生鲜采买流程及要求

生鲜商品采买流程及要求

一、业务操作流程：

1、建立供应商档案

（1）、根据公司整体经营思想和经营方针、商品政策选择供应商，了解供

应商的企业性质、规模、供货服务和销售辐射网络，索取各项相关资料（营

业执照、税务登记证、卫生许可证等资信材料）及商品样品。

■p v■p v■（2）、根据所取得的资料和供应商进行谈判，谈判内容包括：供应商资格

认定、合作方式、商品选择、商品价格、结算方式、进店费用）等。

（3）、与供应商签订一式三联的（租赁/联营/供货）合同，把合同与相关

资料交生鲜经理审核后，报店总、财务审批盖章。

（4）、审批、盖章完成后，合同由财务留一份存档，并督促监督供应商交

纳相应的各项费用，其余两份合同返回生鲜部。

（5）、取出合同录入供应商资料，并通知供应商取回合同。

（6）、录入供应商资料时，要按合同条款及时准确地录入供应商合同的内

容。

2、建立商品档案•・

（1）、供应商如有新品进店，必须向生鲜部采购提供《商品报价单》，报

价单需详细注明商品品名、包装单位、销售单位、含税进价、报价周期等商

品信息。

（2）、采购填写《新进商品登记表》要依次填写供应商代码、供应商全

称、商品品名、包装规格、销售单位、进价等。

（3）、商品售价由采购依据毛利指标和市场价格来确定，且必须经生鲜经

理审核签字后方可生效。

（4）、生鲜经理在《新进商品登记表》单上签字同意后方可进行新商品的

录入，录入员录入工作完成后签名确认并存档。

、订货流程：

1、报货流程....

2、审核流程……

3、修改订单流程……

4、取消订单流程……

、商品米买流程

1采买操作流程

①采买人员向财务借款；

②采买人员领取采买备用金；

③采买人员到批发市场购买商品；

④验收商品填《生鲜商品验收单》；

⑤商管根据《生鲜商品验收单》，录入电脑并打印《生鲜商品入库单》

⑥采买人员拿《生鲜商品入库单》至财务销帐。

2、采买资金使用流程

①采买员到财务按规定详细填写《备用金借款单》，并签名确认。

②财务人员按《借款单》上的借款金额将备用金交予采买人员。采

买员在采购完成后，即把货交于收货人员验收，收货员按收货标准进行

验收，收货员核对重量并即时填制《生鲜商品验收单》，

由收货员、防损员、采买员同时签名确认。《生鲜商品验收单》

第一联由收货部门留底复核、第二联交予防损员存档核查、第三联交于

采买员核对相关数量。

③商管根据《生鲜商品验收单》，录入电脑，打印《生鲜商品入库单》，

经录入人员及商管主管签字确认无误后，第一联留档保存，第二联交

由入库单位查核数据，第三联交由采购至财务对账冲

账。

备注：

采买人员在用款完毕后，必须及时至财务对账销账。每一个用款人只可以

借一次款，如需借出第二款，必须先报销第一次借款，如遇特殊情况不能

按此规定办理，必须经生鲜经理批准。

3、采买费用使用流程

①采买员在进行自带现金采购的前一天或当天，填写《备用金借款

单》，要求详细填写用款时间、借款金额、借款用途、还款日期并签名确

认。财务方可把现金交于采买人员

②采买后采买报销费用须有报销凭证（包括购货小票收据、租车证明、停

车费等票据），且必须有采买本人、随同财务人员、供应商签名证明；

③采买费用包含采买商品费用和其他费用，需填写《费用报销明细表》

（财务统一规定？）明确标注，并由生鲜经理签字后方可至财务报销冲

账

4、米买员重点负责商品的购买，关键在于随着购货量的增加，如何确保整个流程的

高效性。由于生鲜商品的特殊性，允许在门店收货时，采买员所给的商品重量与实际收货重量有3%勺误差，在误差范围内按采买员的重量为入库量。

5、生鲜经理对备用金的使用负有监督和管理责任，必须定期对备用金的使用及库存

进行检查，经确保备用金的使用安全。

四、商品收货作业

1、收货的基本要求

①收货人员应本着对公司负责的原则，在公司利益的基础上严格按照订货

单上的品种和数量进行收货。

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②由收货人负责检查商品的品质、鲜度，严格把好商品质量关。

③收货人严格按照订货数量进行收货，对有质量问题、规格问题或超出订

货数量、品种的商品可拒收或咨询部门主管协商解决。

④防损部监控相关验收货标准的执行，发现违规现象及时通知上级相关部

门处理。

⑤进货商品价格应以供货清单的价格为准，如有差异应以最低价格为

准。

⑥生鲜商品按订单100%进行过称验收，除去平均皮重于净重量，但必须

确保收货时间在半个小时内完成。

2、注意事项

① 地磅称、台称的测试：收货前必须对地磅称、台秤进行检验，以

确保收货准确

②订单的准备：按收货时间顺序排列单据，检查订单是否齐备。

备注：

叶菜类：因为叶菜类蔬菜本身需要大量的水份来保鲜工作，因此在

收货时会存在大量水份，在扣除外包装的净重可以允许3%勺误差，如在收

货时发生有残损、变黄、变烂等严重现象的叶菜超过5%质

量损失由采买员全部承担，并及时上报生鲜经理跟进处理。

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