文秘英语第四章第七节
《文秘英语》课程教学大纲
《涉外文秘》（英语）课程教学大纲（2004年制订，2005年修订）课程编号: 100027英文名: English for Secretaries课程类别：专业选修课前置课：《国际贸易实务》、《商贸英语》学分：2学分课时：36课时主讲教师：周标等选定教材：江晓云,《SUP秘书英语》,广州：中南工业大学出版社,1999课程概述:秘书英语作为ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。
本课程以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为21世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。
第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。
第三部分秘书英语写作，是课程的重点。
其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。
同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。
教学目的:本课程涉及文秘工作的各个方面: 档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。
通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。
教学方法:教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备多方面的知识和能力。
英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。
文秘英语教程精华总结
salutation
• formal: Dear + title (Mr./ Ms./ Dr. etc.) + the last name e.g. Dear Mr. Johnson: • Informal Dear + the first name e.g. Dear Mary, Taboo: Mr. Donald Johnson
Starter Activities
3. If you are required to provide three references, whom are you going to ask for recommendations? Why? K I may invite people who are senior and well known, and have known me long enough to write with authority, say, a research supervisor, professors in the case of academic applications, a departmental chair, etc.
Checklist for resume writing
1. 简历可分为三种：按时间顺序排列的简历、按功能排列的简历 和结合前两者特点的综合简历。 2. 时间顺序简历是最常用的简历，包含申请人完整的教育、工作 及其他业绩记录；功能简历也称技能简历，侧重申请人与目标 职位相符的技能和成就，适合于工作经历少的申请人；综合简 历结合以上两者简历的特点，在强调申请人的技能和成就的同 时，保留个人完整的教育、工作等记录。 3. 简历通常需要同附函一起发出。附函也称求学信或求职信；附 函不要照搬简历上的内容，而应强调自己的长处，引起对方的 注意和兴趣，争取面试或录取的机会。 4. 推荐信的目的是使收信人全面了解申请人。写信人最好是被推 荐者的导师、上级主管及有关领域的专家。推荐信的语言要诚 挚、谦恭。
办公文秘英语
《办公文秘英语》江西科学技术出版社Chapter 1 Reservation1、预订飞机票Reservation of the plane ticket敬启者：北京文化代表团团长杨和平先生预订于6月8日或9日前往东京，在东京停留约一周后，再前往曼谷。
请您为杨先生在6月8日或8日以后最先丛北京飞往东京的班机上预订一个座位，并请将票价和预订费的账单寄给我。
我会尽快支付总额并得到您的飞机票和预订航班的细节。
谨上Dear Sir ,Mr. Yang Heping , Head of the Beijing Culture Delegation , is due to arrive in Tokyo on June 8 or 9 and after spending about seven days will continue his journey to Bangkok.Will you please reserve a seat for him on the first available plane leaving Beijing for Tokyo on or after June 8 and send your account for the fare and reservation fee to me? The amount due will then be paid in good time for you to issue the air ticket and details of the flight booked.Yours faithfully,2、请求告知航班时刻表 Asking for the information on flight schedule 敬启者：您能否帮我安排一下飞机路线吗？我将乘飞机从北京飞往东京，如下是途径城市和所逗留的时间：上海一天广州一天香港两天我将于3月6日早晨离开北京，必须在3月10日晚到达东京。
办公文秘英语
《办公文秘英语》江西科学技术出版社Chapter 1 Reservation1、预订飞机票Reservation of the plane ticket敬启者：北京文化代表团团长杨和平先生预订于6月8日或9日前往东京，在东京停留约一周后，再前往曼谷。
请您为杨先生在6月8日或8日以后最先丛北京飞往东京的班机上预订一个座位，并请将票价和预订费的账单寄给我。
我会尽快支付总额并得到您的飞机票和预订航班的细节。
谨上Dear Sir ,Mr. Yang Heping , Head of the Beijing Culture Delegation , is due to arrive in Tokyo on June 8 or 9 and after spending about seven days will continue his journey to Bangkok.Will you please reserve a seat for him on the first available plane leaving Beijing for Tokyo on or after June 8 and send your account for the fare and reservation fee to me? The amount due will then be paid in good time for you to issue the air ticket and details of the flight booked.Yours faithfully,2、请求告知航班时刻表Asking for the information on flight schedule敬启者：您能否帮我安排一下飞机路线吗？我将乘飞机从北京飞往东京，如下是途径城市和所逗留的时间：上海一天广州一天香港两天我将于3月6日早晨离开北京，必须在3月10日晚到达东京。
办公文秘英语
《办公文秘英语》江西科学技术出版社Chapter 1 Reservation1、预订飞机票Reservation of the plane ticket敬启者：北京文化代表团团长杨和平先生预订于6月8日或9日前往东京，在东京停留约一周后，再前往曼谷。
请您为杨先生在6月8日或8日以后最先丛北京飞往东京的班机上预订一个座位，并请将票价和预订费的账单寄给我。
我会尽快支付总额并得到您的飞机票和预订航班的细节。
谨上Dear Sir ,Mr. Yang Heping , Head of the Beijing Culture Delegation , is due to arrive in Tokyo on June 8 or 9 and after spending about seven days will continue his journey to Bangkok.Will you please reserve a seat for him on the first available plane leaving Beijing for Tokyo on or after June 8 and send your account for the fare and reservation fee to me? The amount due will then be paid in good time for you to issue the air ticket and details of the flight booked.Yours faithfully,2、请求告知航班时刻表 Asking for the information on flight schedule 敬启者：您能否帮我安排一下飞机路线吗？我将乘飞机从北京飞往东京，如下是途径城市和所逗留的时间：上海一天广州一天香港两天我将于3月6日早晨离开北京，必须在3月10日晚到达东京。
文秘英语第四章第四节
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三、惯用表达法
• 1）Mr. Smith received a letter of inquiry from a partner. • 史密斯先生收到一封来自合作伙伴的询问函。 • 2）Please send me copies of all documents relating to this company. • 请把和这家公司有关的所有文件的副本寄给我 • 3）Your consideration of this suggestion would be appreciated. • 您如果考虑这一建议，我们将不胜感激。 • 4）The following policies govern the publication of this memo. • 下面的政策决定这份备忘录的出版 • 5) We should first check his account. • 我们应该首先检查他的帐户
Chapter Four Section Four:
Memorandum Writing
Teaching Set-up
• • • • 工作备忘录述要 常用词汇 惯用表达法 练习答案
一、工作备忘录述要
• 备忘录是说明某一问题事实经过的文件。备忘录写在普通 纸上，不用机关用纸，不签名，不盖章。备忘录可以当面 递交，可以作为独立的文件送出，也可做为外交照会的附 件。现在备忘录的使用范围逐渐扩大，有的国际会议用备 忘录作为会议决议、公报的附件 。 • 备忘录作为一种录以备忘的公文，主要用来提醒、督促对 方或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它 一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几 项： 书端(Heading)；收文人的姓名、头衔、地址(Addressee’s Name, Title, Address)； 称呼(Salutation)；事因(Subject)； 正文(Body) ；结束语(Complimentary Close)；签名 (Signature)。
文秘英语Unit 4(itty)
Special features:
Full-color motion video; adjustable picture setting; good audio quality; Preview mode; privacy mode
Methods of promotion:
on a special offer
ViaTV Desktop Videophone
Appearance: User-friendliness:
Small and elegant Easy to set up: all you need is a touch-tone phone; as easy to use as making a normal telephone call
Words and Expression
Promotion mix 营销传播组合 Advertising 广告（总称） Sales Promotion 销售促进 Personal selling 人员推销 Public relations and publicity 公共关系与宣传 Target market 目标市场 Geographic distribution 地理分布 Demographic characteristics 人口特征
Teaching Procedures
Business Profile Viewing and Speaking Case Analysis Reading and Translation Writing
Section 1
Business Profile--- Productio源自 Promotion (产品推广）
Canon iR2270
Unit Seven Reservation文秘英语课件
确认。
2021/1/14
2021/1/14
departure, number of days that you wish to stay and the like, if you are booking for a hotel.
2. The choice of words and its presentation continues to be important in this kind of letter as well. The basic format will be like a business letter with the name and address of the recipient in the top left corner. The address should be slightly formal with “Dear Mr./Ms./Miss/Mrs.”
2021/1/14
6. By oral it may include telephone order and order on the spot; while by written it refers to mail reservation.
本句中，on the spot 意为“当场”；refer to意为“涉及；与……有关”，另外，refer to还可表示“提到，谈及，说起”。请看下 例：
2021/1/14
2021/1/14
4. Mr. Smith will arrive on the evening of the 26th August and is intending to leave in the afternoon on the 10th of September. 本句中，intend to意为“打算（做）……， 想要（做）……”，其名词为intention （目 的）。on the evening of the 26th August这 一短语中，morning，afternoon, evening, night与某一天连用，一般用介词on。请看 下例：
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二、常用词汇
• • • • • • • • confirmation n.确 认 Fax n. 传真 operate v. 操作 prompt a. 及时 的 speaker n. 扬声 器 switch n. 开关 Atten. n. 收件 人 CC n. 抄送 • Fax No.： 传真号码 • Our Ref.： 我方编号，既发件 人编号。 • PIO: 输入/输出端口 • PSU: 电源 • RTC（real time control）: 实时 控制 • TCU 定时计数器
• 3. Topics • • 1) What are the major elements of a fax message? • The major elements of a fax message include: Our Ref., Attn., date, Fax No., Ref No., pages, subject and content: • 2) Why do we sometimes use fax? • Because fax can send text message, graphs and images conveniently.
Chapter Four Section Seven:
Fax Sending
Teaching Set-up
• • • • 传真述要 常用词汇 惯用表达法 练习答案
一、传真述要
• 传真是facsimile (fax)的译名,本意是“按原稿进行摹写, 复印”.传真是把记录在纸上的文字,图表,图像等通过扫 描从发送端传输出去, 借助公用通信网或其他通信线路传 送信息,再在接收方获得发送原件系统的副本的一种通信 手段。也就是说,传真通信实际是一种传送静止图像的 “记录通信”,有人把它称为“远程复印”。 • 传真通信是现代图像通信的重要组成部分。它是目前采用 公用电话网传送并记录图文真迹的惟一方法，能在短时间 内将文件、图画直接传送到业务对方。
• 6) Please make us an offer within this month by fax since we have made an inquiry for your products. • 我们已对你们的产品进行询价，请在本月内通过传真给予 报盘。 • 7) Do you offer FOB or CIF? • 你们报船上交货价还是到岸价？ • 8) There is much service that will require you to use the Internet to send a fax. 有许多的服务让您使用互联网发送传 真。 • 9) When you receive a fax at a special number, the fax is scanned and sent to your e-mail address. 当您用一个特殊号 码收到一份传真时，传真会被扫描并发送到您的电子邮件 地址。 • 10) By default, the Fax Monitor opens automatically when the modem detects an incoming fax. • 默认情况下，当调制解调器检测到一份传入的传真时，传 真监视器会自动打开。
四、练习及答案
2. Hands-on practice. • 1) Have you even operated a fax machine before? Try to operate a fax machine. • 2) Do you know the following common abbreviations on a fax machine? Learn them by heart. • CLK 时钟 CLR 清零 • CTC 继续纠正 HS 话机 • ID 标识 I/O 输入/输 • LCD 液晶显示器 LIU 线路接口单元 • MIC 话筒 HYB 混合 • OPE 操作 CNT 控制