展会展览操作规程(详细操作流程及表格,绝对实用)解读

时尚实业展会展览操作规程（提案）1．0参展目的及原则2．0展会信息收集3．0参展前准备工作3．1信息调研3．2真实性调查及风险防范3．3询价和议价3．4财务预算3．5订立合同4．0展会策划4．1展位选择4．2展台布置4．3广告信息发布4．4潜在客户邀请4．5展品及布件的运输和保管5．0参展人员5．1参展人员的分工5．2参展人员行为规范和培训6．0展会总结6．1效果分析6．2信息收集6．3总结报告附件：1．年度展会信息收集表格2．参展信息及参展提案3．展会预算表4．参展方案模板5．展会信息收集概要6．客户信息登记表7．总结报告模板/.本<展会操作规程>将作为公司参展的指导性文件，其中部分细节虽参展经验的增加可进行调整升级。

/1．0 参展目的及原则沈阳时尚实业有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集沈阳时尚实业有限公司参展原则：1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。

避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。

2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。

4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。

5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。

6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。

2．0 展会信息收集市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。

展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。

． 参展前准备工作． 信息调研参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。

如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

． 真实性调查及风险防范展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话，以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点，并验看举办方营业执照和身份证明，如有可能，请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格，有实力的主办和承办单位操作的展会；尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。

． 询价和议价参展前应与举办方商议价格，或争取其他方面的优惠政策。

对我方拟长期重点合作的展会，应与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。

． 参展财务预算在提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。

参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

． 定立合同决定参展后应与举办方订立合同，并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。

． 展会策划． 展位选择展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。

避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地，原则上建议选择非标准展位(特形展示以适合品牌形象策略。

展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整 ． 展台布置和展品陈列展台布置的基本原则：➢ 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调➢ 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向➢ 无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光➢ 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角➢ 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）➢ 展示空间重点考虑：四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4）图1 图2 图3 图44．3 广告信息的发布根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业文章形式发表；可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告在参加展会前三个月，可以考虑以软文的形式在有影响力的刊物上发布报道，以扩大知晓度。

4．4 目标客户的邀请参展前应邀请潜在客户，原宥客户，目标客户前来参加。

邀请应附门票和礼券，增加吸引力。

4．5 展品及展示布件的运输和保管各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案，并责成专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失进行汇报。

5．0 参展人员根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。

人员主要包括：展示经理、展示助理、专业演示和讲解、销售人员、女性演示和解说员5．1 参展人员的分工➢ 展示经理了解市场和广告需求管理和监督设计项目管理和监督展位的制作和设计方案控制材料，交流和运输保管保证布展时技术设备和文件的到场保证展期提供充足的材料和宣传品保证各参展人员各尽其职提交总结报告➢ 展示助理分管对内、外的联络协调与主办方的关系协调展会与公司高级负责人的关系确保公司形象反映在展会上组织培训报告展会上销售趋势负责资料和宣传品的分发管理负责展品的清点和汇报负责信息的收集、汇总和整理➢ 销售人员跟踪每个具体销售目标，保证自己管辖的部分在控于整体管理实施现场销售和引导分发宣传品并解答提问撰写信息收集报告展示或演示员（专业技术人员）必须是经验丰富的技术专家，对产品和技术细节非常了解在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示频率对客户提出的技术问题进行回答撰写信息收集和产品反馈报告女性接待和解说员女性在展会上容易被接受，特别是行业产品形象机械死板，因此可能起到良好的弥补作用要求女性解说员形象端淑，声音甜美，有亲和力，并能进行耐心、细致的接待和引导主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍将参观者引导给销售人员和专业讲解人员分发宣传品和纪念品指导客人填写信息和联络表格恭送问询者离开5．2 人员规范和培训全体参展人员要求统一照装；佩戴员工名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情。

对参展的必要事项，信息和规范应该做事前培训。

培训内容：参展意义、目的和理念展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）行为规范和礼仪职责分配和合作沟通活动时间表产品知识及常规问题的统一回答信息的收集6．0 展会的总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。

必须指出，展览的效果尤其是潜在影响力不易测定，因此对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。

6．1 效果分析包括参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户对该次展览的印象等等。

6．2 信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。

信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。

可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。

6．3 总结报告总结报告应在参展后1个月内由展示负责人提交，内容涵盖信息收集概要，效果分析，展会评价，改进建议等等。

附件1 2005年电力行业展览会信息一览表：（其中推荐指数仅为粗略分析，缺乏科学的评价，谨作参考，不可作为决策依据）按时间排序编号：展会名称推荐指数（5分满）时间/地点价格指数（展位/空地/封面）联系方式备注信息1第九届中国（广州）国际工业控制自动化及仪器仪表展览会相关度：2影响力：42005.03.08-2005.3.11广州国际会议展览中心*广州市新港东路6800/72030000电话：020-******** 38823678020-******** 38823661传真：************/dl/exhibit/changguan396.html主办单位：中国对外贸易中心（集团）广东省科学技术厅广州市自动化学会承办单位：中国对外贸易广州展览公司广州富洋商业展览策划有限公司已过报名期限22005中国(广州相关度：3影响力：时间：2005年3月8-11日地点：广州国际会议展览中心（广交会新广州富洋展览有限公司地址：广州市天河路365号天俊国际3104邮编：510620主办单位：中国对外贸易中心(集团广东省电力行业协会国际电力电工及备用发电机组展览会3展馆电话：************/1/2/3传真：************联系人：任重先生、万枫先生承办单位：中国对外贸易广州展览公司广州富洋展览有限公司3第五届苏州国际自动化技术与仪器仪表展览会相关度：2影响力：3时间：2005-3-9 至 2005-3-11地点：苏州国际博览中心主办机构：江苏省自动化学会苏州新华展览有限公司4第二届中国（北京）国际水、电、气三表展览会相关度：3.5影响力：43.21-23北京海淀展馆680018000************fax: 同上杨浩：136****2698注意调查国际经济技术交流中心北京市仪表行业协会时间紧，不参加编号：展会名称推荐指数（5分满）时间/地点价格指数（展位/空地/封面）联系方式备注信息52005中国国际电能计量仪表及检测设备展相关度：5影响力：32005年3月23日-25日上海展览中心（延安中路1000）RMB880元/ m2联系电话：************图文传真：************/measure.html中国电机工程学会高电压专委会世博集团上海外服国际展览广告有览会限公司还有网上展厅62005第五届上海国际电力电工及电气成套设备展览会相关度：3影响力：4时间：2005年4月5日－7日地点：上海世贸商城(延安西路2299号8800/900上海一统展览服务有限公司地址：上海市桂林路595号1204室电话：************、54263256联系人：唐小姐主办单位：中国机电产品流通协会承办单位：上海一统展览服务有限公司北京企发展览服务有限公司海外代理：韩国JES传媒公司72005第四届中-越电力能源工业博览会相关度：3影响力：32005年4.6-8广西南宁越南河内4800100000771-******* 5893777fax:5858748 5859748封面实际价格7000已做广告，不参会82005第八届南京工业自动化仪器仪表展览会相关度：2影响力：3时间：2005年4月6日—8日地点：南京国际展览中心5000/5008000电话：************、85333431、85337596、85337490传真：************、85338485E-mail：*************联系人：王芳131****1894主办单位：南京自动化及仪表协会、南京东亚会展服务有限公司92005年重庆仪器仪表及自动化展览会相关度：2影响力：3时间：2005年4月22日-28日地点：重庆展览中心5800/60050000联系人：徐韩英、联系电话：************、传真：************、89088396网址：协办单位：香港贸易发展局澳门贸易投资促进局中国物流与采购联合会中国仪器仪表学会中国电器工业协会编号：展会名称推荐指数（5分满）时间/地点价格指数（展位/空地/封面）联系方式备注信息10第三届国际工业自动化及仪器仪表（无锡）展览会相关度：2影响力：32005年4月23日-25日地点：无锡市展览馆5000/50010000联络方式：上海升泰展览服务有限公司无锡办事处地址：无锡市景丽苑西区58号402室邮编：214074电话：0510-******* 5102843 8832863传真：0510-******* 5102843联系人：潘兴荣E-mail:**************主办单位：江苏省机械工程学会无锡市自动化学会承办单位：上海升泰展览服务有限公司112005年第二届东北电力展相关度：4影响力：45．12-14沈阳工业展馆550015000************传真：************祝波-138********辽宁省电力有限公司辽宁省电力行业协会主办，号称东北最大122005长三角仪器仪表与自动化展览会相关度：2影响力：4.5开展时间：2005年5月20日-22日展会地点：杭州·浙江世界贸易中心600/60020000浙江省仪器仪表学会地址：杭州市大学路高官弄9号邮编：310009电话：*************/87238527传真：*************邮件：***************联系人：马可人、杨越主办单位浙江省仪器仪表与自动化联合会（浙江省仪器仪表学会、浙江省仪器仪表行业协会、浙江省自动化学会、浙江省仪器仪表技术服务中心、杭州市自动化行业协会、杭州市自动化学会、杭州市仪器仪表学会、杭州市电子学会）中国仪器仪表学会过程检测控制仪表分会上海市仪器仪表学会江苏省仪器仪表学会编号：展会名称推荐指数（5分满）时间/地点价格指数（展位/空地/封面）联系方式备注信息132005第三届中国(重庆国际工业控制自动化仪器仪表展览会相关度：2影响力：3时间：2005年7月 6--8日地点：重庆展览中心5500/60010000联系电话： 023—62810018 62834443 62800189 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6--8日地点：重庆展览中心5500/60010000组委会筹备处：重庆市高策展览策划有限公司地址：重庆市南坪北路12号工贸大厦1305室邮政编码；400060 联系电话：023—6281001862834443 62800189 传真：023—62834443 联系人：丁力 E-mail：******************主办单位：信息产业部中国电子工业科学技术交流中心重庆市机械工程学会232005第三届成都国际工业控制自相关度：2影响力：时间：2005-8-15--2005-8-16地点：成都国际会议展览中心（沙湾路联系人：刘东131****5317地址：成都市金牛区沙湾路新77号新天地大厦3c-5邮政编码： 610031传真：************电话：************主办单位：四川省科学技术协会四川省机械工程学会承办单位：动化及仪器仪表展览会3258号）电子信箱：*********************四川省机械工程学会成都好博展览有限公司编号：展会名称推荐指数（5分满）时间/地点价格指数（展位/空地/封面）联系方式备注信息24第二届中国国际电能计量仪表及检测设备展览会相关度：4.5影响力：49．1-3北京中国国际展览中心780020000************fax: 85829145 85829146北京电力行业协会中国电器工业协会电工分会北京电力公司25第五届北京国际电力电工及高低压电器展览会相关度：4影响力：4时间：2005年9月1—3日地点：北京中国国际展览中心北京企发展览服务有限公司电话：010—85829145、85829146传真：010—85829145、85829146地址：北京市朝外十里堡北里1号恒泰大厦6008室邮编：100025E—mail:*****************网址：联系人：陈红136****0188主办单位：中国北京电力行业协会中国电器工业协会电工分会中国北京电工技术学会北京企发展览服务有限公司26第十六届多国仪器仪表展览会相关度：3.5影响力：52005年9月13日-16日上海光大会展中心6500/65025000电话：010-******** 84111920传真：************中国仪器仪表学会北京鑫寰宇展览有限责任公司27全国电能计量仪表及用电管理系统展览会相关度：5影响力：39．20-9．23上海世贸商城四层展厅8000/8006000封底电话：***********，***********传真：***********中国电力企业联合会中电联国际合作部中电联科技服务中心可能是首次举办，注意调查2829附件2：展会信息及参加提案展会名称：时间地点主办单位：承办单位及联络方式评价相关性影响力往期效果资信调查营业执照承租展馆核实许可证主办单位核实身份证明其他参展提案参展方式：展出费用：展位选择：参展人员：广告发布：备注：其他相关活动：提案递交人：审核：批准：附件3展会费用预算明细表区域：年月日序号项目明细预算金额预算调整预算审核金额预算说金额明1 差旅费车(船）费市内交通费宿费伙食补助2 展出费用3 广告费4 宣传赠品费5 展台设计费7 展品运输保管8 其他制表人：审核：批准：附件4参展方案模板展会名称、主题、基本信息、参加目的参展方案综述展位选择展示环境参展产品展台布置设计方案宣传品和活动参展人员分工时间表附件5信息收集概要竞争对手行业信息产品动态技术动态客户信息其他附件6客户信息登记表姓名单位职务联络方式留言附件7总结报告模板1．参展效果展示效果参观访问量潜在客户获取量销售促进效果2．信息收集行业信息技术产品竞争对手客户反馈3．整体评价参展评价展会质量评价4．改进建议。