记录和记录管理控制程序
记录管理与控制程序
记录管理与控制程序1.目的为了对记录进行有效的控制和管理，确保提供质量/环境/HS/职业健康安全以及社会责任管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。
2.适用范围本程序对记录的控制重点、标识、填写、更改、归档、保管、查阅、销毁及保存期限做出了规定。
本程序适用于公司所有记录的管理。
3.规范性引用文件文件化信息管理程序4.定义4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
注2：通常记录不需要控制版本。
4.2 通用记录：通用记录是指相同或相似工作性质的部门、类似的过程和活动所要求形成记录的内容形式相同并可互用的文件。
本定义概指体系程序文件所使用的相关记录表单。
除此之外的记录可称之为特殊用途的记录。
5.职责5.1体系部：5.1.1负责通用记录表格的审核和统一编号，记录表单样板的备案处理5.1.2负责本部门有关的记录的整理、归档和保管。
如：内部审核记录、管理评审记录等5.2总务部：5.2.1负责人员资格、能力以及培训以及人员录用、考勤、工资核算等有关的记录5.3其他部门：负责本部门记录的整理、归档和保管6管理程序与内容6.1 记录的设置6.1.1 记录的责任部门负责识别所需的记录并制订记录的格式和传递途径，记录格式的制订应本着有效、实用、精简的原则，由体系管部负责通用记录表格的审定和编号，对审定的记录表格，体系管理部门应建立《文件资料最新版本一览表》，注明编号以便检索。
内部特殊用途的记录表格，由相关部门自行设计，并按《文件化信息管理与控制程序》进行申请受控备案6.1.2重点控制的质量/环境/HS/职业健康安全管理体系记录类型包括：a.质量管理体系重点控制的记录详见附录A；b.环境、职业健康安全管理体系重点控制的记录详见附录B；c.有害物质过程管理体系重点控制的记录详见附录C；6.2 记录标识的设置6.2.1 质量/环境/HS管理体系规定的记录表格应按《文件信息化管理程序》规定要求进行编号6.2.2记录可以是任何一种媒体形式，包括电子媒体或照片、胶片。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
记录管理控制程序
1. 工作目的对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，保证记录符合检测/鉴定工作要求，为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。
2. 适用范围适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。
3. 工作职责3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。
3.2 监督员负责对记录真实性的监督。
3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制，分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。
3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。
3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。
3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁，质量负责人负责批准质量记录的销毁。
4. 工作程序4.1 记录的分类和控制要求4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。
4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：内部审核和管理评审记录；纠正、预防和改进措施的记录；人员培训和考核记录；投诉处理记录；管理体系文件控制记录；服务和供应品的采购记录；合同评审记录；监督检查记录等。
质量记录格式应包括：记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。
4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检测/鉴定原始记录；实验室间比对或能力验证记录；检测/鉴定报告及副本等。
技术记录格式还应包括以下内容：检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录（适用时），记录人和审核人等必要的信息。
4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求，提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。
4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。
4.2 记录的形成4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录，填写时使用钢笔或中性签字笔，所有签名应由本人亲笔签署，不允许代签。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录管理控制程序
记录管理控制程序概述记录管理是一个组织中至关重要的一项活动，它有助于确保信息的准确性、完整性和易访性。
本文档旨在提供一个记录管理控制程序，旨在帮助组织有效管理和控制记录，以满足相关法规要求并提高组织的运营效率。
1. 选择适当的记录为了确保记录管理的有效性，组织应根据其业务需求选择适用的记录类型。
这些记录可能包括但不限于员工档案、财务报表、客户信息等。
在选择记录类型时，组织应考虑相关法规和内部政策要求。
2. 创建记录管理政策和程序组织应制定记录管理政策和程序，确保记录的合规性和一致性。
这些政策和程序应包括以下方面：- 记录创建和命名规范- 记录访问和权限控制- 记录保留和销毁期限- 备份和灾难恢复计划3. 确保记录的准确性和完整性为了确保记录的准确性和完整性，组织应采取以下措施：- 定期审核记录，纠正任何错误或不完整的信息- 限制记录的修改权限，确保记录的不可篡改性- 确保记录的关联性，避免信息的丢失或分散4. 有效存储和管理记录为了确保记录的易访性和长期保留，组织应采取以下措施：- 使用合适的记录存储媒体，如云存储或数据中心- 建立合理的索引和分类系统，便于记录的查找和检索- 定期备份记录，并制定灾难恢复计划5. 遵守相关法规和隐私保护组织应遵守适用的法规和隐私保护要求，以确保记录管理的合规性和数据安全性。
这包括但不限于：- GDPR（通用数据保护条例）- CCPA（加州消费者隐私法）- HIPAA（健康保险可移植性和责任法案）6. 培训和意识提高组织应提供记录管理的培训和意识提高活动，以确保所有员工理解记录管理政策和程序，并知道如何正确地创建、访问和管理记录。
以上是一个基本的记录管理控制程序，组织可以根据自身的需求进行调整和补充。
记录管理对于组织的法规遵从性、信息管理和运营效率至关重要，应被视为重要的战略性活动。
记录管理控制程序
a） - - - V
记录表格版本号（V0，V1，V2……）
记录表格流水号（001，002……）
部门代码（参考文件管理程序5.1.3）
质量管理记录代码（环境代码：EF）
b）PPAP / APQP编号：PPAP/APQP- - A
版本号（A，B……）
5.6.3 记录表格申请改版或取消后相关部门将不能再使用该记录表格进行关联内容记入。
6．相关记录
6.1品质环境记录一览表
6.2文件销毁登记表
6.3文件更改/取消/领用申请单
7．相关文件
7.1《文件与资料控制程序》
8．附件
8.1文件与资料控制流程图
审会议中进行评审，是否按照5.5.3项执行。
5.6 记录的销毁
5.6.1 超过保存期限需销毁的记录，由记录保管人填写《文件销毁登记表》交部门负责
人批准后，对其进行销毁。《文件销毁登记表》应交文控中心备案。
5.5.2 若记录没有到保存期限需销毁时，由记录保管人填写《文件销毁登记表》交部门
负责人审核、管理者代表批准后，方可销毁。
3．职责
3.1文控中心
3.1.1 记录格式的确认、受控、生效实施；
3.1.3 记录回收、销毁。
3.2各部门
3.2.1 记录格式的作成；
3.2.2 本部门记录的填写、归档、保存、管理。
4．定义
记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
5．程序
5.1 记录的格式确定
各部门应根据工作需要来制定记录的格式，若记录涉及到多部门使用时，制定部门应
组织相关部门对记录的格式进行检讨、协商、确认，确认格式时需考虑如下因素：
记录控制管理程序
记录控制管理程序1 目的和范围为了确保公司HSE记录得到有效管理和控制，为公司HSE管理体系的有效运行提供证据，特制定本程序。
本程序规定了公司HSE记录管理的职责、范围和内容。
本程序适用于公司HSE体系运行中的记录管理。
2 术语本程序采用Q/CX1002系列标准规定的术语。
3 职责3.1 安全环保科为本程序的归口管理科室，负责公司记录的控制和管理。
3.2各基层单位（科室）负责本单位记录的控制和管理。
3.3 记录使用科室，负责记录的使用、保存等管理工作。
3.4 填写记录的单位和人员应对出具记录的真实性、准确性负责。
4 程序内容4.1 记录的范围所有与HSE管理体系有关的活动和任务都要留有记录，如：HSE会议记录、审核和评审报告、不符合项、生产运行记录、风险防控措施、承包商信息、培训记录等。
4.2 HSE记录的编制、标识和发布4.2.1 公司机关科室按照各自的职能，在编制归口的程序文件和作业文件的同时，设计出 HSE记录，并与文件一同发布实施。
编制记录时，应充分考虑现行有效的记录，避免重复。
4.2.2由公司负责组织，基层单位负责编写的作业文件、基层作业指导书等产生的记录，与文件一同发布实施。
4.2.3 HSE记录采用编码的方式进行标识，执行《HSE体系文件编制及编码规定》（QD/YSGS/HSE-12-01）。
4.3 记录的填写要求4.3.1 记录应根据有关规定进行填写，必须符合下列要求：✧数据真实可靠；✧所有记录统一用碳素笔填写，字迹工整清晰，内容完整，能准确识别；表格类记录除缺项外一般不得有空白；空白处以“/”标注。
✧电子记录应由相关授权人按照规定的字体和格式进行填写；✧记录的相关数据应保持一致，前后衔接，具有可追溯性；✧记录应有填写人签字或盖章，并注明日期。
4.3.2 HSE信息系统中存在的记录表单，无须再另设纸质记录，需签字盖章的记录要打印成纸质并有相关人员签名。
4.3.3 记录不得随意更改、涂抹。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
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——方案计划参考范本——记录和记录管理控制程序
______年______月______日
____________________部门
1目的
本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安
全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围
适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责
3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和
监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程
4.1记录表格的设计与要求
4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复
杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务
归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》
执行。
4.2记录的填写、收集、整理
4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。