办公软件教程-从零基础学起

办公软件教程-从零基础学起Office XP主要包括：字处理软件Word、Excel、PowerPoint等应用程序。

它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。

Word是文字处理软件。

它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。

Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。

它不但能实现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。

PowerPoint是创作电子演示文稿的软件。

利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体演示文稿。

一、Word特点1．对文档提供了多种查看方法；如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全屏显示、Web 页预览、打印预览等。

2．具有专业级的表格处理功能；3．使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理；4．具有功能很强的数学公式编辑器；5．具有多种类型文件的转换功能。

二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。

注：工具栏的显示与隐藏（视图→工具栏→各种工具栏。

）三、页面设置：“文件”→“页面设置”。

1．纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。

）2．设置页边距：调整正文到纸张边界[2] []大2小。

四、文档编辑1．建立文档（Ctrl + N）（1）录入文字，录入时不要排版，每（）1一段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。

（2）特殊符号录入：“插入”→“符号”或用动态键盘。

（3）显示/隐藏文档中的非打印符号。

2．保存文档（1）保存（Ctrl + S）（2）另存为3．打开和关闭文件（打开：Ctrl + O）4．文档选择基本方法（1）拖动选择直接拖动是移动Ctrl +拖动复制（2）选定区（栏）选择选择一行→单击行首的选定栏。

选择一段→双击段首的选定栏。

选择全文→三击选定栏（Ctrl + A）。

（3）矩形块选择：Alt + 拖动。

5．基本编辑操作（1）插入：单击定位插入点，直接输入文字。

（2）删除：选中→“Delete”。

（3）恢复、撤消：Word能够撤消100步内所做的编辑操作（Ctrl + Z）（Ctrl + Y）。

（4）移动：选中→直接拖动。

（5）复制：选中→Ctrl + 拖动。

（6）简捷菜单:选中→单击鼠标右键→选择相应的操作。

注：Home/End 光标移到一行行首/行尾Ctrl + Home/Ctrl + End 光标移到文件行首/行尾Shift + Home/Shift + End 选中当前光标位置到行首/行尾Shift + Ctrl + Home/Shift Ctrl + End 选中当前光标位置到文件首/文件尾Ctrl + F/Ctrl + H/Ctrl + G 查找/替换/定位Ctrl + P 打印五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念1．字体：汉字的体式和风格，常用的字体有(书宋、仿宋、楷体和黑体四种)。

字体同时又是区别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达式。

2．字形：字的形态。

例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。

3．字号：字的大小规格。

4．字模：在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。

在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。

5．基线：无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。

和国例如：中华人民共六、字体字号的选用原则1．书宋：SS笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使人看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，书宋与其他字体相比，阅读最省视力，所以一般书刊的正文都用书宋体。

另外印刷性好，一般书籍正文都用5号字书宋。

2．楷体：K笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。

一般用于：(1)小学课本及幼教读物，选4号楷体。

(2)中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。

(3)报刊中的短文正文。

3．仿宋：F是古代印刷体，笔画粗细一致。

一般用于：(1)作中、小号标题。

(2)报刊中的短文正文。

(3)小4号、4号、3号字的文件。

(4)古典文献和仿古版面。

4．黑体：H横竖笔画粗细相同，平直粗黑。

一般用于：(1)各级大、小标题字，封面字。

(2)正文中要突出的部分。

5．小标宋: XBS笔画横细竖粗，刚劲有力，笔锋突出，是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。

6．报宋：BS 字形方正、笔画比书宋细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。

7．段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。

（1）段落标记符（2）调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”→“段落”。

（3）首字下沉：“格式”→“首字下沉”。

（4）缩进（用标尺）：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt”+ 拖动：微移）。

8．页码设置（1）插入：“插入”→“页码”。

（2）删除：任选某一页页码删除，全部的页码都删除。

9．页眉和页脚：“视图”→“页眉和页脚”。

创建不同的页眉和页角（1）必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。

（2）在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。

（3）然后才能为该节创建新的页眉和页角。

首页：开始页设置10．拼写检查：“工具”→“拼写和语法”（F7）。

11．脚注和尾注：“插入”→“引用”→“脚注和尾注”(Ctrl + Alt + F/Ctrl + Alt + D)。

12．字符加圈：“格式”→“中文版式”→“带圈字符”。

七、表格编辑五、表格编辑1．显示“表格与边框”工具栏。

2．单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格。

强迫表格折分：——Ctrl+Shift+Enter强迫表格折页：——Ctrl+Enter3．增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。

4．增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。

5．调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。

6．单元格的拆分、合并：“表格和边框”工具栏→“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。

7．单元格内容的调整。

8．更改单元格间距→“选项”→允许调整单元格间距→输入数值9．绘制斜线表头：“表格”→“绘制斜线表头”或用铅笔画。

10．连续排表题：选择表题行 表格——表题行重复。

11．将表格转化成文本、或将文本转化成表格。

将表格转化成无格式文本：复制—编辑—选择性粘贴—形式六、分栏与图文混排1．分栏：选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。

2．图文处理：单击定位插入点→“插入”→“图片”→选择所需的图片。

3．文本框：“插入”→“文本框”。

文本框的链接和断开：4．艺术字体：常用工具栏→“绘图”按钮→“插入艺术字”。

5．数学公式：“插入”→“对象”→选择“Microsoft 公式”选项。

例： dx x y x a a x s i ii i i ⎰∑--+-==783331013注：Ctrl + ← ↑ ↓ → 微移Shif 强制画正方形、正圆Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大Shif + Ctrl 以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方形、正圆附加内容1．水印：在文档的背景设置一些隐约的文字或图案。

（1）“视图”→“页眉和页脚”→“显示╱隐藏文档文字”。

（2）插入图片或艺术字。

（3）利用“图象控制”改变图形的颜色，环绕方式设置为“无环绕”。

（4）关闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。

2．邮件合并：“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。

资料2：成绩通知单家长：您好！现将同学本学期学习成绩报告如下，希望您督促同学利用假期复习，温习功课，迎接新学期的到来。

高数：英语：物理：政治：此致敬礼XX大学信息工程学院2005年11月4日3．公章（利用绘图工具）4．制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式”→“制表位”5．（1）可读保护：（只能看内容不能修改）“工具”→“保护文档”→选择“窗体”→输入密码→“确定”→再输入密码→“确定”。

解除普通密码：“工具”→解除密码保护→输入密码→确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“工具”→选项→安全性Excel 部分一、基本概念1．工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄，扩展名为.xls，可以包括若干个工作表。

2．工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列255列。

3．单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。

4．数据类型：Excel中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。

5．字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。

6．数值型数据：由0-9、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。

二、工作表的编辑1．单元格的编辑（1）数据的录入、类型的定义（注意：纯数字字符录入）。

输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号输入数值：数据如果位数过长容纳不下时，会自动进行格式转换。

数值型数据：右对齐。

输入日期：2002-4-1或2002/4/1 当前日期输入：“Ctrl+；”输入时间：a上午；p下午：9：05 P，时间后空一格，21：05：00当前时间输入：“Ctrl+Shift+:”（2）数据的修改、删除、复制、移动、自动填充（完成学生名单、成绩单录入）。

自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格——“Ctrl+Enter”（3）单元格格式的设置（给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。

（4）自定义序列：“工具”→“选项”→“自定义序列”→“录入新序列”→添加即可。

（5）数据有效性：数据——有效性(6)相对引用：就是直接使用单元格地址，如：A1、B2、D2，绝对引用：是在行号和列号前加$符号。

如：$A$1 绝对引用不会随公式变化。

混合引用：既有绝对引用又有相对引用，如$A4，B$5 公式的相对引用部分随位置变化，而绝对引用部分将保持不变。

2．单元格的选择三、基本功能1．数据处理（1）数据计算（完成学生成绩、派车单计算）Sum:求和Average:求平均Rand:得到一个（0，1）区间的随机数Int:取整Rank:排序（名次）And :所有条件是都正确IF:条件格式（=if(b1<60,＂不及格＂,＂及格＂)）（2）条件格式：选择区域→“格式”→“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。

（3）排序：选择内容→“数据”→“排序”（完成学生成绩单、派车单）。

（4）数据筛选：选择内容→“数据”→“筛选”。

（5）分类汇总（派车单）A、选择所有数据，按分类项进行排序。

B、“数据”→“分类汇总”。

（6）图表（学生成绩单）2．页面设置：“文件”→“页面设置”或在打印预览设置（派车单）。