秘书学(1)
秘书学全册精品完整课件
会议后续工作
负责会议纪要的整理、发布和执行情 况的跟踪等工作，确保会议效果得到 落实。
文书处理与档案管理
文书处理
档案管理
负责各类文书的撰写、修改、审核等工作 ，确保文书内容准确、格式规范。
建立并执行档案管理制度，负责档案的分 类、编号、归档、保管等工作，确保档案 完整、安全。
档案利用
档案销毁
提供档案查询、借阅等服务，支持公司各 项工作的顺利开展。
秘书学全册精品完整课件
contents
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务操作 • 秘书沟通与协调 • 秘书职业发展
01 秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是 一门综合性、应用性的学科。它以秘书工作为研究对象，着 力研究秘书工作的内在规律、基本原理、一般方法和现代秘 书人员的素养及能力等问题。
近现代以来，随着社会的快速发展和 科技的进步，秘书工作面临着新的挑 战和机遇。为了适应新形势的需要， 秘书学逐渐从经验型向科学型转变， 开始注重理论研究和学科建设。同时 ，秘书人员的职业素养和综合能力也 得到了不断提升。
当代秘书学的展望
当代秘书学在继承和发展传统秘书学 的基础上，更加注重创新和实践。未 来，秘书学将继续关注秘书工作的新 变化和新趋势，加强与国际秘书学界 的交流与合作，推动秘书工作的科学 化、规范化、高效化进程。同时，秘 书学还将注重培养具有国际视野和创 新精神的高素质秘书人才，为社会的 可持续发展做出积极贡献。
办公室安全管理
制定并执行办公室安全管理制度，确保员工 人身安全和财产安全。
会议策划与组织
会议策划
根据会议目的、主题、规模等因素， 制定会议策划方案，包括会议议程、 时间安排、场地布置等。
秘书学案例分析1
秘书学案例分析1.充分的发挥自己的主观能动性实用案例这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，秘书于雪接了电话。
李行长是张总的研究生班同学，两人私交不错。
电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。
”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。
我们俩最好送一样多，你问问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。
”张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是因为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。
对此毫无准备的于雪只好摇头。
那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。
问题出在哪里呢？2.提高工作的含金量看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。
公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工司，去年年营业额接近10亿元人民币。
这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话：“于雪，你好，我是财务部的刘志。
”“刘总，您好！”“总裁这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。
”“等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。
您看可以吗？”“谢谢！”对方放下电话。
散会后，于雪马上做了汇报。
总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总吗？”于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。
3.充分发挥职务优势4.在“打杂”中创造机会案例：于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但一天到晚也没有多少事可做；很多朋友羡慕她的工作轻松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常一样在网上浏览新闻和八卦消磨时间。
秘书学概论ppt-1
秘书学导论
一、秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵 义（陈合宜《秘书学》）： 1、指职务名称之一 、指职务名称之一，是领导的助手。
三国时曹操高级助手 郭嘉
《三国志》记载，曹操赤壁之战后，“ 叹 曰 ： 郭 奉 孝 在 ， 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 ： “ 哀 哉奉 孝 ！ 痛 哉 奉 孝 ！ 惜 哉 奉 孝 ！”
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第二节 秘书机构 性质、作用 秘书学导论
二、秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，可概括为三 方面： 1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2、秘书部门是综合办事部门 3、秘书部门是协调部门 秘书机构的特点： 秘书机构的特点： 1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 3、组织关系的封闭性
秘书学导论（一）
主讲：山东教育学院中文系
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绪 论
秘书学导论
【教学目的】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学等基本概念， 了解秘书学的学科性质、研究对象及秘书学的整体理论框架，明 确学习秘书学的意义，提高对秘书职业的理性认识。 【教学重点和难点】 掌握秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学四个基本概念，对 秘书工作形成初步认识，了解秘书学的学科特征及其与其他相关 学科的关系。 【教学内容】 第一节 秘 书 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书学
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第一节 秘书 思考与练习
【思考与练习】 如何全面理解秘书的含义？ 秘书划分为哪些层次？
秘书学导论
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第二节 秘书机构
【教学内容】 1、秘书机构的概念 2、秘书机构的性质与作用 3、秘书机构的设置
秘书学导论
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第二节 秘书机构 概念
秘书学导论
一、秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。 秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。 狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作 狭义的秘书机构 服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。 广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检 广义的秘书机构 查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办 公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和 值班等业务 。
秘书学第1版-第四章
（二）办事可靠，能够分忧代劳
第四章 秘书工作的历史发展
学习目标 主要内容 本章小结 思考练习 案例分析
准确理解和把握领导和秘书的关系， 并可以在实践中正确运用。
第一节 秘书需要怎样的秘书
第二节 秘书工作需要怎样的 领导
第三节 秘书与领导的 关系
第一节 领导需要怎样的秘书
本节点睛 一、领导活动与秘书工作 二、领导需要忠于职守、
相互沟通中，领导者要从有利于工作，有利于 秘书成长的角度进行引导，不宜谈及粗俗、趣味低 下的话题，特别是已婚的上级，不要在异性秘书面 前说自己配偶的坏话，不要对异性秘书表示过分的 好感和特殊的热情；
要正确对待异性秘书对自己的服从、支持、尊 重、敬佩或体贴。
（二）秘书要正确对待异性上级
要维护自己平等的人格尊严； 要从事业功利出发，自觉维护与领导者在工作目 标上的一致性； 要在关心、照顾上级时，要立足于公务，不要介 入上级的私生活； 要正确对待领导者的关心和照顾，过分的照顾和 好感，应当敬而远之； 要在满足领导工作的正当需要的同时，对违法违 纪的行为应劝谏和抵制，绝不能曲意迁就。
（六）工作绩效上的一体关系
秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。 因此，领导者对秘书指导有方，促进秘书提高工作 绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足 本职主动提供有效的辅助和服务，促进领导工作绩 效，同样也是在提高自身的工作绩效。
可能出现的误区：领导与秘书工作绩效上的一 体关系，若处理得不好会出现以下情况。
秘书学
一．秘书：能在授权范围内作出正确决定的助手，即从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人。
二．秘书的分类：纵向的分类：是按照秘书的业务水平进行的（一）从层次来说，可分若干类秘书。
一方面，秘书所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省（市）县、基层；另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分（初级、中级、高级）（二）从辅助功能的角度分类，可分为技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书，在省，市机关，一般划分为科长，办公厅主任，秘书处处长，科长，股长，科员，办事员横向的分类：是以秘书工作内容或所从事行业为标准来分类（一）按照服务对象，经济来源：1.公务秘书；私人秘书（是指私人、私人企业、民办企业等出资雇佣兵为其服务的秘书）2.不同行业或所属的部门分类，党政、行政、经济、军事、司法、文教。
3.按秘书的工作内容：文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书一．秘书学的定义：就是研究工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学。
二．秘书活动的基本要素：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境（秘书人员是秘书活动的主体；秘书工作是秘书活动的客体要素；秘书方法是秘书活动的中介要素；领导意图是秘书活动的准绳和尺度；秘书环境是秘书活动的外在要素）一.秘书工作的含义：就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作二．秘书工作的内容（从总体上分，可分为三类）1.政务性工作，是直接为领导决策（包括党政机关的决策和企业的重大决策）服务的综合性工作2.业务性工作：是指带有专业性质的常规工作3.事务性工作：是指一些专业性不强，主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务三．秘书工作的特点1.辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征：A.所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开；B.秘书人员只有发言权而无表决权，更无决定权；C.秘书人员在处理任何问题时，不能超越职权范围自作主张2.综合性：秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的3.机要性：秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性4.事务性：体现在对各种事务性工作的处理上5.被动性：秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。
秘书学(1)综合辅导
《秘书学（1）》综合辅导绪论基本概念：★秘书活动，秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行动。
99-00+01+03- ★秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书工作性的各类人员。
秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书活动的主导要素。
★秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序。
04-秘书办公手段，是秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等的统称。
03-★秘书学，是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。
99+此外还有广义领导意图、狭义领导意图、★秘书环境04+；秘书业务、★秘书技术、秘书工作方法等。
简答与论述：1．04-秘书学建设的首要任务是规定出它的学科对象。
这对于界定秘书的逻辑起点，划定秘书的研究领域，确定秘书学的学科性质，建构秘书学的知识体系，无不具有重要理论价值。
2．★秘书学的学科的对象应为秘书活动，以体现出学科对象的单一性特征，为秘书学的体系建构提供科学依据。
3．★秘书活动的基本要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。
由此可以明确秘书活动的主体要素、客体要素、中介要素、潜在因素和外在因素。
00+04+ 4．严格意义上的秘书工作与一般意义上的秘书工作的差异，在于严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务；一般意义上的秘书工作，既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛。
5．★秘书活动的本质属性是辅助性。
6．★秘书活动的辅助性具有的特点：辅助的直接性、辅助的全面性和辅助的非独立性。
7．★秘书活动重要特征有文牍性；秘密性；事务性；受动性；随机性；补偿性和潜隐性。
99+ ★8.如何正确认识秘书活动的受动性、补偿性和潜隐性三个特征？9★秘书业务包括的内容有：文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、接待工作、会议工作、值班工作，等等。
《秘书学》课程教学大纲
《秘书学》课程教学大纲（适用于中文系文秘专业）课程编码：学时：48学分：3开课学期：4课程类型：专业必修课课程性质：专业基础课先修课程：无教学手段：考核方式：闭卷一、课程的性质、目的与任务本课程是以秘书辅助管理活动的规律为研究对象,以秘书工作活动的基本范畴为研究领域的一门新兴学科,是秘书专业的专业基础必修课,也是文秘专业的核心基础课程,本课程的教学目的在于使学生掌握秘书学的基本内容和基本原理,理解秘书工作基本特点、原则,并通过一定的理论学习和课堂讨论,了解秘书工作的基本程序,为将来做好秘书工作打下坚实的理论基础。
二、课程的基本内容：第一章绪论第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义（一）学术界的四种说法（二）秘书的界定1、我国秘书学界定义2、国外定义二、秘书的类别和层次（一）秘书的类别1、秘书学界代表观点2、本人观点（二）秘书的层次三、秘书的职业特征（一）服务的直接性（二）服务的稳定性（三）知识化（四）年轻化（五）女性化第二节秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容（一）政务性工作（二）业务性工作（三）事务性工作二、秘书工作的要求（一）四个转变（二）六个强调三、秘书工作的性质与特点（一）辅助性（二）综合性（三）机密性（四）服务性四、秘书工作的作用（一）助手作用（二）参谋作用（三）协调作用（四）信息枢纽作用（五）公关作用第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法一、现代秘书学的产生二、秘书学的研究对象（一）“秘书工作”说（二）“辅助管理说”（三）“对象多元说”（四）“秘书活动说”三、秘书学的研究方法四、秘书学研究的发展趋势（一）秘书工作总体构成与秘书学总体研究。
（二）秘书工作的参谋性职能将继续强化。
（三）办文、办会、办事的常规运转工作也将出现新局面。
第二章秘书工作的起源和发展第一节我国秘书工作的起源和早期发展一、秘书与秘书工作的起源二、我国秘书工作的发展第二节我国古代的秘书活动一、古代秘书机构和秘书名称演变二、我国古代的秘书活动的基本特点（一）秘书活动历史悠久（二）秘书机构变动频繁（三）秘书人员选拔较严（四）秘书制度比较完备三、古代秘书工作主要制度（一）文书工作制度（二）档案工作制度（三）保密工作制度（四）信访工作制度（五）印章管理制度（六）工作报告制度（七）办事制度（八）参谋言谏制度四、古代社会对秘书的素质要求第三节我国近代的秘书活动一、近代秘书机构和秘书名称演变二、我国近代的秘书活动的基本特点第四节我国现代的秘书活动一、民国政府的秘书活动一、民国政府的秘书活动三、新中国成立后的秘书活动第三章秘书工作机构的职能与工作要求第一节秘书工作机构的设置一、秘书工作机构的概念二、秘书工作机构设置的原则三、秘书工作机构的名称和组织形式第二节秘书工作机构的地位与性质一、秘书工作机构的地位二、秘书工作机构的性质（一）机密性（二）辅助性（三）综合性（四）服务性第三节秘书机构的职能与工作要求一、秘书工作机构的职能（一）助手职能（二）参谋职能（三）枢纽职能（四）协调职能（五）保密职能（六）公关职能二、秘书工作机构的工作原则与要求（一）明确职责、权限、目标、任务（二）制定秘书工作的各项制度和标准（三）分清主次，有条不紊（四）科学地安排工作程序（五）准确细致，切实无误（六）迅速果断，讲求实效（七）忠于职守，安于本分（八）加强教育、管理，不断提高素质、能力三、秘书工作机构成员（一）秘书班子成员的不同层次要求（二）秘书班子的群体优化第四节秘书部门和人员的管理一、秘书部门和人员管理的内容和要求（一）机构与部门职责（二）岗位责任制（三）工作程序和工作方法（四）信息系统（五）办公自动化二、秘书人员的自我管理（一）工作管理（二）行为管理（三）时间管理（四）办公环境管理第四章秘书的素养第一节秘书的知识和能力一、秘书的知识结构（一）秘书应具备的基本知识（二）专业知识（三）行业知识（四）相关知识二、秘书的能力要求（一）写作能力（二）办事能力（三）交际能力（四）表达能力（五）操作能力第二节秘书的思想修养和职业道德一、理论修养和思想作风（一）全心全意为人民服务（二）对党和人民负责（三）密切联系群众（四）谦虚谨慎（五）实事求是（六）踏实细致，一丝不苟（七）敏捷干练，讲究实效（八）富于创造，勇于开拓二、秘书的职业道德（一）忠于职守（二）严守机密（三）恪守信用（四）文明礼貌（五）廉洁奉公第三节秘书的心理和性格一、气质和性格（一）气质的含义（二）气质和性格的关系（三）气质、性格与秘书职业的关系二、性格要求三、秘书心理调适（一）博览群书，开阔胸襟（二）培养广泛兴趣，丰富业余生活（三）善于反省，自我调适（四）倾诉、宣泄、调节情绪第四节秘书的性别特征一、性别的性格特征二、性别的职业特征三、秘书的女性特征第五节秘书的培训与考核一、秘书的培训（一）学历教育（二）岗前教育：（三）在职培训二、秘书的职业资格鉴定（一）国家秘书职业资格证书考试（二）剑桥秘书证书考试三、秘书的考核（一）考核内容（二）考核标准（三）考核方法第五章秘书的社会活动与人际关系第一节秘书的社会活动与社会地位一、秘书的社会活动（一）现代秘书社会活动的特点1、活动范围扩大2、活动目的、活动方式复杂化、多样化（二）现代社会活动对秘书的要求二、秘书的社会地位（一）先赋地位（二）后成地位（三）秘书社会地位的特点第二节秘书的角色意识一、社会角色和角色意识二、秘书的角色意识三、秘书所担任的角色(一)领导的助手(二)领导的帮手(三)领导的外脑(四)政策活动中的纽带(五)决策中的监督员(六)领导的资料库(七)领导的随员和具体事务的组织者四、秘书的角色意识的培养（一）必须树立和培养鲜明的服务意识（二）必须培养和树立强烈的服从意识（三）必须培养和强化高度的责任意识（四）必须树立强烈的法律、法规意识（五）必须树立和培养积极的参与意识（六）必须树立和培养较强的公关意识（七）必须树立强烈的保密意识（八）必须树立必要的进谏、规劝意识第三节秘书人际关系的内容、方式与准则一、人际关系的内容与方式（一）人际关系的涵义与内容（二）影响人际关系的因素二、秘书处理人际关系的准则（一）尊重（二）礼貌（三）优化个人形象（四）言谈举止得体（五）注意仪表服饰第四节秘书主要人际关系的处理要求一、秘书与主管上司的关系（一）秘书与主管上司关系的特征1、工作上的主从性2、知识、能力、体力上、思维的补充性3、人际关系的首属性4、人格上的平等性（二）秘书与上司关系的处理原则1、主动批核、适应2、服从，但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司之间的团结（三）领导需要怎样的秘书二、秘书与同事的关系（一）唱“将相和”1、秘书人员要主动与同事交流2、秘书人员要身体力行地关心、帮助同事3、秘书人员要正确对待同事的优点成绩4、秘书人员要妥善处理同事的失误和缺点（二）演“群英会”（三）做“等边形”三、秘书的其他业缘关系第六章日常工作（上）第一节办公室管理一、办公室管理的作用（一）办公室是指挥部（二）办公室是工作室（三）办公室是形象窗口二、办公室的布局与布置（一）办公室的分类（二）办公室的布局与美化1、光线2、颜色3、空气调节4、声音5、音乐三、办公室管理的内容与要求第二节通讯工作一、电话接打（一）接电话的程序和要求（二）打电话的程序和要求二、邮件收发（一）邮件接收的程序和要求（二）邮件发出的程序和要求第三节接待工作一、接待工作的类型与方式（一）接待的类型（二）接待的方式1、迎送式2、引见式3、参与式4、陪同式5、完全式二、接待工作的原则与要求1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求实效5、按制度办事6、遵守纪律三、接待工作的程序与内容（一）发出邀请（二）接待前的准备工作：1、思想心理的准备2、业务知识和能力的准备3、物质和环境的准备接待（三）接受任务后的接待准备工作1、了解来宾的情况2、确定接待规格：接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待三种。
第一讲 秘书学概述
2． 秘书学同相关他学科的关系
秘书学在我国内地产生于20世纪80年代。
秘书学与管理学、领导科学、文书学、档案 学、写作学、信息学、公共关系学等学科有密切 的关系。其中同管理学的关系最密切。 1）秘书学与管理学：秘书部门是管理系统 的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成 部份，秘书工作的核心是辅助管理，为提高管理 效率和管理水平服务。 2）秘书学与领导科学：秘书工作不能离开 领导工作而独立存在。 3）秘书学与文书学和档案学：文书学和档案 学被称为秘书学并列的姐妹学科。文书是档案的 前身，档案是文书的归宿。通过文书处理和档案 管理来为领导服务是秘书工作的重要方面。
3、秘书的类别
1 ．从服务对象和经济来源分：公务秘书、私人秘书、 涉外秘书 1）公务秘书：泛指为各级党政机关、军队、国 有企事业单位、群众团体服务，由组织和人事部门 选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机 关、该单位的人员。 各省、市的党政领导人，一般配备1个专职秘书。 2）私人秘书：指为民营集体企业、私营企业等 服务，由所聘企业或个人支付薪水，不属于国家编 制的个人。 3）涉外秘书：指在中国的三资企业（中外合资 中外合作、外商独自企业）、外国驻华机构、中国 涉外单位或部门供职的秘书。是改革开放后大量涌 现出的新型的复合型秘书，他们必须掌握一门外语。
4、秘书的层次
1．根据机关、单位的级别高低分为： 中央、省市、基层 2．根据工作内容可分为：高级、中级、初级 1 ）初级秘书：从事一般日常工作的秘书，如 接待、连络、会务、印校、收发及财务等。 2 ）中级秘书：一般指文字秘书。他们负责起 草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作， 其工作成效，对领导决策起重要作用。 3 ）高级秘书：秘书长、办公室主任。他们参 政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手， 有的本人就是领导成员。
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会议基本流程
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议策划
会议组织构架 与审批
续表
调查的一般方法
具体内容
现场观察法
调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。 有参与式和非参与式两种，前者是深入到一个单位 蹲点，实地观察，以获取丰富而又真实的第一手材 料；后者是在被调查对象没有察觉情况下的观察。
问卷调查法
实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围 地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于 问卷和表格的设计，调查目的要明确；同时要讲究 问询水平和问询艺术。有封闭式和开放式两种形式
实验调查法
适当控制某些条件，使一定的社会现象发生， 以揭示其产生原因或规律的方法。此法关键的外界 环境条件的控制难，且其结论有可能与现实相违背
文献档案资料调查法
查询翻阅现成的档案资料和有关信息，了解掌 握调查对象的背景和现实情况，实质是直接采用高 层次信息，指导和保证调查工作的进行，注意：文 献调查所得只能作为调查先导，不能作为结论。
• 国务院颁布的《国家行政机关公文处理办 法》（以下简称《办法》）第二章“公文种 类” 共确定了13类、14个文种：
• 命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要。
函的分类
正因为函具有多属性的特点，所以它成为公文中最轻便、快捷 的一个文种。实际工作中这一文种的使用频率特别高，常见的 主要有以下几种类型： 1.商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如 商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是 实际工作中最常用的一类函。 2.询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见 。 3.告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需 要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文 机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。 4.请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用 、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门 ”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的 功能。 5.复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方 询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况 ，答复上级机关询问。
在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄 混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和 请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对 “报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用 范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的 用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将 “报告”和“请示”作一比较。
政府机关，部
门牵涉的工作
企业与股东 的关系
关系
工商企业与 顾客、客户 的关系
业缘
企业与政府部 关系 组织与新闻
门的关系
媒介的关系
组织与社区 工作的关系
保密工作的具体规定
① 不该说的机密，绝对不说 ② 不该问的机密，绝对不问 ③ 不该看的机密，绝对不看 ④ 不该记录的机密，绝对不记录 ⑤ 不在非专用笔记本上记录机密 ⑥ 不在私人通信中涉及机密 ⑦ 不在公共场合与家庭、子女、亲友面前谈论机密 ⑧ 不在不利于保密的地方存放机密文件资料 ⑨ 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密 ⑩ 不携带机密材料游览参观、探亲访友、出入公共 场合
秘书学(1)
2020/8/15
• 秘书应掌握的知识
1）基础知识 ——社会科学与自然科学基础知识 ——底线：高中文化程度
2）专业知识：秘书业务知识 3）行业知识：所在行业、系统的专业知识 4）相关知识
气质类型图
过敏
内向
抑郁质
胆汁质
（弱型） （不可抑制型）
粘液质
多血质
（安静型） （活泼型）
外向
稳定
秘书业缘关系的范围
信息资料工作
秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时 的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将 大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的 管理与决策服务。
信息的主要内容
• 政策法规信息 • 指挥性信息 • 本单位信息 • 社会反馈信息 • 可比信息 • 相关信息 • 未来信息
信息工作流程图
收集－整理－传递－存储－利用－开发
反馈
• 调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领 导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。
• 调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区
别的工作环节
调查是秘书运 用各种方法、 手段对调查对 象进行了解核 查，掌握确凿 的实际情况的 过程
调查是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展
研究是秘书对 已经掌握的信 息情况，运用 科学的理论、 知识和方法进 行综合分析和 推断，以探究 研究对象的本 质及事物发展 规律
调查的类型
• 对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下 面按照不同的标准分别进行简单介绍。
从调查研究 采取的主要 研究形式分
调查研究的 主要形式
从调查研究 的内容上分
从调查研究 对象范围的 选择上分
典抽 普型样 查调调
查查
综 专 对抽民专统 合 题 比样意家计 调 调 调调调调调 查 查 查查查查查
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关询问。
在日常公务活动中，经常有把报告和请示弄 混的情况。行文时报告、请示不分，由于报告和 请求同属上行文，结构形态相似，而有关人员对 “报告”、“请示”的概念、特点、性质、适用 范围等基本知识不够清楚，所以该用“请示”的 用了“报告”。鉴于这种情况，有必要在这里将 “报告”和“请示”作一比较。
调查的一般方法
Hale Waihona Puke 调查的一般方法具 体内容
个别访谈法
根据调查需要，选择单一调查对象 进行采访、问询，了解情况。个别访谈的 关键是选准访谈对象并拟好访谈提纲，要 选好访谈地点并注意谈话的态度和语气。
集体访谈法
根据调查需要，选择若干调查对象 ，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关 键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二 是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都 能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信。