和定义DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范第2部分：术语和定义3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2 档案数字化archive digitization利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式（录音带、录像带）的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
单位光盘档案管理制度
第一章总则第一条为规范本单位光盘档案的管理工作，确保光盘档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及光盘档案的收集、整理、保存、利用、鉴定和销毁等工作。
第三条本制度旨在提高光盘档案管理水平，为单位的决策、科研、教学等工作提供有力支持。
第二章档案人员职责第四条档案管理人员应具备以下条件：1. 遵守国家法律法规，具有良好的职业道德；2. 具备一定的档案管理知识，熟悉光盘档案的保存技术；3. 负责光盘档案的日常管理工作。
第五条档案管理人员的主要职责：1. 负责制定和实施光盘档案管理制度；2. 收集、整理、保存光盘档案；3. 提供光盘档案的查询、借阅服务；4. 定期检查光盘档案的保管情况，确保档案安全；5. 对光盘档案进行鉴定和销毁。
第三章档案收集与整理第六条光盘档案的收集范围：1. 单位在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图像、音频、视频等数据；2. 外部单位提供的与本单位业务相关的光盘档案；3. 临时性、应急性等特殊情况下的光盘档案。
第七条光盘档案的整理要求：1. 按照档案类别、时间、主题等进行分类；2. 编制光盘档案目录，方便查阅；3. 对光盘档案进行编号，确保档案的唯一性；4. 对光盘档案进行备份，防止数据丢失。
第四章光盘档案的保存与利用第八条光盘档案的保存要求：1. 选用质量合格的光盘作为存储介质；2. 光盘应存放在防尘、防潮、防磁、防火、防盗的环境中；3. 定期检查光盘档案的保存情况，确保数据完整。
第九条光盘档案的利用要求：1. 严格按规定程序申请借阅光盘档案；2. 借阅人应妥善保管光盘档案，不得擅自复制、修改或损坏；3. 光盘档案的利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密等。
第五章光盘档案的鉴定与销毁第十条光盘档案的鉴定：1. 根据档案的价值、保存状况和利用需求，对光盘档案进行鉴定；2. 对不再具有保存价值的档案，提出销毁意见。
档案光盘管理制度
档案光盘管理制度一、总则为了规范和加强档案光盘的管理，提高档案管理的效率和安全性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案光盘的管理工作。
三、光盘的采购1. 为了保证光盘的质量和稳定性，应当选择正规的供应商进行采购。
2. 对于敏感信息等重要档案，必须使用专用的加密光盘，保障信息的安全性。
3. 光盘的采购数量应当根据实际需求进行合理安排，避免浪费。
四、光盘的存储1. 光盘应当存放在防尘、防潮、防静电等环境较好的仓库或库房中，以保证光盘的质量。
2. 不同类型的光盘应当进行分类存放，方便查找和管理。
3. 种光盘应当标注清楚存放位置和管理人员，以便随时查阅和追溯。
五、光盘的借阅和归还1. 所有对光盘的借阅和归还必须在档案管理系统中进行登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
2. 借阅光盘的人员必须对光盘进行仔细查阅，不得私自复制或外传。
3. 借阅光盘后应当按时归还，并进行仔细检查，确保光盘的完好无损。
六、光盘的备份1. 对于重要信息的光盘，必须进行定期的备份工作，以防止信息的丢失和损坏。
2. 备份光盘的存放位置和管理方法应当与原始光盘相同，以便随时替换和使用。
七、光盘的更新和报废1. 对于已经损坏或无法使用的光盘，必须及时进行更新和替换。
2. 对于已经过期或无用的光盘，必须进行报废处理，确保不会继续使用。
3. 报废的光盘必须进行彻底的销毁，以避免信息泄露。
八、光盘管理的责任1. 每个部门必须有专门的人员负责光盘的管理工作，包括采购、存储、借阅、备份、更新和报废等工作。
2. 光盘管理人员必须具有一定的档案管理经验和技能，能够独立完成光盘管理工作。
3. 光盘管理人员必须严格按照相关规定和制度执行，不得私自调换、借阅和损毁光盘。
九、光盘管理的监督1. 部门负责人必须对光盘管理工作进行定期的检查和评估，确保工作的规范和有效。
2. 相关部门的主管部门和档案管理部门必须对光盘管理工作进行监督和指导，确保工作的顺利进行。
声像档案整理
声像档案的整理的要求一、光盘需提供事由、时间、地点、主要人物、背景、拍摄者、播放时长等（荧光笔部分为必须提供）。
视频光盘/录音光盘及照片光盘可按以下模板填写附在光盘包装盒上。
二、相片需提供活动名称、照片分说明（对每张相片进行简要说明，如XX领导在XX会上通报XX工作情况）、拍摄时间、拍摄地点、主要人物（提供姓名及职位）、拍摄者等（荧光笔部分为必须提供）；。
纸质相片整理规则：分组整理，每个活动为一组，按活动大小控制在每组4-10张。
需附上照片总说明（格式如下图）和分说明（即对每张照片进行简要的说明），纸质相片的说明必须也是纸质，注意：纸质相片还必须提供电子版。
相片总说明模板：分说明电子相片整理规则：分组整理，每个活动为一组，每组照片放在一个文件夹内，电子相片尽量控制在4-20张。
文件夹命名规则：日期+下划线+活动名称（如：20090721_亚运媒体服务移动平台评估会议）。
照片文件命名规则：日期+下划线+活动名称+下划线+顺序号（如：20091103_南方物流与广州亚组委签约成为独家供应商_dsc005）。
电子相片说明，每组相片的文件夹内建一个名为“照片说明”的纯文本文档（方法：右键菜单—新建—文本文档），切记不要用word或其它格式的文档。
文档内编写说明：1、照片总说明（对本组照片的一个总的概括，包括时间、地点、事由、人物等），2分说明（即对每张照片进行简要的说明）。
电子相片整理案例见附件。
图一：总说明2000年7月20日，某某市某某局某某某副局长在区某某局某某某局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。
（本组照片共6张）图二：分说明图三：底片册封面标签图四：照片档案册封面、脊背标签图五：声像档案目录夹封面、脊背标签：图六：照片档案卷内目录照片号/ 底片号题名拍摄时间备注1991年2月14日上午，某某市委书记李某某、副书记张某某等市领导同志到某某市档案局（馆）向全体干部拜年，并参观了档案馆技术室。
G1.2.4-01(001)/ G1.1-01(005)李某某书记（左一）向某某市档案馆全体同志拜年。
档案整理细则范文
档案整理细则范文一、命名规则（一）文件夹命名规则：1. 文件夹名称应简明扼要，能够准确表达文件内容，建议采用中文拼音或英文命名。
2. 文件夹名称中不得包含特殊字符（如空格、斜杠等）和非法字符。
3. 文件夹名称中应避免使用缩写和简写，以免产生歧义。
（二）文件命名规则：1. 文件名称应清楚明确，能够准确表达文件内容，建议采用中文拼音或英文命名。
2. 文件名称中不得包含特殊字符（如空格、斜杠等）和非法字符。
3. 文件名称中应避免使用缩写和简写，以免产生歧义。
二、文件夹结构（一）主目录：1. 主目录下应设置明确的分类文件夹，每个分类文件夹下再设置相应的子文件夹。
2. 主目录下的分类文件夹应按照文件重要程度或使用频率进行排序，重要的文件放在前面。
（二）分类文件夹：1. 分类文件夹应以名称明确的主题或功能进行命名，每个分类文件夹下可再设置相应的子文件夹。
2. 分类文件夹中的文件不得直接放在根目录下，必须放在相应的子文件夹中。
（三）子文件夹：1. 子文件夹应以名称明确的主题、功能、或日期进行命名，以便于查找和归档。
2. 子文件夹中的文件也可再设置子文件夹进行进一步分类。
三、文件存放（一）文件夹命名规则：1. 所有文件必须按照上述命名规则命名，并放置在相应的文件夹中。
2. 文件夹存放路径应准确无误，不得放错或漏放文件。
（二）文件备份：1. 所有文件必须进行定期备份，确保档案安全。
2. 备份文件应存放在特定的备份文件夹中，并按照文件夹命名规则进行命名。
四、文件归档（一）文件归档的时间：1. 每隔一定的时间，需要对现有档案进行整理和归档，以确保文件的整齐有序和便于查找。
2. 全年归档一次，一般在年底进行。
（二）文件归档的步骤：1. 将过去一年中的文件按照文件夹结构和命名规则进行归档。
2. 对于不需要继续保留的文件，可进行删除或彻底销毁操作。
以上就是一份档案整理细则的范文，你可以根据自身需求进行适当的修改和调整。
档案全宗卷整理课件
1、《全宗指南》如何编制？
《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布201301-01实施）
全宗指南的结构为段落式条目信息，由 全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容 与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组 成。
（1）全宗指南——全宗指南名称
1、全宗指南名称：全宗指南名称由全宗号、全宗 构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、 起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
六、全宗卷的管理
档案馆应将全部馆藏档案的全宗卷集中保 管，按照全宗编号顺序组织排列。 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案 室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批 移交档案相关的全宗卷文件材料。
全宗卷应与检索工具放在一起管理。
七、卷盒及目录格式
1、卷盒。 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷 盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“ 全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒 的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒 脊厚度为30mm、40mm两种规格。
五、全宗卷的整理
1、文件材料装订。文件材料以件为单位进行装 订。 2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料 ，按标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条 进行分类。
3、文件材料排序。文件材料分入不同类目后， 按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相 关类目，向后接续排列。
4、文件材料编号。在文件材料首页上方的空 白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类 号—件号三部分组成。
一、《全宗卷规范》的范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内 容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案 室。
二、术语和定义
（一）全宗卷： 由记录和说明全宗立档单位及档案 历史和现状的有关文件 材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 （二）综合全宗卷： 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合 性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工 具。 (三）全宗属类： 馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性 质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对 全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
光盘档案数据整理、迁移工作流程的优化与实践
光盘档案数据整理、迁移工作流程的优化与实践作者：戚柏兴梁璐来源：《北京档案》2011年第12期摘要：本文仅从北京市朝阳区档案馆按照国家档案局每四年对归档光盘进行一次数据迁移的要求，对馆藏光盘档案重新分类编号、迁移数据并多套备份的工作实践出发，从工作流程的角度分析、探讨如何在档案数据迁移过程中更好地保护档案数据，以及从如何便于最终利用的角度出发存储光盘档案。
关键词：光盘档案整理迁移一、重新整理光盘档案背景我馆本次重新整理的光盘档案中，包括馆藏纸质档案数字化数据、馆藏录音和录像带转录的影音文件、馆藏照片扫描图像、其他移交进馆的以光盘为存储介质的档案数据以及北京奥运会筹办及开闭幕期间产生的各类电子文件等。
除奥运档案列为单独系列外，其他光盘档案均列在同一序列中。
此种归档方法的优点在于便于光盘档案的统一管理，节约存储空间，适用于光盘档案数量不多，存储空间和条件有限的情况，缺点在于分类不明确，不利于各类内容不同的光盘档案（如文书数字化档案、影音档案、数字化照片档案等）归档存储的连续性和延续性以及各项数据的统计。
如光盘档案数量较多且内容差异较大，或可预见在一定时期内光盘档案数量增长较快，应考虑细化分类，以便于统计馆藏各类多媒体电子档案和利用查询。
二、工作流程我馆参与本次工作的工作人员只有两名，在人员和时间都较为紧张的情况下，经过反复试验，调整细化工作流程为：前期原盘检查——光盘塔复刻3套、标识新编号——光盘目录数据库及封面标签制作——光盘校验——3套入库存储。
同时将各流程中出现的问题及时记录在案，做好工作台账备查。
1.前期原盘检查前期原盘检查包括可读性、内容的完整性、数据的安全性等多项检查，并填制“数字化档案光盘检测登记表”，记录原光盘实体检查情况。
在检查的同时记录光盘存储空间大小、存储格式及具体内容等，为下一步制作光盘目录做好前期准备。
在检查中，对于不可读但可复制（不含涉密数据）的原盘，使用确认运行稳定的刻录软件在稳定的系统环境下重新烧录；对于不可读且不可复制（不含涉密数据）、标识内容与实体内容不符、数据无法使用（影音文件损坏、图像反转、水印反转、数据库挂接错误等）及应用程序无法正常使用等问题的原盘，则查找原数据重新制作光盘。
文书档案收集整理归档规范（最终版）
文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。