公司内部文件征求意见会签单

关于规范合同签订、工程结算及工程款支付流程的通知(内含最新结算、支付、合同会签单)[001]

关于规范合同签订、工程结算及工程款支付流程的通知公司各部门：华泰龙公司现处于基建与正常生产并行期，为了进一步规范合同管理、严格执行财务制度、规范财务审批操作行为，确保各项费用支出得到合理有效控制。特对合同签订、工程结算及付款程序予以规范，请公司各部门严格执行，该规定从文件下发之日起执行。附件：1.合同签订审批流程 2.工程结算审批流程 3.工程款支付审批流程 2013年8月27日

附件一：合同签订审批流程合同签订审批流程 1.业务承办部门经办人员编制合同文本。业务人员根据招投标等相关资料起草合同文本，在起草合同文本前必须收集相关信息，包括协商结果、公司的合同样本等，作为起草合同文本的基础，同时将相关资料作为合同附件。 2.业务主管部门负责人对业务风险进行审核。主管部门负责人对合同的业务发展需求、利润要求及风险控制措施等进行审核。 3.业务主管副总经理对合同文本及业务风险进行复核。 4.法律顾问对法律风险进行审核。法律顾问对合同的合法性、严密性、可行性及相关合同条款进行审核。 5.公司综合计划部将合同标底金额在30万元以上的向中金国际进行申报，并及时将合同修订意见反馈至主办部室。 6.主管部室根据合同修订意见进行合同的修改并进行会签。 7.综合计划部主管副总经理对合同进行审核。

8.审计监察部对合同进行审核。 9.财务部经理对财务风险进行审核。财务部经理对合同的资金调拨、付款条件及财务费用进行审核。 10.公司主管财务副总经理对合同的相关条款及财务风险进行复核。 11.公司总经理审批。 12.印章管理员依据合同审批单、中金国际批复、总经理的签字予以盖章，印章管理人员盖章时，要对合同进行登记，同时留存一份合同及相关审批单存档。 13.合同签订后主管部门应及时将已签订的合同原件报送公司综合计划部及资产财务部各一份，以便进行结算付款。

会签制度

文件会签制度为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：第一条：会签的目的是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。第二条：会签的范围需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。第三条：会签方法由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）第四条：会签文件编号方法按各部门的统一顺序和要求编号。如：希团字2004第号、希人字2004第号。第五条：会签文件的主送单位与会签内容相关的主要部门单位。第六条：会签文件的抄送单位与会签内容相关的次要部门单位。第七条：会签文件中的会签单位会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。第八条：会签文件密级的划分会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。

第九条：公司密级的确定 1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； 2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； 3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第十条：文件会签的顺序按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。第十一条：文件会签的要求 1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。 2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。 3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。

文件会签管理制度

文件会签管理制度 1、目的为了进一步加强各类文件资料管理，规范重大资料的审核会签工作，制定本制度。 2、范围：公司所有需要会签的文件。 3、文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由主办部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。 4、起草下列文件时，须进行会签 (1)涉及全局性工作，需要相关部门协助的； (2)项目审批涉及多部门法律法规和政策的； (3)办公室的文件涉及其他职能部门业务的； (4)主要领导及分管领导认为有必要会签的； (5)其他需要会签的文件。 5、文件只会签与文件内容相关的部门领导及高层领导。 6、会签审核的内容 (1)文件是否必要和可行； (2)文件是否符合企业相关制度、规定等； (3)文件是否符合程序和权限； (4)文件是否规范、科学、准确、恰当。 7、文件会签程序（1）各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿，

经部门负责人审核后，由拟稿人负责送达相关部门会签。会签部门要认真研究，及时出具会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。（2）会签一般应在半个工作日内完成。如需紧急情况须按主管部门领导要求时限完成。会签部门若超过时限未出具意见，则视为同意，会签部门承担相关责任。如确需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。（3）公文会签后，综合管理部及时通知主办部门。（4）会签后的文件由起草人根据最高领导者的意见进行整理，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。交综合管理部，由综合管理部负责文件的编号和签发。 8、附件《文件会签表》

文件会签表

各单位：依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《设备管理与考核办法》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。特此说明。冷轧设备分厂 2008年8月22日管理办法文件传阅单（说明：上述表格可根据需要，增减会签单位）

各单位：依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《机组停电与送电管理规定》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。特此说明。冷轧设备分厂 2008年8月22日管理办法文件传阅单

各单位：依据管理制度管理办法要求，为保证文件的完整性、合法性及科学性，现将修订完毕的《计量仪器仪表校验管理办法》传阅至各单位，各单位主管领导组织部门相关人员对文件进行评审，若有修订意见及建议，以书面形式阐明交我分厂，且在文件传阅单上部门第一负责人简述修订意见并签阅。要求每单位每份文件会签时间为半天，节假日顺延，会签完毕后会签文件移交下一部门负责人。必要时由我分厂组织会议进行评审。特此说明。冷轧设备分厂 2008年8月22日管理办法文件传阅单

合同签订审批流程

编号：_______________本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载合同签订审批流程甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

一、主要部门运营业务部门、法务、财务部、综合管理部、总裁办二、部门分工运营业务部门：合同起草，申报法务：负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考财务部：负责对送审的合同进行财务方面（包括但不限于合同中涉及金额往来、产品定价、分成比例等）的审核，审核事项包括：公司相关财务、税务、信用政策等。并对会审的合同提出财务方面的意见或建议。综合管理部：负责管理公司的各类合同（包括涉密项目所有合同），建立合同档案及管理台账，并协助有关人员进行合同的查询。同时对公司公章以及合同专用章的管理使用。总裁办：审查各个环节，作出最终的审批以及决议。三、主要流程 1、合同起草以及申报 1）起草完整的业务协议 2）填写合同签订审批表 3）将完整的合同以电子邮件形势分别发送法务以及财务审核。 2、合同会签 1）法务与财务收到邮件一个工作日后，会同业务申办人复议。 2）修改完善后法务与财务会签合同审批 3、总裁办审批 1）业务助理将会签后的合同报送总裁办审批

2）总裁最终决议合同的审批 4、合同的签署 1）业务助理将审批后的合同提交综合部确认盖章，并存档合同签订审批单 2）业务助理将最终确认盖章的合同返还业务经办人。 5、合同的归档 1）业务经办人将双方确认生效的合同提交综合管理部 2）综合管理部填写归档记录，做好管理登记。 6、合同的管理 1）管理部做好内部合同管理台帐，登记摘要 2）备份合同，便于借阅，同时做好借阅登记。 3）对于不同保密类型合同做好分类管理。四、各部门配合工作人员 1、业务申办人各部门负责人 2、业务助理XX 3、法务XXX 4、财务审核XX 5、总裁办XX 五、备注 1、需要的单据：合同签订审批单、合同管理登记表、归档提交登记表、借阅登记表。 2、遇特殊情况，请示公司领导特殊处理

《合同审核会签表》

附件十一：合同审核会签表（经营类合同）项目名称：合同名称合同编号合作单位对方联系人/联系方式谈判日期主谈人内容摘要技术条款：属设施、材料、产品类合同，需注明品牌、规格、型号、材质、主要功能指标；属工程项目合同，需注明关键节点安排；经济条款：包含合同总价、付款条件及关键付款节点；违约条款：参加人意见部门领导意见分管领导意见相关部门及分管领导意见财务部意见法律条款审核总经理批示备注集团备案附件十一：

合同审核会签表（项目公司类合同）项目名称：合同名称合同编号合作单位对方联系人/联系方式谈判日期主谈人内容摘要技术条款：属设施、材料、产品类合同，需注明品牌、规格、型号、材质、主要功能指标；属工程项目合同，需注明关键节点安排；经济条款：包含合同总价、付款条件及关键付款节点；违约条款：参加人意见部门领导意见分管领导意见项目总经理意见相关部门及分管领导意见财务部意见法律条款审核总经理批示备注集团备案附件十一：合同审核会签表

（营销类合同）项目名称：合同名称合同编号合作单位对方联系人/联系方式谈判日期主谈人内容摘要技术条款：销售代理合同主要注明销售任务、销售周期、销售价格；媒体广告合同主要注明发布时间、版面及周期经济条款：包含合同总价、付款条件及关键付款节点；违约条款：参加人意见部门领导意见分管领导意见相关部门及分管领导意见财务部意见法律条款审核总经理批示备注集团备案附件十一：合同审核会签表（设计类合同）项目名称：

合同名称合同编号合作单位对方联系人/联系方式谈判日期主谈人内容摘要技术条款：设计范围、设计周期、出图要求及各阶段内容等；经济条款：包含合同总价、付款条件及关键付款节点；违约条款：参加人意见部门领导意见分管领导意见相关部门及分管领导意见财务部意见法律条款审核总经理批示备注集团备案附件十一：合同审核会签表（其他类合同）项目名称：