公司营业执照等证照管理制度

证照等公司要件管理制度

1 目的

为加强本公司营业执照等公司证照管理，规范证照使用行为，确保证照保管和使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本管理办法。

2 适用范围

证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件，包括公司的营业执照、土地证、房产证、资质等级证书等证照的原件、复印件、扫描件。

3 职责

（一）总经办是公司证照的管理部门。公司证照的原件、复印件、扫描件统一由总经办负责保管和传送；公司证照的原件统一由档案室存档保管。

（二）公司证照的申办、年审、变更、延期等由各证照归属部门负责：

营业执照、报检备案登记证等行政类证照，专利证书、商标注册证等知识产权类证书由总经办负责；

开户许可证、纳税信用等级证书、机构信用代码证等财务类证书由财务部负责；

社会保险登记证由人资部负责；

安全生产标准化证书、环境管理体系认证证书等由安管部负责；

质量管理体系认证证书等由质保部负责；

海关报关注册登记证等贸易类证书由采购部负责。

4 内容

4.1 公司证照的保管

公司证照原件、复印件、扫描件统一由总经办负责保管和传送；公司证照的原件统一由档案室存档保管。

4.2 公司证照使用

（一）公司营业执照等证照原件使用，必须按照《档案管理规定》填写《档案提供利用审批表》经部门主管批准，到档案室申请借阅；

（二）公司证照不得遗失、损坏；如出现遗失和损坏，应立即向总经办汇报，并立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办；

（三）使用公司营业执照等证照复印件、扫描件，必须填写《证照复印件使用申请》，

经部门主管批准；复印件经公司证照管理人员签“本复印件仅供用于……”字样，并加盖公章后有效；

（四）未经批准，任何人不得涂改、伪造、复印、转借公司证照；擅自涂改、伪造、复印、转借的证照一律无效；

（五）不得擅自使用公司的证照进行各种担保，不得与公司印章一同保管；

（六）任何单位和个人不得利用证照从事违法活动，发现有用证照从事违法、违规活动者将给予当事人以经济处罚，并收缴全部非法所得。造成严重后果者，按照有关程序追究当事人刑事责任。

4.3 法律责任

（一）任何人员须严格依照本制度规定程序使用公司证照，不符合本制度规定时，不得擅自使用。

（二）违反本制度的规定使用公司证照，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。

4.4 附则

本制度附公司证照管理相关文件范本。

本制度自发布之日起执行，其解释权归总经办。

5 参考文件

《档案管理规定》

6 应用表单

《档案提供利用审批表》

《证照复印件使用申请》