企业成功实施ERP的几点建议
实施ERP的十大要点
实施ERP的十大要点实施企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统是一个复杂而重要的过程，涉及到整个组织的各个层面和部门。
以下是实施ERP系统的十大要点。
1.明确目标和需求：在开始实施ERP系统之前，组织应该明确其目标和需求。
这包括明确企业的战略目标、业务流程以及组织内各个部门的需求。
只有明确这些目标和需求，才能确保ERP系统的实施能够为组织带来最大的效益。
2.选择合适的ERP系统：根据组织的需求和目标，选择合适的ERP系统非常重要。
这包括考虑功能的匹配程度、技术的可靠性和灵活性、软件供应商的支持和可持续性等因素。
同时，还应该考虑系统的成本和实施周期，以免对组织造成过大负担。
3.组织变革管理：实施ERP系统是一个带来组织变革的过程。
因此，组织需要进行有效的变革管理，包括明确变革的目标、建立变革管理团队、明确沟通渠道、培训员工等。
只有确保组织内部的各个方面都能适应变革，才能顺利实施ERP系统。
4.设立项目管理办公室：设立一个专门负责ERP实施项目的项目管理办公室(PMO)是非常重要的。
PMO负责协调各个部门和团队之间的沟通和合作，确保项目按时按质按预算进行。
PMO还负责监督项目进展，并及时解决问题和风险。
5.有效的项目规划：在项目启动之前，应制定详细的项目规划。
这包括确定项目的范围、时间表、资源需求、风险管理计划等。
项目规划的目的是确保项目进展按计划，并提前发现和解决潜在的问题。
6.数据准备和清理：在实施ERP系统之前，组织需要准备和清理其现有的数据。
这包括数据的收集、整理、清洗和验证等步骤。
只有确保数据的准确性和完整性，才能保证ERP系统的顺利运行。
7.定制和配置：根据组织的需求，对ERP系统进行定制和配置是必要的。
这包括根据组织的业务流程和需求进行系统的配置，并保证系统能够满足组织的特定需求。
同时，还应考虑到系统的灵活性和扩展性，以便未来的业务需求变化。
erp实施应该注意的问题
erp实施应该注意的问题
在ERP实施过程中，以下是一些需要注意的问题：
1. 需求分析：在实施ERP之前，需要充分了解企业的业务需求，包括各个部门的业务流程、数据需求等。
需求分析的不足可能导致实施后系统无法满足企业的实际需求，影响到正常的业务运作。
2. 项目管理：ERP实施是一个复杂的项目，需要合理的项目
管理，包括明确的项目目标、详细的项目计划、合理的资源分配等。
缺乏有效的项目管理可能导致项目延期、超预算等问题。
3. 数据清洗和迁移：在实施ERP之前，需要对现有的数据进
行清洗和整理，确保数据准确无误。
同时，需要对数据进行迁移，将现有系统中的数据导入到新系统中。
数据清洗和迁移的问题可能导致实施后数据不准确或丢失。
4. 培训和沟通：ERP系统的使用对于员工来说可能是一个新
的挑战。
在实施过程中，需要为员工提供必要的培训，使其能够熟练使用系统。
同时，需要进行良好的沟通，及时解决员工的问题和困惑。
5. 风险管理：ERP实施过程中存在一些风险，如技术风险、
项目延期风险等。
需要进行风险管理，制定相应的应对措施，以减少风险的影响。
6. 全员参与：ERP实施需要全员的参与和支持，包括高层管
理人员、部门负责人和普通员工。
只有所有人齐心协力，才能顺利完成ERP的实施和运行。
7. 运维和优化：ERP实施后，需要进行系统的运维和优化工作，包括监控系统运行情况、及时修复问题、根据实际情况对系统进行调整等。
只有保持系统的稳定和高效运行，才能发挥ERP系统的最大价值。
ERP系统实施方案管理与控制
ERP系统实施方案管理与控制随着信息技术的快速发展和企业内部管理需求的不断提升，企业资源计划（ERP）系统在各个行业中的应用越来越广泛。
ERP系统实施方案的管理与控制对于企业的成功实施至关重要。
本文将探讨ERP系统实施方案的管理与控制的重要性，并提出相应的解决方案。
一、ERP系统实施方案管理的重要性1. 提高实施效率和质量：ERP系统实施是一项庞大而复杂的工作，需要合理的规划和协调。
良好的管理可以提高实施效率，确保项目按时按质完成。
2. 控制项目成本和资源：ERP系统实施需要投入大量的资金和人力资源。
合理的管理可以帮助企业控制项目成本，避免资源的浪费。
3. 确保项目管理的连续性：ERP系统实施是一个长期过程，需要持续的跟踪和管理。
合理的管理可以保证实施过程的连续性，确保项目顺利进行。
二、ERP系统实施方案管理的关键要素1. 制定详细的项目计划：项目计划是ERP系统实施的基础，需要明确项目的目标、时间表、资源需求等。
同时，制定合理的里程碑和检查点，对项目进展进行及时的跟踪和控制。
2. 建立有效的沟通机制：ERP系统实施涉及多个部门和人员的合作，需要建立起有效的沟通机制。
定期召开会议、制定明确的工作安排和责任，确保信息的畅通和共享。
3. 风险管理与应对：在ERP系统实施过程中，难免会遇到各种风险和挑战。
建立风险管理机制，及时发现和应对风险，避免对项目实施产生不利影响。
4. 建立评估机制和反馈循环：ERP系统实施后期需要对项目效果进行评估和反馈，及时发现问题并进行调整。
建立评估机制和反馈循环，确保ERP系统实施的持续改进和优化。
三、ERP系统实施方案控制的策略1. 管理变更：ERP系统实施中，变更是不可避免的。
有效的变更控制可以确保变更的合理性和影响的可控性。
建立变更管理机制，对变更进行分析和评估，确保变更的有效实施。
2. 监控项目进展：ERP系统实施需要对项目进展进行监控和控制。
建立监控机制，对项目进展进行定期的跟踪和评估，及时发现问题并采取相应的措施。
ERP项目实施推进建议
ERP项目实施推进建议1、总体规划，分步实施ERP项目包含内容很广，因此实施时要有总体规划，按管理上的急需程序、实施中的难易程度等确定有限次序，在效益驱动、重点突破的指导下，分阶段、分步骤实施。
2、设立专项机构为了顺利实施ERP系统，在企业内部成立完善的三级组织机构，即（领导小组、项目小组和职能小组）。
ERP系统不仅是一个软件系统，它更多的是先进管理思想的体现，关系到企业内部管理模式的调整、业务流程的变化及相关人员的变动。
2.1、建议由总经理亲自参加到领导小组中，负责制定计划的优先级、资源的合理配置、重大问题的改变及政策的制定等。
2.2、项目小组负责协调公司领导层和部门。
2.3、职能小组是实施ERP系统在本部门的顺利实施的保证，由各部门的负责人组成。
即成立项目小组，由领导参加，指定各职能部门负责人参与。
3、培训在ERP实施过程中，培训是十分重要的环节，培训工作要贯穿实施的全过程，培训工作要分层次不断深化。
3.1从内容上分：ERP理论培训、计算机和网络知识培训、ERP应用软件使用培训。
3.2从人员上分：企业领导层培训、项目工作组培训、信息系统管理人员培训。
4、流程整理由项目小组来统一协调整理公司内部业务流程。
明确生产、销售、计划、采购、仓库、品管、财务等几大模块公司目前的流程。
配合财务部门，对公司目前不规范的流程、或者需加强的流程提出意见建议、供应领导小组审批决策。
5、数据准备由项目小组配合财务部门，在业务流程中进行单据规范化的流程优化。
有效实施ERP 一定要投入足够的人力，重视基础数据的整理、修改、和完善工作。
基础数据量大，涉及面又广，如各种物料、BOM表、财务基础数据等。
确保其正确性、完整性和规范性。
技术部：确保公司物料及BOM表的正确性、完整性和规范性。
财务部：确保公司在业务流程中单据的规范化和流程化及供应商和客户基础资料的完整性。
采购部：确保采购物料的正确性、采购单据的规范性，及采购发票的规范性。
ERP实施成功关键点分析
ERP实施成功关键点分析ERP（Enterprise Resource Planning）是一种集成管理软件系统，可帮助企业有效地管理各个业务流程和实现内部各部门之间的协作。
ERP 的实施是一个复杂而庞大的项目，需要全面考虑各种关键点，才能确保成功实施。
以下是ERP实施成功的关键点分析。
1.项目管理：有效的项目管理是ERP实施成功的关键。
项目经理应有专业的知识和经验，能够合理规划、组织、协调和监控项目的各个阶段和任务。
项目团队成员应清楚任务分工，明确目标和时间表，确保项目按时交付。
2.需求分析：在实施ERP系统之前，必须进行有效的需求分析，明确企业的需求和目标。
此阶段应充分调研企业内部各部门的实际情况，深入了解业务流程和现有系统，以确保ERP系统能够满足企业的需求。
3.选择合适的供应商：选择合适的ERP供应商是实施成功的决定性因素之一、供应商的信誉和经验非常重要，他们应该能够提供支持和培训，解决实施过程中的问题，并及时对系统进行更新和维护。
4.适当的培训和支持：ERP系统的使用需要培训和支持，以确保员工能够充分理解和使用系统。
培训应根据员工的职位和需求进行分层次和分类，将培训内容与实际业务紧密结合，提供充分的实践机会。
5.数据质量和清洗：ERP系统依赖于准确、完整和一致的数据。
在实施过程中，必须对现有数据进行清洗和转换，以确保数据的质量。
数据规范化和数据迁移工具可以帮助实现数据的一致性和准确性。
6.持续改进和优化：ERP实施仅仅是实施的开始，企业还需要不断进行改进和优化。
通过收集和分析系统数据，识别问题并提出解决方案，优化业务流程，提高效率和生产力。
7.上下游合作：ERP系统涉及到企业内部各个部门之间的协作，上下游部门之间的合作也是至关重要的。
通过合理的沟通和协调，确保ERP系统的顺利运作，促进信息的流动和共享。
8.经验丰富的实施团队：拥有经验丰富的ERP实施团队是实施成功的关键之一、团队成员应具备丰富的技术和业务知识，能够理解企业的需求和目标，并提供相应的解决方案。
ERP系统改进建议
ERP系统改进建议简介ERP系统（Enterprise Resource Planning，企业资源规划系统）是一种集成管理软件，可以帮助企业进行全面的资源管理和业务流程协调。
然而，随着企业经营环境的变化和技术的发展，现有的ERP系统可能需要进行改进以适应新的需求。
本文将提出一些建议，以改进和优化现有的ERP系统。
一、用户界面改进1.1 界面设计优化现有的ERP系统可能存在界面设计不够直观、复杂等问题。
因此，应该对界面进行重新设计和优化，提高用户体验。
具体措施包括： - 界面布局简洁清晰，避免信息过载； - 多重界面皮肤和主题选择，以满足用户的不同审美需求； - 可自定义的界面配置，允许用户调整界面布局和显示内容。
1.2 响应式设计在移动互联网时代，用户对于ERP系统的访问途径不再局限于传统的PC端，还包括手机、平板等移动设备。
因此，ERP系统需要具备响应式设计，以适应不同屏幕尺寸的设备，并保持良好的用户体验。
1.3 数据可视化通过将数据可视化展示，可以帮助用户更好地理解和分析数据。
因此，在界面设计中应加入数据可视化的功能，例如使用图表、仪表盘等形式呈现数据，提供直观的数据分析和决策支持。
二、功能改进2.1 定制化功能不同企业的业务需求各异，因此ERP系统需要提供定制化功能，以满足不同企业的特定需求。
这可以通过配置文件、插件等方式实现，使得ERP系统具备更高的灵活性和可扩展性。
2.2 智能化功能随着技术的快速发展，智能化功能将成为ERP系统改进的重要方向。
例如，通过语音识别、自然语言处理等技术，使得用户可以通过口语交互操作ERP系统；通过机器学习算法，对历史数据进行分析和预测，提供更精确的决策支持。
2.3 协同办公功能现代企业普遍采用团队协作的工作模式，因此，ERP系统需要提供协同办公功能，方便用户进行跨部门、跨岗位的协同工作。
例如，实时聊天、共享文档、任务分配等功能可以提高团队协作效率。
三、性能改进3.1 响应速度优化ERP系统通常要处理大量的数据，因此，提升系统的响应速度对于用户体验至关重要。
企业成功实施ERP的几点建议
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erp实施方案措施
erp实施方案措施ERP实施方案措施。
企业资源计划（ERP）系统的实施对于企业的管理和运营具有重要意义。
在实施ERP系统时，需要采取一系列的方案措施，以确保项目顺利进行并取得成功。
本文将重点介绍ERP实施方案的相关措施，希望能为正在进行ERP实施的企业提供一些参考和帮助。
1.明确目标和需求。
在ERP实施之初，企业需要明确自身的目标和需求。
这包括对ERP系统的期望目标，以及对企业管理和运营的需求。
只有明确了目标和需求，企业才能有针对性地制定实施方案，避免盲目实施和资源浪费。
2.全面沟通和培训。
在实施ERP系统的过程中，全面的沟通和培训是至关重要的。
企业需要与各部门和员工进行充分沟通，让他们了解ERP系统的重要性和实施的意义。
同时，还需要对相关人员进行系统的培训，确保他们能够熟练操作和运用ERP系统，提高工作效率。
3.合理分工和项目管理。
ERP实施是一个复杂的项目，需要合理的分工和项目管理。
企业可以设立专门的实施团队，对项目进行全面的管理和监督。
在项目管理中，需要合理分配资源，制定详细的计划和进度安排，以确保项目按时按质完成。
4.数据清洗和迁移。
在ERP实施之前，企业需要对现有的数据进行清洗和整理，确保数据的准确性和完整性。
同时，还需要对数据进行合理的迁移，将历史数据和业务数据有效地导入到新的ERP系统中，以保证企业的正常运营和管理。
5.灵活应对和调整。
在ERP实施过程中，可能会出现各种问题和挑战，企业需要灵活应对并及时调整。
这包括对实施方案的调整和优化，以及对项目进度和成本的控制。
企业需要保持开放的心态，不断学习和改进，以确保ERP实施取得成功。
6.持续监测和评估。
ERP实施并非一蹴而就，企业需要持续监测和评估系统的运行情况。
这包括对系统性能和稳定性的监测，以及对系统使用效果的评估。
通过持续监测和评估，企业可以及时发现问题并进行调整，确保ERP系统持续有效地支持企业的管理和运营。
总结。
ERP实施是一个系统工程，需要企业全面的规划和准备。
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－２１１－变革无法自下而上地开展。
这就需要一个有效的管理小组，更关键的是这个小组要有一位高级行政人员进行积极有效地领导。
从业务角度来看，这位高级管理人员通常会是首席财务官，也可以是首席行政官，尤其是那些涉及关键的业务转型、并且关乎公司未来的成功的项目。
ＥＲＰ项目会触发一些困难的、有时甚至是恶性的问题，而承担责任的这位高级管理人员就可以及时处置，并观察指挥部是否能够理解并接受这些决定。
管理小组可以例会的形式，勉励项目经理，或者也可以花更多的时间了解和指导项目进程，做出重要的决定，规划公司的未来。
２ 抓好ＥＲＰ实施的关键过程２．１与数据有关的各项工作要提前启动数据的一致性和准确性对ＥＲＰ能否对企业带来效益至关重要。
ＥＲＰ项目的投资巨大，系统的有效使用依赖于原始输入数据的准确性。
调查显示，绝大部分公司在意识到数据的质量和准确度时都为时已晚。
在项目刚开始时就应该考虑数据的问题，而不要留到系统上线的前２个月才如梦初醒。
要决定采用何种新的数据标准，清理和转移现有数据也需要大量的时间。
这将保证有关客户、供应商和账目的重要信息与未来的业务发展保持一致。
２．２必须重视系统整合团队的建议实施ＥＲＰ时，企业经常花费大量的时间和金钱选择一个强有力的系统整合团队（Ｓｙｓｔｅｍ Ｉｎｔｅｇｒａｔｏｒ，ＳＩ），这个团队不仅要有技术明星，而且要有业务好手。
ＳＩ的建议可以帮企业降低成本，成为企业的左膀右臂，因为ＥＲＰ对企业而言有可能只是第一次或者第二次接触，而ＳＩ也许已经数十次或者上百次经历过类似案例。
相互尊重和伙伴关系是项目成功的关键，包括对每一位伙伴以及软件供应商企业成功实施ＥＲＰ的几点建议周玉书１ 韦宝峰１ 聂晓玲１ 郏伯瀚２ 万生瑶３１．中国石油兰州石化分公司自动化研究院 ７３００６０２．中国石油西北销售分公司兰州公司 ７３００６０３．中国石油兰州石化分公司炼油厂 ７３００６０ＥＲＰ（Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｐｌａｎｎｉｎｇ，企业资源计划系统），是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
企业实施ＥＲＰ实际上就是在引进和接受一种新的企业管理思想和方案。
企业在市场竞争中，争取优良业绩的同时，不断关注和引进新兴的技术方案和先进的行业管理方案，来保证企业整体不断向上发展的生命力。
下面对如何成功实施ＥＲＰ提出几点建议。
１ 以扎实的ＥＲＰ商业计划来赢得高级管理小组对项目的支持仅有技术是不可能帮助你达成商业目标的。
ＥＲＰ项目的成功离不开一个设计周全、久经考验的商业计划。
ＥＲＰ项目通常需要１２～３６个月的时间才能付诸实施，而且通常耗费巨资，持续能力至关重要。
所以，必须准备一个扎实的商业计划，说明开展ＥＲＰ项目的充分理由，来得到整个业务小组的支持。
ＥＲＰ项目的实施更多的是出于更宽泛的业务目的，大家对项目实施的目的要了如指掌，争取事先获得对项目内容和投入资金的批准，从而得到高级管理层的全力支持。
ＥＲＰ项目牵扯庞杂的业务流程、角色、职责、标准以及数据定义，而这些的尊重。
但是，ＳＩ也不能先入为主地认为客户百般刁难而不愿提供有力的咨询意见。
在选择ＳＩ时，企业应主要考虑一下因素：首先，考虑兼容性，咨询公司要能够和企业携手工作解决困难，咨询公司“携手合作”的态度非常重要。
其次，仔细审查ＳＩ的工作记录。
充分和软件供应商以及业内分析人士交流，听取他们的意见。
最后，花时间考察将与你并肩工作的每一位团队成员，记住在合同中规定，在项目进行过程中，项目领导和伙伴应始终在你左右。
２．３创造与企业文化相容的解决方案，充分发挥全新的整合信息的威力企业实施ＥＲＰ项目，不等于在拥有排除万难的灵丹妙药，重要的是ＥＲＰ解决方案的“风格”与企业的文化传统要相容。
管理人员也许希望在一个全球业务中央集权式的环境中工作，如果企业的文化崇尚分权式的创业精神，那就无法运用技术强行改变企业的文化。
因此，如果企业的结构十分离散，那最好选择安装分权式的ＥＲＰ应用程序，或者直面将要来临的巨大变革。
ＥＲＰ从技术角度看，是切实可行的，项目３０％的挑战来自技术层面，而剩余的７０％则来自人员和流程。
很少会有人由衷地喜欢变革，然而当公司转向实施ＥＲＰ时，变革无法避免。
小而言之，员工的电脑屏幕会发生变化；大而言之，员工的整个生活都会改变。
新兴技术统摄一切，能使信息随手可得。
例如，当原材料到达公司仓库并被扫描进入系统时，任何人都能获得此项信息并加以利用。
当产品生产完成，被自动或手工输入系统时，就立即成为可销售的产品，员工不用等到第二天才获得这条信息。
实时整合和精确的数据从根本上改变了人们的工作。
一个传统的订单操作员可以成为全能的客户服务代表。
例如，－２１２－有了进入整合ＥＲＰ主系统的网上通路，客户服务代表可以马上检索客户的历史记录及其他重要识别内容，还能够查阅在所有仓库（而不仅是当地仓库）的实时库存以及未来生产计划，根据客户需求在生产计划中平衡部分产品向该客户的供应。
全新的ＥＲＰ技术会影响许多人员，他们需要培训以掌握流程。
３ 要着眼于ＥＲＰ的长线利益３．１“上线”不是项目结束ＥＲＰ的实施绝不仅仅是一个简单的项目，“上线”并不是终点，而是一个新旅程的开始。
一般来说，ＥＲＰ项目的先期投资非常大，而期望的应用生命周期也在１０～２０年左右。
企业组织起一个团队，不能在１５～３０个月的时间完成了项目“上线”后，就解散。
保留ＥＲＰ项目实施小组的主要人员——包括业务和技术人员，可以保障ＥＲＰ的应用，处理应用中的瓶颈问题，改进系统。
３．２对系统启用后暂时的低潮要有充分的心理准备大部分ＥＲＰ项目对企业构架的改变是革命性的，有时候企业一半以上的后台交易系统被替代，从而影响到９０％的业务流量。
这不仅仅是技术转型，它很大程度上改变了一个企业的业务流程、企业文化、企业知识以及工作环境。
因此，项目上线后随之而来的适应期是不可避免的。
研究表明，甚至那些在实施阶段非常顺利的项目，也无法避免新系统启动后的适应期。
例如，交易处理效率可能从９８％下降到９０％，处理销售订单或者货品入库的速度都有可能减慢。
企业必须通过详细计划、试点试用、内部教育和风险分析等一系列手段，来减少这种情况发生的可能性。
但是，企业必须充分认识到项目上线最初的这段适应期的存在。
如果执行得当，那么这种负效果可以减低到最小，而且在最短的时间内消除。
４ 总结实施ＥＲＰ不只是单纯地教会终端用户去使用一套软件，更是需要企业全员学习方法，改进业务管理流程，重塑管理思想的过程。
由于ＥＲＰ软件覆盖面广，涵盖内容多，涉及到的相关技术较为复杂，以上所提到的几点建议有助于降低企业实施ＥＲＰ软件的风险和难度。
有关规定，是否符合规定的审核权限和手续，有无违反财经纪律等违法行为。
审查是否严格执行规定的计划、预算与合同，有无计划外开支、任意扩大开支标准的现象；审查经济业务是否符合节约的原则，有无铺张浪费不讲经济效益等现象。
对于报销学生实习的经费，要看有无附上参加实习学生的名单、实习标准、实习计划时间表和预算金额以及教务处和院（系）领导的审批签字。
教职工因公借款而填写的借款据，应查看借款日期、事由、借款人姓名、大小金额和部门负责人的签字等内容。
属于出差到外地的，还要注明出差地点、起始时间、天数。
另外，对于出差人员遗失的火车票、车船票、飞机票等原始凭证，确实无法取得证明的，应有当事人写明出差时间、起讫地点、金额和提供有关依据等情况，由学校主管领导、部门负责人和财务处长批准后，才能作为原始凭证入账。
在审核过程中，会计任员必须坚持原则，秉公办事，对于违反国家政策、制度和规定的收支，会计人员应拒绝办理，对于伪造凭证、公章、涂改单据、虚报冒领损害集体利益的行为，应立即扣留凭证，及时向领导汇报，进行严肃的处理。
总之，审核原始凭证看起来简单，但要做好这项工作并不容易。
首先，包括会计审核人员在内的财会人员，要熟练掌握《会计法》和《会计基础工作规范》等内容，加大对财务规章制度和财经法规的宣传力度，要有过硬的会计技能，不能只查看原始凭证应具有的基本要素，重要的是对发票的正面和背面都要仔细查看，若背面无局部复写的印痕或发票不是复写的，而是用钢笔或圆珠笔填制的，说明该发票存在问题，应询问报账人员。
对有些差旅费的单据还应判断其是否绕道、改变出差路线等。
其次，要勤于思考，勇于动脑，努力地学习新知识，切实把好原始凭证的“入口关”。
案保密和利用中的具体业务工作，涉密较多的基层单位，可设兼职资料保密利用网落员，负责各基层单位在研究生产过程中的保密和利用工作。
二是深入持久地向全体员工，重点对档案管理人员，科技人员进行档案保密和利用的宣传教育，继续解决提高认识，转变观念，自我约束的问题，坚决纠正那种：改革开放形势好，没有什么密可保，天上卫星转，洋人到处看，保密不好办的片面认识，使企业全员皆知档案管理，提供利用，保守秘密的方针政策，并能熟悉领会，贯彻到实际工作中去。
三是按照《保密法》和国家有关法规、法令重新修订档案管理、商业秘密秘级划分，提供利用、外商谈判、访问参观、技术咨询、出国考察、学术交流携带资料的保密制度，一定要严格贯彻执行。
对档案保密要害部位要严加管理，定期检查，发现不安全因素及时采取有效措施。
四是档案保密和利用工作要两手抓，坚持两点论，按唯物辩证法办事，正确处理“保”与“用”两者之间的关系，切实做到保的合理，放的适度，保中有放，放中有保，保而不死，放而不乱。
五是把档案保密和利用工作纳入到企业科研生产、经营管理中，实行部门和岗位目标管理责任制，必须坚持“一纳入”，“三转变”“四结合”“五突破”的原则。
“一纳入”是把档案保密和利用工作纳入双文明建设之中，作为一项硬任务。
“三转变”是在指导思想上由强化的封闭型向既确保国家秘密又便利科研生产工作转变；在工作内容上由过去的单一档案管理向科技成果，情报信息，技术协作，经济建设全方位转变；在制度上，由过去的零敲碎打向制度化、规范化转变。
“四结合”是把档案保密和利用工作同本单位科研生产相结合，从实际出发；把档案保密和利用工作同企业方针目标相结合，实行定期检查。
“五突破”是以加强计算机信息系统保密管理为重点，在提高现代高科技条件下保密技术防范能力上有所突破；以保密法律法规为依据，在规范行政执法行为、程序和办法上有所突破；在保密宣传教育的形式内容和力度上有所突破；在划定商业秘密、企业其他秘密事项的程序、准确程度上有所突破；在加强对涉密人员的管理和外来技术合作人员保密协议的签订，准确提供档案资料的内容、范围上有所突破。