主件：公司文件管理制度
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
公司部门文件管理制度怎么写
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
公司管理制度文件抬头
一、文件编号：XX公司制〔2022〕第001号二、文件名称：XX公司管理制度三、发布单位：XX公司行政部四、发布日期：2022年1月1日五、适用范围：本制度适用于XX公司全体员工，包括但不限于各部门、各岗位及临时工作人员。
六、制定目的：1. 规范公司内部管理，提高工作效率；2. 保障公司各项业务有序进行，确保公司利益；3. 维护公司形象，增强员工归属感和凝聚力；4. 促进公司持续、稳定、健康发展。
七、制度总则：1. 本制度以国家法律法规、行业规范和公司实际情况为依据，遵循公平、公正、公开的原则；2. 本制度适用于公司内部各级管理人员和全体员工；3. 各部门、各岗位应严格遵守本制度，确保各项工作顺利开展；4. 本制度由行政部负责解释和修订，经公司总经理批准后发布实施。
八、组织架构：1. 公司设立董事会、监事会、总经理室、各部门及下属子公司；2. 董事会负责公司重大决策，监督公司经营管理；3. 监事会负责对公司财务、业务活动进行监督；4. 总经理室负责公司日常经营管理；5. 各部门负责本部门业务范围内的具体工作；6. 下属子公司按照公司统一要求，独立经营，自负盈亏。
九、人事管理：1. 招聘与录用：公司根据业务发展需要，按照招聘流程，公开、公平、公正地选拔人才；2. 培训与晋升：公司为员工提供各类培训，提高员工业务能力和综合素质；根据员工表现，实施晋升机制；3. 考核与绩效：公司建立绩效考核制度，对员工进行定期考核，考核结果与薪酬、晋升等挂钩；4. 离职与解聘：员工离职需提前一个月向公司提出书面申请，公司按照相关规定办理离职手续。
十、财务管理：1. 公司财务部门负责公司财务核算、资金管理、税务申报等工作；2. 公司严格执行国家财务制度，确保财务报表真实、准确、完整；3. 公司加强成本控制，提高资金使用效率；4. 公司建立健全内部控制制度，防范财务风险。
十一、安全生产：1. 公司高度重视安全生产，严格执行国家安全生产法律法规和行业标准；2. 各部门、各岗位应加强安全生产教育，提高员工安全意识；3. 公司定期进行安全检查，确保生产安全；4. 发生安全事故，立即启动应急预案，及时上报并妥善处理。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
公司日常管理制度红头文件
红头文件文号：[公司名称]发〔〔年份〕〕〔号〕一、总则为了加强公司内部管理，提高工作效率，保障公司各项工作的正常进行，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、管理制度范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于办公室、生产部门、销售部门、财务部门、人力资源部门等。
三、工作纪律1. 上下班制度（1）员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。
（2）工作时间不得擅离岗位，如需离岗，应办理请假手续。
（3）工作时间不得进行与工作无关的活动。
2. 着装规范（1）员工应按照公司规定的着装要求着装，保持仪容整洁。
（2）工作期间，不得穿着拖鞋、背心等不符合工作要求的服装。
3. 通讯纪律（1）工作时间，员工应保持手机静音，不得在工作时间拨打或接听私人电话。
（2）不得在工作时间内使用公司通讯工具进行与工作无关的通讯。
四、会议制度1. 定期召开公司会议，传达上级指示，部署工作任务。
2. 各部门应定期召开部门会议，总结工作，研究解决工作中遇到的问题。
3. 会议应做好记录，并及时上报。
五、请假制度1. 员工因事、因病需请假，应提前向部门负责人提出申请，经批准后方可离岗。
2. 请假期间，员工应主动与部门负责人保持联系，了解工作动态。
3. 请假手续办理完毕后，员工应及时返回工作岗位。
六、保密制度1. 公司内部资料属于公司保密范畴，员工应严格遵守保密规定。
2. 未经公司授权，不得对外泄露公司商业秘密。
3. 对违反保密规定的行为，公司将依法进行处理。
七、奖惩制度1. 公司对表现突出的员工给予奖励，对违反公司制度的员工给予处罚。
2. 奖励和处罚的具体办法由公司另行制定。
八、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司人力资源部负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司董事会决定。
特此通知。
[公司名称][年月日]。
集团公司文件管理制度
集团公司文件管理制度第一章总则第一条为了规范集团公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障集团公司文件安全、完整、准确、及时，根据国家法律法规和集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司内部所有文件的管理工作，包括纸质文件和电子文件。
第三条文件管理应遵循便于查找、便于归档、便于传阅、便于保存的原则。
第四条全体员工都应严格遵守本制度的规定，做到文明办公，规范处理文件。
第二章文件管理的基本要求第五条文件管理应遵循保存重要、丢弃次要的原则，对于重要文件应及时整理、归档、保存。
第六条文件管理应根据文件的重要性、紧急程度、保密性等分类处理，确保信息安全。
第七条文件管理应做到规范化、标准化，统一格式、编号、归档方式等。
第八条文件管理应做到合理利用空间、资源，减少重复存储，避免资源浪费。
第三章文件的收发第九条文件的收发应当签署收发日期、签收人，确保文件的流转过程可追溯。
第十条重要文件的收发应当采用专用袋、专职人员送达，避免丢失或泄露。
第十一条收到文件后，应当及时处理、及时转发，确保文件及时传达到相关人员。
第十二条发出文件时，应明确文件的主题、目的、要求，确保接收方明确处理意见。
第四章文件的归档第十三条文件的归档应按照规定的目录、档案袋，整理归类，确保文件分类清晰、易于查阅。
第十四条文件的归档应按照定期、定阶段的要求进行，避免长期拖延导致混乱。
第十五条归档后的文件应当依据规定保管期限进行保存，过期文件应及时处理。
第十六条归档后的文件应标示清晰、易识别，确保文件不被误放或遗漏。
第五章文件的借阅和传阅第十七条文件的借阅应当经过授权、登记，借阅后应当及时归还，防止遗失或泄密。
第十八条文件的传阅应注意保密性，敏感文件应进行加密、限制传阅范围。
第十九条借阅和传阅文件的时限应按照规定进行，避免长时间滞留或久传不决。
第六章文件的销毁和处理第二十条文件的销毁应当经过审批、程序合法，防止信息泄露或滥用。
第二十一条过期、失效的文件应当按照规定进行销毁，确保文件处置规范。
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为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3职责3.1公司行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2行政部负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责3.4.1行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3销售/业务部负责制定公司销售及业务相关管理制度文件。
3.4.4生产经营部负责制定公司生产管理制度文件，负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件。
3.4.5质监部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6工程技术部负责制定公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7其他相关部门结合自身部门工作性质及要求制定相关管理制度3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应报总经理审批后，向行政部提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号,部门内部文件按本制度执行部门内部编号。
4定义4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件。
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。
(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）5工作程序5.1文件的分类5.1.1文件属性分类（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
设计色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。
失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。
5.2.2文件编号规则代号缩写:QM——质量手册CP——程序文件质量管理体系标准章节号（代号）缩写：QR——质量记录QJ——检测作业指导书QL——管理制度QS——设备操作规程QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程FG——法律法规BZ——国际国家标准JS——技术资料CS——顾客和供方等相关方文件QT——其它注：其他未列入代号、质量管理体系标准章节号（代号）由编制部门自行拟定，并在拟定时作备注说明行政部以年为周期，汇总后，于下一年度列入制度内。
（1）质量管理手册JN/QM-xxxx发布年代号质量管理手册公司代号(嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）（2）程序文件JN/CP xx-xx程序文件流水号质量管理体系标准章节号（代号）质量管理体系程序文件公司代号(嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）(3)质量体系指导性文件（三阶）JN/WI x-xx文件流水号质量管理体系标准章节号（代号）指导性文件代号公司代号(嘉美JM,南方NF,嘉美南方JN）（4）管理性文件JN/QL xx-xxxx（xx)版次号文件制定年份文件流水号管理性文件公司代号（6）公司各部门，部门内部日常文件编码规则：A ：公司所有资产证据类： A1：合同、协议A2：公司章程、账号、授权书、许可证、资产移交等 B ：公文类：B1：决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项 B3：请示、报告、意见：适用于下级向上级机关请示指示、批准事项B4：通知、批复：适用于上级批转下级的公文，传达要求下级执行的事项，如：批阅意见，任免人员等 B5：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项 B6：培训记录：公司部门的培训记录 D ：各部门特有文件：如作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC 、工程图，技术文件等；行政报告；财务报表；销售计划；采购清单，总经理办公 室的私人文件等。
W:统一为外来文件代号 部门代码： XZ ——行政部 CW ——财务部 NG ——工程技术部(南方） JG ——工程技术部(嘉美） CC ——仓储部 XS ——销售部 NP ——生产经营部(南方） JP ——生产经营部(嘉美）TJ ——统计部QC ——质监部EM ——设备小组如：JN/B2-XZ2016-001，为 2016 年行政部第一份公告或通报，JN/D-NG2016-001 为南方工程技术部 2016 年第一份部门特有文件BG ——表格单据 JL ——工作记录日常使用表格单据、记录等,如：JN/BG-XZ-001,行政部日常使用表单，表单编号为 15.2.3文件/记录编号的管理（1)各部门应指定专人管理文件和记录，并对部门归口的文件/记录进行管理。
(2）文件/记录编制完成后，文件/记录编制部门应向该文件归口部门管理人员申请文件/记录编号。
（3）文件/记录管理人员应建立“文件/记录控制清单”，清单应能控制文件/记录编号、归档号、版本、修订状态、归口部门、归档部门等信息。
5.3文件编制、审核、批准和发布5.3.1体系文件的编写和审批（1）质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由质监部负责组织收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。
（2）质量管理手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。
（3）程序文件由质监部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。
5.3.2行政文件与管理性文件的编制与审批（1）公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由行政部负责编制，管理者代表、公司副总负责人审核，总经理批准。
（2）各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制，部门负责人审核，报总经理批准，行政部协助发布及执行。
（3）公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度，由各部门依本制度3.4条的规定负责编制，部门负责人审核，管理者代表、公司副总负责人审核，总经理批准。
（4）必要时管理文件由行政部组织相关部门进行评审。
5.3.3文件审批/评审时，文件编制部门应到行政部填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由行政部或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。
5.3.4行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交行政部备案并获得文件编号后方可发布。
5.3.5技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。
5.4文件归档、发放、保管5.4.1文件归档（1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写文件/记录目录，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的文件/记录目录，文件/记录目录应标注文件受控状态，对更改/作废/收回/替换的文件要做出标识。
（3）原始文件编号，参照5.2.2相关要求；（即在日常工作过程中形成的应最终归档的工作资料、文件）；（4）要求：各部门结合实际建立档案管理台账，电子档及纸质当应定期予以更新。
附：使用表单《文件记录及控制清单》、《部门文件-档案编号明细》、《卷内目录》（5）档案号与归档的档案盒同步，即：部门分类号+年份+档案盒流水号（XZ001-2016001）5.4.2文件发放（1）文件归口部门编制“往来文件收发登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。
（2）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
拟定日期：2016年11月1日生效日期:2016年12月1日接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
5.4.3文件保管与借阅（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
（2）质量手册及程序文件正本存放在行政部。
（3）行政性文件正本存放在行政部。
（4）公司级管理文件正本存放在行政部，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。
（5）技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
（6）外来文件正本依文件分类存放于行政部及相应的文件接收部门。
（7）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立《文件借阅登记表》，管理文件的借出和归还。
（8）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（9）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
5.4.4文件复制受控文件未经批准不得复制，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可复制，并按照文件发放程序执行。
5.5文件贯彻实施5.5.1文件实施前，由文件归口部门会同有关部门，做好实施准备工作，包括培训、组织、技术和资源四个方面准备。
5.5.2明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。
5.5.3明确文件实施的效力和范围。
5.5.4文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查，为违反文件规定者提出考核意见，并对文件不适用部分提出更改意见，已消除实施过程中出现的问题。
5.6文件的更改与回收作废5.6.1文件更改（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。