商务与管理沟通(第三单元)PPT课件
合集下载
商务沟通管理与技巧(ppt 36页)
ORANGE 怎样进行商务沟通（情境分析）
1、沟通对象
交流的对象包括谁？沟通对象的哪些特点与此 次沟通有关？ 群体对象的成员间有哪些差异？ 他们对沟通话题的了解程度？有哪些特点可以 忽略，那些必须集中关注？
ORANGE 怎样进行商务沟通（情境分析）
2、目的
怎样传递信息才能帮助解决企业的问题？ 怎样才能同时满足个人需求？ 希望读者有什么反应、理解和感受？
ORANGE 怎样进行商务沟通（情境分析）
6、整体环境
考虑对方的企业、行业特质。 考虑双方的关系现状与沟通时的特殊情况。
ORANGE 怎样进行商务沟通
思考题目： 通知客户，网站已建好。
思考范畴： （沟通对象/目的/必须包含信息/获取支持/预 测不利因素/整体环境）
ORANGE 怎样进行商务沟通（情境分析总结）
思考题目： 向客户介绍一位小组成员，他（她）将加入品 牌组服务。
思考范畴： （传递信息/说服对方/树立形象）
ORANGE
（二）怎样进行商务沟通
ORANGE 怎样进行商务沟通（标准）
1、清晰。读者不用猜测就能领会。 2、完整。 3、准确。 4、节省读者时间。 5、友善地传递信息。 6、具有美观的形式，帮助阅读。 总结：专业服务质量的体现，核心在于沟通。
ORANGE 换位思考方式（技巧）
2、参考读者的具体要求或指令。
涉及对方的要求、订单或价目时，要具体列明。 不要泛泛而谈。ORANGE 换位思考方 Nhomakorabea（技巧）
3、尽量少谈自己的感受。
在大多数商务场合，个人感受都是与业务无关 的，应该略去感情色彩字眼。 企业的兴趣在自身问题而非你的感受。 例外：在贺信或慰问信中表露个人的感情是适 当的。
管理沟通和商务谈判课件(PPT68张)
第二单元：有效的管理沟通
沟通的两种类型
沟通的三个法宝(提问/倾听/同理心) 四种性格看沟通 理想的沟通境界
管理沟通和商务谈判
2.1 沟通的两种类型
沟通
语言沟通 非语言沟通
管理沟通和商务谈判
2.2 沟通的三个法宝
提问
倾听 同理心
?
管理沟通和商务谈判
有效提问
WHY？
开放式问题
管理沟通和商务谈判
4.1 准备阶段
A 成功谈判者的核心技能
B 确定目标
C 精心准备，评估对手
D 营造良好氛围
管理沟通和商务谈判
4.1.1 成功谈判者的核心技能
____________________________
____________________________
____________________________
C 让步的目的和策略
D 适度让步
E 处理异议
管理沟通和商务谈判
4.4.1 困难和解决方法
困难： 对方看不到需求
对方不认同我方的方案
对方认为价格太贵或不接受某些条款 解决方法： 从掌握的客户资料入手 从新考虑谁是决策人 我方能够帮什么忙 将共同利益放在分歧之前 明确需求的标准
封闭式问题
管理沟通和商务谈判
两种类型问题的优势和风险？
优 势 封 闭 式 风 险
开 放 式
管理沟通和商务谈判
倾听——案例
有位眼科医生为病人配眼镜，拿下自己的眼镜给病人试戴，并 一再强调“这眼镜我已经戴了好几年(我对这事非常有经验)，不管 多小的字我都看得清清楚楚的(由我的角度来看成果绩效也不错)， 你就先拿回去戴吧(我就将这好的经验不加修饰的直接移转给你)” 病人问：“这行得通吗？” 医生说：“我戴的时候一切都很好(这制度在我公司的企业文 化下执行的非常顺畅一切都OK)，你多试试，一定会改善的。” 病人：“这样做真的行得通吗？” 医生却说：“相信我，可以的，你看我戴了十多年，不是都好 好的(经营管理完全靠过去自己的经验，不靠任何科学的分析与帮 助)，你只要回家多试试(鼓励埋头苦干，只要知其然而不必知其所 以然，照葫芦画瓢，去做就成了)，就OK！” 病人：“可是我现在看到的东西都是歪七扭八，地都是斜的， 我走路都有问题呢！” 医生：“别紧张，心情放轻松，只要有信心，你一定可以克服 困难的，回去吧！”
商务沟通与管理ppt课件
精品课件
第三章 横向沟通
第一节 什么是横向沟通 一、横向沟通的含义 组织中沿着组织结构中横线进行的沟通就是横
向沟通，包括同一层次上的管理者进行的跨部 门沟通和不同部门间不同层次上的管理者和员 工之间的斜向沟通。
精品课件
第三章 横向沟通
精品课件
第三章 横向沟通
在上图中，横向沟通用单线表示，纵向沟通用双线表 示。从图中我们可以看到，横向沟通中不存在直接的 上下级关系，即单线代表共事关系，而不存在直线权 力关系，相反，双线代表着组织中的直线权力，其连 接的人员进行的沟通必然是纵向沟通。
宣布下次会议的进一步要求，提醒大家早作准备； 5.咨询委员会的会议应该限制每个人的发言时间，这
样不仅可以有更多的人发言，而且可以使每个人的发 言突出关键和重点。
精品课件
第一章 沟通
（三）开会的步骤： 1.确定时间、地点、参加人、主题、预定目标、
主持人、会议准备人员； 2.通知； 3.预定会议室，实现调试设备； 4.会议要签到，迟到者按规定受罚； 5.接待与服务工作到位； 6.主持人控制会议进程；
作时间的四分之一。 （二）注意事项：
精品课件
第一章 沟通
1.在会议进行中，主持人应反复强调会议目的以统一 认识，讨论限于实质问题上，不做离题讨论；
2.不重复别人已经讨论过的观点； 3.对于构思不成熟的创新型观点，应鼓励会后继续完
善并提交书面建议； 4.一次会议不能解决的问题，应当宣布暂时休会，并
商务沟通与 管理
授课班级：林业13-1
精品课件
第一章 沟通
第一节 沟通概述
一、沟通、管理的概念
沟通是指为达到一定目的，将信息、思想和情感在 人与人之间、人与群体之间进行双向传播和交流的过程， 以求思想达成一致和形成感情的通畅。
第三章 横向沟通
第一节 什么是横向沟通 一、横向沟通的含义 组织中沿着组织结构中横线进行的沟通就是横
向沟通，包括同一层次上的管理者进行的跨部 门沟通和不同部门间不同层次上的管理者和员 工之间的斜向沟通。
精品课件
第三章 横向沟通
精品课件
第三章 横向沟通
在上图中，横向沟通用单线表示，纵向沟通用双线表 示。从图中我们可以看到，横向沟通中不存在直接的 上下级关系，即单线代表共事关系，而不存在直线权 力关系，相反，双线代表着组织中的直线权力，其连 接的人员进行的沟通必然是纵向沟通。
宣布下次会议的进一步要求，提醒大家早作准备； 5.咨询委员会的会议应该限制每个人的发言时间，这
样不仅可以有更多的人发言，而且可以使每个人的发 言突出关键和重点。
精品课件
第一章 沟通
（三）开会的步骤： 1.确定时间、地点、参加人、主题、预定目标、
主持人、会议准备人员； 2.通知； 3.预定会议室，实现调试设备； 4.会议要签到，迟到者按规定受罚； 5.接待与服务工作到位； 6.主持人控制会议进程；
作时间的四分之一。 （二）注意事项：
精品课件
第一章 沟通
1.在会议进行中，主持人应反复强调会议目的以统一 认识，讨论限于实质问题上，不做离题讨论；
2.不重复别人已经讨论过的观点； 3.对于构思不成熟的创新型观点，应鼓励会后继续完
善并提交书面建议； 4.一次会议不能解决的问题，应当宣布暂时休会，并
商务沟通与 管理
授课班级：林业13-1
精品课件
第一章 沟通
第一节 沟通概述
一、沟通、管理的概念
沟通是指为达到一定目的，将信息、思想和情感在 人与人之间、人与群体之间进行双向传播和交流的过程， 以求思想达成一致和形成感情的通畅。
商务沟通方法与技能PPT(全)(ppt资料)
D类：不紧急也不重要 以后做委托他人完成
.分析我们是否有效利用时间的方法 通过写时间日志或者估算完成各项主要任务
所需时间来评估自己的工作绩效
从别人那里获得反馈和指导
制定(zhìdìng)一个行动计划来预测当我们更有 效的利用时间时，我们的行为将怎样变化
详细记录所有需要花费时间的任务，各项任 务一经结束就要注销其优先顺序
第二十页，共111页。
• 通过学业学习和其他活动开发技能 • 通过学习日志进行自我反思(fǎn sī) • 定期检查档案文件 • 年终检查这些档案文件 • 课程结束时检查这些档案文件
第二十一页，共111页。
• 学生要具备的基本职能 • 计划和组织(zǔzhī)技能 • 沟通技能 • 创造性技能 • 解决问题技能 • 技术技能
商务(shāngwù)沟通方法与技 能
1
第一页，共111页。
一、课本内容(nèiróng)结构
第二页，共111页。
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生(xué sheng)成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
记录所有无效时间
第十七页，共111页。
➢实际花费时间的方式 ➢可能正在执行(zhíxíng)的应由他人执行(zhíxíng) 的任务 ➢在应承担和不应承担的任务上的时间分配不够合理 ➢在紧急且重要的事情上几乎没有运用时间 ➢承担的任务可能超出自己的承受范围
作用是有助于处理那些时间(shíjiān)利用效率低 的任务
第三十八页，共111页。
.分析我们是否有效利用时间的方法 通过写时间日志或者估算完成各项主要任务
所需时间来评估自己的工作绩效
从别人那里获得反馈和指导
制定(zhìdìng)一个行动计划来预测当我们更有 效的利用时间时，我们的行为将怎样变化
详细记录所有需要花费时间的任务，各项任 务一经结束就要注销其优先顺序
第二十页，共111页。
• 通过学业学习和其他活动开发技能 • 通过学习日志进行自我反思(fǎn sī) • 定期检查档案文件 • 年终检查这些档案文件 • 课程结束时检查这些档案文件
第二十一页，共111页。
• 学生要具备的基本职能 • 计划和组织(zǔzhī)技能 • 沟通技能 • 创造性技能 • 解决问题技能 • 技术技能
商务(shāngwù)沟通方法与技 能
1
第一页，共111页。
一、课本内容(nèiróng)结构
第二页，共111页。
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生(xué sheng)成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
记录所有无效时间
第十七页，共111页。
➢实际花费时间的方式 ➢可能正在执行(zhíxíng)的应由他人执行(zhíxíng) 的任务 ➢在应承担和不应承担的任务上的时间分配不够合理 ➢在紧急且重要的事情上几乎没有运用时间 ➢承担的任务可能超出自己的承受范围
作用是有助于处理那些时间(shíjiān)利用效率低 的任务
第三十八页，共111页。
商务沟通培训课件ppt精品模板分享(带动画)
汇报人：
01 02 03 04 05
06
Part One
Part Two
确保沟通双方对目 的和意图有清晰的 认识。
避免误解和不必要 的冲突。
提高沟通效率和效 果。
为后续的沟通提供 明确的方向和目标 。
促进合作：通过 有效的沟通，建 立互信，促进双 方合作
解决问题：及时 沟通，避免问题 积累，及时解决 问题
数字化和社交媒体的优点：提高沟通效率，降低沟通成本，增强沟通效果。
未来发展方向：结合人工智能、大数据等先进技术，推动商务沟通的数字 化和智能化发展。
多元化的定义和价值
如何在商务沟通中实现多元化和包 容性
添加标题
添加标题
包容性的定义和价值
添加标题
添加标题
未来趋势：更加重视多元化和包容 性的需求
人工智能和机器学习的发展现状 人工智能和机器学习在商务沟通中的应用场景 人工智能和机器学习在商务沟通中的优势和挑战 人工智能和机器学习在商务沟通中的未来趋势和发展方向
提高效率：良好 的沟通可以减少 误解和沟通成本， 提高工作效率
建立信任：准确、 清晰的沟通，建 立信任关系
减少误解和冲突，提高沟通效率 快速传递信息和决策，缩短工作周期 增强团队凝聚力和合作精神，共同完成任务 提升个人和组织形象，增加客户满意度
准确传达信息，避免歧义
及时解决：介绍 案例的背景信息， 包括公司、行业、 时间等。
案例描述：详细 描述案例的具体 内容，包括人物、 事件、沟通方式 等。
案例分析：分析 案例中的沟通难 点和问题，提出 解决方案和改进 措施。
案例总结：总结 案例的启示和收 获，强调沟通的 重要性和技巧。
案例背景：公司新项目，员工对工作安排有异议
01 02 03 04 05
06
Part One
Part Two
确保沟通双方对目 的和意图有清晰的 认识。
避免误解和不必要 的冲突。
提高沟通效率和效 果。
为后续的沟通提供 明确的方向和目标 。
促进合作：通过 有效的沟通，建 立互信，促进双 方合作
解决问题：及时 沟通，避免问题 积累，及时解决 问题
数字化和社交媒体的优点：提高沟通效率，降低沟通成本，增强沟通效果。
未来发展方向：结合人工智能、大数据等先进技术，推动商务沟通的数字 化和智能化发展。
多元化的定义和价值
如何在商务沟通中实现多元化和包 容性
添加标题
添加标题
包容性的定义和价值
添加标题
添加标题
未来趋势：更加重视多元化和包容 性的需求
人工智能和机器学习的发展现状 人工智能和机器学习在商务沟通中的应用场景 人工智能和机器学习在商务沟通中的优势和挑战 人工智能和机器学习在商务沟通中的未来趋势和发展方向
提高效率：良好 的沟通可以减少 误解和沟通成本， 提高工作效率
建立信任：准确、 清晰的沟通，建 立信任关系
减少误解和冲突，提高沟通效率 快速传递信息和决策，缩短工作周期 增强团队凝聚力和合作精神，共同完成任务 提升个人和组织形象，增加客户满意度
准确传达信息，避免歧义
及时解决：介绍 案例的背景信息， 包括公司、行业、 时间等。
案例描述：详细 描述案例的具体 内容，包括人物、 事件、沟通方式 等。
案例分析：分析 案例中的沟通难 点和问题，提出 解决方案和改进 措施。
案例总结：总结 案例的启示和收 获，强调沟通的 重要性和技巧。
案例背景：公司新项目，员工对工作安排有异议
商务沟通方法与技能(全) ppt课件
1.2.1 进行有效时间管理 列出所要完成任务的清单 ① 任务的简要描述 ② 任务下达方 ③ 任务完成的日期 ④ 任务的完成的方式 ⑤ 与任务有关的其他人员 ⑥ 各任务之间是否相互依赖 ⑦ 预期完成各任务所需要的时间
PPT课件
26
1.2.2.高度重要性的事情的特点：
① 没有按期完成任务可能带来严重后果 ② 其他重要任务取决于该任务的完成 ③ 其他人的活动受到该任务的影响
• “太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
• 出现有限顺序分类错误 • 受到别人的干扰 • 未能节省时间 • 未能制定一个可行计划 • 未能遵循计划
PPT课件
32
1.5.4.如何创造时间
• 避免犯错误 • 明确你在做什么 • 文件信息的条理化 • 尽量将任务授权 • 确保你只做自己份内的事情 • 分批执行任务以减少任务转换的时间
PPT课件
第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
PPT课件
12
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
PPT课件
26
1.2.2.高度重要性的事情的特点：
① 没有按期完成任务可能带来严重后果 ② 其他重要任务取决于该任务的完成 ③ 其他人的活动受到该任务的影响
• “太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
• 出现有限顺序分类错误 • 受到别人的干扰 • 未能节省时间 • 未能制定一个可行计划 • 未能遵循计划
PPT课件
32
1.5.4.如何创造时间
• 避免犯错误 • 明确你在做什么 • 文件信息的条理化 • 尽量将任务授权 • 确保你只做自己份内的事情 • 分批执行任务以减少任务转换的时间
PPT课件
第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
PPT课件
12
重要性
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
书面）
第一章、学生成长档案 第二章、商务沟通的重要性 第三章、沟通的方法和路径 第四章、口头沟通 第五章、非语言沟通 第六章、书面商务文件--内部沟通文件 第七章、书面商务文件--外部沟通文件 第八章、视觉沟通
学生成长档案
方法 路径
分类（口头、 非语言、
实用的商务沟通技巧培训课件(PPT30页)
方积极主动，而另一方消极应对，那么沟通也是不会成功的。
➢ 双向沟通原则是人际交往艺术中最基本的原则之一。
二 应掌握的倾听技巧
沟
通
✓ 通过目光接触。
中
✓ 赞许性的点头和做出恰当的面部表情。 ✓ 避免分心的举动或手势。
的
✓ 提出意见，以显示自己不仅在倾听，而且在思考。
注
✓ 复述，用自己的话重复对方所说的内容。
的
这种情况下，作答者更要沉着，不必顾忌谈判对手的催问，而是转告对方你必须进行
注
认真思考，因而需要时间，或者要求对方把问题再复述一遍，如“先生，请您把问题再说
意
一遍好吗？”这样可以为自己赢得思考问题的时间。可以点一支烟，倒茶喝一口茶，整理 文件，拖延回答时间。
事
项
实用的商务沟通技巧培训课件(PPT30页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
二
回答问题的技巧
沟 通 中 的 注 意 事 项
实用的商务沟通技巧培训课件(PPT30页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
（二）针对提问者的真实心理答复
美国代表团访华时，曾有一名官员当着周总理的面说：“中国人很喜欢低着头走路， 而我们美国人却总是抬着头走路。”此言一出，语惊四座。
中
约翰的人出面与摩根交涉。 见面后，摩根问：“你准备开什么价?”约翰答道：“摩根先生，我想你说的话恐怕
的
有点不对，我来这儿并非卖什么，而是你要买什么才对。”几句话，说明了问题的实质，
注
并掌握了谈判的主动权。
意
事项ຫໍສະໝຸດ 二 回答问题的技巧沟
（一）回答问题之前，要给自己留有思考的时间
通
电子课件-《商务沟通》-A45-2010 第三章
23
第三节 说服
第三章
练习巩固：阅读下列案例，请谈谈推销员成功“说服” 的原因。
某保险推销员向一位公司经理推销保险，但多次都不成功。一次在街上，
推销员见到一些小孩给人擦鞋，就带了一个擦鞋小孩去见那位经理。
“这是我最后一次见您。这些天多次打扰，非常抱歉。为了表示歉意，我今 天专门请了一个人帮您擦鞋，希望您能同意。” • 趁着擦鞋的时间，推销员就和经理聊天：“这个孩子本来是上学的年纪，却出 来擦鞋，您觉得是不是很可怜啊？”
三、 有效倾听的障碍 哪些条件阻止了有效倾听呢？
列队传话游戏：十个人排成一列，由第一个人领来纸条，记住 上面的话并保留纸条。而后，第一个人将记住的话低声耳语给第二 个人，第二个人将听到的话低声耳语给第三人，如此重复，直到第 十人。让第十个人将听到的话写在纸上，最后比较这两张字条，会 发现有很大的差别，甚至天壤之别。
第三章
一、拒绝的意义
1.拥有了自己空闲的时间； 2.可以专注于自己觉得真正重要
和有兴致的项目； 3.减少了别人下次以同样理由麻
烦你的机会 4.显示出 “自我选择权利”
27
第四节 拒绝
二、拒绝的要求
1．拒绝的态度要真诚 2．拒绝的内容要清楚 3．拒绝的理由要具体 4．拒绝的措辞要委婉
28
第三章
第四节 拒绝
于聪是一家大型电器生产厂家的销售部经理，近来企业最新推出的一批产 品接到的客户投诉特别多。为尽快解决这个问题，他把所有的客户投诉仔细分 析了一遍，并走访了部分投诉客户。在倾听客户抱怨时，他表示了极大的同情 和理解，并且保证在最短时间内解决目前产品的质量问题。客户感受到厂家这 种真诚的态度，表示继续支持本产品。通过于聪的努力，不但没有使公司的名 誉受到损害，而且为生产部门迅速解决产品质量问题争取到了宝贵的时间。
第三节 说服
第三章
练习巩固：阅读下列案例，请谈谈推销员成功“说服” 的原因。
某保险推销员向一位公司经理推销保险，但多次都不成功。一次在街上，
推销员见到一些小孩给人擦鞋，就带了一个擦鞋小孩去见那位经理。
“这是我最后一次见您。这些天多次打扰，非常抱歉。为了表示歉意，我今 天专门请了一个人帮您擦鞋，希望您能同意。” • 趁着擦鞋的时间，推销员就和经理聊天：“这个孩子本来是上学的年纪，却出 来擦鞋，您觉得是不是很可怜啊？”
三、 有效倾听的障碍 哪些条件阻止了有效倾听呢？
列队传话游戏：十个人排成一列，由第一个人领来纸条，记住 上面的话并保留纸条。而后，第一个人将记住的话低声耳语给第二 个人，第二个人将听到的话低声耳语给第三人，如此重复，直到第 十人。让第十个人将听到的话写在纸上，最后比较这两张字条，会 发现有很大的差别，甚至天壤之别。
第三章
一、拒绝的意义
1.拥有了自己空闲的时间； 2.可以专注于自己觉得真正重要
和有兴致的项目； 3.减少了别人下次以同样理由麻
烦你的机会 4.显示出 “自我选择权利”
27
第四节 拒绝
二、拒绝的要求
1．拒绝的态度要真诚 2．拒绝的内容要清楚 3．拒绝的理由要具体 4．拒绝的措辞要委婉
28
第三章
第四节 拒绝
于聪是一家大型电器生产厂家的销售部经理，近来企业最新推出的一批产 品接到的客户投诉特别多。为尽快解决这个问题，他把所有的客户投诉仔细分 析了一遍，并走访了部分投诉客户。在倾听客户抱怨时，他表示了极大的同情 和理解，并且保证在最短时间内解决目前产品的质量问题。客户感受到厂家这 种真诚的态度，表示继续支持本产品。通过于聪的努力，不但没有使公司的名 誉受到损害，而且为生产部门迅速解决产品质量问题争取到了宝贵的时间。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
Reader Benefits
Definition:
Reader benefits are benefit or advantages that the reader gets by using your services, buying your products, following your policies, or adopting your ideas.
Identifying Your Audience
Five types of organizational audiences 1. the initial audience 2. a gatekeeper 3. primary audience 4. the secondary audience 5. a watchdog audience
Important messages should use more formal channels, whether they are oral or written.
Using Audience Analysis to Adapt Your Messages
1.What will the audience’s initial reaction be to the message? 2. How much information does the audience need? 3. What obstacles must you overcome? 4.What positive aspects can you emphasize? 5. What expectations does the audience have about the appropriate language, structure, and form for messages? 6. How will the audience use the document?
Chapter 3 Adapting Your Message to Your Audience
Identifying Your Audience Ways to Analyze Your Audience Choosing Channels to Reach Your Audience Using Audience Analysis to Adapt Your Messages Reader Benefits
Ways to Analyze Your Audience
1. analyzing individuals
an introvert a sensing type a thinking type a perceiving type an extravert an intuitive type a feeling type a judging type
Choosing Channels to Reach Your Audience
Communication channels vary in speed, accuracy of transmission, cost, number of messages carried, number of people reached, efficiency, and ability to promote goodwill. Depending on the audience, your purposes and the situation , one channel may be better than another.
Reader Benefits
Characteristics of good reader benefits:
1. Adapt reader benefits to the audience. 2. Stress intrinsic as will as extrinsic motivators. 3. Prove reader benefits with clear logic and explain them inadequate detail. 4. Phrase reader benefits in you-attitude.
Reader Benefits
How to identify and develop reader benefits
1. Identify the feelings, fears and needs that may motivate your reader. Maslow’s hierarchy of needs: physical safety, security love, belonging esteem, recognition self-actualization 2. Identify the objective features of your product or policy that could meet the needs you have identified. 3. Show how the reader can meet his or her needs with the features of the policy or product.
1. written message—paper is better for someone you are writing for the first time. 2. oral message--- scheduled meetings and oral presentations are more formal than phone calls.
2. analyzing the organizational culture and the discourse community organizational culture discourse community 3. analyzing members of groups
demographic characteristics- age, income, race, religion, education psychographic characteristics—believers, strivers, fullfilleds and