记录控制程序(091208)
记录控制程序
记录控制程序
1 目的
为确保体系的有效运行，并为提高记录文件管理，使产品符合顾客及适用的法律法规要求，使质量责任具有可追溯性，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于我公司对管理体系运行所发生的各种记录的控制。
3 术语
3.1产品检验记录：通过观察和判断，适当的结合测量所进行的符合性评价的文件。
3.2产品监视记录：对影响产品性能形成的因素进行适时观察、测量和评价的文件。
3.3管理体系过程运行记录：描述管理体系过程运行的文件。
4 管理职责
4.1质保部负责公司质量记录的归口管理，记录文件最终归档到综合管理部。
4.2技术中心负责建立、确定产品关键和重要质量特性监控点及检验标准。
4.3各职能部门、生产车间负责本部门、车间记录的管理。
4.4记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰完整负责。
5 工作流程
6 工作描述
7 相关记录
8 相关文件
9 衡量过程的有效性和效率指标。
记录控制程序
记录控制程序
1.目的
本控制程序规定了本公司质量环保记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理要求，以保证为质量改进、产品追溯、质量体系有效运行提供见证。
2.适用范围
适用于本公司产品质量环境记录和质量环境体系运行记录的管理。
3.职责
3.1公司管理部负责编制《受控文件一览表》。
3.2产品质量记录由本部门主管审定，质量体系运行记录管理者代表审定。
3.3各部门主管负责本部门质量记录的编制、填写、收集保管。
4.工作程序
4.1公司管理部负责将受控质量记录依照《质量文件编号和格式规定》做好编号和格式化管理。
4.2各部门主管应指导、督促本部门员工及时、准确、完整地填写质量记录，字迹要清晰，不能涂改（必要时须盖更正章）。
4.3每月末各部门将有关质量记录收集交公司管理部，由资料室保管。
4.4资料室对受控质量记录负责做好标识、编目、归档保管。
公司办公室负责编制《受控文件一览表》，印发给各部门主管。
需要时每年做一次修改。
4.5表格的更改、新置和失效处理参照《文件和资料控制程序》执行。
4.6本公司受控的质量环境记录文件保存期一般为三年，供方质量记录保存期为二年，特殊需要时经部门主管批准可以继续保存或销毁。
4.7已满保存期的质量记录经部门主管批准后予以登记销毁。
4.8在合同有要求时，经有关部门主管批准，可提供顾客查阅有关质量记录。
记录控制程序
二、记录控制程序1 目的确保生产过程和管理体系运行过程中规定的体系记录（以下简称记录）予以控制。
2 范围适用于本公司管理体系运行时所产生的各类记录的控制。
3 职责3.1 人事财务部负责汇总和编写公司的记录清单并保存各类记录的样本。
3.2 相关部门负责本部门使用的记录格式编制、填写、收集、归档和保存。
4 工作程序4.1 记录的设置、格式及编号4.1.1 各部门按照三体系标准的要求、公司体系文件要求、相关法律法规要求确定所需设置的记录，并负责设计其记录格式，报总经理审批后交人事财务部登记备案。
若顾客或法律法规规定了记录格式，则相关部门必须采用其格式。
4.1.2 记录格式如需更改，由原编制部门填写《文件更改申请单》，经总经理批准后，由编制部门更改后使用，同时报人事财务部备案。
4.1.3 人事财务部根据三体系标准的要求及各部门设置的记录，负责汇总和编写公司的《记录一览表》，并汇集和保存各类记录的样本。
4.1.4 本公司记录编号规定为：JL-条款号-流水号（条款号主要以15版标准为主）其中：JL表示“记录”，条款号为该记录适用的标准条款，流水号依次为01、02、03、……。
条款号以3位数表示（如管理评审使用的记录，其条款号为9.3），同一记录编号可采用在No：后加“年-月-顺序号”或“年-顺序号”予以区分，以确保记录唯一可追溯。
4.1.5 人事财务部按以上规定，确定每一记录表格的编号（但法律法规规定的记录除外）并填写在《记录一览表》中。
4.2 空白表格由人事财务部统一管理和发放，相关部门根据需要到人事财务部领取。
4.3 记录的填写、更改4.3.1 记录的有关内容由直接执行者使用钢笔、签字笔如实填写。
4.3.2 记录填写应及时、字迹清晰、准确，签名要签全名。
除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目应以自左至右的一条斜线“∕”代替填写内容。
4.3.3 记录不可随意更改、涂抹。
如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正并签名、注上日期，确保更改后的记录符合原设计的要求，且不能影响其他填写内容。
记录控制程序
1、目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2、范畴适用于为证明工程项目符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3、职责3.1质管部负责监督、管理各部门的记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
3.3档案室负责保管超过一年的记录。
3.4各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。
4、程序4.1各部门资料员负责收集、整理、储存本部门的记录。
4.2记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》实行。
4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实、内容完全、字迹清楚，不得随便涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相干栏目负责人签名不答应空白。
4.3.2如因笔误或运算错误要修改原数据，应采取单杠划去原数据，在其上方写上更换后的数据，加盖或签上更换人的印章或姓名及日期。
4.4记录的储存、保护4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于透风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清楚。
各部门按规定的期限储存记录，对于储存一年以上的记录交档案室储存。
4.4.2质管部将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、储存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并聚集备案记录的原始样本。
各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3质管部每三个月检查一次各部门记录的使用、管理情形。
4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。
4.6记录的烧毁处理记录如超过储存期或其他特别情形需要烧毁时，由档案室主管填写《文件烧毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人实行烧毁。
4.7记录格式4.7.1各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。
4.7.2各相干部门可根据工作需要提出记录格式设计更换，实行《文件控制程序》有关文件更换的规定。
记录控制程序
5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净，注意防火防损。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
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1．目的
对记录的标识、收集、编目、查阅、保管和处理进行有效的控制，为质量体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。
2．适用范围
适用于产品实现过程及质量管理体系运行中记录的控制。
3．职责与权限
3.1 文控中心归口执行本程序，负责质量表单的受控编号、登记和归档。
3.2 使用部门负责表单的正确填写和使用，定期对质量记录收集、整理及保管。
3.3 管理者代表负责质量表单的使用审批，质量表单的标准化和规范化。
4．定义
4.1质量表单：本公司仅指质量管理体系运行所使用的空白表格（含电子表格），包括客户提供要求填写的表单。
4.2 质量记录：本公司仅指质量表格填写后有文字或数据信息记录。
5．工作程序
5.1 基本原则
5.1.1 无论质量表单（电子或纸质）以何种形式存在，必须保持原有状态，包括编号、版本号、字体、格式、页面大小等，保持表单的标准化和规范化。
5.1.2 所有记录必须保证其真实性、准确性和完整性。
5.1.3 公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”原则进行管理，使用部门及时整理、编目，移交文控中心归口存档。
5.1.4 若客户要求必须采用客户单位表单时，按客户提供的表单使用。
5.2 质量表单设计、编号
5.2.1 质量表单的设计原则上由使用部门自行设计，其格式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。
5.2.2 质量表单的增加或修正：由提出人填写【文件更改通知单】同时
附上更改后的质量表单，报管理者代表审准后，由文控中心按《文件编号规定》进行编号，并在【质量表单受控总览表】中予以登记、备案。
5.2.3 所有修正后的质量表格，保留原有编号，修正版本号。
5.3 记录的填写规定
5.3.1质量记录应按表单格式要求填写，内容真实、正确、完整，字迹清晰易辨。
5.3.2质量记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，如属笔误，更改应采用划改，并注明更改人与更改日期，必要时应重新书写。
5.4质量记录的存档、保管与检索
5.4.1公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”的原则实行管理。
由各部门按月或按季整理，装订成册（可活页装订、也可固定装订），并形成目录，以便查询。
5.4.2每年底各部门及各车间将所使用的质量记录移交文控中心归口存档，并在【质量记录存档登记表】上签名。
5.4.3质量记录应妥善保管，储存时应选用适当的储存工具，需用包装箱贮存时，应在外包装箱醒目位置贴上标签，便于识别。
储存环境应适宜，注意防火、防潮、防虫蛀、防霉变等，以防丢失或损坏。
5.4.4电子表格及记录的保存、使用等要求按《电子文档管理规范》相关规定执行。
5.5质量记录保存期限与处理
5.5.1各类质量记录的保存期限详见附录A。
5.5.2保存期满后，由文控员填写【质量记录销毁申请表】经质量记录产生部门进行确认，管理者代表批准后，实行销毁处理。
5.5.3严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。
5.6质量记录的查阅
5.6.1当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。
5.6.2 移交文控中心储存的质量记录，使用人员需查阅时，须经使用部门主管审批，管理者代表批准后方可查阅。
5.6.3 涉及公司机密的质量记录，任何人都应遵守保密规定，不得擅自带出公司。
6．引用文件
6.1 《文件编号规定》
6.2 《文件控制程序》
6.3 《电子文档管理规范》
7．表单记录
7.1.【质量表单受控总览表】
7.2.【质量记录存档登记表】
7.3.【质量记录销毁申请表】
7.4. 附录A：质量记录档案、归档及保存限一览表。