基于工作流技术的OA系统模型研究
基于工作流的办公自动化（OA）系统设计
摘要办公自动化系统（Office Automation）是能有效改善企事业单位办公效率的重要支撑工具。
但由于办公自动化系统涉及到企事业单位的各种复杂的业务流程和各类业务应用系统的集成环境，具有参与人员众多、信息量大、信息集成类型和方式较多、处理流程繁琐多变等特点，因此使得建立具有快速推广应用、规范化和科学化的办公自动化系统，成为目前企事业单位信息化建设的重要难点。
工作流（workflow）技术的发展使得对业务流程的控制和调整更加科学化和规范化，采用基于工作流技术的软件可以轻松和灵活地应对流程的变化，降低流程处理过程的流转时间，大大提高整个企事业单位的工作效率。
IBM Lotus Domino/Notes为办公自动化系统的实现提供了优秀的解决方案，Domino/Notes平台是一种基于工作流技术、单一结构文档数据库和电子邮件系统的开发工具，同时也是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台。
因此目前国内外的办公自动化系统正逐步从传统的开发方式转移到利用Domino/Notes进行开发。
本文首先对国内外办公自动化系统的现状、发展进行了简单的介绍，然后在对与办公自动化相关的网络支撑技术和工作流技术进行综述的同时，结合许多单位的应用需求调研分析，着重论述了工作流的数学模型，在此基础上提出一个满足我国企事业单位要求的办公自动化模型，该模型重点强调了规范化管理和单位部门之间的信息交流和沟通。
通过许多单位的应用证明了该模型具有较好的适应性、扩展性和灵活性，能够快速部署和满足用户在办公自动化领域的应用需要。
论文分析了Lotus Domino/Notes体系结构、安全、Notes的应用开发工具及工作流的数学模型，给出了基于Notes工作流的办公自动化系统的设计方案，实现了一个基于Notes平台的办公自动化系统。
该系统具有办公自动化系统的主要功能模块，初步解决办公自动化平台和企业级信息平台的集成和知识管理，并在重庆工学院办公自动化系统中得到了应用。
基于工作流平台的OA系统的研究
各 方 面都带 来深刻 的影 响 ．办公 室 中各 类 现代 化 分 或全 部 的集成 管理 。 ２１工作 流 的基 本概 念 ． 的办公 设备 很大 程度 上替 代 了原来 的文 房 四宝 工 作 流 技 术 是 工 作 流 管 理 系 统 ｆ ｒ ｏ Ｗｏｋｆ ｗ ｌ ｎ ｇｍ ｎ ｓ Ｓ ｅ 简 ＭＳ的核 心 技 术 。它 且 占用 工作 人员 大量 的 时间用 于分发 、追 踪 和催 Ｍａ ａｅ ｅ ｔ ｙｔｍ， 称 ＷＦ ）
传 统 的手工 文件 管理 方式 效 率低 、耗 材 大并
办等 工作 ， 成 了大量 的人力 物力 资 源 的浪费 。 造 随 监 督 、 制 、 调整 个业 务 过 程 的完 成 ， 对 信 息 控 协 并 着远程 办公 和办公 自动化 的要 求 ．传 统方 式 已经 流 进行 跟踪 。一 个 工作流 包括 一组 任务 及 它们 的 无 法 满足 工作 的需 要 ， 位 内部 网络 的建立 ， 为 相 互顺 序关 系 ．还包 括流 程及 任务 的启 动 和终 止 单 既
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２１ ０ ２年 第 ６期
３、 于 工 作 流 的 办 公 自动 化 系统 设 计 基 ３１设 计 目标 ．
术， 已成 为组 织 挖掘 信 息 系 统 潜 能 、 实施 “ 务 过 定 义 、 成 、 业 生 管理 工作 流实例 的执行 平 台 。 目标 是 程 再造 ” 的重要 势 能技 术 ． 逐 步成 为 当代 组 织信 将 现 实世界 中的业务 过程 用计算 机 来表 示 ： 并 息系 统 的标 准核 心构 建 。工 作 流管理 系 统是 一种 （） 程 （ｒｃｓ）是 业 务 过 程 计 算 机 化 的 描 ４过 Ｐｏｅｓ： 在分 布式环 境下 ．进 行工 作 任 务进程 间的协 调及 述 ： 协作式 处理 的计 算机 技术 ．其 目的是 实 现人 与计 （） 动 （ｃｉ ｔ ： 工 作 流 中 的 一 个 逻 辑 步 ５活 Ａ ｔ ｉ ）指 ｖｖ 算 机交 互 时间结 合过 程 的 自动化 采 用 工作 流技 骤 。 或环 节 。
基于工作流技术的企业OA系统研究及应用
基于 工 作流 技 术 的企 业 Ｏ 系统 研 究及应 用 Ａ
郭 群 ， 李 为！ 立 战莹 ， 一
（ ． 圉兰 州 石 化 公 司 自动 化 院 ， ｆ 兰 州 ７ ０ ６ ； ． 疆 油 田油 气 储 运 公 司 ， 疆 克拉 玛 依 ８ ４ ０ ） １巾 ｔ肃 ３ ０ ０ ２新 新 ３ ０ ２
Ｘｉ ｉ ｇＯｉ ｅｄ Ｋｅａ ｙ ３ ０ ２ Ｃｈｎ ） ｎ ａ ｌ ｌ， ｌ ｊｎ ｉ ｆ ｍａ ｉ ４ ０ ， ｉａ ８
Ａ ｓｒ ｃ： ｏ ｅｎｓｃｅ ａ ｅ ｔｒ ｅａ ｅ ｆｎｏ ｍａ ｏ ｉ ｔ ｎ ａ ｄｔｅａ ｐｉ ｔ ｎｏ ｉｃ ｕｏ ｔ ｎ （ ） ｙｔｍ ｔ ｅｌ ｅ ａ ｅ－ ｂ ｔａ ｔ Ｍ ｄ ｒ ｏ ｉ ｙｈ ｓ ｎ ｅ ｄ ｔ ｇ ｆｒ ｔ ｎｚ ｉ ， ｎ ｐ ｌ ａ ｏ ｆ ￣ ｅ ｔｍａ ｏ ＯＡ ｓ ｅ ｒａ ｚ ｐ ｒ ｔ ｅ ｈ ｏｉ ｉ ａｏ ｈ ｃｉ ｏｆ ａ ｉ ｉ ｓ ｏ ｉ ｐ
Hale Waihona Puke 是 业 信 息 技 术 总 体规 划 标 准 化 项 目 中的 重 要 基 础项 目。作 为 信 息 系 统 的 一 个 子 系统 ， ＯＡ系 统 将 充 分 利 用 计 算 机 、数 据 通 信 、 网
络 、 据 库 等 现 代 化 先 进 技 术 ， 取 代办 公 事 务 处 理 过 程 中 的 一 般 性 、 要 性 、 复 性 工 作 ； 分 利 用政 务 信 息 、 济 信 息 和 科 技 信 数 来 重 重 充 经 息． 来提 高 工 作 效 率 ， 作 质 量 和 服 务 管 理 水平 ， 强 信 息 资 源 管 理及 信 息 导 向能 力 ， 应 信 息 化 社 会 的发 展 。 工 增 适 办 公 自动 化 系统 的 研 究 与应 用 旨在 丁 使得 企业 办公 工 作 主 要 是 全 公 司 公 文 实 现 电子 化 、 纸 化 、 络 化 ， 步 达 到 信 息 化 。使 无 网 逐 得 业 内 部 的公 司公 文 上 传 下 达 通 畅 快捷 ， 同时 也 达 到 对 文 件 ， 章 制 度 ， 知 、 议 纪要 等文 档 管 理 科 学 有 效 的 目的 。 规 通 会
基于工作流技术的办公自动化系统模型研究
的业 务角 色 是 一 类 参 与 者 的集 合 。特 殊 节 点 的 上
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基 于工 作 流技 术 的办 公 自动 化 系统 模 型研 究
廖 礼 萍 ，鲍 有 文 ，刘 畅
（ 京 联 合 大 学 信 息 学 院 ，北 京 １０ ０ ） 北 ０１１
［ 摘 要 ］ 办公 自动化 中， 企业 关键 业务 的 处 理 离不 开 工作 流 技 术 的 支持 。通过 对 某研 究院核 心 业务 流程 的分析 与设 计 ， 建立 了基 于工作 流技 术 的 Ｏ Ａ系统模 型 。该模 型 为企 业 办公 自动 化 系
（ｏ ，ｂｅｔＦ ｌ ） 其 中 ｌ ｒ ｅ ｏｊｃ，ｉ ｄ ， ｌ ｅｓ ｒ ｅ为特 定 角色 ，ｂｅｔ ｏ ｏｊｃ 为
业 务对 象 ，ｉｄ 为 ｏｊｃ 的属性 的集合 。 Ｆｌ ｅｓ ｂｅｔ 某研 究 院 Ｏ Ａ系统 包 括 的基 本业 务 操 作 包 括 ： 审核 、 回（ 退 表示 审核 未 通 过 ） 签 发 、 、 流转 （ 示 审 表 核通 过 ） 。 等 定义 ３ 业 务活 动 ） 业 务 活动 是 特定 角 色 ｒｌ （ ｏ ｅ 如计划 管理 员 不间 断地执 行 一组 业 务操 作 的集 合 。 它 表示 流程 经 过 一 个 节 点 时 所 涉 及 到 的所 有 的业 务 操作 。 定 义 ４ 特 殊节点 ） 特 殊节 点是 指操 作该 节点 （
基于OA系统的工作流建模与实现概论
XX大学本科学生毕业设计基于OA系统的工作流建模与实现学生：学号：20044177指导教师：专业：计算机科学与技术XX大学计算机学院二OO八年五月摘要工作流是业务流程计算机化或自动化，工作流技术要解决的主要问题是为实现某个业务目标，利用计算机在多个参与者之间按照某种预定规则自动传递文档、信息或任务。
而工作流模型包含了描述一个工作流执行过程需要的所有信息。
过程定义可能引用组织/角色模型中关于组织结构和角色安排的数据，在这样的流程导航过程中，不仅可以设置某个特定的用户作为活动的参与者，而且可以将活动和某个角色进行关联。
过程定义模型包含了工作流引擎执行过程中需要的所有信息，如流程的开始和完成条件、构成流程的行为、行为间导航规则、用户需要完成的任务、应用的调用、活动的执行者和所有工作流相关数据的定义。
本课题了一个可视化工作流建模系统。
这个系统是采用B/S结构，使用Myeclipse作为开发工具，使用Microsoft SQL Server作为数据库服务器，并应用JavaScript、VML、Ajax、Servlet等技术来实现本系统的各项功能。
实现的功能包括新建流程、保存流程、打开流程、修改流程、用户管理。
这篇论文阐述了该系统的总体结构设计、系统功能，并介绍了系统实现需用到的技术，然后描述了系统的需求分析。
论文还介绍了系统的设计、数据库的设计及系统的实现原理和一些核心代码。
关键词：工作流建模系统、JavaScript、Ajax、VMLABSTRACTThe Workflow is for the automation or computerization of business processes. Workflow technology to solve the main problem is to achieve a certain objective, In a number of computer are used to transfer documents, information or tasks among participants in accordance with the rules of a scheduled automatic. Workflow model includes a description of all the information which is needed by the Workflow implementation process. Process definition may quotes organization/role model regarding the data of organizational structure and role arrangements. In such a process of the course of navigation, not only we can set a specific user as the participants of the activities, we also can relate activities with a certain role. Process definition model includes all the information needed by a workflow engine in the course of the implementation. For example, the conditions of the beginning and completing of the process、behaviors which Composes of process、navigation rules of behaviors、the task which users need to complete、the call of the application、the actors of those activities and the definition of all the relevant data with Workflow.The aim of this project is to build a visual modeling system of Workflow. This system is based on Browser/Server model, choosing Myeclipse as the develop tool, and the database server is Microsoft SQL Server. .We use the JavaScript、VML、Ajax and Servlet techolonogy to implement our system. The function of our system consists of creating a process、saving a process、opening a process、change a process and the management of users.This thesis describes the framework,the functions,the architecture of the system.We also introduce the key techniques that we use to implement the system. Then we describe the requirement analyzes. .We also introduce the architecture of our system,includeing the database design and the theory of implementation and some core code.Keywords：Workflow Modeling System、JavaScript、Ajax、VML目录中文摘要 (Ⅰ)英文摘要 (Ⅱ)1引言 (1)1.1课题的背景与意义 (1)1.2国内外发展现状 (2)1.3课题研究内容及本文组织 (3)2相关技术及其原理 (4)2.1工作流元模型 (4)2.2J AVA S CRIPT (5)2.3VML (6)2.4A JAX (7)2.4.1Ajax主要包含技术 (8)2.4.2Ajax工作原理 (8)2.5H IBERNATE (9)3需求分析 (11)3.1工作流模型概述 (11)3.2基本路由结构 (12)3.3基于活动网的工作流建模方法 (13)3.3.1基于活动网的好处 (13)3.3.2基于活动网的工作流建模方法 (13)3.4流程定义语言 (14)3.5需求数据 (14)3.6用例需求 (16)3.6.1添加结点用例阐述 (17)3.6.2添加连线用例阐述 (17)3.6.3添加数据用例阐述 (17)3.6.4权限设置用例阐述 (18)3.6.5添加数据用例阐述 (18)3.6.6保存流程用例阐述 (18)3.6.7打开流程用例阐述 (18)3.6.8修改流程用例阐述 (19)3.6.9添加用户用例阐述 (19)3.6.10删除用户用例阐述 (19)3.6.11删除用户用例阐述 (20)3.7核心类描述 (20)4设计 (23)4.1创建流程 (23)4.2打开流程 (24)4.3修改流程 (26)4.4保存流程 (27)4.5用户管理 (28)4.6数据库设计 (28)5系统实现 (32)5.1实现动态页面 (32)5.1.1读取数据库里表单的字段 (32)5.1.2形成权限设置动态页面 (33)5.2形成XML文件 (34)5.3解析XML文件 (34)6总结 (35)参考文献 (36)1引言1.1 课题的背景与意义工作流技术是目前计算机领域的一个研究热点，运用工作流技术，政府关和企事业单位可以对其业务过程建模并且控制这些过程的执行。
基于工作流技术的院校OAS研究与实现的开题报告
基于工作流技术的院校OAS研究与实现的开题报告一、选题背景和意义随着互联网技术的发展和教育模式的不断改变，高校所使用的信息化系统也逐渐转向了基于Web的在线办公系统，学校的各种业务流程逐渐被数字化。
在此背景下，为了提高教育信息化水平，实现高校信息化建设的目标，基于工作流技术的院校OAS（Office Automation System）系统的研究与实现变得尤为重要。
本研究旨在设计一个符合高校各业务流程大规模自动化需求的OAS系统，提高大学的行政效率和管理水平，为高校办公自动化奠定更加坚实的基础。
二、研究内容和方法1. 系统分析和需求调研：通过对高校现有的信息化系统和OA系统进行分析，调研各单位工作流程，收集用户需求，确立系统要实现的功能，为后续系统设计提供基础。
2. 工作流技术的研究：深入研究工作流技术，了解其实现原理和相关技术，分析工作流技术在大规模自动化任务处理中的优势，并进行系统架构设计。
3. 系统开发与测试：采用Web开发技术，开发新型OAS系统，并进行相关的测试和评估，优化系统性能，确保系统的稳定运行。
4. 系统实施与推广：将开发好的系统应用于实际的高校行政管理中，收集用户反馈意见，及时修正优化并加以推广。
三、预期成果本研究旨在设计开发一款符合高校办公自动化应用需要的OAS系统，具备以下特点：1. 实现多项业务流程自动化，如财务、教务、人事管理等，提高办公效率。
2. 提供灵活的系统配置和工作流程配置功能，满足高校不同单位和个性化的业务需求。
3. 采用Web技术构建，支持跨平台操作和移动办公，方便用户随时随地查看相关信息。
4. 提供可靠的数据安全保障和相关权限控制机制，保证数据安全和隐私不被泄漏。
四、进度安排1. 第1-2个月：完成系统分析和需求调研，明确系统功能和性能指标。
2. 第3-4个月：深入研究工作流技术，分析其具体应用场景，设计系统架构。
3. 第5-6个月：系统开发，包括界面设计、模块功能实现、系统测试和优化。
基于工作流技术的OA系统研究
到 广泛应 用 。工 作流管 理的 目的是 为了让合 适的
人 或软件 在恰 当的时 间执行 正确 的工作 。尽管没 有 工作流 管理 系统 ， 手 工也 可 以做 同样 的工作 用
（ｓｗ） 实现 现代化 的无纸 办公成 为现实 。办公 ｃｃ 使
室 自动 化 （ ｆ ｅＡｕｏ ｔ ｎ Ｏ 正 在 迅 速 崛 Ｏｆｃ ｔｍａｉ ， Ａ） ｉ ｏ
Ｃ Ｓ Ａｃｉｎ Ｗｏ ｋｌｗ 等 ， 此 之 外 ， 多 数 Ｏ Ａ， ｔ ｒ｛ ｏ ｏ 除 大 Ｅ Ｐ系统 如 Ｓ Ｐ等 也都 把 工作 流 引擎 引 入 到 自 Ｒ Ａ 己的系 统 中 。工 作 流 技 术 是 工 作 流 管 理 系 统
（ ＭＳ 的核心技 术 ， ＷＦ ） 它监督 、 制 、 调整 个业 控 协 务 过程 的完成 ， 对 信息流进 行跟踪 。 目前 ， 并 工作
ＬＩＨ ｏ ｇ ｙ ｎ ｎ ～ａ
（ ｅ ａ ｔ ｅ ｆＳ ｆｗ ａ ｅ Ｄ ｐ ｒ ｍ ｎｔｏ ｏ ｔ ｒ ，Ｃ ｈ ｎ ｃ ｕ ｌｅ ｅ ｏ ｎ ｏ ｍ ａ ｉ ｎ Ｔｅ ｈ ｏ ｏ ｙ． Ｃｈ ｎ ｃ ｕ ０ ２， Ｃｈ ｎ ） ａ ｇ ｈ ｎ Ｃｏ ｌｇ ｆＩ ｆ ｒ ｔｏ ｃ ｎ ｌｇ ａ ｇ ｈ ｎ １ ０１ ３ ｉａ
流技 术被 看作是 提 高业务过 程效率 和生产 率 的关
键 技术 。
新 的数字 无绳技 术和便 携计算 将人们 从传 统
的办公 室工作 模 式 中解 脱 出来 ， 以知识 为 基 础 而
的服务 行业 中的工 作人 员将 成 为流动性 的或 与地
点 无 关 的 办公 主 体 ， 络 资 源 共 享 与 协 同 工 作 网
维普资讯
第 ２ 卷 第 ３期 ９ ２０ ０ ８年 ６ 月
基于工作流管理的OA系统的研究与应用的开题报告
基于工作流管理的OA系统的研究与应用的开题报告一、选题背景和意义随着信息技术的不断发展和企业管理的日益复杂化，传统的人工管理方式已经无法满足企业高效、精细化、规范化管理的需求。
因此，基于工作流管理的OA系统应运而生，成为当今企业信息化建设的热点和发展趋势。
OA系统是一种以信息技术为基础，以人为中心，以组织管理为导向，整合企业资源，提高工作效率和管理质量的信息化管理平台。
工作流管理作为OA系统的核心技术之一，是一种以业务流程为核心，以逻辑规则为基础，协调人与人之间的工作关系，实现自动化审批和转移业务的管理方式。
工作流管理可以帮助企业优化业务流程，提高用户体验，节约资源成本，加强安全控制，使企业管理更加规范、透明和高效。
因此，本文拟就基于工作流管理的OA系统研究与应用进行探究，旨在进一步推进企业信息化建设与管理优化，提高企业的核心竞争力。
二、研究内容和方法（一）研究内容1、OA系统的概念、发展历程和特点2、工作流管理的原理、技术和应用3、基于工作流管理的OA系统的设计、开发和实现4、基于工作流管理的OA系统在企业管理中的应用效果与反馈（二）研究方法1、文献研究法：深入了解OA系统和工作流管理的相关理论和技术，掌握其发展历程和特点，并分析其在企业管理中的优点和缺点。
2、案例研究法：选取几个典型企业的基于工作流管理的OA系统进行研究，分析其系统设计、开发和实现过程及效果，并进行比较分析。
3、访谈调查法：对OA系统及其工作流管理模块的使用者、管理者、技术员等进行面对面的访谈调查，了解其对系统的应用效果与需求反馈。
三、研究预期结果1、深入了解OA系统和工作流管理的相关理论和技术，掌握其在企业管理中的实际应用。
2、设计和开发出一款基于工作流管理的OA系统，并对其进行实现和优化。
3、进行案例分析和调查调研，总结出基于工作流管理的OA系统的应用效果和优势。
4、进一步推广和应用基于工作流管理的OA系统，提高企业管理效率和管理质量。
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收稿日期:20030219作者简介:杨 莹(1970),女,湖南长沙人,讲师,研究方向:DSS 、M IS 、C IM S 、OA 。
*获国家863/CIM S 应用示范推广项目CZ —CIM S (863—511(98通字)092)的资助。
基于工作流技术的OA 系统模型研究*杨 莹,刘献忠(中南大学铁道校区信息工程学院,湖南 长沙 410075)摘 要:工作流技术是工作流管理系统中的核心技术,也是提高业务过程效率和生产率的关键技术。
文章研究了工作流技术在OA 系统中的应用,提出了基于工作流管理的OA 系统模型,并介绍了部分功能的实现方法。
关键词:办公自动化;工作流;CSCW;CIM S;供水系统Abstract :Workflow technique is keystone of WMFS,it is the main technique to im-prove efficiency and productivity of business process .T his paper researches the w ork-flow technique applying in OA ,proposes a system model of OA based on w orkflow managem ent,and g ives ex am ple of realization for some function.Key words :OA;Workflow ;CSCW ;CIMS;w ater supply sy stem0 前言自来水公司是典型的流程型企业,其主要生产系统包括水厂的制水系统和管网供水系统两部分[1],CZ —CIM S 就是根据供水企业CIMS 的应用实践而设计的。
实施CIMS 的关键是集成,而且首先是信息集成。
信息集成解决了由于信息“孤岛”所造成的企业决策困难、信息资源重复和不一致的现象,提高了企业的整体经济效益和现代化管理水平。
面对日益激烈的市场竞争,企业需要不断提高它的T 、Q 、C 、S 、E 水平,单纯的信息集成已不能满足企业竞争的需求,必须进行业务重组。
企业的CIMS 集成必须由信息集成向过程集成和企业间集成的方向发展。
所谓过程集成即利用计算机集成支持工具高效实时的实现CIM S 应用间的数据资源的共享和应用间的协调工作,将一个个孤立的应用集成起来形成一个协调的企业CIM S 运行系统。
过程集成相对于信息集成而言更具柔性,它将应用逻辑和过程逻辑分离,过程建模与具体数据功能分离,在不修改具体功能的情况下,通过修改模型就可以实现系统功能的改变,从而大大提高了企业的灵活性和对市场的适应能力。
计算机支持的协同工作(CSCW )领域的工作流技术被有效的应用于CIMS 中的过程集成。
在CZ —CIM S/OA 系统中,典型的工作流有办公自动化工作流,它包括事务处理和公文管理等,其特点是:流程类型多种多样,有确定型的,如领导日程管理、车辆管理等事务处理;有不确定型的(即流程的执行逻辑在执行过程中可能发生变化,亦称动态流程),如收、发文管理。
动态流程主要体现在三个方面:(1)工作流处理对象在流程中状态的动态变化;(2)基于标准流程结构的修改;(3)处理人员角色和职能的动态变化。
本文结合CZ CIM S的具体实践,探讨了工作流技术在OA系统中的具体应用。
1 工作流技术工作流技术是工作流管理系统(WfM S)的核心技术,它监督、控制、协调整个业务过程的完成,并对信息流进行跟踪。
目前,工作流技术被看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术。
工作流管理技术所涉及的基本概念有:(1)工作流 实现了业务过程的部分(或全部)自动进行,对企业而言,工作流描述的是企业的业务流程。
(2)业务流程 是指为了一个总的业务目标,将业务文档信息按预先定义的方式传递给业务人员,并进行相应处理的过程。
(3)工作流引擎 用于解释过程定义,创建过程实例,给相应业务人员分发工作任务,申请相应资源,按照调度规则对活动进行调度,控制和管理工作流实例的执行,以及与其它工作流管理系统交换数据。
(4)过程定义 通过管理工具建立的提供给工作流引擎解释执行的工作流程模型定义。
(5)活动 是指工作流中的一个逻辑步骤,亦称工作流环节。
(6)实例 实际运行中的一个过程或活动。
2 基于工作流技术的OA系统模型办公自动化系统不仅要实现信息的采集和自动整理,而且要开发和利用信息辅助领导科学决策,以改善工作模式和管理模式。
因此,办公自动化系统必须是一个综合的,且具备多种办公信息处理功能的系统。
办公室的工作种类繁多,有信息录入、收发文件、文件编辑、报表制作、文件及信函归档和查询、邮件发送、会议安排、领导日程安排和接待管理等。
它的特点是一项工作一般由多个办公人员协作完成,并且他们之间符合一定的办公流程[4]。
按工作流管理的概念来分析,每项工作都由一个任务集和任务之间的流程关系组成。
任务集是独立的工作项集合,分别由特定的人员或代理来处理;任务之间的流程关系是文档对象的传递和处理关系。
根据办公的特点和系统的要求,我们提出了一个基于工作流技术的OA系统模型,如图1所示:图1 基于工作流的OA系统模型公文管理 系统中定义了国家有关主管部门规定的各种类型的正式公文以备选用,用户也可以根据具体需要自定义本单位的非正式公文。
所有的公文都通过统一的接口与OA工作流管理环境进行交互。
公文管理主要包括发文管理和收文管理,发文管理是指以公司名义发出去的文件的处理过程,一般包括公司文、党委文和非正式文件三类。
此三类公文具有相似的工作流处理过程,用户可以根据实际要求设置工作流程,以规范不同公文流向及其处理过程。
发文管理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、成文、盖章发文、归档及发文的显示、排序、查询、统计、打印和处理过程的自动化跟踪和管理等功能;收文管理是指送给公司办公室、领导、相关部门阅批文件的处理过程,主要包括办公室签收登记与录入、拟办、批办、承办、阅办、催办、存档及统计查询和流程状态的显示与预览等功能。
事务管理 主要包括各种会议的组织安排、领导的日程安排、大型接待安排、车辆安排等,并将重要事务结果(如会议纪要)归档。
档案管理 主要用于管理本单位的文书档案,包括:档案登记归档、档案整理(编目、组卷、封卷等)、档案查询及检索、档案借阅、档案统计分析等子功能。
公用信息管理 主要包括电子公告及电子论坛等功能模块。
个人办公管理 主要包括个人信箱、个人日程及待办事宜等功能模块。
信息发布 对原始数据进行整理、统计、分析,生成各种可公布的信息、统计报表及分析结果,以辅助决策。
系统管理 设置用户权限、公用编码库管理、电子名片管理将各部门员工与其计算机对应起来以实现用户之间的方便通信和邮箱管理等。
OA工作流管理环境 是系统模型的核心部分,它集中解决了办公环境中的协作问题。
3 基于工作流技术的软件设计要素工作流软件的设计中,既要考虑工作流的“智能化”(即按预先定义的规则和过程进行流动),又要考虑工作流监督功能和工作流监控功能。
工作流监督功能指用户可以随时随地查询某工作项的处理状态;工作流监控功能指用户可查询到在办工作、逾时的在办工作、被催办的工作以及已办结束的工作。
Lotus Notes为工作流软件设计提供了可能。
基于Lotus Notes的工作流软件设计主要包括工作流表单和视图的设计。
3.1 工作流表单工作流表单具体描述了一个工作流软件所要处理的工作项。
通过对工作流表单中设置某些特定的域、流程操作和流程跟踪表及隐含技术的采用即可构成一个具体的工作流特征表单。
通常,一个具有工作流特征的表单需要定义作者域、读者域、流程状态域及对应的流程操作和流程跟踪表。
作者域(DocAuthors) 用于用户、小组和可以编辑一具体文档的访问者列表的身份验证,只要工作项Author中的作者与当前工作项处理人的用户名一致时,当前工作项处理人才有权进行数据存取。
读者域(Readers) 验证可以阅读具体文档的用户、小组和访问者列表的身份,只有工作流Readers域中的读者含有与当前工作项处理人的用户名时,当前工作项处理人才有权进行数据查询。
流程状态域(Status) 用于定义工作流中工作项处理状态,以发文处理[4]中文件从拟稿到签发的过程为例,可以定义Status: status=0,文件拟稿;status=1,核稿;status =2,会签;status=3,修改;status=4,复核; status=5,签发;status=6,成文;status=7,分发;status=8,归档。
流程状态域的作用是为工作流路径的智能化、流程的跟踪和监控提供状态判别,以及提供不同工作流阶段不同处理工作项的各种操作功能和流程路径提示功能。
如以发文处理过程中,业务部门领导(核稿人)进行文件处理为例,该工作流阶段基本的流程操作有“填写核稿意见”、“返回拟稿人”、“送会签人”,前者属于数据操作功能,后两者属于流程路径提示功能。
流程跟踪表 附带在流程工作项表单上,用于记录工作项在处理过程中各种处理人信息及流程状态信息,通常包括以下基本信息:流程序号、处理时间、处理部门、处理人职务和处理状态。
3.2 工作流视图Notes中的私有视图是工作流软件中流程监控的主要实现手段。
利用Notes内置函数和公式,借助于工作流表单及其所属的作者域、读者域和流程状态域,工作流视图可以较好的反映工作流软件。
4 部分功能实现方法公文管理是OA系统的核心部分。
公文管理不仅要对常规文字和表格进行管理,还要对办公中的文件流转、审核、签发及文件处理的催办、督办等进行管理。
实现这些功能的方法有:(1)在文档表单中设计三个域,读者域(Readers)、作者域(DocAuthors)和流程状态域(Status);(2)建立一个部门单位数据库“部门单位.nsf”,设置部门单位人员的各项权利;(3)各工作流阶段的参与人在一个具体文档中的权利;(4)文件目前流向可以在表单中设计折叠区段来记录文件流向。
发文工作流中拟稿过程的功能实现:Sub Q uery close(Sour ce A s N otesuidocum ent, Continue A s V ariant) Set doca=sour ce.document Dim session As N ew N otesSession Dim db As N otesDatabase'以下创建新文档 If doca.tmpaction(0)="submit"T hen Dim w A s N ew not esuiwor kspace Set db=session.curr entdatabase Set doc=db.cr eatedocum ent doc.subject=doca.subject doc.form="fw" doc.fws1="ng" doc.reader s=doca.ngr2 doc.gw lx="j" doc.modif="w c" Dim rtitema A s notesrichtext item Dim rtitemb A s notesr ichtex titem Set rtit ema=doca.g etfirstitem("body") Set rtit emb=doc.createrichtext item ("body") Call doca.save(T rue,T rue) If(rtitema.type=richtext A nd rtitemb. ty pe=richtex t)T hen Call r titemb.appendr titem(r titema) End If Call doc.save(F alse,T rue) Dim item A s N otesItem Set item=doc.getfirstitem("readers") item.isr eaders=T rue Call doc.save(T rue,T r ue)’以下按上面创建的文档发链结 tmplist=findsqr(doca.ngr2(0),"拟稿") Call m aildoclink(tmplist,doca.dzy(0),doca. subject(0),"","发文","拟稿",doc) M essagebox"已成功发送到"+tmplistEnd IfEnd Sub 由于篇幅所限,OA系统中其它功能的实现请参见文献[4]。