公文写作

公文文种和常用公文撰写——调查报告、简报、会议纪要的写作高小平中国行政管理学会执行副会长、研究员、博士一、调查报告的写作我们下面来讲公文文种和常用公文撰写的第三部分：调查报告、简报、会议纪要的写作。

调查报告、简报、会议纪要他们都是做了一件事情之后，对这件事情进行回顾、描述和归纳这样一种文种。

但是这三种文种又适用于不同的工作，先讲调查报告，调查报告是对社会上某一个问题或者事件进行专门调查研究之后将所得到的材料和结论加以整理而写成的书面报告。

就是对一件事情或者对一个问题进行专项调研，然后把了解到的情况和调查的结论整理书写出来的这样一种文种。

凡是标题写考察报告、调查、考察、调查记、调查汇报这些文种的名称都属于调查报告这一个大的类型，所以我们不仅仅看它的标题是写的考察报告还是其他的题目。

只要是对一个事件一个问题专项进行研究，然后又经过整理得出综合性的结论，这样的书面的文字材料都属于调查报告。

调查报告既然是对一个问题或者一个事件进行比较全面深入地了解，写出来的带有过程和结论这样的文字材料，它在写作过程当中就必须把握好几个重要的环节，首先要做或调查前的准备工作，调查前要做好三方面的工作，一是要做好思想武装，第二个是要选好调查研究的题目、角度。

第三个是要拟定好调查的提纲。

（一）思想武装首先讲一下思想武装的问题。

我们每一个人并不是对所有问题、所有的理论和所有的学科都会有了解，这样的全才恐怕会很少，而调查报告都是针对某一个比较具体的问题，或者某一项政策、或者某一项措施，它的执行效果如何，它需不需要进行改进，或者出现了什么问题，所以都比较具体，比较专业，因此，调查的人员必须在出发之前，认真地了解这一方面的相关背景材料，这一方面的相关理论、相关的政策、法规。

要把这些相关的政策法规做详细的阅读、思考，有时候还需要参加调研的人进行讨论。

如果条件允许还可以请一些这方面有研究的专业人士，比如说专家，或者是在这一方面做实际工作的同时来介绍一些情况，做一个培训。

比如我们要去调查一个地方农村的征地问题。

那么我们就需要把跟征地有关的国家政策法规做一个了解，把现在我们国家征地当中主要有哪些试用的政策，有哪些重要的经验、有哪些存在的问题做一个了解。

如果我们对某一个地方的应急管理的地方进行调研我们就需要进行了解。

应对突发事件的法律、法规，我们国家的应急管理的预案、应急管理体制和运行机制，这些要有一个初步地了解。

然后对某一个地方它的过去在安全生产方面在应对自然灾害方面都有哪些重要的事件有什么好的做法，其他地方有什么经验都要有一个初步的了解，这是一个思想武装的过程。

当然调查报告如果是我们调查的这件事情跟我们平常的工作比较接近了解得比较多，那这思想武装的过程就比较短，如果离我们工作了解的背景、自己的知识积累差距比较大就要做比较多的准备。

（二）选定调查研究标题第二个，事先要准备的事情就要选好切入点，选定一个调查研究的题目。

比如我们调查一个地方它的应急管理的情况怎么样，我们可以从它领导重视，从它的应急的效果，平常的宣传普及教育，在重大突发事件应对中，有什么经验和什么过失，在这些方面加以分析，如果我们是想从它那边了解一些它这个地方政府应急管理的经验这样的一个调查报告，那么我们在选的时候就要从它做得比较成功的案例当中分析它的原因。

比如说它是在应对矿难当中有一些好的做法，那么他是不是在平常安全生产的责任制方面抓得比较紧、落实得比较好，我们可以选一个安全生产在责任落实方面选一个题目。

就是如何使得安全生产工作、责任落实到每一个人、每一个岗位，那么这需要从制度上，从管理上，从问责的方面来进行考虑，选定一个有独特视角的调研题目，是及其重要的。

因为我们知道写文章好的题目也就是一个好的角度，是至关重要的。

（三）拟定调查提纲第三要做好提纲的准备。

我们从哪几个方面进行调查研究。

比如我们还说，它这个地方在应对矿难方面，我们要总结一些经验，那么我们需要了解它这个地方的煤矿的基本情况，它的产量它的分布，它的历史，这应该是调查提纲的一部分内容，那么还要列出它在以前对责任制抓得不紧，没有建立健全制度的时候，或者有了制度但是落实得不好以前的情况，它是一个什么样的状况。

这个也要列出来，也要了解。

然后还要列出它现在才哪几个方面要落实责任制度，还要了解它落实了安全生产责任制以后效果如何，还要列出这个安全生产抓好了之后对整个生产经营活动，当地的社会稳定，经济发展有什么促进作用，从这几个方面列出提纲这样才能有针对性地去了解情况来进行调查。

这是调查之前要做好的工作。

那么调查的时候要运用得当的调查方法。

（四）调查方法1、开会调查调查方法无外乎这么几种方法。

一种是开会调查，去了以后列出一个名单，请哪些单位、哪些部门、哪些相关的负责人或者是具体的工作人员来参加会议来谈情况，根据我们列出的调查提纲来有针对性地来做好准备，开会的时候来谈自己的想法和了解的情况。

用开会的方式是一种比较集约的方式，就是可以集中一段时间，用较短的时间不需要跑更多地方这样的前提下来了解很多情况。

应该说效率是比较高的一种调研方式，但是开会调查存在着不利的因素，就是由于几个人十几个人堆在一起有些话可能他可能不放开说，犹抱琵琶半遮面，可能会避重就轻讲一些好听的话，揭露问题不会太尖锐，另外一个就是他受到时间的限制，因为有若干人参加会议，每一个人都要发言，那么每人发言的时间就会受到限制，因为有的人发言的时候有一种特点就是叫预热比较慢，他一开始说一些不太重要的话，等到自己的情绪上来了，热情有了，想说重要的话的时候时间又不允许了。

2、个别访问那么开会调查可以和个别访问结合起来，在开会当中不能了解到的情况可以通过个别的单独的交谈，我们走上门去请他来就某一个问题谈一些观点。

个别访问花费时间较多，但是好处也很多，就是我们可以更加深入地了解情况，而且可以打破沙锅问到底，你一个问题可以穷追不舍，可以一步一步地深入下去，而这个在会议上一般很少我这样反复地提问，这样容易打断别人的思路而个别访谈他处于一种交流式、交谈式的方式可以进一步地深入了解情况。

3、现场调查第三个调查方法就是现场调查、现场观察。

到安全生产搞得比较好的企业，我们去看他的安全生产的责任落实情况，可以看它墙上贴没贴安全生产的告示或者责任的制度的这种表格，书写出来的文字材料、宣传材料、标语，也要去看的。

它在安全生产方面一些器材、仪器是不是落实了。

工人、工作人员、安全意识怎么样，比如说是不是在作业区戴安全帽、穿防护服这样一些细微的末节都可以作为我们观察的对象。

当然如果我们是要了解深入的话，不仅要看好的企业，好的地方，也要看存在的问题，比如说哪个地方发生过矿难的我们也要去看，谈薄弱的环节在哪个地方。

这三种方式都是属于我们在很短时间内就可以解决的，比如说我们用三四天时间进行一次调研，就可以开会、个别访谈、现场观察都可以做了。

这样的调查一般来说也可以解决一些问题，但是还很难解决要完全深入的问题。

4、蹲点调查如果想了解得更加深入，我们可以用第四种办法，就是派上一二个人，几个人到一个我们调查的地点去住上一段时间，这叫蹲点调查和那里的人一起生活、工作、学习，这样可以了解得更加深入。

5、阅读有关书面资料当然还有一种方法就是最常见的，我们通过阅读相关的资料请这个地区这个单位提供一些书面的简报，它的一些报表，它的领导一些讲话材料这些来给我们阅读来了解。

在这些方法当中，有些是可以单独采用的，而阅读相关资料这个是属于必备的、必须要做。

去一个地方调研，最基础的工作就是要让当地提供相应的资料，其他的都可以选择1-4样来采取。

这个是在调研过程当中要运用的方法。

（五）调查之后的两方面工作1、材料整理、分类、核实工作那么调查之后我们还要做好两方面的工作，一个是要做好对所得到的材料进行整理，这个得到的材料不仅仅包括我们所要来的资料，也包括我们现场勘察到的一些情况做的记录、拍的照片我们当时的所见所闻、所思所想做一个记录，也包括我们召开座谈会的记录。

包括访谈记录，这些都是我们讲的得到的材料，要进行整理、分类、核实。

比如两个人讲的内容不一样，那么一个人是在会上讲的，一个人是个别访谈的，两个人讲的出入很大，甚至是互相矛盾的情况下，比如说在会上说我们这个单位领导很重视安全生产工作。

而个别访谈的另一位同志说我们这个单位领导历来就不重视这个安全生产落实的问题。

这需要核实，需要核实的时候我们一般不需要再单独开会，而是需要通过其他的方式方法，比如我们阅读书面材料来进行核实，我们通过进一步的访谈找其他人来谈，进行核实。

我们还可以通过电话访问的方式来进行核实。

整理、分类、核实的同时我们还要注意发现有什么遗漏的问题，有一个什么问题还没有调查到，还有没有什么疑问的地方，不清楚的地方，认识模糊的地方，数据不清晰，或者是做法还了解得不够全面，有什么疑问，那么还要做一些补充。

那么这个补充调查我们可以采取再派人去，也可以采取请他们补充一些材料来，也可以进行电话的方式、网络的方法都可以做一些补充。

这是一项要做的调查后的工作。

2、分析、思考，寻找材料的内在联系第二个要做的调查后的工作就是要分析思考来找到这些我们整理分类核实了的材料，他们之间内在的联系。

比如我们说，调查一个安全生产的单位它的责任落实情况。

我们通过开座谈会现场开和单独的访问，阅读了很多资料，了解了很多情况，那么这些情况都是分散的，我们要把这些分散的带有线索性的这些观点和素材进行编织，进行加工，加工的一条基本方法就是要找到材料之间的内在联系、内部的逻辑性。

比如我们还拿安全生产责任制来说，我们看到它在墙上都贴了责任制度，谁和谁负责什么岗位，谁和谁负责出现问题之后怎么处理，都有这样的。

我们要把这些写在纸上、贴在墙上的东西和他的时间效果之间找到联系，就要看它这几年安全事故是不是在逐年减少，死伤人员是不是在逐渐减少，损失是不是在减少，找到这两者之间的关系了，领导重视、制度制定得比较规范，在宣传培训这些方面都得到了落实，它的效果之间取得了印证、呼应，说明他这些工作是有效果的，这个工作是到位的。

这是一种内在的联系。

找到这个内在联系之后，我们还要分析它的原因、它是什么经验使得它这么来做，我们看到这个单位的领导是五年前来的，五年前安全生产事故频发所以把5年前这个领导撤了，来了这个领导之后他要吸取教训，要把企业安全生产抓上去，他认识到位了，他有责任心了，这个素材我们通过收集资料我们了解到了，那么它和我们现在的这种它抓安全生产责任制的工作，它的效果比较好，这个三者之间又建立了一个联系，由于五年前这个领导上任之后，思想重视，认识到位，责任心强，所以他抓住安全生产不放，由于他抓住安全生产很得力，所以层层落实的责任制，所以近几年来安全事故越来越少，而保证了生产的经营的效果越来越好。