职能工作分析方法

职能工作分析方法(FJA)
第一节职能工作分析方法介绍
职能工作分析方法（Functional Job Analysis,简称FJA）,其主要分析方向集中于工作本身，是一种以工作为导向的工作分析方法。

FJA最早起源于于美国培训与职业服务中心的职业分类系统。

职能工作分析方法以工作者应发挥的职能为核心，对工作的每项任务要求进行详细分析，对工作内容的描述非常全面具体，一般能覆盖全部工作内容的95%以上。

我们知道，任何工作都是以某种标准去完成某件事情，而工作者要完成任务必须具备通用技能和特定技能，必须能适应其工作环境以满足工作中的需求。

三种技能——通用技能、特定工作技能、适应环境能力必须达到某种程度的统一，工作者才能以满意的标准完成工作任务。

职能工作分析方法主要分析完整意义上的工作者：不仅是达到特定要求的职能手段，而且是同工作环境密切相关的适应性系统。

职能工作分析方法目的旨在获取同这三种技能相关的信息。

为了能够有效获取这些信息，工作分析者有必要掌握职能工作分析方法的一些要点：
1、工作描述语言的控制：工作者要完成什么与工作者做什么来完成
2、工作者职能等级的划分依据：事情、信息、人；职能的定义
3、通用的、特定工作和适应性技能；完整意义的工作者
4、工作系统：工作者、工作组织和工作
5、任务作为工作的子系统和基本的描述单元
6、SME作为基本信息来源的重要性：信度和效度
一、任务和任务陈述
首先，我们需要强调的是，在职能工作分析中，最基本的分析单元是任务，而不是工作
本身。

因为虽然工作的名称经常改变，包含的任务也不固定，但是相同的任务却在多种工作中反复出现，所以说任务是我们进行工作分析最基本的分析单元，也是培训和绩效评估等人力资源管理活动关注的重点之一。

运用职能工作分析的目标是填写如图8-1所示格式的任务陈述图，工作分析者的职责就是获取足够的信息来完成这张表，从而有可能得到：绩效标准和培训时间信息；任职资格有关的知识、技能和能力。

图8-1 FJA任务陈述图（例：打印任务）
行为（动作）
工具设备
工作帮助
指导
信息来源
结果
图8-2：任务分析
复杂难度大的工作同简单的工作一样适用于这种结构，搜集相同种类的信息。

当工作任务用这种方式表达出来，且包含所示的信息时我们就能够直接得到工作的绩效标准、培训内容和产生满意的绩效所必需的通用的和特定性的技能，而不必进行推断。

二、职能工作分析的框架：
1、完成什么与做什么。

在职能工作分析之前，完成什么与做什么这两个概念区分得并不是很清楚，结果造成工作行为和工作结果容易被混淆，进而我们通常混淆工作者实际的工作行为和需要他们来完成的工作行为。

例如，通常以“机器”或“焊接工具”开始的描述，实际上却是在描述工作结果。

在职能工作分析中，每项任务描述必须以能描述工作者行为的特定动词开始，例如打印、誊写、阅读等等。

工作结果以“目的是”或“为了”作为任务描述的结尾。

只有同时具备工作行为和工作结果，任务描述才算完整。

2、工作者的职能——物、数据、人。

FJA认为所有工作都涉及到工作分析者与数据、人、事三者的关系。

通过工作者与数据、人、事发生关系时的工作行为，可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。

实际上，每一项任务描述应当使用表述最高等级的动词来反映同物、数据和人的最重要联系。

只有当同物、数据和人的联系并不显著时，才可以在任务描述中忽略。

使用的动词应从实际的工作过程中选取，并要进行精确的描述和定义。

当动词以这种方式使用，而且任务描述独立地进行分级，就可能获得很高的效度。

图8-2显示了工作者职能的水平等级和取向：数据-3B-编辑——大约75%的工作用于编辑
人-1A-给予指导/提供帮助——大约5%的工作涉及到人
事—2B操作/控制——大约25%的工作用于操作/控制
理解能力——3—典型的情形中工作涉及到一些具体的变量时，具备一般的理解能力去执行指令。

数据处理能力——1——简单的加减：阅读、抄写或记录数字
运用语言能力——4——起草日常的商务信函。

同申请工作者面谈确定最适合他们能力和经验的工作，在服务机构的帮助下与雇主联系。

能阅读领会技术手册、书面指导或图示。

3、完整意义的工作者。

前面我们已经提过完成工作职能时具备的三种技能：通用技能、特定工作技能、适应性技能，我们对这三种技能定义如下：
所谓通用技能，就是这样的能力，它们使人能够将事、人和信息有机联系在一起，虽然受个人偏好和个人能力（例如理解、算术、语言和人际交往能力）的影响，联系的程度存在差异。

在任务分析中通用技能表现在培训时间单元中的通用部分。

所谓特定技能，就是这样的能力，它们使工作者能够根据工作标准进行特定的工作。

在任务分析中特定技能表现在培训时间单元中的特定部分，可以依照绩效标准将其分成不同的等级。

所谓适应性技能，就是工作者应工作所处的环境要求趋同或是求变的能力，如在物理条件、人际环境和组织结构等方面。

从工作指导书或绩效标准中并不能直接得到适应性技能的要求。

一般说来，分析这样的问题往往能够得到工作队适应性技能的要求：“你在完成工作时必须具备哪样的的条件”，“为达到某种绩效标准，必须获得哪些指导”。

工作系统：工作者、工作组织、工作。

在任务描述的结尾我们能找到工作的目标，多项任务的结果累积形成了工作的目标，多项工作的目标进而累积形成了组织的目标。

因此，从这个意义来说，不仅是职能工作分析方法强调和阐明工作者的行为，而且工作行为直接关系到如何实现组织的目标。

有人会问详细的绩效标准从何而来，答案就是来自于组织的目标，以及组织提供给工作者完成工作的技术。

显然，FJA任务描述只是一个子单元或者说子系统，任务库（工作组织中所有的工作者需要完成的所有任务的集合）才能描述整个工作系统。

工作系统中的每个部分都有自己的规则和语言。

工作者可以通过任职资格和技能组合的来描述；工作组织可以以目标来描述；工作可以以工作者职能（行为）、工作指南和绩效标
准来描述。

这三者互相联系，密不可分，三者共同促进了工作系统的生产力的发展和工作者个人的成长。

工作分析的作用是明显的。

如果不能首先理解工作系统目的是要完成什么，我们就更不能理解工作者的工作行为和任务的结果意义何在。

因此，在运用职能工作分析方法之前期，“工作者的产出是什么”“你被期望完成什么”这些关键问题必须搞清楚。

三、职能工作分析的职能等级
作为一种职能分析系统，FJA的核心是分析工作的职能。

其对职能的分析是通过分析工作者在执行工作任务时对数据、人、事的特征进行的。

行为的难度越大，所需的能力越高，也就说明了工作者职能等级越高。

表8-1是FJA的职能等级表，每项职能描述了广泛的行为，概括了与数据（信息）、人、事发生关系时工作者的工作行为。

表8-1 FJA职能等级
如何有效将实际工作信息同FJA职能等级联系起来，下面给出每个等级对应的标准的定义：
信息职能标度
1、比较选择、分类或排列数据，人员和事物，判断他们已具备的功能、结构或特性与先定的标准是类似还是不同；
2、抄写按纲要和计划召集会议或处理事情，使用各种工作工具，抄写、编录、邮寄资料；
3A、计划进行算术运算；写报告，进行有关的预订筹划工作；
3B、编辑遵照某一方案或系统但又有一定的决定权去收集、比较、划分资料、人员、事物信息；
4、分析按照准则、标准和特别原则，按照艺术、技术技巧的要求，去检查、评价（关于人员、事物、数据），以决定有关影响（后果）并选择替代方案；
5A、创新即在整体运行理论原则范围内，保证有机联系的条件下修改、选择、调整现存的设计、程序或方法以满足特殊要求、特殊条件或特殊标准；
5B、协调在适当的目标和要求下，在资料分析的基础上决定时间、场所和一个过程的操作顺序、系统或组织，并且修改目标、政策（限制条件）或程序，包括监督决策和事件报。