某某工程有限公司档案管理制度
工程建设项目档案管理规定
沈阳某某有限公司工程建设档案管理规定目录第一章总则第二章归档范围第三章归档办法第四章归档要求第五章归档时间第六章案卷目录第七章案卷装订第八章附则第一章总则第一条为了加强公司工程建设项目档案管理，明确归档范围及工作程序，特制订本规定。
第二章归档范围第二条项目准备阶段文件:工程开工以前，在立项、审批、设计、招投标等项目准备阶段形成的文件。
第三条项目施工文件:施工单位在项目施工过程中形成的文件。
第四条项目竣工图:项目竣工验收后，真实反映建设项目施工结果的图样。
第五条项目竣工验收文件:建设项目竣工验收活动中形成的文件。
第三章归档办法第六条按文件内容组卷：工程项目文档、行政审批文档；其中工程项目文档按专业分类，行政审批文档按时间分类。
第四章归档要求第七条在项目运行过程中，工程部项目档案管理员按其内部的有关联系，完整、准确、系统地进行归档，交至工程部经理审查后，定期（一般一个星期）移交给公司综合部档案室。
第八条建档必需及时，准备完整，不能遗漏。
第九条所有图纸（含底图）的规格，一律按国家统一标准图幅执行。
图纸各框内要注明时间，图纸必须填写目录、图号并注明张数。
第十条项目文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
第五章归档时间第十一条一般情况下，一个项目结束后即整理归档，最迟不得超过一个月。
第十二条技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同，年终整理由综合部统一归档。
第六章案卷目录第十四条案卷内项目文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
第十五条成套图样或印刷成册的项目文件材料。
自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它项目文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
第十六条案卷题名应简明、准确地揭示卷内项目文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
某公司档案管理办法 含文件材料归档范围、保管期限表和借阅流程图
档案管理办法第一章总则第一条为加强公司（以下简称“公司”）档案管理工作，全面提高档案科学管理水平，有效地保护和开发利用档案，更好地为公司事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其相关规定，结合公司实际，制订本办法。
第二条本办法所称的档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种形式和各种载体的档案，是公司各项活动的真实记录和原始凭证，是工作查考、决策研究、内部控制、权益保障、编史修志的重要依据，是公司资产的重要组成部分。
第三条公司档案工作是重要的基础管理工作，应纳入公司发展规划、信息化建设规划和年度工作计划，统筹安排档案业务经费，配备相关人员和设施设备，认真做好档案工作。
第二章档案机构、职责及人员第四条公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。
公司明确档案工作分管领导，在公司综合部设立档案室，负责公司全部档案具体管理工作和监督、指导、检查各部门文件材料的收集、立卷、归档，同时接受某某集团有限公司、某某控股有限公司、地方档案行政管理部门的监督、检查和指导。
各职能部门配备适合档案管理的专（兼）职档案员，保证档案工作的正常开展，切实做好档案工作。
第五条综合档案室（档案员）主要职责是：(一)认真执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，负责制定公司档案工作的各项规章制度、实施细则；(二)负责组织制定公司档案工作制度和档案工作年度计划，承担公司档案管理工作，对公司的各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，做好文件材料的形成积累和归档工作；（三）负责档案的安全保管，集中统一管理公司各种门类、各种形式、各种载体档案，按规定向有关档案部门移交档案；(四)编制检索工具和汇编文件资料，积极开展档案利用工作，为公司各项工作服务；(五)编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）；(六)负责公司档案信息化工作，深入应用档案信息系统，开展档案数字资源建设；（七）参加公司工程竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱的文件材料验收工作；(八)负责组织公司档案工作交流活动和兼职档案员的培训；（九）根据公司管理实际需要兼管资料工作，对公司资料实行集中统一管理。
工程档案规章制度
工程档案规章制度一、总则1. 本规章制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，旨在规范工程档案的收集、整理、保存和使用过程。
2. 工程档案管理工作应遵循真实性、完整性、系统性和保密性的原则。
3. 所有参与单位应指定专人负责工程档案的管理工作，确保档案的质量和安全。
二、工程档案的分类与收集1. 工程档案包括但不限于设计文件、施工记录、监理报告、验收资料、合同协议等。
2. 各参建单位应根据项目进度及时收集和整理相关档案资料，并按照规定的格式和要求进行归档。
3. 对于特殊工艺或重要节点的施工，应详细记录施工过程，并附上相应的图片或视频资料。
三、工程档案的整理与归档1. 工程档案应按照国家和行业标准进行分类、编号和装订。
2. 档案整理人员应对收集到的资料进行审核，确保其真实、有效，并及时纠正错误或遗漏。
3. 归档的工程档案应建立电子档案库，实现纸质档案与电子档案的同步更新和管理。
四、工程档案的保管与维护1. 工程档案应在规定的期限内妥善保管，防止损坏、丢失或泄露。
2. 对于借阅或复制档案资料，应建立严格的审批和登记制度，确保档案的安全。
3. 定期对存储环境进行检查和维护，确保档案存放条件的适宜性。
五、工程档案的应用与开发1. 工程档案作为项目决策和后期运维的重要依据，应充分利用其价值。
2. 鼓励通过技术创新手段，如大数据分析、云计算等，提高工程档案的应用效率。
3. 对于历史工程档案，应进行定期的评估和更新，以保持其参考价值和应用性。
六、违规处理与监督1. 对于违反工程档案管理规定的行为，应根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 建立工程档案管理的监督机制，确保规章制度的有效执行。
3. 鼓励公众和利益相关者参与监督，共同维护工程档案的规范管理。
七、附则1. 本规章制度自发布之日起实施，由项目管理单位负责解释。
2. 如有未尽事宜，可根据实际情况适时修订和完善。
工程档案工作制度
工程档案工作制度一、总则为了加强工程档案的管理工作，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合我国工程档案管理的实际情况，制定本制度。
二、工程档案管理职责1. 建设单位应建立健全工程档案管理制度，明确工程档案管理职责，配备相应的档案管理人员。
2. 建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关单位应按照合同约定和国家有关规定，分别负责工程档案的收集、整理、归档和移交工作。
3. 工程档案管理人员应具备一定的档案管理知识和业务能力，定期接受培训和考核。
三、工程档案收集与整理1. 工程档案收集范围应包括：工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、验收文件、质量保修文件等。
2. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行分类、整理，确保档案的系统性、完整性和准确性。
3. 工程档案管理人员应定期对工程档案进行审查、核对，确保档案的及时更新和修正。
四、工程档案归档与移交1. 工程档案归档应遵循及时、完整、准确、安全的原则，按照国家和行业的有关规定进行。
2. 工程档案移交应遵循双方协商、资料完整、签字盖章、资料归档的原则，明确移交时间、地点、双方责任人和交接方式。
3. 工程档案管理人员应认真做好档案移交工作，确保档案的完整、准确和安全。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行保管，确保档案的安全、保密和防火防盗。
2. 工程档案管理人员应建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、查阅程序、查阅期限等，做好档案的借阅、复制和统计工作。
3. 工程档案应充分利用现代化技术手段，实现档案的电子化、数字化和网络化，提高档案的利用效率。
六、工程档案管理检查与监督1. 建设单位应定期对工程档案管理工作进行自查、互查和集中检查，确保工程档案的完整、准确和安全。
2. 建设行政主管部门应加强对工程档案管理的监督和检查，对违反本制度的单位和个人，依法予以查处。
工程档案专项制度
工程档案专项制度一、总则1. 本制度是为了加强工程档案管理，保证工程档案的完整性、准确性和系统性，确保工程项目顺利进行及后期的有效利用。
2. 本制度适用于公司承接的所有工程项目，从项目立项到竣工验收的全过程。
3. 工程档案管理工作应遵循真实性、及时性、完整性和保密性的原则。
二、组织机构与职责1. 公司应设立专门的工程档案管理部门，负责统筹协调工程档案的收集、整理、保管和利用等工作。
2. 项目经理负责组织编制和实施工程档案管理计划，确保工程档案的质量。
3. 各参建单位应指定专人负责本单位工程档案的收集、整理和报送工作。
三、工程档案的分类与编号1. 工程档案应根据内容的性质和特点进行分类，如设计文件、施工记录、检验报告、竣工资料等。
2. 各类工程档案应有统一的编号规则，便于检索和管理。
四、工程档案的收集与整理1. 工程档案的收集应贯穿于工程项目的全过程，确保所有重要文件和资料都能及时归档。
2. 工程档案的整理应按照既定的分类和编号规则进行，确保资料的系统性和可追溯性。
五、工程档案的保管与利用1. 工程档案应妥善保管在指定的场所，防止丢失、损坏和泄露。
2. 工程档案的利用应遵循相关规定，非相关人员不得随意查阅和借阅。
六、监督检查与考核1. 公司应定期对工程档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。
2. 对于工程档案管理工作表现突出的单位和个人，应给予表彰和奖励；对于违反管理制度的行为，应依规进行处理。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司工程档案管理部门负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知各相关单位和人员。
工程档案安全管理制度
工程档案安全管理制度一、总则1. 为确保工程档案的安全、完整、准确、系统，特制定本管理制度。
2. 本制度适用于所有参与工程建设、管理和监督的单位和个人。
3. 工程档案管理工作应遵循法律法规，确保档案的真实性和有效性。
二、组织机构与职责1. 设立专门的工程档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。
2. 工程档案管理部门应配备专业的档案管理人员，定期对其进行业务培训。
3. 各参建单位应指定专人负责本单位工程文件的归档工作。
三、档案收集与整理1. 工程档案应按照“谁产生、谁负责”的原则进行收集。
2. 档案材料应当真实、完整，不得有任何涂改、伪造行为。
3. 档案整理应符合国家和行业的相关标准，确保检索便利。
四、档案保管与保密1. 工程档案应妥善保管在专用的档案室内，防止受潮、受损和丢失。
2. 对于涉密档案，应实行严格的保密制度，未经授权不得随意查阅或外借。
3. 定期对档案室进行检查，确保档案的安全。
五、档案利用与服务1. 工程档案应为工程建设和管理提供有效的信息支持。
2. 对外提供档案查询服务时，应确保服务的及时性和准确性。
3. 对于重要档案的复制、传播应加以控制，防止信息泄露。
六、档案的电子化管理1. 鼓励采用现代信息技术手段，实现工程档案的电子化管理。
2. 确保电子档案的数据安全，定期备份，防止数据丢失。
3. 电子档案的管理应符合相关的技术规范和操作流程。
七、监督检查与考核1. 定期对工程档案管理工作进行监督检查，确保制度的执行。
2. 对于档案管理工作中出现的问题，应及时纠正并追究相关责任。
3. 建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评价和激励。
八、附则1. 本管理制度自发布之日起实施，由工程档案管理部门负责解释。
2. 如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。
工程公司的档案管理制度
工程公司的档案管理制度一、总则为了规范工程公司的档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的安全性、完整性和可用性，根据《档案法》的相关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于工程公司全体员工在公司内部进行档案管理工作时的行为规范。
三、档案管理的原则1. 知情原则：凡公文档案应当记录、报告或处理的全部情况均应依法予以保留。
2. 服务原则：档案管理是为企业服务的活动，档案应当及时、准确、完整、方便地为企业的经营管理和科研活动服务。
3. 利用原则：档案管理应根据经济建设的需要，促进档案的有效利用，提高工作效率。
4. 确权原则：档案必须真实、完整、准确、可靠地反映实际情况，确立审理权益。
5. 爱护原则：档案是不可复制的资源，必须爱护、珍惜，杜绝灭失、篡改、遗漏等现象。
四、档案分类工程公司的档案按照内容、形式和保存期限可分为以下几类：1. 公司基本信息档案：包括公司组织机构、工商登记、法律文件等相关资料。
2. 人事档案：包括员工档案、职工培训档案、考核评价档案等相关资料。
3. 财务会计档案：包括业务收支、财务报表、审计报告等相关资料。
4. 项目管理档案：包括项目立项、合同、施工图纸、竣工验收等相关资料。
5. 行政管理档案：包括会议记录、决议文件、通知公告等相关资料。
6. 安全管理档案：包括工程安全监管、事故调查、应急预案等相关资料。
五、档案管理程序1. 档案的登记和归档公司每份档案都要经过登记，包括文件标题、文件编号、责任人等信息，并按照归档规定进行分类和整理，存放在指定的档案室。
2. 档案的保管和借阅公司档案室由专门的档案管理员负责保管和管理，档案必须定期检查、更新、整理，防止遗失和损坏。
员工如需查阅档案须提出书面申请，并经过审批批准后方可查阅。
3. 档案的销毁和处理档案保管期限届满或不再需要时，应根据规定进行销毁处理，不能随意丢弃或破坏。
销毁过程需要有专人监督，并做好销毁记录。
对于涉密档案，也需按照相关规定进行安全销毁。
工程资料工程档案管理制度
工程资料工程档案管理制度一、总则1. 本制度旨在规范工程资料与工程档案的管理，确保工程信息的准确性、完整性和可追溯性。
2. 工程资料包括工程设计文件、施工记录、检验报告、合同文件等所有与工程建设相关的文件和记录。
3. 工程档案是指在工程建设过程中形成并具有保存价值的文献资料，包括纸质档案和电子档案。
二、管理责任1. 项目经理负责全面监督工程资料与工程档案的管理工作。
2. 设立专职或兼职的资料员，负责日常的资料收集、整理和归档工作。
3. 各参建单位应指定专人负责本单位工程资料的管理工作，并与项目资料员保持密切沟通。
三、资料收集与整理1. 资料员应按照工程建设进度，及时收集各类工程资料。
2. 收集到的资料应进行分类、编号，并进行初步审核，确保资料的真实性和有效性。
3. 对于重要资料，如设计变更、合同变更等，应及时通知相关人员并进行确认。
四、资料归档与保管1. 资料员应将审核无误的工程资料及时归档，建立完整的工程档案。
2. 工程档案应分门别类存放，便于查询和使用。
3. 纸质档案应妥善保管在专用档案室内，防潮、防火、防虫蛀。
4. 电子档案应备份存储于不同的媒介中，防止数据丢失。
五、档案利用与保密1. 工程档案仅供项目相关人员查阅，外部人员需经项目经理批准后方可访问。
2. 对于涉及商业秘密或个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行保密。
3. 使用档案时应做好登记，注明使用人、使用时间及归还时间。
六、档案的移交与销毁1. 工程竣工后，应将完整的工程档案移交给业主或相关部门。
2. 移交档案时，应有详细的移交清单，并由双方签字确认。
3. 对于超过保存期限的档案，应按照国家相关规定进行销毁。
七、制度的修订与完善1. 本制度应根据工程建设的实际情况和管理需求进行不定期的修订。
2. 对于制度中发现的问题和不足，应及时调整和完善。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施。
2. 本制度的解释权归公司管理层所有。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
某某工程有限公司档案管理制度一、文书档案立卷归档制度（一）总则第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时交专（兼）职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的证件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。
2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责。
1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）归档范围第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）平时归卷第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
（五）立卷（案卷质量要求）第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。
档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依此编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的自己要工整。
卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，自己要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。
装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
声像档案管理办法（一）总则第一条为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第三条声像档案是本公司卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
（二）声像档案资料的收集第四条收集范围。
1．反映本公司主要职能活动工作成果和存在的问题的声像资料。
2．各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大重大活动的声像资料。
3．本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4．涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5．其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6．其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间。
1．声像档案资料应在形成后1个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2．档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求。
1．录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的，其他形成费用不予报销，以防损失。
2．接受原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
3．声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集。
档案部门有责任随时征集重要声像资料。
第八条声像档案费用的报销。
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
（三）声像档案的整理第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条分类、编号。
1．照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在全宗内编流水号。
格式：全宗号-流水号。
2．录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3．编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。
第十二条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条文字说明的编写。
1．文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
2．编写文字说明的要求：（1）准确结实档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。
录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明。
（3）文字简洁、语言通顺。
（4）时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式。
1．照片编制采用横写格式。
其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2．录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
第十五条案卷要求。
1．将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2．卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3．卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条编目。
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
（四）声像档案的保管第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条保管条件。
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；照片库温保持14-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
（五）声像档案的开发利用第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。
如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。
如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。