董事会办公室往来文件处理流程拟行方案
公司行文流程及管理办法
公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。
2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序①、申请一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请，经相关领导同意后拟稿。
公文及各种规章制度的发文，应事先向主管副总经理提出口头申请，经主管副总经理同意后拟稿。
页脚内容1②、拟稿公司对外文件由行政部负责拟稿；各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
③、拟稿要求各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。
④、审核签发文稿首先送行政部初审。
经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。
以公司名义对外文件由主管副总经理核稿；公司各部门间的往来文件由部门负责人核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理会审。
公司文件来往管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件来往管理，确保文件传递、收发、归档、销毁等环节的有序进行，提高工作效率，保障公司信息安全和保密，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件来往管理，包括但不限于内部文件、对外文件、信函、邮件、传真、电子邮件等。
第三条公司文件来往管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；2. 效率原则：简化文件处理流程，提高工作效率；3. 保密原则：确保公司信息和保密事项的安全；4. 完善原则：不断完善文件管理机制，提高管理水平。
第二章文件分类与标识第四条公司文件分为以下类别：1. 行政文件：涉及公司行政管理、人事管理、财务管理等方面的文件；2. 技术文件：涉及公司产品研发、生产、技术改造等方面的文件；3. 市场文件：涉及市场营销、客户关系、广告宣传等方面的文件；4. 法律文件：涉及公司法律事务、合同管理、知识产权保护等方面的文件；5. 专项文件：涉及公司重大活动、突发事件、紧急事项等方面的文件。
第五条文件标识应包括以下内容：1. 文件类别；2. 文件编号；3. 文件标题；4. 发文单位；5. 发文日期；6. 份数。
第三章文件传递与收发第六条文件传递应采用以下方式：1. 邮件：适用于较远距离的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于日常文件传递；4. 手递：适用于近距离文件传递。
第七条文件收发应遵循以下程序：1. 收件人收到文件后，应立即签字确认；2. 收件人应认真阅读文件，如有疑问，应及时向发文单位咨询；3. 收件人应及时将文件传阅至相关人员，确保文件内容得到有效传达；4. 文件传阅完毕后，收件人应将文件退回给发文单位。
第四章文件归档与销毁第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档的完整性；2. 系统性原则：按照文件类别、编号、时间等要素进行分类；3. 可追溯性原则：确保文件归档的易查性。
第九条文件销毁应遵循以下程序：1. 文件销毁前，应由发文单位或收件人提出申请；2. 文件销毁申请经公司领导审批后，由文件管理员组织实施；3. 文件销毁过程中，应确保文件内容不被泄露；4. 文件销毁后，应由文件管理员进行记录，并存档备查。
董事会文件管理暂行办法
董事会文件管理暂行办法第一章总则第一条董事会文件是记录公司重大决策和公司重要事务的重要文字依据，董事会文件的管理工作至关重要。
第二条董事会文件的管理工作由董事会办公室（简称“董办”）负责，具体包括收发、传递、起草、用印、传阅和归档等文件处理环节。
第三条董事会文件处理须做到及时、准确、安全。
第四条对文件中涉及保密事项的，必须执行严格的保密制度。
第二章文件类别董事会文件分“发出文”和“收办文”两种类别。
第五条“发出文”包括：（一）董事会会议纪要；（二）董事会决议；（三）上报投资方的产权代表报告；（四）集团公司对各子公司产权代表报告的批复；（五）董事会对外发布的各种信息披露文件；（六）其他需以董事会名义上报或下发的文件。
第六条“收办文”包括：（一）国务院、财政部下发的文件；（二）安徽XXXX投资股份有限公司的批复文件；（三）各子公司上报集团公司的产权代表报告；（四）呈送董事会的请示、报告；（五）其他应由董事会处理的文件。
第三章文件受理第七条“收办文”的受理包括签收、登记、拟办、转办、催办等程序；“发出文”的受理包括拟稿、核稿、送签、印制、校对、编号、用印等程序。
第八条董事会文件的签收：（一）上报董事会的文件均由董办日常秘书签收；（二）属于产权代表报告的文件由董办产权代表报告管理秘书签收；（三）董办应将收到的公文及时登记（登记采用计算机中的文件处理系统），并附上文件处理表（见附录一）。
收文登记编号为“XXXXXXXXDXXX”，前面8个X表示年月日，后面3个X表示随机号。
（四）董办主任在文件处理表上提出拟办意见后，转送集团各级领导。
需要由董事会研究讨论的，由董办主任拟订议题报董事长。
（五）董办负责跟踪文件的转送过程，防止积压或漏办文件。
第四章“发出文”的格式“发出文”的文件格式内容包括：文件版头、发文字号、文件标题、正文、附件、单位印章、发文时间、主题词等。
第九条董事会决议、董事会会议纪要（一）文件版头为：安徽XXXXxx集团有限公司董事会；（二）发文字号为：苏XXXXx董发〔年份〕XX号；（三）标题；（四）正文；（五）董事会决议须加盖董事会公章；董事会会议纪要不需加盖董事会公章，由参加会议的董事签名。
办公室发文处理流程
办公室发文处理流程引言概述：办公室发文处理流程是指在日常工作中，办公室人员根据公司或组织的规定，将需要传达的信息以正式文件形式发出的一系列操作。
这一流程的规范性和高效性对于保证工作的顺利进行和信息的准确传递至关重要。
本文将详细介绍办公室发文处理流程的五个部分，包括发文准备、文件起草、审核审批、签发分发以及归档管理。
一、发文准备：1.1 确定发文目的和内容：在发文前，需要明确发文的目的和内容，确保发文的准确性和针对性。
1.2 确定发文形式和格式：根据公司或组织的规定，确定发文的形式和格式，如公告、通知、报告等，并遵循相应的文件格式要求。
1.3 确定发文的紧急程度和优先级：根据工作的紧急程度和优先级，确定发文的紧急程度和处理顺序，以保证工作的高效进行。
二、文件起草：2.1 收集相关信息和资料：在起草文件前，需要收集相关的信息和资料，确保文件的准确性和完整性。
2.2 确定文件的结构和内容：根据发文的目的和要求，确定文件的结构和内容，包括标题、正文、附件等。
2.3 编写和修改文件：根据确定的结构和内容，进行文件的起草和修改，确保语言简明、表达清晰，并遵循公司或组织的文风和规范。
三、审核审批：3.1 内部审核：在发文前，需要进行内部审核，确保文件的准确性和合规性，同时避免出现错误和遗漏。
3.2 上级审批：根据公司或组织的规定，将文件提交给上级进行审批，确保文件的合规性和符合上级的要求。
3.3 相关部门审批：根据文件内容的需要，将文件提交给相关部门进行审批，确保文件的专业性和准确性。
四、签发分发：4.1 签发文件：在文件获得审批通过后，由相关负责人签发文件，确保文件的正式性和合法性。
4.2 分发文件：根据文件的内容和要求，将文件分发给相关人员或部门，确保信息的准确传递和及时反馈。
4.3 跟踪处理情况：在文件分发后，需要跟踪处理情况，确保文件的及时执行和工作的顺利进行。
五、归档管理：5.1 文件归档：在文件处理完毕后，将文件进行归档，确保文件的安全性和可查阅性。
为了进一步规范本公司董事会的议事方式和决策程序
天津市海运股份有限公司 董事会议事规则2008年11月第一条 宗旨为了进一步规范本公司董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和《上海证券交易所股票上市规则》等有关规定，制订本规则。
第二条 董事会秘书室董事会下设董事会秘书室，处理董事会日常事务。
董事会秘书兼任董事会秘书室负责人，保管董事会和董事会秘书室印章。
第三条 定期会议董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。
第三条 定期会议的提案在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会秘书室应当充分征求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。
董事长在拟定提案前，应当视需要征求总裁和其他高级管理人员的意见。
第五条 临时会议有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；（二）三分之一以上董事联名提议时；（三）监事会提议时；（四）董事长认为必要时；（五）二分之一以上独立董事提议时；（六）总裁提议时；（七）证券监管部门要求召开时；（八）本公司《公司章程》规定的其他情形。
第六条 临时会议的提议程序按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会秘书室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。
书面提议中应当载明下列事项：（一）提议人的姓名或者名称；（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；（四）明确和具体的提案；（五）提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于本公司《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。
董事会秘书室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。
董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。
董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内，召集董事会会议并主持会议。
公司办公室发文处理制度
公司办公室发文处理制度1.0 引言为了规范公司办公室发文流程，提高发文效率和质量，特制定本制度。
2.0 适用范围本制度适用于公司内各部门及办公室人员。
3.0 发文种类公司办公室发文涉及的种类包括但不限于：•通知•通告•告示•会议纪要•决定•建议•意见•财务报表•业务报告4.0 发文流程4.1 发文申请在起草发文前，需要填写发文申请表，包括以下内容：•发文类型•抄送范围•发文原因•发文要求4.2 发文起草在填写发文申请后，起草人需按照公司规定格式开始起草正式发文，包括以下内容：•发文标题•正文内容•发文日期•签发人4.3 发文审批完成发文起草后，需要根据抄送范围，进行相应的审核，包括如下流程：•部门经理审批•总经理审批4.4 签发、印制通过审核后，需要由签收人进行签发，完成签发后，将正式发文进行印制。
4.5 发文传阅经过印制后，需按照抄送范围进行邮寄、传送等方式进行传阅，保证相关人员能够及时了解到正式发文。
5.0 发文收件及处理各部门在收到公司办公室的发文后，将发文收件并收入本部门档案，同时根据要求进行相应的处理。
6.0 发文备份及销毁公司办公室要对所发文档进行备份，并制定相应的销毁规定，定期清理废弃文件。
7.0 特殊情况的处理对于因紧急情况需要紧急发布的文件，但不符合发文流程的要求，需要办公室协助协调，并在后续做出规范性的原则性制度，保证流程规范及安全性。
8.0 效果评估公司办公室将根据具体情况，定期评估该发文处理制度的效果，并在必要时对其进行更新、修改及完善，以保证其能够顺应公司实际需要的变化。
9.0 结束语公司办公室发文处理制度对于保证公司内部正常工作的有序开展具有至关重要的意义。
各部门及人员应认真执行本制度，同时也应注意对于具体实际情况的灵活处理，保证公司内部工作能更加高效有序的进行。
办公室发文处理流程
办公室发文处理流程办公室所发的一切文件材料,统称发文，发文处理包括：拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校队、用印、登记、分发、归档等环节.一、拟稿，就是草拟文件的初稿，是发文管理的第一道程序。
二、会签,各职能部门需以单位名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字;凡涉及其他有关部门事宜的，需事先与有关部门会签、核稿或会签后送办公室.三、核稿,即对文件草稿进行审核,由办公室分管文字的负责人在草稿未送主任审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核.四、签发，单位相关领导对文稿的最后审批,文件草稿经领导签发后即成最后定稿，文件据此生效。
五、编号，文件经签发后要进行编号登记,防止发文混乱。
编号应按照公文格式规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。
六、打印,打印即对签发过的文稿进行印制。
要注意：1.必须以签发后的定稿为依据，不得随意改动，确需改动的要报签发人批准。
2。
排版要整齐大方，便于阅读。
3。
注意保密，禁止他人随意翻阅，底板、废页要保管清理.七、校对，坚持三校制度，一校由起草者进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。
校对要以定稿为基准。
八、用印,在制成的公文上加盖机关公章。
用印要端正、清晰、位置恰当，所谓“上不压正文,下要骑年盖月”。
九、分发，发放文件时，要建立发文登记簿,严格履行收文人签字手续。
十、归档，制成的文件连同文稿一起，按照正文在上草稿在下的顺序收集在一起，按文书档案管理的要求整理归档。
办公室发文处理流程图。
董事会办公室运营方案
董事会办公室运营方案一、前言董事会办公室是公司的高级管理机构，负责决策和监督公司的运营和发展。
为了保证董事会办公室的高效运营，提高其工作效率和协调能力，本文将提出一个全面的董事会办公室运营方案，包括组织架构、人员配置、工作流程、办公设备和管理制度等内容。
二、组织架构1. 董事会办公室设置一名办公室主任，直接向董事会报告工作。
办公室主任负责领导和管理办公室的日常运营，协调各部门的工作，协助董事会成员处理事务。
2. 办公室主任下设办公室秘书和行政助理，分别负责文件管理、信息传递和行政事务。
3. 办公室管理团队包括财务部门、人力资源部门和信息技术部门，分别负责财务管理、人力资源管理和信息系统维护。
4. 办公室设立业务部门，负责董事会会议的组织和安排，协助董事会成员处理公司重要事务。
5. 安保部门负责办公室的安全和保卫工作，确保董事会办公室的正常运营。
三、人员配置1. 办公室主任要求具备较强的组织协调能力和领导能力，具有较强的沟通和协调能力。
2. 办公室秘书要求具备较强的文字处理能力和文件管理能力，熟练掌握办公软件操作。
3. 行政助理要求具备较强的计划和组织能力，负责会议安排和文件归档等工作。
4. 财务部门人员要求具备较强的财务管理能力和财务分析能力，熟练掌握会计软件操作。
5. 人力资源部门人员要求具备较强的人力资源管理能力和员工培训能力，熟悉劳动法和相关政策。
6. 信息技术部门人员要求具备较强的计算机技术和网络管理能力，负责公司信息系统的维护和安全。
7. 业务部门人员要求具备较强的组织协调能力和项目管理能力，熟悉公司业务和相关政策。
8. 安保部门人员要求具备较强的安全管理和保卫工作能力，负责办公室的保安工作和紧急应对。
四、工作流程1. 办公室主任负责统筹和协调各部门的工作，制定年度办公室工作计划和预算，并定期报告董事会。
2. 办公室秘书负责文件管理和信息传递，包括董事会会议的组织和安排，确保会议顺利进行。
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董事会办公室往来文件处理流程拟行方案
一、目的
制定此方案，旨在完善董事会办公室向上呈送文件的工作流程、保证重要文件处理及时、保存妥当、归档规范，从而更好履行承上启下的部门职责，同时对进一步完善部门基础性工作起到推动作用。
二、往来文件处理流程
(一)接收文及呈送（当时）
来文时—行政助理负责签收、签收表（整理成册，次年归档）—行政助理填写来文批办单（固定格式及模板）—来文批办单及文件一并交由董办秘书处理（给出文件处理意见）—根据董办秘书意见将来文批办单及文件一并呈报董事长进行审批或审阅（刘总要在来文批办单上签署文件批阅结果或签字）。
(二)已审批或已审阅的文件处理（当年）
董事长批阅后的文件，将来文批办单附于文件上方，一同整理于档案盒中（按年度来整理），档案盒中附文件清单，文件清单要不断更新，以便后期查阅。
(三)归档（次年）
每年的二季度第一个月整理上年度文件资料，按照文书类档案管理制度的标准及规范进行归档，建立电子索引目录。
问题：1. 是否要将上年度的文件资料交于行政部档案管理员进
行统一保管？
2. 董事会办公室是否存在以部门名义下发文件的情况，如有此工作需要，具体怎么操作与管理？
注：此方案适用于纸质文件往来的情况，如若后期电子文件代替纸质文件报送，则此流程需根据工作实际情况进行改善。
附件：1. 来文签收表
2. 来文批办单
3. 文件清单
XXXXXXX董事会办公室来文签收表(部门级)
XXXX董事会办公室来文批办单
文件标题:
发文单位（部门）: 原文号: 收文号:
收文时间：年月日时收文人：
密级:绝密□秘密□机密□普通□缓急程度:特急件□急件□平件□董办意见:
年月日董事长批示:
年月日办结反馈:
年月日归档日期：年月日
请及时阅办。