产品档案案卷整理规范
档案资料收集整理规范
档案整理规范一、档案的收集范围招标采购项目档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。
二、档案的收集整理责任主体招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责项目文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的项目档案移交完毕。
同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。
中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。
外地代理机构不得将档案资料带离本市。
招标人自行招标的项目档案由招标人保管。
三、档案的收集整理立卷要求招标采购项目档案按项目整理组卷，按照卷内文件目录（附件1）的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。
当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订。
（一）档案卷内文件目录的填写要求招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。
卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。
各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编；责任者：应填写文件形成者或第一责任者；文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；日期：应填写文件形成的时间---年、月、日；页数：应填写每件文件总页数；备注：可根据实际填写需注明的情况。
（二）卷内备考表的填写要求卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。
卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。
各项填写要求：本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；立卷人：案卷整理人签名；审核人：单位审核负责人签名；立卷时间：具体立卷的日期。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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档案整理细则
档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。
2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。
3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。
4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。
5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。
6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。
7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。
以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。
企业产品档案的整理与管理
2019.1产品档案是记述和反映产品研制生产过程中具有保存价值的，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件。
按照档案归档要求，整编和管理好产品档案，才能确保产品档案文件材料齐全、完整、准确，才能有效系统地被提供利用务业分享一、产品档案的收集归档1.档案归档要求：①归档文件材料应齐全、完整、系统，是原件或正本，对已破损、字迹模糊或易褪变的文件应予修复或复制。
②归档文件材料的载体、字迹装订材料应符合耐久性和档案保护要求。
③产品归档材料内容包括质量证明书、物化检验报告、成品检验卡、传料卡等等，并按照相关要求和标准进行科学排列组卷。
④移交清单是文件归档和接收的凭证，企业内部各单位要将整理完毕需要归档的产品档案编制移交清单，移交清单一式两份，交接双方各一份。
清单应经所在单位负责人签字核准、双方认真核对后，再履行签字盖章手续向档案室移交。
⑤档案产品移交清单电子版应随纸质档案同时归档。
⑥档案部门有责任监督、指导各单位做好档案文件的归档工作的责任。
2.产品档案归档时间和份数：每年六月底之前，将上一年度的产品档案材料归档一份。
3.保管期限的划分：产品类档案保管期限为永久、长期、短期三种。
其中长期为15-50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。
二、产品档案的整理1.如何组卷：案卷内产品材料应齐全、完整，与产品类关系密切的管理性文件，应分别列入同一类档案中进行组卷。
2.案卷内文件材料的排列：产品类案卷按照产品种类和生产年度进行排列。
3.案卷的编目：①案卷内页号的编写：案卷内所有产品文件材料按大流水逐页编号，凡有内容的页面均应编号。
正面在右上角反面在左上角编写页号，图纸页号编写在标题栏上方。
案内页号应采用打号机编制。
成套的图样或印刷成册的文件材料，原有页号、目录可代替卷内页号和目录的，不需要重新打号，直接装订即可。
案卷中如夹有附图和照片时，应将图纸按A4纸大小折叠好，照片应黏贴在空白的A4档案纸上，随卷内顺序统一编号。
公司产品(知识服务)类档案管理规定
公司产品（知识服务）类档案管理规定1目的1.1为进一步规范公司产品档案管理工作，充分发挥勘察设计产品档案的凭证参考作用，制订本规定。
1.2公司产品档案实行集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
2范围2.1本规定适用于咨询事业部、各设计事业部及勘察岩土事业部。
2.2产品档案是指公司在咨询、勘察、设计过程中形成的各类产品成果文件、产品基础资料、项目技术文件材料和与成果形成相关的具有保存价值和查考利用价值的各种载体形式的记录。
2.2.1产品成果文件：包括公司勘察设计项目形成的技术报告、图纸等正式交付的产品成果；公司参与或协助外单位完成的有关勘察设计文件；公司接收外委单位完成的产品成果文件；公司对外进行技术审查的全部成果文件。
2.2.2产品基础资料：包括设计工作中形成的中间资料,设计提纲、设计计算书、设计总结、设计日志、首次会会议记录、质评单、报告底稿；踏勘提纲及报告、勘察提纲及任务书；-1-水文、气象、地形测量、地质探验的原始资料、技术报告；各种科学试验报告；各种技术调查报告。
2.2.3项目技术文件材料：包括本公司承担工程中的设计委托书、中标通知书、工程批复、规划、可行性研究、方案及各阶段审查文件、评估报告、投（招）标书（中、英文）；具体范围参照《产品文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）执行。
3相关文件3.1《科学技术档案工作条例》3.2《企业档案管理规定》档发[2002]5号3.3《企业档案工作规范》（DA/T42）3.4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822）3.5《公司档案工作管理办法》4职责4.1信息化管理中心是公司产品档案的主管部门，对公司产品档案实行统一管理，统筹规划，组织协调，检查指导。
主要职责包括：4.1.1制定、修订、解释公司产品档案管理相关的规章制度。
4.1.2在公司范围内开展产品档案业务督导、检查和考核工作。
4.1.3规划和指导产品档案信息化建设工作。
产品的业务档 案保管制度
产品的业务档案保管制度产品的业务档案保管制度是企业管理中非常重要的一环。
在现代社会中，企业生产的产品种类繁多，每种产品都有其独特的业务档案。
为了保证产品业务档案的完整性、准确性和安全性，企业需要建立一套科学的保管制度。
首先，企业应该建立完善的产品业务档案管理制度。
这一制度应包括业务档案的分类、编号、归档、保管、借阅和销毁等方面的规定，确保每一份业务档案都能够得到妥善管理。
业务档案应根据产品的种类、生产日期、规格等进行分类，并分配专人负责管理。
其次，企业需要建立业务档案的保管制度。
业务档案应该存放在专门的档案室或档案柜中，确保其安全性和完整性。
只有经过授权的人员才能够查阅业务档案，确保业务信息的保密性。
同时，业务档案的保管期限应根据法律法规和企业的规定进行设定，到期后应及时销毁。
另外，企业还应建立业务档案的借阅制度。
只有经过授权的人员才能够借阅业务档案，并且应在借阅登记簿上填写借阅目的、借阅时间等信息，确保业务档案的安全性。
借阅期限应根据实际需要进行设定，借阅人员应在规定的时间内归还档案，确保档案的完整性。
最后，企业还应建立业务档案的销毁制度。
业务档案在保管期限到期后应根据企业的规定进行销毁，确保业务信息的安全性。
销毁应该由专门的人员进行，销毁过程应进行记录，并保留相应的销毁证明，确保业务档案的安全性和保密性。
总的来说，建立科学的产品业务档案保管制度对企业的管理至关重要。
只有做好业务档案的管理工作，企业才能够更好地保护产品的业务信息，确保产品的质量和安全，提高企业的管理效率和竞争力。
企业应该根据自身的实际情况建立适合的业务档案保管制度，确保业务档案的安全性和完整性。
案卷问题整改实施方案
案卷问题整改实施方案一、背景分析。
根据最近对公司档案室进行的一次全面检查，发现了一些案卷管理方面的问题。
主要包括，案卷整理不规范、归档不及时、档案保管条件较差等。
这些问题已经严重影响到了公司的日常工作，需要立即采取有效措施进行整改。
二、整改目标。
1.规范案卷整理流程，确保每份案卷都有清晰的标识和记录。
2.加强对案卷归档的监督和管理，确保及时归档。
3.改善档案保管条件，确保案卷的安全和完整性。
三、整改措施。
1.制定详细的案卷整理操作规范，包括案卷分类、标识、整理和装订等流程，确保每一步都规范操作。
2.设立专门的案卷整理小组，负责对所有案卷进行全面清点和整理，确保每份案卷都符合规范要求。
3.加强对案卷归档工作的监督和检查，建立定期检查制度，确保所有案卷都能及时归档到指定位置。
4.对档案保管条件进行改善，包括加强防火、防水、防盗等安全措施，确保档案的安全和完整性。
四、整改时间表。
1.制定案卷整理操作规范，3天内完成。
2.设立案卷整理小组并开始整理工作，5天内完成。
3.加强对案卷归档工作的监督和检查，建立定期检查制度，每月进行一次全面检查。
4.改善档案保管条件，7天内完成。
五、整改效果评估。
1.对整改后的案卷进行全面检查，确保每份案卷都符合规范要求。
2.对归档工作进行抽查，确保所有案卷都能及时归档到指定位置。
3.对档案保管条件进行全面评估，确保档案的安全和完整性。
六、整改责任人。
1.案卷整理操作规范的制定，档案室主管负责。
2.案卷整理小组的设立和整理工作的开展，案卷整理小组负责。
3.对案卷归档工作的监督和检查，档案室主管负责。
4.档案保管条件的改善，综合部负责。
七、整改方案的宣传和培训。
1.向全体员工宣传整改方案的重要性和意义，增强员工的整改意识。
2.对案卷整理操作规范进行培训，确保每位员工都能正确操作。
3.定期组织案卷整理和归档工作的培训，提高员工的整改能力和水平。
八、整改方案的监督和检查。
1.建立整改方案的监督检查制度，确保整改工作的顺利进行。
档案馆档案整理规范及要求
档案馆档案整理规范及要求郑州市项⽬档案整理规范及要求第⼀部分：总体要求第⼆部分：建设⼯程⽂件归档范围和保管期限表第三部分：项⽬档案分类第四部分：项⽬档案整理第⼀部分：总体要求⼀、国家、省、市关于重点建设项⽬档案管理的规定1、郑州市⼈民政府令第184号：郑州市建设项⽬竣⼯验收规定（第五、六、七、⼗四、⼗五条）2、专项验收制度：《重⼤建设项⽬档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项⽬档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建⽴郑州市重点建设项⽬档案专项验收通知制度的通知》⼆、参建各⽅档案⼯作职责1、⼯程代建（使⽤）单位应将监理、勘察、设计、施⼯等各参建单位的⼯程⽂件材料的收集、整理和归档纳⼊合同管理，对⼯程档案的范围、套数、质量、费⽤、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、⼯程代建（使⽤）单位要对项⽬档案⼯作采取有效措施，制定可⾏的规章制度，实⾏领导负责制，确定负责领导、部门及档案⼯作⼈员，制定可⾏的规章制度，对⼯程档案实⾏统⼀管理，对参建各单位档案⼯作实⾏有效的监督、指导、检查，确保⼯程档案⼯作与⼯程建设同步进⾏。
3、⼯程监理单位负责监督、检查⼯程建设中⽂件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣⼯⽂件；并将⾃⾝履⾏监理职责⼯作中形成的⽂件材料经收集、整理向代建（使⽤）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将⼯程建设中⾃⾝形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施⼯单位形成的档案材料种类多，数量⼤，应配备专⼈，对施⼯各阶段档案材料进⾏收集，整理，按合同要求将⼯程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使⽤）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使⽤）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防⽕、防盗、防有害⽣物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求归档：指⽂件的形成单位完成⼯作任务后，将形成的⽂件整理⽴卷后，按规定向有关单位移交。
如：代建单位向市档案馆移交整个项⽬档案，参建各⽅向代建单位移交监理、勘察、设施、施⼯档案。
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产品归档文件整理规程
（案卷级）
1 范围
本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序和方法。
本规程适用于一般产品归档文件的整理。
2 引用标准
GB／T11822一2000 科技档案案卷构成的一般要求
DB37／T 251—1998 工业企业文件材料整理规程
DB37／T181一93 工业企业档案案卷格式
3 定义
3.1产品归档文件是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有保存价值的文件。
3.2 文件分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。
3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
3.4组卷是将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。
3.5案卷编目是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置，揭示保管单位内文件的内容和成分的工作。
3.6档号档案的编号。
包括分类号、案卷顺序号。
4 归档要求
4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。
4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。
5 文件鉴别
5.1 文件完整性的鉴别。
产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。
归档文件的主要内容见附录A。
5.2 文件准确性的鉴别。
产品文件记载和反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一致；蓝底图的更改符合有关标准要求。
5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。
保管期限分为永久、长期、短期三种。
6 文件分类排列
6.1 将归档文件按产品种类分开。
6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。
6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析，将不同性质、不同结构、不同专业、不同问题的归档文件，按程序、时间等顺序排列。
6.3.1 文字文件一般按其所反映问题结合时间排列。
6.3.2 图样文件按图样目录或图号排列，没有图样目录或图号的，按其所反映对象的隶属关系和有机联系排列。
7 文件的组卷
7.1 将归档文件按阶段或结构、性质、问题、专业等组卷。
7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。
7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服从成套性。
7.4 产品换代、改型后，应保存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只保存更改部分的文件。
7.5 开发新产品采用的标准图、通用图，可不划归新产品文件保存，但应当在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。
7.6 以技术转让、出卖成果为目的，以及研制单位不进行正常生产的新产品，其文件归科研文件进行整理。
8 卷内文件的整理
8.1 卷内文件一般文字在前，图样在后；批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在后。
8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被托
裱文件的右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号。
托裱纸的底部应加注“此页共×张”标记。
8.3 图纸折叠为297mm×210mm统一幅面，折叠方法采用“手风琴”式，图面朝里，标题栏外露。
8.4 案卷需装订的文件，其左侧装订部位应有足够的装订边。
凡可能出现装订压字现象的文件，应在装订部位托裱装订边条。
8.5 案卷采用不装订形式的文件，应先以每份文件或反映同一问题的文件为单位，按本规程10的要求装订成件，然后在每件文件的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写有关内容。
档号章式样见《归档文件整理规程(文件级)》。
9 编目
9.1 编写页号
9.1.1 案卷内以有书写内容的页面编写页号。
页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。
案卷内页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。
9.1.2 成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号。
9.1.3 两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。
9.1.4 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
9.2 填写卷内目录
9.2.1 卷内目录格式见《档案装具与用表格式》。
9.2.2 顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
9.2.2 文件题名填写文件标题全称。
9.2.3 文件编号填写文件的文号或图号或产品型号。
9.2.4 责任者填写文件的编制单位或主要责任者。
9.2.5 日期填写文件的形成日期。
用八位阿拉伯数字填写。
如：2002年2月2日写作20020202。
9.2.6 页次填写文件在卷内的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
用“首页号／末页号”表示。
不装订的案卷填写每份文件的页数。
9.2.7 卷内目录排列在案卷文件的首页之前。
9.3 填写备考表
9.3.1 备考表格式见《档案装具与用表格式》。
9.3.2 备考表要标明案卷内文件的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
9.3.3 备考表排列在案卷内文件之后。
9.4 填写案卷封面
9.4.1 案卷封面格式见《档案装具与用表格式》。
9.4.2 案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容，一般应包括产品名称或型号、组部件的代字、代号和名称以及卷内文件归纳内容、文种。
9.4.3 立档单位填写卷内文件的组卷或责任部门。
9.4.4 起止日期填写案卷内文件的起止日期。
9.4.5 保管期限与密级按有关规定填写。
9.4.6 档号填写档案的分类号和案卷顺序号。
9.4.7 封面所用数字除案卷题名外，一律采用阿拉伯数字。
9.5 案卷脊背的编制
9.5.1 案卷脊背格式见《档案装具与用表格式》。
9.5.2 案卷脊背应填写案卷题名及档号。
案卷题名采用竖写形式自左至右书写。
10 案卷或文件的装订
10.1 拆除案卷内文件上易锈蚀的金属物。
10.2 装订材料应选用线绳或不锈钢等不易锈蚀的材料。
10.3 用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线装订法，装订位置在案卷或文件左侧中部，距左端12mm，装订长
度160mm，结头系在案卷内侧或文件背面。
附录A
产品归档文件范围。