论如何在纸质档案和电子档案并存态势下开展工作
论纸质档案与电子档案并存
推广也存在资金 、 技术、 设备、 人员等不足。电子档
案要 求高 素质 的档案 管理人 员 ， 要求 有特殊 的环境 和技 术 。虽说 目前某些 档案 馆达 到 了这一 要求 ， 但
命一般不超过 ２ 年 ， ０ 载体脆弱且不稳定 ， 这无疑与 档案产生矛盾。档案馆许多长期保存的档案 ， 需要 ３ 年或 ５ ０ Ｏ年才能对外开 ， 有些绝密文件 ， 其保存
电子档 案不能 完全取代 纸 质档案 。 电子 档案具 有其 它档案 不具备 的优 点 ，从 而在 当今 档案界 中 ， 出现 了 电子 档案完 全能取 代纸 质档案 的论 调 ， 了 有 电子档 案就 没有必要 对纸 质档 案进行 管理 和研究 。 但是 ， 现实情况 果真 如此 吗？ 笔者 认为 ， 现实 情况并 非如此 ， 电子 档案 并不 是 完美 无 缺 ， 与纸质 档 案相
提 高 了利用 率 。
环境。 电子文件有信息载体相分离不能直接阅读的
特点 ， 必须依 赖 于技 术 设 备 （ 件和 软件 ） 能识别 硬 才
和利用 。 纸质档 案 和 电子 档案 的区别 。无原件概念。 纸质档案符合证据
性 ，存 在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确
究竟是不是档案发展的必然趋势呢？为此 ， 笔者要谈以下几点看法。
关键词 ：纸质档案 ； 电子档案 ； 并存 ； 区别 ； 联系
中图 分 类号 ：Ｇ ７ ． ２０７ 文 献标 识 ：Ａ 文章 编号 ： １ｏ － ２４ ２ ｌ ）２ Ｏ ９ 一 ３ ０ ７ ４ ４ （ ０ １０ 一 Ｏ Ｏ ０
电子档 案 的依 赖性 与 不 可识别 性 。 电子 档案是
和路途的奔波。 而电子档案的利用极为方便 。 利用
者 可 以在任 何 地方 只要 有一 台联 网的计 算机 上 ， 就
电子档案与纸质档案并存管理策略
电子档案与纸质档案并存管理策略作者：王旭伟来源：《经济技术协作信息》 2018年第14期信息技术和网络技术的全面发展，推动了行业的进步，档案管理也突破了传统模式，形成了新的管理形态，当前，除了纸质档案外，还有大量的电子文件需要管理，这就在一段时间内出现了电子档案与纸质档案并存的问题，如何做好档案管理工作，是当前面临的主要问题。
一、高速信息时代发展对档案管理的影响社会的快速发展，提高了信息利用价值，当今社会已步入一个高速的信息时代，在网络与通信技术推动下，实现了质的飞跃，信息处理方式也变得多样化，各种新型信息处理技术、多媒体技术也实现了广泛应用，技术对档案工作的影响较多，技术与档案管理联系起来，大大提高了档案的管理效率，使现阶段档案管理翻开了崭新一面，档案管理工作也已经向着网络化、数字化、信息化方向发展，未来的档案管理工作将会是纸质与电子并存在局面，如何全面处理好档案工作是当前档案管理最大的问题。
二、纸质档案与电子档案并存现状档案管理现状较为复杂，特别是在当前社会状况下，要想把握管理好档案工作，不但要具备良好的专业还要有现代的技能，才能做好并存管理，确保档案信息的完整性。
1.存在一定的保存风险。
人们对知识与信息的获取习惯出现了巨大的变化，纸质档案具有直观性，能够通过纸张、字迹材料、字迹这三大构成元素对档案信息进行分辩，保证了档案信息的真实性、可靠性，档案信息形成后，不容易修改，纸质档案传播速度慢，但是具备可靠性。
电子档案查询方便、传播快捷，整体利用效率高，需要的材料片刻就能够到达，并且具有可复制性，但是电子档案却存在一定的管理风险，容易丢失，能够修改。
2.二者长期并存。
不论时代如何变化，纸质档案是必须要有的，就是形成了电子档案，也需要保留一份纸质档案。
在实际档案管理工作中，纸质档案和电子档案是长期并存的关系，我国目前档案工作管理中的“双轨制”是档案管理的基本模式。
也就是说，电脑生成的电子文件，为了保险一定要再通过打印形成纸质文件进行保留，纸质文件也要进行电子扫描生成数字化文件，这样两种方式进行保存，保证了材料的完整性，二者并存是长期存在的，需要在实际工作中处理好，避免出现档案丢失的现象。
简析电子档案与纸质档案的整合管理
简析电子档案与纸质档案的整合管理在科学技术不断发展的前提下，档案管理工作已凸显出越来越重要的意义，因而对于档案的管理工作，也提出了更高的要求标准，所以，怎样应用良好的方案，实现电子档案和纸质档案的紧密联合，实现管理质量的增强至关重要。
本文对于电子档案同纸质档案进行整合管理的相关要求标准进行分析，并提出双方整合的重要作用，进而提出怎样有效的整合管理电子档案和纸质档案，以提供给实践工作有价值的指导。
标签：纸质档案；电子档案；整合管理；策略在当前从事档案管理工作者中，普遍存在着一个需要解决好的问题，就是电子档案与纸质档案的整合，这也是新时期的一项挑战。
不同于传统形式的纸质档案存储方式，电子档案具有着更加显著的特征，即数据跟存储载体能够分离开，以高新技术作为依托可以实现数据的复制，但不可以对于存储载体进行复制。
而且电子档案可以在专门存储系统中进行储存，同时也能够在各种移动数据载体中进行储存。
加强电子档案跟纸质档案的整合，是时代发展的必然趋势。
一、电子档案与纸质档案整合管理的具体要求纸质档案能够将想要了解的信息资料进行充分的、简单清晰的展示，同时在获取档案时，无需其他的媒介工具，可以自行的寻找。
与之不同的是，电子档案是依靠媒介工具才能够得到信息内容，因此，电子档案对高科技产品的依赖性较强。
伴随科学技术的不断发展进步，存储信息档案的途径不断的增多，可以通过多样化的模式实现存储电子档案有关数据内容。
首先，同步归档。
实施电子档案和纸质档案整合管理期间，需要进行仔细的检验，同时对于收集到的纸质文档展开审核，充分的保障纸质文档归档处理工作平稳有序实施。
电子信息通过科学的审核以后，也需要展开归档处理，让其可以达到档案管理工作的要求标准。
观察两种方式的具体操作情况，电子档案和纸质档案的归档存在不可避免的差异性，但是必须要做到的就是电子档案归档期间需要在计算机硬盘内进行存入，同时加强标记，切实的明确好已经归档处理，进而提供给之后的工作良好的便利性。
电子档案与纸质档案并存期管理工作的有机结合
档案信息化电子档案和传统纸质档案各有优势，在应用管理方面，电子档案管理效率更高，更加方便，便于储存。
但是现阶段纸质档案并不能被电子档案完全取代，纸质档案在办公过程中所发挥的作用依然不可小觑。
在这一背景下，就要求档案管理工作人员结合两种档案的具体表现形式、特点，进行针对性管理，把纸质档案管理和电子档案管理有机结合，促使档案管理工作效率提升，发挥档案应有的价值。
一、电子档案与纸质档案之间的关系在目前的档案管理系统中，档案信息的主要储存方式分为两种，一种是电子档案，另一种是纸质档案。
无纸化办公理念的实施，使得纸质档案自身所存在的缺陷日渐突出，尤其是在档案储存和档案保存方面，使其很难适应新时期档案管理的发展要求，这就为电子档案发展提供了条件。
与纸质档案数量多、体积大、储存难、查询难相比，电子档案拥有更大的储存量、体积更小、储存效率更高、信息传递过程中不受时间、空间限制，利用网络或数据库检索关键词，就能够查询到自己想要的电子档案。
因此从档案的储存角度、利用角度分析，电子档案具有更为明显的优势，在今后有着更为广泛的应用。
当前电子档案和纸质档案并存，电子档案并不能完全替代纸质档案的功能，两者之间各自发挥优势，呈现较为密切的关系。
在电子档案和纸质档案共存的大背景下，档案采用双套制或双轨制管理模式，确保二者在管理过程中更加合理高效。
二、电子档案相对于纸质档案的优势１．储存方式多样，信息密度高。
电子档案储存是以新型的电子材料作为储存载体，利用计算机技术，通过代码进行信息读取。
电子档案所包含的各种档案信息，除了纸质档案储存的文字和图片之外，还能够储存其他多种形式的档案信息，如声音、图像、影像等，这是传统纸质档案无法比拟的。
随着储存介质的发展，载体由过去的光盘，向着高度集中的记忆卡、硬盘方向转变。
并且电子档案的信息储存密度更高，它可以在较小体积的储存载体上储存数以万计、千万计的档案信息。
由于整个电子档案的储存空间较小，它能够大大节省储存空间，降低档案室容量，这在很大程度上就解决了档案保存和储存空间之间的矛盾。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
92档案管理3/2019总第238期“双套制”档案是指同一内容的纸质载体档案和电子载体档案。
实行电子文件与纸质文件“双套”收集归档模式，是当下档案收集归档的最佳选择。
如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好“双套制”管理，是档案管理者需要解决的重要问题。
1 档案“双套制”管理并存的必然性电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。
无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。
如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf,解决了容易被篡改的可能,电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。
纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。
因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。
2 档案“双套制”管理应当注意的事项2.1 档案互转前必须经过相应的整理2.1.1 文书档案。
立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988)的要求。
以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。
2.1.2 科技档案。
整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000)的要求。
如今的时代是共享时代，科技档案比如展园园林设计均应在网站上付费使用，首先让园林从业人员可以阅读到当前中国最优秀的园林艺术手法，其次公众也可以陶冶自家的小院落。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析摘要：随着档案信息逐渐向电子化、数字化发展，电子档案将逐渐成为未来档案存储、利用的主体，但纸质档案的优点也是电子档案无可比拟的，纸质档案与电子档案在当前及今后相当长的时期内将互为补充，长期并存。
面对这样的情况，我们只有不断探索新的保护技术与方法，总结其与传统档案保护方法的异同，把二者有机的结合起来，使其发挥各自的优势，才能使电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，更好地为社会服务。
关键词：纸质档案；电子档案；管理；优缺点计算机通信与网络技术不断发挥自身的优势，呈现出突飞猛进的发展态势，由此，信息时代正式到来。
信息技术在各行各业的蔓延，使大量的电子文档与传统的纸质文档形成共存的局面。
电子档案的出现虽然为人类带来了诸多便捷，然而纸质档案自身的优势却是电子档案无法取代的。
不论是电子档案亦或是纸质档案，它们的价值都需要我们对其加以有效利用，将两者之间的优势进行拓展发挥，将基建工程档案工作的效率与质量全面提升。
1纸质档案和电子档案并行管理的必然性对于档案管理来说，纸质档案及电子档案各有优势，能够对信息进行有效传递。
纸质档案在我国发展的过程中已经有较长的历史，在造纸术发明之后，就可以将信息用文字的形式在纸上表达出来，因此其作为重要的信息载体具有重要的作用。
在现代化社会发展的过程中，电子信息技术的应用范围越来越广泛，在开展档案管理工作的过程中，就逐渐开始利用电子档案管理形式，不过其没有完全取代纸质档案。
纸质档案的依附性较强，而电子档案的时效性较强，这两种档案管理形式都是比较常见的社会现象。
虽然电子档案管理具有较多优点，更加符合当代社会的发展需求。
但是纸质档案能够记载相关的历史信息，相对电子档案来说，在这个方面具有更强的信服力，形成了非常重要的信息资源。
2.人事档案信息化建设存在的问题（一）缺乏完善管理机制“互联网+”时代背景下，人事档案信息化建设和管理仍然面临诸多问题，其中较为重要的则是缺乏完善的档案管理机制。
纸质档案和电子档案共存管理之我见
者仅 仅 用于档 案保 存 。 同时 ，将 电子 更 改 数据 、信息 可 以做 到完全 不 被觉 为 可 能 ，也 省 掉 了 查 阅 者 路 途 奔 波 文 件 保 存 下 来 是 因 为 电 子 文 件 在 检 察 ，因此纸 质档 案 的生 命力 在于 它在 的 时 间。 索 、利 用 、传输 、存储 等 方面 的方 便 很 大 程度 上保护 了原始 数据 ，信 息安 快 捷 ，能有 效地 满足 利 用者 的信息 需 全 、 可靠 ； 电子 档 案 的载 体 形 式 多
晰 。这些 纸 质档 案 在任 何 时候 都可 为 身上 ，档案管理的疏漏和失误等风险 在 操作 过 程 中的风 险 。首 先加 强人 员
法律提供 有力证 据 ，并作 为权威 材 就容 易产 生 ，并 贯 穿于 整个 档 案形 成 的职 业 道 德 意 识 和 安 全 操 作 规 范 培
【 关键词 】 纸质档案
电子档案
共存 管理
纸 质档 案 和 电子档 案 并 存的客观性
一
、
化文 件也 有很 大 的优 越性 。根据 现 有
的技 术水 平 ，为原件 制作 的模拟 副 本
（ 二） 纸 质档 案 纸 质档 案 的表现 和存储 形 式直观
电子档 案在 信息 传输 、处理 上 的 的质 量 总是 低于 原件 ，而 且再 复 制一 简单 明了，并具有方便保存阅读等特 优 势 ，是 纸质 档 案无法 比拟 的。而 靠 次 ，质 量就 会下 降一 次 。而在 对 原件 点 。纸张 记录 材料 的稳 定 性特 点更 是 电子 档 案 是 手工 管理 的纸 质档 案本 身 固有 的原 始 进行 数 字化 时可 以根 据需 要 制 出不 同 电 子档 案所 不 具 备 的 ； 性却优 于 电子 档 案 ，易于长 期保 存 ， 分辨 率 的 副本 ，甚至 获得 比原 件 更好 直接 由计 算机 进行 处理 ，省去 了传 统 纸质档案工作 中的立卷、归档 、分类 且更 真实 。所 以纸 质档 案 和 电子档 案 的质 量 。所 以就 有 了纸质 文件— — 电 等环节 ，使档案信息的处理快捷、方 将长 期并 存 ，在 文件材 料 的 归档 上 相 子 文件 的两套 制 。 互制 约 、相互 影 响 ，共 同促 进档 案 工
电子档案与纸质档案的并存与发展
２１ ０ ０盆
第 ２ 卷 第 ４ ７ 期
电子档案 与纸质档案 的并存与发 展
杨 亦军 １ 伟 ｚ ，刘 ，李 晓琳
（ 岛大学 医学院附属 医院，山 东 青 岛 ２６ ０ ） 青 ６０ ３
摘要：随着科 学技术 的 日 月异和信息化程度的提 高，办公 自 新 动化在各行业 中得到 了普及 ，电子档案 以其 方便 、 快 捷 、节省 空间、成本低等优 点逐渐 在档 案管理工作 中占据 了重要位置 。与之相 比，纸质档案 Ｘ． ｖ Ｘ其真 实性 、可靠 性 、法律地位确定 的优势有着 电子档案 不可替代 的优点 。因此 ， 档案 工作将处 于电子文件 与纸质档案并存 的阶段 ， 如何在档案管理 工作 中谋 求二者的合理并存 ，促进 电子 档案 及纸质档案 的齐头并进、共 同发展 ，值 得我们探讨 。
作 者简介：杨亦军 ，女 ，青 岛大学医学院附属 医院馆 员。
・
１ ９１
件 的归档和管 理范 围。在 电子文件 形成之前 或之后 的某些 （ 接 第 １ ６页 ） 条 件 的 可 以对 新 生 进 行 摸 底 考 试 ， 按 层 上 ８ 环 节 ，如 文件 起 草 、领 导审 批 、修 改校 对 等环 节 形成 的 次 分 班 ， 针 对 不 同 基 础 的 学 生 ，可 以 选 用 不 同 的 教 材 ，提 信 息 ，在 有条 件 的情 况 下 ，应 与 电子文 件 一起 归档 。管 出不 同的要求 。若 不能如此 ，也可 以按系别划 出层次 。有 的 院系 学生英语基 础普遍较 好 ，如艺 术文化学 院、美术设 理纸 质档案虽 然有库房 和装具 即可 ，但机械 磨损纸 张会使 计 学 院的学 生 ，进 度 可 以快 一些 。而 戏 曲学 院 、音 乐学 纸 张 发 生粘 结 。 院 、舞蹈 学 院 等表 演专 业 的学 生 ， 从小 学 习专业 ，年龄 ２．信息 利用 途径 不 同。同纸 质文 件 比， 电子档案 从 偏 小 ，文化 基础 薄 弱 ，英 语基 础 较差 ，对于 这些 学 生可
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析1. 引言1.1 背景介绍随着信息化和数字化的发展，纸质档案管理和电子档案管理已经成为企业和组织管理工作中重要的一部分。
传统的纸质档案管理存在着档案存储空间大、检索速度慢、易丢失等问题，而电子档案管理则具有信息检索方便、存储空间节省、易复制等优势。
纸质档案和电子档案各自存在局限性，例如纸质档案易受环境影响导致破损，电子档案可能遭遇信息安全问题。
为了更好地保障档案信息的完整性和安全性，一些企业和组织开始尝试将纸质档案和电子档案进行“双套制”管理。
本文将探讨纸质档案与电子档案“双套制”管理的现状、优缺点比较以及具体操作方式，旨在分析双套制管理的可行性和管理效果，为未来发展提供参考。
1.2 研究目的本文旨在探讨纸质档案与电子档案“双套制”管理的可行性和效果。
通过比较纸质档案管理和电子档案管理的现状，分析二者的优缺点，探讨双套制管理的具体操作方式，并对其管理效果进行分析。
通过研究目的的明确，可以进一步探讨双套制管理的可行性，预测未来发展趋势，总结出最佳的管理实践。
通过本文的研究，旨在为档案管理工作提供可靠的决策依据，推动档案管理工作的规范化和现代化发展。
2. 正文2.1 纸质档案管理的现状纸质档案管理是传统的档案管理方式，其主要特点是依赖于纸质文件进行存储和检索。
目前，许多机构和部门仍然采用纸质档案管理的方式，主要原因有以下几点。
纸质档案管理具有较高的稳定性和安全性。
纸质文件存储在实体档案室中，不受网络攻击和病毒感染的影响，能够有效保护档案的完整性和机密性。
纸质档案管理具有较好的可读性和便捷性。
通过手动翻阅文件，工作人员可以直观地查找和获取所需信息，不受技术设备的限制，操作简单方便。
纸质档案管理在法律法规和规章制度方面比较成熟，具有一定的法律效力和约束力。
各级政府机关、企事业单位对纸质档案管理有明确的规定和要求，保障了档案的合规性和规范性。
纸质档案管理也存在一些问题和挑战。
电子档案与纸质档案并存时期的档案管理工作辨析
件进 行保存，有的甚至被删除 。档案部 门进行 归档 以后 ，需 要再 对纸质文件进行数字化处理 ，进行扫描 ，再转化为 电子 档 案，不但造 成时间、人力、财力的浪费 ，还影响 了电子文
件 的广泛应用。 ２ ． 电子档 案管理制度不健 全。纸质档案在过 去一直作
格式 的光盘存储 。在软件管理上 ，及时修补管理软件 的安全 漏洞 ，对 防火墙和 防病毒软件 实现全 天候 自动 升级，搞好档 案上传 、下载 的安全等 级和 访问权限。在硬件 管理 上，要进
兰 台纵 横
电子档 案与纸质档案 并存 时期 的档 案管理 工作辨析
文 ／宋 敏 白 丽 娟
及利ห้องสมุดไป่ตู้用上带来 了极大方便 的同时 ，也给更改、截获、仿制电
子档案带来更多的可能 。
随着信息化时代的来临，特别是计算机 以及网络技术的
全面普及 ，各个单位都 已进入办 公 自动化 。档案馆 也打 破了
时文件信 息丢失 。 其次，健全 电子档案管理制度 ，积极开辟 电子档案存储 的新途径 。健全制度 的同时 ，要为档案管理部 门配备必要 的 计算机刻录设 备，对应 归档 的电子文件 、数据 资料采用通用
比如各个档案形成部 门先 由计算机形成 电子文件 ，但没有实
现 同步管理，在 归档时将 电子文件打 印成纸质文件移交给档 案部门，并没有按照 《 电子文件归档与管理规范》对 电子文
案 电子信 息数据在保存和传输过程中安全、稳定 。 第三 ，采取切实可行的信 息保护措施 。信息安全技术对
它 与纸质档案的本质不 同，所 以，这种规范不适用于 电子文
件 的归档 。而 现今 电子文件管理制度还存在不严密 、不健全
于维护 电子档 案数据 的原始性和 真实性至关重要。电子档案 上网后必须从入 口、 传输 、 使用三个方面采取安全保护措施 。
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损失 ， 而 影 响数 据 辨 认 效果 。 外 ， 烈 的机 械 震 动通 过 影 响磁 性 从 此 强
、
纸质档案和电子档案的联 系和并存状况
载体材料 中磁分子 的排列秩序 ， 造成剩磁衰减 ， 而破坏数据信息 从
档案信息的表现形式大体可分为纸质文件和电子文件两类 。 与 的完备性。 对于文本档案来说 ， 主要受光线和有害气体的影响。 光线 氧化反应 ， 导致纸张强度的降低 。 纸质文件相比 ， 电子文件的信息存储 密度高 ， 可远距离传输， 信息可 和有害气体会促使纸张发生水解 、 操作性也强于前者 ， 并且随着办公 自动化 的普及 ， 形成 了电子档案 较之而言 ， 同样的影响因素对 电子档案 的破坏力更大 ， 例如 ， 有害气 与纸质档案共存 的局面。结合 目前的实际工作来看， 电子档案与纸 体可腐蚀 、 坏磁性载体 和光盘 ， 破 光线能使 电子档 案载体材料发生
一
过程中 ， 数据信息可以被不同的文件接受方拷贝到其 的计算机存 及相关输出设备才能被识 读 ， 一旦技 术过时 ， 载体上的信息也就无
储器上 ， 就导致在不同时间和不同地点 ， 这 由不 同的 人 群 毫 无 区别 法读出。结合 目前而言 ， 大多数电子文件载体的预期 寿命都 已经超
地获得同一内容的文件 ， 从而无法区别其中的“ 原件 ” 复制件 ” 过 了识读它 的硬件和软件的技术期限 ， 和“ 。 这就意味着对于电子档案中 技术过时 比载体损坏的危害更 大。 并且 ， 随着计算机软硬件技术的快速更新 换代 ， 由于 电子文件要不 数字化信息 的长期存取而言 ，
ห้องสมุดไป่ตู้
１８ ９ ７年《 中华人 民共 和国档案法》 二条指出“ 第 本法 所称 的档 须将 电子文件 的原件归档 ， 以保持该电子档案的原始性。
案，是指过去和现在的国家机构 、社会组织以及个人从事政治 、 军
２夕力影响方式 和影响程度 的差异。对于电子档案来说 ， ． 例如 ，
事、 经济 、 科学 、 技术 、 文化 、 宗教 等活动直接形 成的 ， 对国家和社会 磁场和机械震动对电子文件的磁性载体是很致命的影响 因素 ， 但对 有保存价值的各种文字 、 图表 、 声像等不同形式 的历史记录” 。该定 纸质档案却无任何影响。 具体而言， 磁性载体在外来磁场 的作用 ， 可 义既揭示 了档案的本质属性 ， 也准确地描述 了档案的形成过程 和应 使磁性载体磁性涂层表面上的剩磁发生消磁或磁化现象 ， 造成信号 用范围ｌ 因此 ， 】 １ ， 这一定义也是 目前档案界 比较权威的档案定义 。
前的科技发展状况，由于计算机应用 的普及和 网络技 术的迅速发 材料 的化学 成分是聚酯底基 ， 该化学成分易产生静电 、 吸附灰尘 ， 并
展， 传统的纸质档案和数字化电子档案并存 ， 甚至还有观点认 为“ 文 且容易卷曲 、 易与磁粉脱离 、 伸长后不易恢复脚 此外 ， 。 磁粉中的磁性 本档案将逐渐被电子档案取代 ” 因此 ， 。 有必要深入分析这两者不 同 氧化物颗粒 的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定 因素 ， 它极易 档案载体 的主要区别。 二、 纸质档案和电子档案的区别 受外磁场影 响而导致退磁 、 消磁等。 光盘常用的记录介质 主要有碲 、
ＫＸＥＵＮＩ ＥＵＧＡＬ圃曰 囤 四
口 井 冈山大学
摘 要
毛
凌
关键 词
在 分析 了纸 质 档 案和 电子 档案 并 存状 况 下 的联 系和 区别 之 后 ， 别从 档 案 管理 理 论 的 更 新 与 完善 、 强档 案 管理 职 分 增 业素质 、 档案保管设施的改进 与调整、 建立完善 的档案管理体 系等方面论述 了档案 管理工作的策略 。 纸 质 档 案 电子档 案 并存 态势 工作 策 略
有内容出现困难 ， 可信度也随之 降低 。 其二 ， 电子文件的虚拟化制作 部诸因素以及保护环境有关。 而电子文件 的寿命 长短不仅取决于其 过程也是导致人们对其原件 的认定难于实现的原 因之一。 电子 文件 内部诸因素 和保护环境 ， 更与技术革新紧密相连。这主要源于电子 通过储存设 备 ， 将相关信息集中在一起进 行保存 和传输 工作 ， 在这 文件通过计算机将信息与载体 聚合形成 ， 必须通过计算机显示器以
碲合金 、 、 硒 碳铝化合物以及一些在 激光 热效应作用下易产生性质
１ ． 原始性认定的差异 。其一 ， 由于纸质文件 内容 的原始性主要 变化的材料 ， 这些材料易氧化 、 易与碱溶液发生反应 。因此 ， 电子档 通过其形式 的原 始性来表达 ， 因此 ， 人们可 以借助形式的原始性来 案载体材料 的寿命比纸质档案要短。 证实和确认 内容的原始性。 相对而言 ， 电子文件不仅易于修改 ， 并且 ４ 术支撑 的差异。纸质文件一旦形成 ， 技 纸张 、 字迹材料 、 字迹 在改动后可 以不留任何痕迹 ， 从而导致人们觉得把握 电子文档 的原 这三大构成元素就永远结合在一起 ， 可见 ， 的寿命主要与 自身内 它
质档案共存主要有 “ 双套制” 双轨制” 和“ 两种类型目 双套制亦称“ 。 双 光氧化反应 ， 尤其是 紫外线 ， 其能量足以破坏磁性载体剩磁 的稳定
套归档” 是指文件归档后二者共存， ， 可通过对电子文件制作纸质拷 性， 导致 电子档案 的信息丢失 。 贝以及对纸质文件进行数字化来实现。双轨制通常包含了双套制 ， ３载体寿命 的差异。对于纸质档案来说 ， ． 纸张的耐久性取决于 是指在文件生成和运转过程 中二者的共存， 即两种版本文件同时随 纤维素的性质 。 尽管纤维素在高温 、 高湿 、 、 、 酸 酶 氧化剂等作用下可 业务流程运转 。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时 ， 已经 发生氧化和水解反应 ， 就 但只要工作人员在档案保护过程中注意排除 形成 了电子和纸质两种版本 ， 业务人员要对同样 内容的两种文件进 上述化学反应所需具备 的条件 ， 就可以使纸质档案的寿命达到成百 行重复办理 。 当然 ， 在办理结束后， 双轨制大多导致 双套归档。 结合 目 上千年 。对于电子档案而言 ， 其载体材料是磁性物质和光盘 ， 支持