秘书学

第一章、绪论教学目的和要求：了解秘书的涵义的特征，了解秘书工作的内容和作用，了解秘书学的涵义及对象、方法。

在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。

秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。

优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。

然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。

人类的一切社会形态都是在社会实践中产生的。

秘书、秘书部门、秘书工作都是社会实践的产物。

秘书学则是秘书工作实践的产物。

在不同时代、不同国度、不同社会环境、不同社会活动领域里的领导者、组织者身边的秘书，在长期的为领导者提供辅助和服务的实践中，积累了丰富的秘书工作经验。

秘书学则用科学的方法将秘书工作经验和秘书文化进行梳理、综合、总结、升华，使之条理化、系统化、理性化，并探索研究其基本规律、基本特征、主客体关系及有关原理、原则、方法、要领等，逐渐构成了美术学体系。

秘书学在秘书工作实践中产生，其价值及学科研究的目的在于指导秘书工作实践、培养秘书人才。

第一节、秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体，是秘书理论与实践研究中的核心。

在我国，秘书的涵义，众说纷纭。

社会上的有从字面上解释的：秘密文字工作者；也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。

都有一定的正确性，但又不够科学和确切。

下面介绍一下学术界较为普遍的4种说法。

（一）、宫中秘藏之书“秘书”一词最早出现在汉代，是指宫禁中的秘藏之书。

《汉书刘向传》：“诏向领校中五经秘书”。

《汉书》的作者班固曾任兰台史令，负责典校秘书。

到东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆馆长或档案馆馆长。

后历朝沿袭直至清代。

唐代名臣魏征，在当宰相前就担任过秘书监这个职位。

此时的秘书，已经发展为不仅指物，也指机构、指人了。

但是和近代秘书的意义还是不同的。

我国有现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，始于1912年南京临时国民政府时期。

以孙中山为首的临时政府参照欧美政体，实行总统制，在总统府下设秘书处，配备有秘书长和秘书。

（二）、辅臣在西方，“秘书”一词源于拉丁文，其意思是“可靠的职员”。

在西方国家，秘书一般指政府、各社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员。

秘书的英文名词是Secretary，有两种中文翻译：Ｓ大写的为“辅臣”，Ｓ小写的则为“帮助上司处理文书和事务的人员”。

通常有“大秘书”和“小秘书”之说。

前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内外的文职大臣。

后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。

如美国的“国务卿”（The Secretary of State），沙特阿拉伯的“石油秘书”即为石油部长，印度、巴基斯坦有“外交秘书”，其实也就是外交部常务副部长。

日本有一个实权很大的职位叫“内阁官房长官”，也就是“内阁首席秘书”。

（三）、行政职位在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。

辛亥革命之后，国民政府自中央到省县机关都设秘书长及秘书，1923年中国共产党在广州召开第三次全国代表大会，决定中央设秘书，毛泽东任第一任政治秘书。

此后建立的苏维埃政权机关也都设秘书。

1949五年中华人民共和国成立以后，各级政府机关都设秘书长和秘书，大中型国营企业和事业单位则设办公室主任和秘书。

秘书已经成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。

在许多国家，政府机关秘书属文官范畴。

我国也规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属于政务类公务员，一般秘书则属于事务类公务员。

（四）、社会职业秘书与工人、农民、教师、工程师、律师等一样，已经成为一种社会职业。

所不同的是，秘书职业不仅存在于某一个行业领域或者某一类组织机构中，而是在工、农、兵、学、商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中，大多都有秘书，都需要秘书工作。

它属于第三产业(服务性行业)，对第三产业和服务性行业，我们不能仅仅狭隘的理解为商业和生活服务业，他也包括各种智力服务。

比如教师、医生、律师等等。

秘书则是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理社会为社会服务。

秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。

所谓秘书，本来是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。

二、秘书的类别秘书是个统称。

如果从不同的角度来划分，我国现代秘书可以分为以下不同的类别。

（一）．按服务对象划分从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和非公务秘书2类。

1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。

公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取薪金，在编制上属于所服务的机关和单位。

我国的秘书人员，多数属于公务秘书，他又包括2类：（1）、集体秘书。

集体秘书是与专职秘书相对而言。

集体秘书是指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。

我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。

集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在单位、单位的领导班子服务的。

（2）、专职秘书。

专职秘书是指专门为某个领导着、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。

专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位领取薪金，这和私人出资聘用的私人秘书不同。

2、非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。

这类秘书的又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。

这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工资由聘用者支付。

（二）、按从事行业和职能划分按照秘书人员所从事的行业和职能划分，可分为8类。

1、业务秘书中小企业普遍需要的，就是业务秘书。

他们是老板最得力的助手。

在公司里负责商业书信往返、档案、电报、报关、押汇、验货等业务，以及接待客户，了解报价、推销等实际作业。

通常独立工作。

2、一般秘书一般秘书是指公务机关或私人机构中，主职为秘书的一般助理人员，负责打字、记录、整理、收发、档案及文书管理工作。

他和私人秘书的主要区别，在于主管不在时给指授权程度，也就是说其职务内之决定权不高。

3、法律秘书法律秘书是指协助公司或主管处理法律问题的秘书，必须具备一般商业法律，尤其具有准确及谨慎的处事能力。

4、医学秘书医学秘书是指在各医院或医学研究单位所任职的秘书。

必须具备一些医学知识，了解专用的医学名词，能协助医生照顾病人，了解病人心理，特别需要耐心、爱心和细心。

5、教育秘书教育秘书是指在学校中，协助处理有关教学、教务的行政工作的秘书，必须了解教育的原则及法令规章。

6、广告秘书广告与媒体单位，常雇用这类负责宣传与公关工作的秘书。

其本质虽然是内勤，但也接待客户，或和业务性质有关的外勤工作。

7、工程秘书工程秘书是协助工程师、设计师、建筑师等专业人士，从事技术研究和技术执行的秘书，需要具备一般工程的知识及专业用语。

8、演艺秘书演艺秘书是须具备戏剧、舞台方面的学识与经验的助理人员，甚至需要具备表演的天分的能力。

专门为著名演员、电影电视公司、传播界、演艺团体担任工作。

必须了解企划的过程，具备组织沟通的能力。

（三）、按工作内容划分按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书。

1、文字秘书文字秘书是指以撰写、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关和单位的“笔杆子”、“秀才”。

2、机要秘书机要秘书是指在党政军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。

机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。

3、信访秘书信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。

信访秘书的职责是通过办信、接待，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。

4、通讯秘书通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（的如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。

5、事务秘书事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。

6、生活秘书生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。

生活秘书通常是专为较高级的领导配备的。

按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。

（四）、按职责范围和工作任务划分我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。

1、高级秘书高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。

其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。

他们是领导者的重要助手，有的人本身就是领导成员。

如省、自治区、直辖市的人民政府的秘书长，同时也是省、自治区、直辖市的人民政府的领导成员之一。

（参见《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》）2、中级秘书中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。

他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。

其工作成效，对领导者的决策有重要作用。

3、初级秘书初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其他事务工作的人员。

他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。

（五）、西方国家政府机关的秘书人员均属文官系统，有明确的层级划分，对职责、学历、资历各有要求。

如英国就分为四个等级：1、行政级。

他们是政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问。

其职务和地位相当于秘书长或办公厅主任，甚至可以受首长委派担任临时代理或副职。

其职责为参与政要，草拟政策方案，协调内部事务，组织掌管财务及人员考核等。

多数出身于名牌大学并受过专业培训，一般被规定不得参与政党活动。

2、执行级。

他们管理较小范围内的事务，直接指导、处理日常行政、文书、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长和科长。

一般毕业于文官学院或行政学院。

3、文书级。

他们按照法规记录、撰写、制订文件，统计资料，处理日常行政及事务工作。

一般为大专毕业生。