文件及记录控制程序-答案
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适用范围文件与记录控制程序适用于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议纪要、工作报告、项目进展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
文件控制程序 考试试题
文件控制程序考试试题1.文件管理的目的是文件的编制、审核、批准、发放、使用、回收、作废等流程必须经具有相应权限的部门和人员审批。
2.公司将文件分为四级，其中程序文件是第一级文件，该类文件的编码规则是“P-XXXXX”；作业指导书是第二级文件，该类文件的编码规则是“W-XXXXX”。
3.除年度评审外，当公司结构、业务、法规等发生变化时需进行再次评审。
4.受控文件是指文件原件，存档时加盖红色的“受控”印章。
5.记录要连续、完整，以提供整个产品实现过程的证明。
6.负责建立《受控文件清单》，并维持更新的是文件控制管理员。
7.当一份记录上出现两次以上的修改时，为了确保记录的识别性和严谨性，应该重新编制并标注版本号。
8.品管部每年对各部门文件保管情况进行检查，发现问题时用通知该部门整改。
9.文件最小保留期限，自产品放行之日起，不少于质保期限和法规要求的期限。
10.文件的标识确保清晰、准确。
文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、正文、编制、审核、批准、日期等作为有效标识。
11.因为某种原因需保留的作废文件，都应进行适当的标识，在该文件的明显位置加盖印章，并在登记簿中记录。
1.非受控文件虽然不加盖受控标识，但是公司还是需要控制其修改、使用、回收和废止。
√2.由总经办负责对公司各部门文件管理和使用情况进行指导、协调、检查和监督。
×（应为文件控制管理员）3.新文件版本号以A0表示。
×（应为V1.0）4.受控文件是指加盖了红色“受控”印章的受控原件。
√1．公司文件分为四级，分别为第一级文件、第二级文件、第三级文件和第四级文件。
第一级文件为程序文件，包括公司各项管理制度、规章和标准等，编码规则为“P-XXXXX”。
第二级文件为作业指导书，包括产品制造、检验、测试和维修等作业指导书，编码规则为“W-XXXXX”。
第三级文件为记录文件，包括各种记录表、检验记录、测试记录和维修记录等，编码规则为“R-XXXXX”。
记录和文件控制程序
记录和文件控制程序1、目的确定、保存，然后在适当时间有系统地销毁环境记录。
2、范围2.1 本程序适用于所有的环境相关记录。
2.2 本程序适用于纸类和电子形式的记录。
3、责任3.1 环境部门有责任确认所有环境法规要求的各类环境记录、文件及其保存期限。
3.2 法律部门负责参考其他法律所规定的保存时间决定各类文件的保存期限。
3.3 与这些文件相关的雇员责任遵守这些标准要求。
4、程序4.1 确定适当的文件进行保存文件控制的第一步是彻底确认哪些文件出于规章和工作原因需要保存。
表16-1 列出了许多应该保存的环境文件以及保存各类文件的估计期限。
例如，该表显示仓单将保存三年，这是资源保存和恢复法（RCRA的要求，如果违反，公司可能每天被罚款25000美元。
表16-1 显示的许多其他期限不一定是规章要求，而只是使工作更方便。
如果被处以罚款或提出诉讼，具备这些文件的副本是非常重要的。
4.2 文件的收集收集文件的一种方法是指示文件相关人员交送一份副本给你。
有时这种方法不太可靠，因此最好是自己收集或使用原始文件影印一份副本。
需密切监控确保符合性。
4.3 文件的索引表16-1 说明了环境文件索引的一种方法。
当然还可用其他方法的首写字母组织。
无论选择哪种方法，应使用电脑，这样更容易分目搜索。
4.4 文件的归档和存贮环境文件应组织良好，保存至最新且被锁起。
这样做有部分原因是因为大量的环境诉讼。
文件被保存在防火的房间，防火的文件箱，或者在另处保存备份副本也是好办法。
如果文件体积超出现有空间，则应在现场有一套常用文件柜，不常用文件则保存在场外。
4.5 过时文件的清除出于两个原因，一旦超出了表16-1 所列的时间，就迅速销毁过时文件是非常重要的。
第一，旧文件在诉讼中可能成为祸水，因为如果它仍存在，则可能必须被出示。
另外，大多数公司空间有限，旧文件将浪费更重要文件的空间。
为使过时文件的清除工作迅速而有效，使用前面提到的计算机索引系统将很有价值。
文件控制程序含记录
文件控制程序含记录摘要：本文旨在介绍一种文件控制程序含记录的方法，该方法旨在提供对文件访问和修改的安全性和可追溯性。
通过使用该程序，用户可以跟踪文件的访问历史和修改记录，以保证文件的完整性和安全性。
1. 简介文件控制程序是一种用于管理和控制文件访问的应用程序。
它通过记录文件的访问和修改操作，提供了对文件的安全保护和追溯能力。
该程序可以帮助用户跟踪文件的使用情况，并确保文件不被未授权的用户访问或篡改。
2. 功能特点2.1 访问控制文件控制程序可以限制对文件的访问权限。
用户需要通过身份验证才能访问文件。
该程序支持多级权限控制，可以根据用户的权限级别来控制对文件的访问权限。
这样可以确保只有经过授权的用户才能访问敏感信息。
2.2 修改记录文件控制程序会记录每次文件的修改操作。
每当文件被修改时，程序会自动记录修改的内容和时间，并将记录保存在一个安全的数据库中。
这样，用户不仅可以查看文件的最新版本，还可以追溯到文件的历史版本，从而了解文件的修改历程。
2.3 审计功能文件控制程序提供了审计功能，可以对文件的访问和修改进行审计。
管理员可以查看审计日志，了解谁访问或修改了文件，并在必要时采取相应的措施。
审计功能可以提高文件的安全性和整体管理效率。
3. 使用场景文件控制程序适用于各种需要保护文件安全性和可追溯性的场景，比如：3.1 企业内部文档管理企业内部会产生大量的电子文档，包含各种机密和敏感信息。
通过使用文件控制程序，企业可以限制对文档的访问权限，防止未授权的用户获取敏感信息。
3.2 政府机构文件管理政府机构经常处理大量的文件，包括公文、政策文件等。
通过使用文件控制程序，政府机构可以保证文件的安全性和可追溯性，避免文件被篡改或泄露。
3.3 法律事务管理律师事务所需要处理大量的法律文件和案件材料。
通过使用文件控制程序，律师事务所可以确保文件的完整性和安全性，以及方便地查看文件的修改历史。
4. 实施步骤4.1 确定需求和目标在实施文件控制程序之前，需要明确需求和目标。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件和记录控制程序
1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。
2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。
3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。
3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。
3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。
4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。
5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。
流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。
5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。
5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。
5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。
5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。
5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。
文件与记录控制程序
3.5.5保管受控
a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。
b、发放后的文件由接收者保管。
c、文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。
4.权责
4.1质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审核，文控负责收发。
4.2质量/环境程序文件由管理者代表负责编写，总经理批准，文控负责收发。
A.质量/环境手册编码：(举例)
KD-QM-001
顺序号
质量/环境管理手册代号
公司名称代码
B、质量/环境程序文件编码(举例)：
KD-CX-001
顺序号
质量/环境程序文件代号
公司名称代码
C、工作文件编码(举例)：
KD-XXX-WI-***
顺序号
工作文件代号
部门代码
公司名称代码
备注：外来文件属特殊文件，有其不确定性，直接按照原有编号进行编号管理，须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。
5.5.4如果收集到本公司作为新工艺、采购、生产、检验、校准等外来文件的最新版本，管理者代表应及时通知文控发放新的外来文件（发放时依5.5.3相关要求进行），原下发作为新工艺、采购、生产、检验、校准依据的外来文件应收回并作废，文控回收之外来文件同时盖“作废章”，且标识处理。
5.6作废与销毁
所有失效或作废文件由相关部门文件保管人员及时从所有发放或使用场所撤出，交于文控统一加盖“作废章”。与有效文件隔离，除留原稿作废文件存档外，其它文件可作环保纸使用。有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用，应及时销毁。
5.8记录表格的控制
5.8.1记录表格的标识与编制
a、各部门依实际需要编制本部门的记录表格，交文控统一编码后方可使用。
b、文控对已批准使用的记录表格应编制《记录表单一览表》并保存原稿。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1.提高组织效率：文件和记录控制程序可以帮助组织更好地组织和管理文件和记录，确保它们的易于访问和使用。
这可以帮助员工更快地找到所需信息并更好地处理工作任务，提高整体工作效率。
2.强化文件和记录的安全性：文件和记录控制程序可以确保文件和记录的安全性，防止其被非法获取、篡改或损坏。
通过实施访问控制和安全策略，可以限制未经授权的人员对敏感信息的访问。
3.促进合规性：文件和记录控制程序可以确保组织遵守内部政策和外部法规的要求。
例如，根据特定行业的监管要求，控制程序可以确保文件和记录的保留期限符合要求，并实施审计和监控机制来确保合规性。
4.改善决策制定和问题解决：文件和记录控制程序可以提供组织历史记录和数据分析的依据，以支持决策制定和问题解决。
通过管理和整理文件和记录，可以更准确地评估业务绩效，并发现潜在的问题和机会。
主要功能1.文件分类和标识：文件和记录控制程序应该将文件和记录进行分类并进行标识，以便更好地组织和访问。
这可以通过建立适当的文件目录结构和命名规则来实现。
2.文件访问和权限控制：文件和记录控制程序应该实施访问控制措施，确保只有获得授权的人员可以访问特定文件和记录。
这可以通过密码保护、用户身份验证和访问权限设置来实现。
3.文件保留和销毁：文件和记录控制程序应该明确规定文件的保留期限和销毁规则。
这可以帮助组织遵守法规要求，并避免不必要的文件积累。
4.文件备份和恢复：文件和记录控制程序应该确保它们的备份，以便在意外事件或灾难情况下可以快速恢复。
这可以通过定期备份文件和记录，并妥善保管备份数据来实现。
5.文件审计和监控：文件和记录控制程序应该建立审计和监控机制，以便跟踪文件和记录的活动和变更。
这可以帮助检测潜在的安全漏洞和未经授权的访问。
实施步骤1.确定需求：首先，组织需要明确文件和记录控制的需求。
这可能包括法规要求、安全需求和组织内部需求。
在明确需求的基础上，制定文件和记录控制策略。
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试题2：文件及记录控制程序答案（90分及格） 姓名： 职位： 部门： 得分： 一、 填空题（每空2分，共60分） 1、体系文件共分四层，分别为（ 质量环境）手册 、程序文件 、三阶文件、四阶表单。
2、文件发行时必须加盖红色“OPD 受控”印章及蓝颜色“OPD 发文章”印章。
3、由体系组发行的文件必须妥善保存，不得丢失、污损、受潮或 涂改 。
4、文件发生丢失或破损时，需要申请补发时，需填写《文件补发申请表》 ，并经过 管理者代表 批准后，方可向体系组申请补发。
5、文件修订时，必要时需经过相关部门共同决议后方可进行修订，修订时申请部门需填写《文件变更申请单》通知体系组变更，文件变更后需将变更的相关信息填写入《文件变更履历表》中，便于后续查阅。
6、每月体系组将对各部门的文件使用情况进行抽查，抽查结果将记于《文件审查记录表》中，其抽查频率为 1次/月 。
7、体系发行文件对文件外部构架均有明确规定，我司规定文件外部构架必须包含 公司名称 、文件标题、文件编号、版本/状态、页码、编制人、审批人 、变更履历、生效日期 。
8、文件修订时，文件的版本会随之变更，那么当一份文件的现行“版本/状态”为“B/4”时，再次变更后该份文件的“版本/状态”为 B/5 。
9、发行文件作废时，文件的副本需加盖红色“OPD 作废文件” 印章。
10、本公司一阶文件共有 1个，二阶程序文件共 24个，《文件控制程序》的文件编号为 EQ-COP-01 ，EQ-COP-02对应的文件名称为《记录控制程序》。
11、文件变更时，除对相应的内容作变更外，还需对版本/状态、变更履历(生效日期) 进行更新。
12、记录时，不需要填写项目应用划“/”掉，不允许空白不填；当填写出错时，应使用“双横线”或“＝”将错误内容划掉，再重新填写，修改时修改人需签名并填写修改日期。
二、 简答题（每题30分，共60分）
1、 OPD-EQM-01——2003
EQ-COP-01
WI-005
EQR-028 2、 请在附件表单内圈画出不符合记录填写要求的地方，并使用数字编号（5分/个）。
1、 5分； 2、 文件层次名称，15分； 3、 文件编号错1个或漏写1个，扣2分； 4、 文件编号均能完全正确，10分；。