农商银行档案管理制度.doc

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农商银行档案规章制度

农商银行档案规章制度第一章总则第一条为规范农村商业银行档案管理工作，加强档案保管和利用，保障档案的完整性、真实性和保密性，提高档案管理水平，特制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于农村商业银行的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等事项。

第三条农村商业银行应当建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任部门和具体措施，加强档案管理的监督和检查。

第四条档案管理工作应当依法遵循原则，确保档案的完整性、真实性、及时性和保密性。

第五条农村商业银行在办理各项业务过程中产生的一切书面文件、凭证和资料，均应及时整理、归档，并严格按照规定的期限进行保存。

第六条档案管理工作应当注重实效性和服务性，为农村商业银行的经营管理和决策提供有力的支持。

第七条农村商业银行应当建立档案安全管理制度，做好档案保管、传递和使用的保密工作，依法保护档案的安全。

第八条农村商业银行应当积极开展档案信息化建设工作，推动档案管理工作的现代化和智能化。

第二章档案的收集和整理第九条农村商业银行应当建立档案收集和整理的工作机制，规范全行各部门档案管理工作，保障档案的完整性和准确性。

第十条农村商业银行的各部门应当按照规定的程序和要求，及时整理和归档产生的各类文件、凭证和资料，确保档案的分类合理、整齐清晰。

第十一条农村商业银行的档案工作人员应当具备相应的专业知识和技能，做好档案的分类、装订、编号和标签工作。

第十二条农村商业银行应当建立档案的移交和接收制度，确保档案的流转过程规范化和记录完整。

第十三条农村商业银行应当落实档案管理的责任部门和人员，加强对档案工作人员的培训和指导，提高档案管理水平。

第三章档案的保管和利用第十四条农村商业银行应当建立档案的保管和利用制度，确保档案的安全和完整性。

第十五条农村商业银行的档案管理部门应当做好档案的保管和维护工作，防止档案的遗失、损毁和篡改。

第十六条农村商业银行的档案管理部门应当编制档案利用规程，明确档案的利用范围和程序，提高档案的利用效率。

务实推进业务类电子档案管理能力建设——以上海农商银行为例

582020·12机关文/ 严群姚慧务实推进业务类电子档案管理能力建设— 以上海农商银行为例近年来，随着经营管理活动和信息化技术的飞速发展，上海农商银行各业务管理系统中形成的电子文件数量愈加庞大、档案利用愈加频繁。

这些新型载体文件正迅速且不可逆转地取代纸质文件，并成为商业银行经营管理活动的凭证。

由此来看，加强业务类电子档案管理是上海农商银行档案事业发展的必然选择。

在提质增效、确保安全、创新驱动、转型发展思想的指导下，上海农商银行以合规内控类电子档案为突破口，致力于商业银行电子档案管理能力建设。

2019年12月，上海农商银行顺利通过国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理第二批试点项目验收，成为全国农信系统中首家通过验收的试点单位。

2020年3月，上海农商银行向上海市档案局申报了“商业银行合规内控类电子档案的风险管控研究与系统设计”课题并已着手实施，聚焦电子档案风险管控工作，深化和巩固试点成果。

选题发力，聚焦核心业务为积极稳妥地推进试点工作，上海农商银行采取重点突破、以点带面的策略，以信息共享、业务融合、风险防范为目标，将突破口选在合规内控类电子档案管理工作上。

实践证明，这一选题对于服务商业银行工作大局具有现实和长远的意义。

1.服务银行中心工作银行工作，以合规风控为本。

近年来，国际金融风波和国内金融风险频现，央行要求国内金融机构重视合规内控体系建设，构筑金融风险防范的底线。

上海农商银行于2019年下半年起积极致力于创建“上海银行业合规管理示范行。

”通过建章建制，发现和杜绝违规操作、营私舞弊等行为，确保合规经营。

选择这一突破口，可为银行核心工作作出较大贡献。

2.提高银行管理水平合规内控电子档案是商业银行在实施合规内控职能活动中形成的具有保存价值的电子文件。

综合反映了银行在合规管理、风险监测、案件防控、内部控制、法律事务和反洗钱管理等各方面的经营管理和业务活动状况。

对这类文件实施集中统一、科学有效的管理，是提高商业银行规范化运作水平的重要保证。

银行商户档案管理制度

银行商户档案管理制度第一章总则第一条为规范银行商户档案管理，保障商户资料的安全性、完整性和准确性，提高商户管理工作效率，制定本制度。

第二条本制度适用于银行对商户档案信息的采集、存储、利用和保护。

第三条银行商户档案管理工作应遵循国家法律法规、监管规定和银行内部规章制度，依法合规开展商户资料管理工作。

第四条银行应建立健全商户档案管理制度，明确商户档案管理的责任主体、流程、控制要点和相关措施。

第二章商户档案采集和整理第五条银行应按照国家法律法规和监管要求，对商户档案信息进行全面、真实、准确的采集和整理，确保商户档案信息的完整性和规范性。

第六条商户档案信息采集应包括商户的基本信息、经营许可证明、法定代表人身份证明、商户经营场所信息、经营资质证明等必要资料。

第七条银行应对商户档案信息进行归档整理，建立商户档案档号，明确归档要求和存档期限，并按照规定建立档案保管库房。

第八条银行应根据商户类型和风险等级，建立不同的商户档案管理分类，实行差异化管理，确保档案信息的安全性和有效性。

第三章商户档案存储和保护第九条银行应建立健全商户档案信息存储和保护体系，采取物理、电子等多种方式存储档案信息，并确保信息的安全性和完整性。

第十条银行应对商户档案信息进行备份和定期归档，确保档案信息的稳定和可靠。

第十一条银行应加强商户档案信息的权限控制，对档案信息的查看、修改、复制等操作实行严格的权限管理。

第十二条银行应建立商户档案信息保密制度，严格限制档案信息的查阅和使用权限，确保商户隐私信息不被泄露。

第四章商户档案利用和更新第十三条银行应建立健全商户档案利用和更新机制，确保商户档案信息的及时更新和有效利用。

第十四条银行应及时更新商户档案信息，对商户信息变更情况及时登记和更新，确保商户档案信息的准确性和实效性。

第十五条银行应建立商户资料查询和使用制度，明确商户资料的使用范围和目的，并合理利用商户档案信息开展风险评估、客户服务、市场开发等工作。

农商行反洗钱档案管理办法模版

农商行反洗钱档案管理办法（试行）第一章总则第一条为规范农商行（含农村商业银行、农村合作银行，下同）反洗钱资料、客户身份资料和交易记录保存行为，促进反洗钱档案工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国反洗钱法》、《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》等法律法规，特制定本办法。

第二条本办法适用于农商行各级信用社和营业机构。

第三条本办法所称的营业机构，是指为客户办理各种银行结算账户、提供支付结算、资金汇划、代收代付、资产保管功能等业务的基层营业网点（包括支行、分行、信用社、分社、储蓄所、营业部）。

第四条省联社反洗钱办公室负责对反洗钱档案管理的指导、监督和检查。

第二章档案的整理第五条各级信用社必须加强对反洗钱档案管理工作的领导，建立反洗钱档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证反洗钱档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第六条反洗钱档案资料包括：（一）各项规章制度。

（二）反洗钱相关文件、通知等。

（三）大额交易和可疑交易相关报表。

（四）客户身份识别资料。

（五）客户资金交易记录。

（六）客户风险等级评定记录。

（七）人民银行、上级部门检查事实确认书、整改报告等。

（八）反洗钱相关登记簿，以及其他需留存的反洗钱档案资料。

（九）开展自查工作的资料。

第七条各级信用社每年形成的反洗钱档案，应由反洗钱管理部门按照归档要求，负责整理立卷，进行装订成册，并编制反洗钱档案清册。

当年形成的反洗钱档案，在会计年度终了后，可由反洗钱管理部门保管一年。

期满后，应当移交本单位档案机构统一保管，或在反洗钱管理部门指定专人保管。

第三章档案的保管第八条各级信用社保存的反洗钱档案不得借出。

有关部门调查客户需要调阅反洗钱档案的，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅或者复制反洗钱档案的人员，严禁在反洗钱档案上涂画、拆封和抽换。

第九条反洗钱档案资料保管期限分为永久和定期两类。

农商银行审计档案管理办法

农商银行审计档案管理办法农商银行审计档案管理办法第一章总则第一条为规范农商银行的审计档案管理工作，保障农商银行审计工作的开展，根据国家有关法律法规和农商银行的实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于农商银行各级分支机构的审计档案管理工作。

第三条农商银行审计档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、机密性的原则。

第四条农商银行应当建立健全审计档案管理制度，明确责任分工，划定权限范围，提供必要的技术支持和保障措施。

第二章审计档案的收集、整理和保管第五条农商银行应当建立审计档案的收集、整理和保管制度，明确审计档案的归档流程和要求。

第六条审计档案的收集应当及时、准确，切实反映审计活动的全过程。

审计档案的来源可以是现场核查、文书资料、电子数据等。

第七条审计档案的整理应当按照规定的分类方法和归档要求进行，确保档案的条理清晰、便于查阅。

第八条审计档案的保管应当采取防火、防水、防盗等措施，保障审计档案的安全。

审计档案的保管人员应当具备相关的专业知识和业务能力。

第三章审计档案的利用和管理第九条农商银行应当建立审计档案利用和管理制度，明确审计档案的利用范围和要求。

第十条审计档案的利用应当遵循实事求是、客观公正的原则，不得偏离审计事实，不得泄露机密信息。

第十一条农商银行应当合理利用审计档案，为决策提供有力的支持，为优化经营管理、加强风险防控提供参考依据。

第十二条审计档案的管理应当建立健全档案检索、借阅、销毁等制度，确保档案的完整性和机密性。

第四章监督和责任追究第十三条农商银行应当建立健全审计档案的监督和检查制度，对审计档案的收集、整理、保管、利用等工作进行监督。

第十四条对于违反审计档案管理制度的行为，农商银行应当依照有关规定予以追究责任。

第五章附则第十五条本办法自发布之日起生效。

第五章附则第十六条农商银行审计档案管理办法的解释权归农商银行监管部门所有。

第十七条农商银行可以根据实际需要，对本办法进行修改和补充。

第十八条农商银行各级分支机构应当加强对农商银行审计档案管理办法的宣传和培训，确保相关人员理解并遵守本办法的规定。

档案室管理制度

档案室管理制度一、目的和范围为了规范档案室的管理，保障档案的安全和完整，提高档案的利用效率，制定本《档案室管理制度》（以下简称“本制度”）。

本制度适用于本单位的档案室管理工作。

二、管理架构1.设置档案室管理员，负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、借阅、归档和销毁等工作。

2.设立档案室管理委员会，负责审批重要档案的借阅申请和决策档案的保存期限。

三、档案收集1.档案室管理员应定期到各部门收集归档文件，并将其分类整理。

2.部门应主动提交归档文件，并按照指定的格式和要求填写档案目录，以便档案室管理员进行档案的归档工作。

四、档案整理与存储1.档案室管理员应按照文件的性质、用途、保存期限等要求进行档案的分类、编号和装订，并编制档案目录。

2.档案应按照一定的分类系统和文件号码进行存放，并设置档案柜及特定区域，确保档案的安全和整洁。

3.档案室内应设置防火、防潮、防尘等设施，定期进行维护和检查，确保档案的安全保存。

五、档案借阅1.借阅档案需要填写《档案借阅申请表》，并经档案室管理员审核后方可借阅。

2.档案的借阅期限一般为一个月，如有特殊情况需要延期，则需提前申请延期并经档案室管理委员会审批。

3.档案室管理员应记录借阅档案的情况，并在档案归还后及时更新档案目录。

六、档案归档1.借阅档案应在使用完毕后及时归还，并由档案室管理员进行检查和核实。

2.档案室管理员应按照档案目录进行归档，确保档案的有序存放和易于查找。

七、档案销毁1.经过审批的档案销毁申请，需经过档案室管理委员会的审核并作出决定。

2.档案室管理员应按照相关规定进行档案销毁工作，并做好销毁记录和报废处理。

八、档案室安全1.档案室应设置专门的门禁系统，并定期检查和维护。

2.档案室内禁止吸烟、饮食和使用明火等行为。

3.档案室内严禁私自调换、移走或私自毁坏档案文件。

九、档案利用1.档案室应建立档案利用登记制度，并对外部人员开放档案室，但需填写《档案利用申请表》并经档案室管理员审核后方可进入。

农商银行档案管理制度

第一章总则第一条为加强农商银行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我行实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于农商银行及其分支机构所有档案的管理工作。

第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性、准确性、完整性原则；（三）保密性、安全性原则；（四）便于利用原则。

第二章档案分类与归档第四条档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）业务档案；（四）其他档案。

第五条档案归档范围：（一）我行各项规章制度、文件、会议记录、报告、请示、批复等；（二）我行各项业务活动的记录、合同、协议、凭证、账簿、报表等；（三）我行各项工作的总结、计划、方案、通知、通报等；（四）我行与其他单位、个人往来函件、电子文件等；（五）其他需要归档的文件、资料。

第六条档案归档程序：（一）收集整理：各部门负责收集、整理本部门档案，确保档案的完整、准确；（二）鉴定筛选：对收集的档案进行鉴定筛选，剔除无保存价值的档案；（三）立卷装订：将鉴定筛选后的档案按照规定要求立卷装订；（四）归档登记：将立卷装订的档案报送给档案管理部门，进行归档登记。

第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠；（二）档案管理人员应定期对档案进行清理、消毒，确保档案安全；（三）档案管理人员应严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案信息安全。

第八条档案利用：（一）档案利用应遵循合法、合规、有序的原则；（二）档案查阅、借阅应填写申请，经批准后方可查阅、借阅；（三）查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得随意涂改、损坏；（四）档案利用完毕后，应及时归还。

第四章档案鉴定与销毁第九条档案鉴定：（一）档案鉴定工作由档案管理部门负责；（二）档案鉴定应遵循国家档案鉴定标准，确保档案鉴定结果的准确性；（三）档案鉴定结果应报经领导批准后执行。

第十条档案销毁：（一）档案销毁应严格按照国家档案鉴定标准执行；（二）档案销毁前，应进行鉴定、登记、公告，确保档案销毁的合法性；（三）档案销毁应由专人负责，确保档案销毁的安全、完整。

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某某农村商业银行股份有限公司档案管理制度
（草案）
为确保某某农村商业银行股份有限公司（以下简称“本行”）档案资料的完整，提高本行档案的科学化和规范化管理水平，特制定本制度。

一、总行、各支行、各分理处应指定专人管理文书档案，会计档案和业务档案。

二、本行在党务，行政，业务以及财务，人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档。

本行各部门负责本部门文件立卷、归档和保管。

其余所需立卷和归档的文件材料均由行政综合部直接处理，行政综合部经理和专职文书，档案管理员应对部门和下属机构的档案管理工作进行指导、监督和检查。

三、档案的立卷和归档要求：
(一)应归档的文件材料齐全、完整；
(二)文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷；
(三)归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切、便于保管和利用。

四、各部门应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为本行各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

六、归档范围、保管期限和档案销毁
(一)归档的文件材料的范围：凡是反映本行党务工作和业务工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。

1．上级机关或业务主管部门的文件材料；
(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件，以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
(3)上级领导等视察,检查我行工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料；
(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸,刊物转载)。

2．本行的文件材料：
(1)本行组织召开工作会议、专业会议的全套文件材料以及各种声像材料；
(2)本行党委，行政领导会议(行务会议)材料；
(3)本行颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿，印制稿，重要文件的修改稿；
(4)本行的请示与上级机关或主管部门的批复文件，下级机构的请示与本单位的批复文件；
(5)本行及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等；
(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料；
(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数),信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘，片)，工作记录等；
(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料；
(9)对下级检查,调查研究形成的重要文件材料；
(10)统计原始台帐，统计报表，汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机电子数据等)；
(11)本单位形成的凭证，帐薄，财务报表，其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机电子数据等)；
(12)审计工作中形成的审计通知书,审计调查通知书,审计工作底稿,审计报告,审计意见书和审计决定等；
(13)本行购建办公楼，重大修缮项目，征用土地以及基本建设工程施工，竣工，购置大中型设备的文件材料，信息化管理系统的开发建设等文件材料等；
(14)本行制定的条例，准则，章程和各项管理制度等文件材料；
(15)本行成立,合并,撤销,更名,启用印信及组织简则,人员编制等文件材料；
(16)本行,本系统的历史沿革,大事记,反映重要活动事件的剪报,声像材料,荣誉奖励证书等文件材料；
(17)本行(包括上报,下批)干部任免(包括备案),调配,培训,专业技术职务申报,考试和评定,考核聘任,党员,团员,干部工勤人员名册,报表,以及工作人员的考试,考核,考勤,评聘,录用,转正,定级,调资,退职,退休,离休,评残,抚恤,死亡等工作及干部评优奖惩等文件材料；
(18)本行和按干部管理权限规定的为下级单位办理的干部,员工的转移工资,行政,党,团,工会组织介绍信及存根；
(19)财产物资,档案等的交接凭证,清册；
(20)本单位的业务宣传,“CI”策划的定稿和印本,编印的情况反映,简报,宣传册等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本；
(21)本单位与外单位签订的各种合同,协议等文件材料；
(22)其他按有关规定应予归档的文件材料。

3．同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关的文件材料。

(1)同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；
(2)有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件；
(3)同级行政部门和非隶属机关与本单位联系,协商工作的重要往来文件。

4．下级单位的文件材料：
(1)下级单位报送的重要工作计划,报告,总结,典型材料统计报表，财务预算,决算报表等文件；
(2)下级单位（支行、分理处）报送的政策性备案文件。

(二)保管期限
档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的有关规定,档案的保管期限定为永久，长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行，本行档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久，长期和短期保存。

1．永久保存的档案：本行制定的属于政策性的文件；处理重要问题形成的文件、材料；召开的重要会议的重要文件材料；重要的请示、报告、总结、会计决算报表、综合统计报表；机构演变、单位领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本单位业务并要贯彻执行的重要文件材料;构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料(备份的计算机电子数据)及各基本险种的个人帐户资料等。

2．属于长期和短期保存的档案由行政综合部会同应立卷和归档的部门共同制定保管期限,报主管或分管领导批准后执行;属于文件档案的由行政综合部根据有关规定制
定保管期限,报主管领导或分管领导批准后执行。

(三)档案销毁管理
按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁。

属于业务或专业档案的由相关的业务部经理鉴定确认；属文书档案的由档案管理员和行政综合部经理共同确认。

销毁前要登记造册，报单位主管领导或分管领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字。

七、会计档案的管理
会计档案的管理由总行财务会计部根据有关规定制定相关管理制度。

八、档案保管制度
(一)存放档案必须有专门库房,并设有专柜,架,排架,排柜要科学和便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。

(二)微缩胶片,照片,磁带,光盘,磁盘的保管要符合规定要求。

备份的磁盘,光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管。

(三)要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐,物相符。

(四)库房要经常通风,做到整洁卫生。

库房内不准吸烟,以免发生火灾,并做到七防:防火,防盗,防潮,防鼠,防虫,防尘,防光,以确保安全和延长档案寿命。

(五)接收,借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续。

(六)要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理。

九、档案借阅制度
(一)借阅档案一律履行借阅手续,借阅人有借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。

(二)借阅的档案不得中途转借他人。

(三)会计档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借，其他部门和人员一律不予借阅。

(四)所有档案要注意保管，不得弄脏和乱划、涂抹、剪裁和拆毁。

(五)借阅的档案未经批准,不得复制,拍照。

借阅档案的时限为7天，用完后应及时归还，如期满未用完时，应续办借阅手续。

本制度由某某农村商业银行股份有限公司制定，并自文发之日起执行。