QP44-003资讯沟通管理程序
03 QP-003 A5内部沟通程序
1.目的確保及時準確的傳遞組織內各職能和層次間的信息.致使公司的各階層溝通流暢.2.範圍適用於公司內所有部門及人員間的溝通.3.權責3.1各部門負責把本部門的質量管理體系信息傳遞到相關部門;3.2各部門負責把收到的信息在本部門內傳遞;3.3各部門根據其職能的需要與其他部門進行溝通、聯絡.4.定義(無)5.作業內容5.1信息來源5.1.1內部信息的來源為各部門主管.5.1.2外部信息的來源分為:5.1.2.1客戶信息:業務部傳遞5.1.2.2供應商的信息:採購課傳遞5.1.2.3其它信息:人事行政課、總經理室、ISO督導教育中心傳遞.5.2內部信息溝通5.2.1報告5.2.1.1各部門人員在處理自己所接觸的信息時,要及時、準確地向上級匯報,對上級匯報工作或報告事情時,必須逐級匯報,不可越級匯報工作,投訴及特殊情況例外.5.2.1.2各部門人員在匯報工作或事情時,填寫<<報告>>(附件三),經部門主管依次審核后保存;.5.2.2指令或安排5.2.2.1各部門主管對部門人員下達工作指令或安排時,必須逐級安排,不可越級調派,特殊情況例外(特殊情況指遇緊急事情或當事人不在時等情況).5.2.2.2工作下達的形式盡可能以書面指示,也可在公告欄或管理看板上公布.5.2.3聯絡5.2.3.1各部門因信息的傳達或需相關部門提供信息或幫助時,可採用《內部聯絡單》(附件一)進行聯絡.跨部門的聯絡須經部門主管確認.5.2.3.2簡單的信息用電話或口頭聯絡進行溝通.5.2.4會議5.2.4.1各部門需聯絡相關部門或人員檢討某一問題時,可聯絡相關部門人員組織召開跨部門協調會議進行溝通,可參見《會議作業規範》.5.2.5通知公告相關部門需公告相關事項時,採取《行文用書》(附件二) 發至有關部門,然後由部門內部傳達,或將通知或公告張貼於公告欄也可進行溝通.5.2.6 簽呈5.2.6.1 各部門如遇人員獎勵、處罰,以及其它特殊情況時,填寫<<簽呈>>(附件四);5.2.6.2人員處罰/獎勵時經部門最高主管審核后,交由人事行政課最高主管依據廠規審核.再由人事行政課統一送總經理核准始生效;5.2.6.3所有已簽核完畢的簽呈由人事行政課統一存檔.5.3外部信息於公司內的溝通5.3.1業務部應對客戶的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.2採購課應對供應商的信息依實際需要將其分類處理、並傳遞給相關部門.5.3.3相關部門需及時對相應的信息進行處理並在本部門內傳遞,如溝通有障礙時,將處理結果報告給上級領導,並征詢上級領導處理意見.5.4發生異常處理時效5.4.1當來料發生異常時,半小時內由檢驗員向上級報告;5.4.2當制程發生異常時.當事人須半小時向上級領導報告;5.4.3當成品發生異常時,檢驗員須半小時向上級報告.5.4.3當業務接到客訴,向內部傳達時效參照《客戶抱怨處理程序》執行.5.5記錄保存相關溝通記錄由發文部門視實際需要保存,保存期限最少為半年.6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP-002)6.2會議作業規範 (WI-O-HY-008)6.3客戶抱怨處理程序 (QP-025)7.附件:7.1 附件一內部聯絡單 (R-O-QP-003-001)7.2 附件二行文用書 (R-O-QP-003-002)7.3 附件三報告 (R-O-QP-003-003)7.4 附件四簽呈 (R-O-QP-003-004)。
沟通管理工作控制程序(含表格)
沟通管理工作控制程序
Communication management work control procedures
（ISO9001-2015/ISO14001/ISO45001）
1、目的
确保公司在不同层次和职能部门之间，公司与顾客及相关方之间，就质量、环境、职业健康安全管理体系的实施和有效性及目标完成情况和顾客及相关方的满意度进行沟通。
掌握有关信息，作为持续改进的输入。
2、职责
2.1管理部：负责工程承包、合作医疗单位、环卫合作单位等和公司内、外部信息的归口管理。
2.2环安部：负责与上级环保部门、安全生产监督部门、行业主管部门、消防大队等相关方信息的接受、传递和处理，并记录决定。
2.3销售部：负责与顾客沟通、信息反馈收集、满意度调查、测量和统计、工程变更和主要客户的信息交流以及服务工作。
3.5品质部：负责产品质量信息的沟通与反馈，收集相关的产品标准及法律法规等。
信息反馈单一、客户基本信息
二、产品及服务工作评定
环境污染投诉登记表
环境污染投诉处理结果回执书
：
你投诉的
已经处理，处理结果如下：
请你协助监督情况及时与我处联系。
年月日
运行过程异常报告单
编号：
备注：1、发文部门填写→经过初步分析→责任单位受理并跟进→验证部门跟进→结果改善→报相关部门会签→品质归档保存（环境、安全类由环安部门归档保存）；
2、当出现环境、安全异常时“订单编号、订单数量和不良率”此栏不填写；
3、当出现产品质量异常时未涉及到环境因素时环安部门无需参与；。
资讯沟通程序
5.2.1按权责及职能分：有上下级沟通（纵向沟通），部门之间的沟通（横向沟通）。
按沟通渠道及形式分：会议、发文、宣传通告、电邮等形式。
5.2.2内部沟通所传达的信息，应及时、充分、准确、交办清楚，保持反馈，促进理解，达成一致。
A）过程要清晰（发出者-内容-接收人-载体/形式-执行结果与反馈）
5.3顾客沟通
5.3.1业务部接到客户的订单，应及时组织评审，按《合同评审程序》执行；收到客供产品资料/HSF要求/工具材料应登记，并转交相关部门进行验证和处理；对客户的投诉等应登记，及时处理与反馈。需求若有疑问及时向客户询问并确认；客户提出的要求必须在客户指定的时间内回复或改善完成。
5.3.2有关产品/合同/HSF要求问询事宜。尽可能用书面记录进行交流；
B）沟能要明了（向谁沟通，什么时候，什么方式，沟通的内容及目的明确，表达/描述应明了），
C）权责要明确（什么路径、承办人审批人是谁，传递流向）。
D）措施要得当（处理及时，结果有效，保持必要的反馈）。
5.2.3对客户提供的环境管理标准，需经环境管理委员会讨论并交环境负责人确认；再转换成为公司内部环境文件，分发到各相关部门。
6.作业流程图:
无
7.相关文件
7.1《工程变更管理程序》
7.2《危害物质过程管理程序》
8.相关记录：（略）
5.5当检查出有环保不合格产品时,管理代表应确保尽快并在24小时内报告客户。
5.6供货商的沟通
5.6.1采购负责跟进并收集供方按公司要求应提供的资料或样品，如：MSDS、HSF报告、环保协议等供方资料。交相关部门审查评估，并交文控中心归口存档。
5.6.2采购连同品管人员对供货商实施环境管理活动进行监督与指导，传达公司的相关要求，反馈供方业绩情况；
RH-COP-003 信息沟通管制程序
4.2.1外部信息的收集与处理
4.2.1.1体控科负责海关、商检局、公证行、认证机构等检测或检查结果及反馈信息的收集，当检测
的结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施管制程序》的要求进行处理。
4.2.1.2政策法律法规类信息的资料信息由行政部、体控科负责收集、更新、整理，按照《文件控制
采购科、业务科负责人；主要是针对上月之产品质量问题进行沟通，并追踪纠正与预防措施
的实施状况；
临时会议依实际情况确定，主要针对紧急信息、重大质量问题、工作安全的协调与沟通；
会议内容如果涉及到管理评审和内部审核则按照《管理评审控制程序》和《内部审核控制程
序》执行。
4.3.公司内外部信息的保存，依《记录管制程序》作业。
本公司根据工作需要，定期召开以下会议：
管理例会由行政总裁或其代理人主持召开，每月一次，具体时间由行政总裁决定，参加人员为
各部门负责人和相关人员，主要是各部门汇报工作，包括已经完成的、正在进行的以及将来要
做的工作，并提出工作中存在的问题及解决方法；行政总裁对会议进行总结并对以后工作做出
安排，同时做好会议记录
4.1.2内部信息
正常信息，如质量目标完成情况、质量检查记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时
的其他记录等；
紧急信息，如出现重大质量事故、安全生产等情况下的信息和记录；
其他内部信息（如员工的建议、投诉等）
4.2信息的收集、处理与沟通工具
信息可采取书面资料、品质记录、公告栏、内部刊物，电话、召开会议、互联网等形式和方式予
5.0相关文件
5.1记录管制程序
5.2供应商管制程序
5.3纠正和预防措施管制程序
6.0记录与表单
6.1会议记录
QSP-004 信息沟通管理程序 A06
信息沟通管理程序制定：日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22文件变更记录1.目的目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.适用范围适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。
3.职责与权限3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。
3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。
3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4. 术语和定义无5.内容5.1 沟通信息分类5.1.1 外部信息1）与质量有关的外部信息A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。
B.产品标准类信息。
C.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。
D.供应商的质量信息及投诉等。
E.其它外部与质量相关的各类信息。
2) 与公司相关的外部信息A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等。
B.市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。
C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。
2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。
3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。
4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。
5.2 信息的收集信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。
HCX-QP-003内部沟通程序
5.2.11行政部收集、受理各部门的员工信息，反馈给管理者代表及公司高层领导，并将公司高层领导的决策反馈给各部门员工。
5.2.12公司建立“员工信息反馈流程”，各员工可以把任何需要沟通的信息反馈给公司管理层。如对公司有益的，总经通内容：
5.1.1国家及地方相关法律、法规；
5.1.2公司决策精神；
5.1.3公司运作及管理情况；
5.1.4部门职责、质量目标；
5.1.5客户信息。
5.2沟通形式：
5.2.1公司建立周会制度，利用此种形式上传下达，沟通情况，交流思想，寻求帮助，互相学习。
5.2.1.1会议主持人负责准备《会议记录表》，参加会议人员在《会议记录表》上签到，《会议记录表》由行政部保存。
更改记录
编写/修订日期
版本
变更内容说明
编写人员
2018年09月01日
01
新版作成
朱发军
1.目的
建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2.范围
本规定适用于深圳市海宸兴科技有限公司（简称“公司”）内部沟通联络。
3.相关内容
无。
4.职责
董事会、总经理、副总经理、管理者代表、公司各部门负责此程序的执行。
5.2.4品质周会由品质部组织召开,各相关部门参加,讨论上周生产品质问题和改善对策；召开时间由主持部门自行决定,以会议通知形式知会相关人员。
5.2.5部门联络
生产中凡涉及产品变更、工序变更、设备变更等问题时，责任部门可发出通知或联络给执行部
门（责任部门发出通知式联络时,执行部门要签到,记录由发放部门保存）。具体内容按各部门质量管理体系文件执行。
某有限公司信息沟通管理程序
某有限公司信息沟通管理程序一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，信息的快速、准确传递对于企业的成功至关重要。
有效的信息沟通管理不仅能够提高工作效率，还能促进团队协作，增强企业的竞争力。
为了确保公司内部信息的顺畅流通和有效利用，特制定本信息沟通管理程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、员工之间以及公司与外部相关方之间的信息沟通。
三、职责分工1、信息管理部门负责制定和完善信息沟通管理制度和流程。
搭建和维护信息沟通平台，确保其稳定运行。
收集、整理和分析公司内外部的信息，为决策提供支持。
2、各部门负责人负责本部门内部信息的传递和沟通，确保员工了解相关工作要求和进展。
向信息管理部门提供本部门的重要信息和数据。
3、员工积极参与信息沟通活动，及时反馈工作中的问题和建议。
遵守信息沟通的相关规定和流程，保护公司信息的安全。
四、信息沟通的方式1、会议定期召开部门例会、公司全体会议等，传达工作安排和决策，讨论工作中的问题。
会前应明确会议主题和议程，提前通知参会人员做好准备。
会议记录应及时整理并分发相关人员。
2、邮件用于正式的工作交流和文件传递。
邮件的主题应明确、简洁，内容表达清晰、准确。
重要邮件应及时回复，避免延误工作。
3、即时通讯工具如微信、钉钉等，用于实时沟通和信息快速传递。
但对于重要和正式的信息，仍应以邮件或书面形式确认。
4、内部公告栏发布公司的重要通知、政策和规章制度等。
员工应定期关注公告栏的更新。
5、面对面交流对于复杂或敏感的问题，提倡面对面的沟通，以便更准确地理解对方的意图。
五、信息沟通的内容1、工作指令和任务安排上级向下级传达工作目标、任务分配和时间要求。
2、工作进展和成果汇报下级向上级汇报工作进展、遇到的问题和解决方案。
3、业务信息和数据各部门之间分享业务相关的信息和数据，如市场动态、客户需求、财务报表等。
4、意见和建议员工对公司的管理、业务流程等提出的改进意见和建议。
5、政策和制度公司发布的各项政策、制度和规范，确保员工知晓并遵守。
资讯交流管理程序
文件名稱
文件編號
BS- EHSPM -009
版本/版次
A/1
環境與職業健康安全體系程序文件
資訊交流管理程序
制訂部門
稽核室
制訂日期
2008-07-25
頁次
第1頁共3頁
1.目的﹕
為了規範職業安全健康資訊交流，確保體系的有效運行，特制訂本程序。
2.範圍：
本程序適用於公司內部和外部職業安全健康資訊的管理。
3.權責：
3.1稽核室是環境與職業健康安全資訊接收與交流溝通的綜合管理部門﹐負責與上級環保﹐勞動﹐安全主管部門和行業主管部門的環境與職業安全健康資訊的接收﹑傳遞和處理。包括與周圍社區﹐承包商及工作場所內其他訪客之間的溝通﹔包括對人員的的教育培訓及環安政策﹐目標的宣導﹔
3.2各部門負責向本部門和其他部門員工傳達和彙報有關環境及職業健康安全資訊以及資訊的保存﹔
外部資訊主要包括：
1)收到上級政府主管部門的環境與職業健康安全要求方面的文件後﹐應及時做出相應處理與應對﹔
2)外部環境與職業健康安全檢查﹑參觀﹑訪問時﹐由稽核室負責接待安排﹐並將檢查的結果與外部機構進行協商溝通﹔
3)公司的其他部門若收到有關的法律﹑法規和標準時﹐如資源﹑能源﹑消防﹐安全生產法等法規(包括法律法規或行業標準的變更)時﹐應及時傳遞到稽核室﹔
6)針對本部門監測和內審時發現的不符合﹐應立即書面通知有關人員﹐並在糾正﹑預防措施制訂後書面通知有關人員予以糾正
7)將管理評審報告張貼於廠內公告欄中﹔
8)工会应針對員工的有關環境及職業健康安全方面的投訴或建議﹐及時通知環安工作小組討論並預以處理和回復﹔
9)資訊傳遞的接收方必須做好接收記錄。
4.2.2外部資訊的交流﹕
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4.1.2.外部溝通
4.1.2.1.外部提報人：系指鄰居、社會機構、政府機關、環保團體、廠商客戶、其他人員..等等。
4.1.2.2.溝通管道：利用電話、公文、電子郵件、信函、當面陳述或其他合法管道。
4.1.2.3.提報流程：提報人提出建議，運用溝通管道，送達至環安衛單位登錄整理後，交給權責單位研究處理，將處理的結果交由環安衛單位復核，再轉覆提報人結案。處理期間應與提報人保持聯繫，以使提報人掌握確切進度。（環境異常處理單）
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4.3.2.4.以上各项并视需要由管理课向邻居沟通。
6.0附录窗体
6.1.提案改善
6.2.环境异常处理单
7.0参考文件
7.1.教育训练管理程序(QP06001)
8.0备注
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文件名称：資訊沟通管理程序
编号: QP44003
版次:1.0
4.1.1.1.建議提報：員工對於環境安全衛生管理之異常或改善建議，可透過公司內部各項正式會議或自行向溝通單位提報。（提案改善單）
4.1.1.2.建議管道：電話、會議記錄、電子郵件、提案改善單。
4.1.1.3.提報流程：提報人利用溝通管道提出建議，運用各項建議管道送達至行政課登錄整理後，交給權責單位研究處理，將處理的結果交由管理課復核，再轉覆提報人結案。（提案改善單）
文件名稱：資訊溝通管理程序
編號: QP44003
版次:1.0
頁次: 2
4.1.2.4.特殊处理：倘外部提报人所提之环境议案，因特殊性质使环安卫单位无法径行或随时答复时，得指定最终处理之部门专案处理，但管理课仍须掌握进度，予以适切之指导。
4.1.2.5.档案整理：所有建议案件处理，应留下记录及公布，于环境安全卫生管理委员会开会时提出，做为环境政策制定与改善的参考，并开放提供查询调阅。
4.3.1.2.抱怨事项由业务/服务人员依客户服务作业程序处理。
4.3.2.运作管制事项，原则上由运作管制执行部门负责对外沟通，并留下记录。
4.3.2.1.分包商影响源由采购人员传达要求给供货商分包商
4.3.2.2.厂内施工由申请施工单位依厂内施工作业管制要求登录及向厂商倡导。
4.3.2.3.厨房环境、废弃物处理由管理课向厂商说明。
4.2.2.此重大事项含
4.2.2.1.重要环境因素资料及其处理方式（含运作管制、目标管理计划）。
4.2.2.2.政府法规相关之监控测试资料。
4.2.2.3.产品设计、规格相关信息
4.3.其它不列管之沟通
4.3.1.客户事项（参考质量体系之合约审查、产品开发、客户服务说明）
4.3.1.1.产品之要求由业务传达相关部门。
4.1.1.4.檔案整理：所有建議案件處理，應留下記錄及公佈，于環境安全衛生管理委員會開會時提出，做爲環境安全衛生政策制定與改善的參考，並開放提供查詢調閱。
4.1.1.5.政策宣達：各部門環境管理人員，管理課負責以企業內部電子郵件及公告做爲環境政策等、訊息宣達的工具，並定期公佈處理環境問題結果。
4.1.1.6.宣達管理：爲求宣達內容簡明易懂、辭彙一致，負責宣達者應使用統一且經定義過之專有名詞，並避免使用艱澀字眼。
3.0.責任：
3.1.管理課：負責執行環境管理溝通及改善的管制，並負責環境管理系統一般事務之對內、外溝通（環境、教育、倡導）。
3.2.管理代表：負責協調執行環境管理溝通及改善業務，並負責重大事項之對外溝通。
3.3.其他部門：對內、外專責産品及運作管制事務之溝通。
4.0.作業說明
4.1.一般事務
4.1.1.內部溝通
檔案名稱：資訊溝通管理程序
編號: QP44003
版次內、外部環境管理溝通之程序，使環境問題的預防、溝通、解決能獲致及時有效處理。
2.0.範圍：
2.1.適用於企業內、外部環境管理系統議題。
2.2.屬於客戶對産品的要求或抱怨，依照ISO9000質量管理系統程序實施。
2.3.與運作管制相關之溝通。
页次: 3
8.1重大事项之对外沟通内容见下表：
环境对像
对像窗口
沟通内容
记录
客户
业务
客诉
8D报告
供方
采购
化学品类事宜
公告函
食堂承包商
管理课
环保、卫生事宜
沟通单
施工
管理课
施工须知
施工须知
服务商
采购
环保事项
协议
临近社区
管理课
投诉、抱怨
环境异常处理单
其它相关方
管理课
环境绩效
公告
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4.1.2.6.政策宣达：管理课为统一窗口，负责以大众媒体、计算机因特网及营运报告书做为环境政策、讯息宣达的工具，并定期公布处理环境安全卫生问题结果。
4.1.2.7.宣达管理：为求宣达内容简明易懂、词汇一致，负责宣达者应使用统一且经定义过之专有名词，并避免使用艰涩字眼。
4.2.重大事项
4.2.1.凡属公司业务机密且未经授权予对外沟通人员者，一律经由管理课提报给管理代表研拟回复，管理课掌握进度。