《秘书学》课程教学大纲

《秘书学》课程教学大纲（适用于中文系文秘专业）课程编码：学时：48学分：3开课学期：4课程类型：专业必修课课程性质：专业基础课先修课程：无教学手段：考核方式：闭卷一、课程的性质、目的与任务本课程是以秘书辅助管理活动的规律为研究对象,以秘书工作活动的基本范畴为研究领域的一门新兴学科,是秘书专业的专业基础必修课,也是文秘专业的核心基础课程,本课程的教学目的在于使学生掌握秘书学的基本内容和基本原理,理解秘书工作基本特点、原则,并通过一定的理论学习和课堂讨论,了解秘书工作的基本程序,为将来做好秘书工作打下坚实的理论基础。

二、课程的基本内容：第一章绪论第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义（一）学术界的四种说法（二）秘书的界定1、我国秘书学界定义2、国外定义二、秘书的类别和层次（一）秘书的类别1、秘书学界代表观点2、本人观点（二）秘书的层次三、秘书的职业特征（一）服务的直接性（二）服务的稳定性（三）知识化（四）年轻化（五）女性化第二节秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容（一）政务性工作（二）业务性工作（三）事务性工作二、秘书工作的要求（一）四个转变（二）六个强调三、秘书工作的性质与特点（一）辅助性（二）综合性（三）机密性（四）服务性四、秘书工作的作用（一）助手作用（二）参谋作用（三）协调作用（四）信息枢纽作用（五）公关作用第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法一、现代秘书学的产生二、秘书学的研究对象（一）“秘书工作”说（二）“辅助管理说”（三）“对象多元说”（四）“秘书活动说”三、秘书学的研究方法四、秘书学研究的发展趋势（一）秘书工作总体构成与秘书学总体研究。

（二）秘书工作的参谋性职能将继续强化。

（三）办文、办会、办事的常规运转工作也将出现新局面。

第二章秘书工作的起源和发展第一节我国秘书工作的起源和早期发展一、秘书与秘书工作的起源二、我国秘书工作的发展第二节我国古代的秘书活动一、古代秘书机构和秘书名称演变二、我国古代的秘书活动的基本特点（一）秘书活动历史悠久（二）秘书机构变动频繁（三）秘书人员选拔较严（四）秘书制度比较完备三、古代秘书工作主要制度（一）文书工作制度（二）档案工作制度（三）保密工作制度（四）信访工作制度（五）印章管理制度（六）工作报告制度（七）办事制度（八）参谋言谏制度四、古代社会对秘书的素质要求第三节我国近代的秘书活动一、近代秘书机构和秘书名称演变二、我国近代的秘书活动的基本特点第四节我国现代的秘书活动一、民国政府的秘书活动一、民国政府的秘书活动三、新中国成立后的秘书活动第三章秘书工作机构的职能与工作要求第一节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的概念二、秘书工作机构设置的原则三、秘书工作机构的名称和组织形式第二节秘书工作机构的地位与性质一、秘书工作机构的地位二、秘书工作机构的性质（一）机密性（二）辅助性（三）综合性（四）服务性第三节秘书机构的职能与工作要求一、秘书工作机构的职能（一）助手职能（二）参谋职能（三）枢纽职能（四）协调职能（五）保密职能（六）公关职能二、秘书工作机构的工作原则与要求（一）明确职责、权限、目标、任务（二）制定秘书工作的各项制度和标准（三）分清主次，有条不紊（四）科学地安排工作程序（五）准确细致，切实无误（六）迅速果断，讲求实效（七）忠于职守，安于本分（八）加强教育、管理，不断提高素质、能力三、秘书工作机构成员（一）秘书班子成员的不同层次要求（二）秘书班子的群体优化第四节秘书部门和人员的管理一、秘书部门和人员管理的内容和要求（一）机构与部门职责（二）岗位责任制（三）工作程序和工作方法（四）信息系统（五）办公自动化二、秘书人员的自我管理（一）工作管理（二）行为管理（三）时间管理（四）办公环境管理第四章秘书的素养第一节秘书的知识和能力一、秘书的知识结构（一）秘书应具备的基本知识（二）专业知识（三）行业知识（四）相关知识二、秘书的能力要求（一）写作能力（二）办事能力（三）交际能力（四）表达能力（五）操作能力第二节秘书的思想修养和职业道德一、理论修养和思想作风（一）全心全意为人民服务（二）对党和人民负责（三）密切联系群众（四）谦虚谨慎（五）实事求是（六）踏实细致，一丝不苟（七）敏捷干练，讲究实效（八）富于创造，勇于开拓二、秘书的职业道德（一）忠于职守（二）严守机密（三）恪守信用（四）文明礼貌（五）廉洁奉公第三节秘书的心理和性格一、气质和性格（一）气质的含义（二）气质和性格的关系（三）气质、性格与秘书职业的关系二、性格要求三、秘书心理调适（一）博览群书，开阔胸襟（二）培养广泛兴趣，丰富业余生活（三）善于反省，自我调适（四）倾诉、宣泄、调节情绪第四节秘书的性别特征一、性别的性格特征二、性别的职业特征三、秘书的女性特征第五节秘书的培训与考核一、秘书的培训（一）学历教育（二）岗前教育：（三）在职培训二、秘书的职业资格鉴定（一）国家秘书职业资格证书考试（二）剑桥秘书证书考试三、秘书的考核（一）考核内容（二）考核标准（三）考核方法第五章秘书的社会活动与人际关系第一节秘书的社会活动与社会地位一、秘书的社会活动（一）现代秘书社会活动的特点1、活动范围扩大2、活动目的、活动方式复杂化、多样化（二）现代社会活动对秘书的要求二、秘书的社会地位（一）先赋地位（二）后成地位（三）秘书社会地位的特点第二节秘书的角色意识一、社会角色和角色意识二、秘书的角色意识三、秘书所担任的角色(一)领导的助手(二)领导的帮手(三)领导的外脑(四)政策活动中的纽带(五)决策中的监督员(六)领导的资料库(七)领导的随员和具体事务的组织者四、秘书的角色意识的培养（一）必须树立和培养鲜明的服务意识（二）必须培养和树立强烈的服从意识（三）必须培养和强化高度的责任意识（四）必须树立强烈的法律、法规意识（五）必须树立和培养积极的参与意识（六）必须树立和培养较强的公关意识（七）必须树立强烈的保密意识（八）必须树立必要的进谏、规劝意识第三节秘书人际关系的内容、方式与准则一、人际关系的内容与方式（一）人际关系的涵义与内容（二）影响人际关系的因素二、秘书处理人际关系的准则（一）尊重（二）礼貌（三）优化个人形象（四）言谈举止得体（五）注意仪表服饰第四节秘书主要人际关系的处理要求一、秘书与主管上司的关系（一）秘书与主管上司关系的特征1、工作上的主从性2、知识、能力、体力上、思维的补充性3、人际关系的首属性4、人格上的平等性（二）秘书与上司关系的处理原则1、主动批核、适应2、服从，但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司之间的团结（三）领导需要怎样的秘书二、秘书与同事的关系（一）唱“将相和”1、秘书人员要主动与同事交流2、秘书人员要身体力行地关心、帮助同事3、秘书人员要正确对待同事的优点成绩4、秘书人员要妥善处理同事的失误和缺点（二）演“群英会”（三）做“等边形”三、秘书的其他业缘关系第六章日常工作（上）第一节办公室管理一、办公室管理的作用（一）办公室是指挥部（二）办公室是工作室（三）办公室是形象窗口二、办公室的布局与布置（一）办公室的分类（二）办公室的布局与美化1、光线2、颜色3、空气调节4、声音5、音乐三、办公室管理的内容与要求第二节通讯工作一、电话接打（一）接电话的程序和要求（二）打电话的程序和要求二、邮件收发（一）邮件接收的程序和要求（二）邮件发出的程序和要求第三节接待工作一、接待工作的类型与方式（一）接待的类型（二）接待的方式1、迎送式2、引见式3、参与式4、陪同式5、完全式二、接待工作的原则与要求1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求实效5、按制度办事6、遵守纪律三、接待工作的程序与内容（一）发出邀请（二）接待前的准备工作：1、思想心理的准备2、业务知识和能力的准备3、物质和环境的准备接待（三）接受任务后的接待准备工作1、了解来宾的情况2、确定接待规格：接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待三种。

3、制定接待工作计划（四）接待工作的实施1、迎接来宾2、会见、会谈的接待3、宴请接待4、参观游览5、娱乐活动6、报道7、送客（五）接待工作后总结。

第四节日程安排一、日程安排（一）日程安排的内容（二）日程安排的原则和要求1、服从于组织的总目标和整体计划2、区分轻重缓急3、随时补充、调整4、提示和督促5、酌留弹性、劳逸结合二、订约事宜（一）约会安排的基本原则1、要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。

2、要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。

3、协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。

4、酌情弹性。

5、保证准时赴约、不误约、不失约。

（二）约会安排的一般方法1、在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约见。

2、电话安排约见。

3、信件安排约见。

4、制定约见日程表（约会小卡片）。

三、差旅事宜1、做好准备工作2、旅途服务3、随时联络第七章日常工作（下）第一节督查工作一、督查工作的作用（一）督查对领导的作用1、督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。

2、督查是促进领导决策正确、科学的必要环节3、督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段（二）督查对秘书的作用1、督查是秘书的一项重要职责2、督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面二、督查工作的原则和程序（一）督查工作的原则1、领导负责2、分级负责3、实事求是4、不直接办案5、讲求实效（二）督查工作的程序1、查办立项2、查办通知3、催办4、直接调查5、商讨处理6、结案反馈7、立卷归档第二节保密工作一、保密工作的概念和意义（一）保密的概念（二）保密的意义二、保密工作的内容与要求（一）保密工作的内容（二）保密工作的方针1、积极防范2、突出重点3、既确保国家秘密，又便利各项工作第三节印信工作一、印信工作的概念二、公章的管理和使用（一）公章的由来（二）公章的性质和种类（三）公章的样式（四）公章的刻制（五）公章的颁发和启用（六）公章的保管和使用（七）公章的停用与销毁三、电子签名与电子印章四、介绍信的保管与使用第四节值班工作一、值班的任务和作用（一）办理领导交办的有关事项（二）下班后和放假期间的文件和事务处理（三）来访接待工作（四）沟通上下级通讯联系（五）记好当天大事记二、对值班室与值班人员的要求（一）服务的精神和高度责任心（二）要提高警惕、遵守值班纪律（三）认真做好保密工作。

（四）接待来访来电要热情（五）要认真学习业务知识，提高业务水平（六）填写值班日志，做好交接工作。

三、值班日志与交接班第八章信息与调查研究第一节信息工作一、信息的涵义（一）概念（二）信息的基本特征客观性、传输性、时效性、共享性、开发性(三)信息分类（四）信息工作的作用二、秘书收集信息的主要内容和形式（一）信息的主要内容（二）信息的形式（三）信息的渠道三、信息工作的程序和方法（一）信息的收集（二）信息的整理（三）信息的加工（四）信息的传递（五）信息的利用与储存第二节调查研究工作一、秘书作调查研究的重要意义二、秘书调查研究的内容三、怎样做好调查研究工作（一）认真做好调查研究工作(二)常用的调查研究的方法1、普遍调查2、典型调查3、重点调查4、抽样调查四、调查研究的具体方式(一)开调查会（二）现场调查（三）问卷调查（四）民意调查（五）专家调查（六）统计调查（七）收集资料（八）个别访问五、做好调查研究工作应注意的事项（一）实事求是是根本原则。