MCM V1.1

MCM 财务管理规范——费用申请和费用报销制度V1.1深圳市现代计算机有限公司二○○三年七月费用申请与费用报销制度目录第一章费用申请 (3)第二章差旅费用报销 (4)第三章业务费用报销 (6)第四章费用报销的一般规定 (6)第五章附则 (9)费用申请与费用报销制度第一章费用申请第一条本章所称费用申请，指公司员工因工作需要，为支付办公、差旅、业务等日常活动费用，向公司事先申请的临时资金借款或所作的费用预先安排。

备用金是一种特殊形式的费用申请，仅限于经批准的特殊工作岗位，备用金额度标准，每年核定一次。

第二条公司严格限制个人费用申请。

费用申请仅限于差旅费（往返路费、住宿费）、外地房租水电管理费、办公场所日常费用、以及大额公务费用等特殊费用。

对于公务所需的消费性支出，一般不予办理费用申请，由员工先垫支后报销，公司为正式员工办理免保证金、（一定期间）免息的银行信用卡。

第三条员工向公司提交费用申请，必须填写《MCM请款审批单》，详细注明申请日期、金额、事由、预计还款期限等内容；通过银行转帐支付的，还应列明收款单位名称及其开户银行名称、帐号、有无收到发票等内容，并按规定程序办理审批手续。

第四条外地房租等项目公共费用申请，统一由项目经理经手和管理。

第五条参与费用考核的员工，费用申请由费用管理部门负责控制，当其费用已超过警戒线时，不予办理费用申请。

第六条费用申请的审批权限1、5000元以下由主管副总裁审批。

2、5000元以上（含5000元）由总裁审批。

3、出国费用一律由总裁审批。

第七条费用申请的审批程序1、项目人员的费用申请费用申请人申请→项目经理/二级部门经理审核→行业总经理/一级部门经理审核→主管副总裁领导审批→（限额以上）总裁审批→计财部审核→出纳付款2、非项目人员的费用申请费用申请人申请→二级部门经理审核→一级部门经理审核→主管副总裁审批→（限额以上）总裁审批→计财部审核→出纳付款第八条费用申请的款项只能用于申请单上所申请的项目，不能挪作他用。

报销时发票内容应与申请用途相符。

计财部有权根据实际情况，对费用申请金额、费用申请原因、还款日期等内容提出质疑和更正。

第九条所有费用申请坚持“前帐不清，后帐不借”的原则。

费用申请应严格按事先核准的还款日期按时结清。

第二章差旅费用报销第十条员工因公发生差旅费用报销时，应填写《MCM差旅费报销审批单》，并按规定的程序办理报销审批手续。

第十一条长途交通费用员工国内出差，尽量不乘坐飞机，应乘坐火车或汽车等经济型交通工具。

乘坐飞机的，应事先办理乘机审批手续。

火车乘坐标准：4小时内乘硬座或软座，4小时以上乘硬卧。

第十二条差旅费用（长途交通费用除外）实行包干制，出差费用须规定额度内据实报销，不得以虚假票据充作包干费用，如有节余，节余部分的50%以出差补助的形式奖励给报销人。

1、长、短期出差以项目现场有无租房、床位来界定，现场是否租房由项目管理部制定标准；2、短期出差员工国内出差，其外地城市交通费、食宿费、出差补助按以下标准包干报销：（1）公司领导的食宿费实报实销，其余费用按每人每天40元包干；（2）一级部门经理副职以上人员（含总裁助理、副总工程师、行业总工等）：320元/天；（3）二级部门经理以上人员（含一级部门总助、行业副总工等）： 280元/天；（4）其他人员： 240元/天；（5）同一性别的两人到同一地点出差，包干费用标准为相应级别的70%。

3、长期出差（1）项目人员长期出差，应统一安排现场租房，其住房标准及价格不得高于当地平均水平。

现场租房及房租费用报销事宜由项目经理统一负责。

现场租房费用采取包干制，所有与现场租房相关的费用均在该包干额度内实报实销。

具体标准（报销上限）如下：三房住5-6人，每月租金不超过3000元；两房住3-4人，每月租金不超过2000元；1-2人标准，每月租金不超过1200元。

对于现场房租费用，如无法取得发票，可以用项目经理津贴的形式报销，同时，须取得房东给予的收条作为报销依据。

（2）长期出差人员的费用包干标准为每人40元/天，不再另外报销外地城市交通费。

4、港澳地区出差费用包干标准除住宿费外，其余费用按每人每天180港元包干。

5、国外出差费用包干标准因公出国学习、培训、考察，由公司或相关单位统一支付食宿、交通等有关费用的，不再发给出差补助；未由公司或相关单位统一支付食宿、交通等费用的，按国家财政部颁布的行政机关及事业单位人员出国的有关规定执行。

6、因公赴外地学习、培训、考察，不享受上述“费用包干”待遇。

7、计算出差费用包干的天数=出差至返回间天数-1，出差及返回日期以车票为准。

8、当天往返出差以及出差返回当天，费用包干标准为每人40元/天。

第十三条司机出车费用包干及补贴标准1、司机长途出车深圳市外，参照短期出差的其他人员，每天按220元/人包干报销。

2、深圳市内出车，按以下标准补贴。

司机享受上述补贴，需经乘车人员签字确认，并由车队长、总务部经理和总办主任审批。

第十四条的士费报销规定非出差员工（本地）外出办事，应乘坐公共汽车。

出差员工（外地）外出办事，所有费用已经包干，不再报销的士费等交通费。

因陪同客户或办理紧急事务确需乘坐的士，应事先报一级部门经理批准，在报销时应详细写明情况，填写《的士费报销登记表》、《MCM费用报销审批单》，单独办理报销手续，由总裁审批。

第三章业务费用报销第十五条因公发生的所有招待费、娱乐费、礼品费等业务费用，在报销时都应填写《MCM费用报销审批单》，单独办理报销手续。

同时需填列客户招待报告，并交市场部统一登记。

项目现场的业务招待费报销标准，以每个现场每月平均300元为限。

第十六条各项业务费用报销时，应与事先申请及审批的开支内容保持一致，且原则上不得超过原申请审批金额。

第十七条报销礼品费用时，必须同时提供商场的正式发票及电脑（或手工）销售小票。

第十八条替客户报销费用，应提供客户个人的银行存折（或银行卡）号码，由公司直接将报销款汇入该客户个人帐上，或指定专人送给客户个人。

第十九条在同一时间、同一店铺开支的业务费用，其发票必须连号。

第四章费用报销的一般规定第二十条参与费用考核的员工，由项目费用管理部门对其进行费用控制，当其费用已超过警戒线时，不予报销费用。

第二十一条与项目有关的费用（包括公司领导为项目所支出的费用）必须列明项目合同号，分别计入项目台帐。

第二十二条项目组成员的个人直接费用，由个人办理报销；项目组的共同费用，由项目经理统一办理报销，但应将共同费用分配计入应分摊的人员及合同号中。

第二十三条非项目费用、未立项的费用、已立项但尚未签定合同的费用，必须事先向一级部门负责人、总裁申请，并取得同意后方可支出。

第二十四条费用审核人及其职责费用审核人是指对费用的有关事项进行直接审查、复核并作初步确认、批准的专门人员，即费用发生人的直接上级、或负责项目管理的QA、计划财务部审单员。

费用审核人的职责如下：第二十五条费用报销的审批权限1、属于项目费用、且由有效合同列支的费用，3万元以下的由主管副总裁审批，3万元以上（含3万元）的由总裁审批。

2、属于项目费用、但暂无有效合同列支的费用，以及不属于项目费用，均须经总裁审批。

第二十六条费用报销的审批程序1、销售项目的费用报销审批程序：报销人填单→销售项目经理审核→营销部经理审核→计财部审核→主管副总裁审批→（限额以上/或暂无有效合同）总裁审批→出纳付款2、工程项目的费用报销审批程序：报销人填单→工程项目经理审核→行业总经理审核→项目管理部审核→计财部审核→主管副总裁审批→（限额以上）总裁审批→出纳付款3、售后服务项目的费用报销审批程序：报销人填单→项目经理审核→行业总经理审核→计财部审核→主管副总裁审批→（限额以上）总裁审批→出纳付款4、其他费用报销审批程序：报销人填单→二级部门经理审核→一级部门经理审核→计财部审核→主管副总裁审批→总裁审批→出纳付款第二十七条所有费用发生后，应及时取得费用发生当地的合法税务发票，不得以异地票或其他票代替。

因个人保管不善导致发票丢失的，责任及损失由个人承担。

第二十八条对发票内容与实际业务情况不符（包括发票时间不符、发票内容不符、发票来源地不符、发票金额不符等）、弄虚作假、不合法（如假发票、已过期作废的发票、找人代开的发票等）的原始单据，审核人员一经发现，一律没收，不予报销；对金额大、影响大的违纪违规报销行为，报公司领导给予相应处罚。

对记载不准确、内容不完整、字迹不清晰的原始单据，以及审批手续不全的报销，一律退回，在经办人员补充更正后，才能报销。

第二十九条费用审核人应严格履行其审核职责，并承担相应的责任。

计划财务部审单员应严格审核报销单，若有关财务事项的审核出现了明显与本制度不符的差错，一经发现，由审单员承担公司多出部分金额的损失。

其他审核人对相关审核内容承担相应的责任。

第三十条项目费用分别由营销部门、项目管理部门、售后服务部门建立相应的阶段性项目费用台帐，及时、全面、准确地记录所管辖项目费用，正确录入MIS系统，由计划财务部复核。

计划财务部综合管理个人费用台帐，并对营销部门、项目管理部门、售后服务部门管辖之外的所有部门费用实施信息管理，及时、正确录入MIS系统。

第五章附则第三十一条本制度自2003年7月18日起实施，公司以前公布的有关规定与本制度内容有抵触的，按本制度执行。

第三十二条本制度由计划财务部负责执行和解释。