最新记录控制程序(20190919070842).pdf
记录控制程序
记录控制程序
1 目的
为确保体系的有效运行，并为提高记录文件管理，使产品符合顾客及适用的法律法规要求，使质量责任具有可追溯性，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于我公司对管理体系运行所发生的各种记录的控制。
3 术语
3.1产品检验记录：通过观察和判断，适当的结合测量所进行的符合性评价的文件。
3.2产品监视记录：对影响产品性能形成的因素进行适时观察、测量和评价的文件。
3.3管理体系过程运行记录：描述管理体系过程运行的文件。
4 管理职责
4.1质保部负责公司质量记录的归口管理，记录文件最终归档到综合管理部。
4.2技术中心负责建立、确定产品关键和重要质量特性监控点及检验标准。
4.3各职能部门、生产车间负责本部门、车间记录的管理。
4.4记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰完整负责。
5 工作流程
6 工作描述
7 相关记录
8 相关文件
9 衡量过程的有效性和效率指标。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
记录控制程序
二、记录控制程序1 目的确保生产过程和管理体系运行过程中规定的体系记录（以下简称记录）予以控制。
2 范围适用于本公司管理体系运行时所产生的各类记录的控制。
3 职责3.1 人事财务部负责汇总和编写公司的记录清单并保存各类记录的样本。
3.2 相关部门负责本部门使用的记录格式编制、填写、收集、归档和保存。
4 工作程序4.1 记录的设置、格式及编号4.1.1 各部门按照三体系标准的要求、公司体系文件要求、相关法律法规要求确定所需设置的记录，并负责设计其记录格式，报总经理审批后交人事财务部登记备案。
若顾客或法律法规规定了记录格式，则相关部门必须采用其格式。
4.1.2 记录格式如需更改，由原编制部门填写《文件更改申请单》，经总经理批准后，由编制部门更改后使用，同时报人事财务部备案。
4.1.3 人事财务部根据三体系标准的要求及各部门设置的记录，负责汇总和编写公司的《记录一览表》，并汇集和保存各类记录的样本。
4.1.4 本公司记录编号规定为：JL-条款号-流水号（条款号主要以15版标准为主）其中：JL表示“记录”，条款号为该记录适用的标准条款，流水号依次为01、02、03、……。
条款号以3位数表示（如管理评审使用的记录，其条款号为9.3），同一记录编号可采用在No：后加“年-月-顺序号”或“年-顺序号”予以区分，以确保记录唯一可追溯。
4.1.5 人事财务部按以上规定，确定每一记录表格的编号（但法律法规规定的记录除外）并填写在《记录一览表》中。
4.2 空白表格由人事财务部统一管理和发放，相关部门根据需要到人事财务部领取。
4.3 记录的填写、更改4.3.1 记录的有关内容由直接执行者使用钢笔、签字笔如实填写。
4.3.2 记录填写应及时、字迹清晰、准确，签名要签全名。
除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目应以自左至右的一条斜线“∕”代替填写内容。
4.3.3 记录不可随意更改、涂抹。
如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正并签名、注上日期，确保更改后的记录符合原设计的要求，且不能影响其他填写内容。
记录控制程序
记录控制程序1 目的为了提供证明职业健康安全管理体系有效运行和符合规定要求的客观证据，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于本公司内所有与职业健康安全管理体系有关记录的控制。
3 职责与权限3.1管理部负责记录的综合管理。
3.2体系运行管理组负责记录的监督检查3.3各职能部门负责对本部门记录的编制、实施和管理。
4 程序内容4.1记录的编号、内容的编制和更改执行《文件控制程序》。
4.2各部门负责编制本部门所需记录的格式和内容，由体系运行管理组审核，管理者代表批准，体系运行管理组汇总成《记录清单》和《记录汇编》。
4.3记录的填写与修改4.3.1记录由各部门指定专人负责填写。
4.3.2记录填写必须及时、准确、清晰、字迹工整、不留空格。
4.3.3记录填写出现错误时，采用划改纠正方式，即将错误数据用一条斜线划去，在旁边注明正确数据，同时签下修改人姓名。
对文字错误用斜线划去，在旁边注明正确文字即可。
4.4记录的管理4.4.1各部门使用记录时，应按《记录汇编》的标准文本制作，保持内容一致，比例尺寸可以根据实际需要调整。
4.4.2本体系运行中可使用公司原有质量和环境管理体系的记录，以提供运行证据。
4.4.3各部门指定专人负责记录的回收整理和归档工作，填写“记录归档清单”,归档记录要做到装订成册，标识清楚，易于检索，妥善保管，不得损坏和丢失。
4.4.4供方、顾客和相关方提供的记录由使用部门管理和使用。
4.4.5本体系设立的记录以统一编号为受控标识。
4.4.6记录的保存期限见《职业健康安全管理手册》中《记录清单》（附件9）。
4.5部门设立记录的管理4.5.1根据标准和公司体系文件要求提供证据的或用于证实有关职业健康安全管理活动的项目，各部门可自行设立记录，并指定专人记录和保管，以保证内外部审核及内部追溯需要。
4.5.2部门设立的记录暂不作统一编号标识，如需要各部门可自行编号。
部门设立的记录虽未统一编号，仍为受控记录。
记录控制程序
1、目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2、范畴适用于为证明工程项目符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3、职责3.1质管部负责监督、管理各部门的记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
3.3档案室负责保管超过一年的记录。
3.4各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。
4、程序4.1各部门资料员负责收集、整理、储存本部门的记录。
4.2记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》实行。
4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实、内容完全、字迹清楚，不得随便涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相干栏目负责人签名不答应空白。
4.3.2如因笔误或运算错误要修改原数据，应采取单杠划去原数据，在其上方写上更换后的数据，加盖或签上更换人的印章或姓名及日期。
4.4记录的储存、保护4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于透风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清楚。
各部门按规定的期限储存记录，对于储存一年以上的记录交档案室储存。
4.4.2质管部将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、储存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并聚集备案记录的原始样本。
各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3质管部每三个月检查一次各部门记录的使用、管理情形。
4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。
4.6记录的烧毁处理记录如超过储存期或其他特别情形需要烧毁时，由档案室主管填写《文件烧毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人实行烧毁。
4.7记录格式4.7.1各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。
4.7.2各相干部门可根据工作需要提出记录格式设计更换，实行《文件控制程序》有关文件更换的规定。
记录控制程序
一、目的对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。
二、适用范围适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。
三、职责3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。
四、内容4.1记录表格的设计4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。
4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。
4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。
4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。
4.2记录的填写4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。
如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。
4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。
4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。
4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。
4.3记录的编号行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。
4.4记录的归档和保存4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。
4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新；4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。
当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。
记录控制程序
生产、质量记录控制程序一、目的1、本程序的目的在于对记录的标识、收集、归档、存储、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
二、适用范围1、本程序适用于公司内与质量管理体系相关的所有记录。
三、职责1、各部门负责本部门记录的填写、收集、整理和初步保管。
2、质量部门负责监督、审查各部门记录管理的执行情况，并负责公司级记录的保存和管理。
四、工作程序1、记录的设计与编号（1）各部门根据工作需要设计记录表格，确保其内容能满足相关活动的可追溯性要求。
（2）质量部门对记录表格的格式、内容和编号进行统一规范和审批。
2、记录的填写（1）记录应在活动进行的同时及时填写，确保内容真实、准确、清晰、完整，不得随意涂改。
（2）如确需修改，应采用杠改方式，并在修改处签名和注明日期。
3、记录的收集与归档（1）各部门定期收集本部门的记录，并进行初步整理。
（2）按照规定的时间间隔将整理好的记录移交至质量部门进行归档。
4、记录的存储（1）质量部门设立专门的档案库或存储空间存放记录，并确保存储环境适宜，防火、防潮、防虫蛀、防损坏。
（2）采用分类、分区存放的方式，便于检索和查阅。
5、记录的检索（1）建立记录的索引目录，便于快速准确地查找所需记录。
（2）检索方式可以是手工检索或电子检索。
6、记录的保护（1）对重要和机密的记录采取加密、备份等保护措施，防止未经授权的访问和泄露。
（2）限制访问权限，只有相关人员经过授权才能查阅和使用记录。
7、记录的保存期限（1）根据记录的性质和用途，确定其保存期限。
（2）保存期限应符合法律法规、合同要求和公司的规定。
8、记录的处置（1）超过保存期限的记录，由质量部门按照规定的程序进行销毁。
（2）销毁方式应确保记录信息不可恢复。
五、内部审核与改进1、定期对记录控制程序的执行情况进行内部审核，检查记录的完整性、准确性和管理的规范性。
2、针对审核中发现的问题，采取纠正措施，持续改进记录控制程序。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
2
4.2 记录表格的编制和审批 ............................................
3
4.3 记录表格的发放和更改 ............................................
3
4.4 记录的使用和管理 . ...............................................
记录控制程序
第4 页 共8 页
2
3 职责 . ..........................................................
2
4 控制程序 .......................................................
2
4.1 记录的范围、分类与形式 ..........................................
8
5 相关文件 .................................................................
8
6 记录 .....................................................................
记录控制程序
2) 记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是 具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、 检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。 4.1.2 记录的分类
记录按其性质和使用范围可分为以下四类： 1) 管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录， 文件受控清单等。 2) 资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备 维修记录，安全管理、环境管理记录等。 3) 产品实现方面的记录，如产品要求评审记录，供方评价记录，特殊过程确认记录， 不合格品处置记录和产品让步放行记录等。
第2 页 共8 页
1 目的 为了确保公司质量、 环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，
并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。 2 范围
适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文 字、图表、声像及电子文件等。 3 职责
1 ）档案室负责所有归档记录的管理和控制； 2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制； 3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采
记录控制程序
第3 页 共8 页
4) 测量、分析和改进方面的记录，如顾客满意度测量记录，内、外部审核记录，产品 检验和试验记录，职业健康安全和环境方面的检查、检验、检测及改进方面的记录等。 4.1.3 记录的形式
1) 记录一般为表格、图表和文字报告等形式； 2) 在特定条件或场合下，记录亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。 4.2 记录表格的编制和审批 4.2.1 记录表格的编制 1) 管理体系所必须的表格，由文件编写人员在文件编写的同时进行编制。 2) 与工程有关的检验和试验所需的记录表格，首先应按建设工程相关规定提供的表格 格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有 关标准和规程规范规定的记录格式执行。 3) 当管理体系文件所确立表格的种类不能满足实际需求时，文件实施部门可以增编非 受控且适用的表格，涉及几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制，经使用验证是 适宜和合理时，应将该表格传递给质量安全标准部。 4) 质量安全标准部组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行 评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。 4.2.2 记录表格的审批 1) 管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行 签发批准手续。 2) 各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅；表 格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审 批。 3) 经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按《文件控制 程序》中规定的要求进行审批。 4.3 记录表格的发放和更改 4.3.1 记录表格的发放 1) 管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。 2) 各部门新增编的记录表格需下发时，按《文件控制程序》中的有关规定进行发放 和管理。 4.3.2 记录表格的更改
4
4.5 记录的特殊控制 ..........................................................
5
4.6 记录的保存期限 ..........................................................
6
4.7 记录的处置 ..............................................................
购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录； 4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表
格的审批职责和权限。 5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。
4 控制程序 4.1 记录的范围、分类与形式 4.1.1 记录的控制范围
1) 凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录 表格是一种文件， 按文件进行控制， 对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。
记录控制程序
实施日期： 2017年 10月01日
版本号 A 第1 页 共8 页
目录
1 目的 . ..........................................................
2
2 范围 . ..........................................................