关于现代组织中信息管理与科学决策的思考

・ ’$・
中国科技论坛
! "##$ 年 % 月 & 第 $ 期
异， 非此即彼， 否则就无法比较。 选择方案。 这是决策过程的关键步 !分析评估， 骤。 对方案进行准确的评估和选择， 既要有合理的评 选标准， 又要有科学的评选方法。 包括： 经验判断法、 数学分析法和试验法。 依据一定的评价原则、 评价标 准、 评价方法， 运用决策技术对所有备择方案进行可 行性分析论证， 反复比较、 权衡利弊、 取长补短， 然后 运用决断理论从中选出最优决策方案。 完善决策。 这是决策过程的最后一 "实施方案， 个环节。 在实施阶段主要应做好以下几方面的工作： 编制实施计划， 把决策具体化； 组织实施力量， 保证 决策方案的实现；落实实施责任，建立严格的责任 制； 建立反馈系统， 及时检查发现决策方案实施中的 问题； 纠正决策偏差， 必要时进行决策修正或追踪决 策。方案的实施是决策的延续， 是检验决策、 完善决 策的基本环节。 首先应通过可靠性分析进行试验， 试 验成功即普遍实施。 作为管理者， 在方案试验或实施 过程中， 应将注意力放在决策方案的验证上， 根据反 馈的信息， 来确定工作的开展， 如果试验表明不能达 到原定的决策目标， 就要立即进行追踪决策， 以使决 策方案趋于完善。 " & 科学决策遵循的原则。 #系统原则。这一原则要求决策整体化、综合 化、 最优化， 全面考虑系统与系统之间， 系统与子系 统之间的相互联系与相互作用，正确处理局部利益 与整体利益之间的关系，眼前利益与长远利益之间 的关系， 一切从系统整体出发。 这一原则要求要实事求是， 充分了 $求实原则。 解和认识决策对象及客观环境的规律性，才能作出 科学决策。 首先要求决策切实可行， 通过努力可以实 现。其次要对决策的各个要素和主客观条件进行系 统周密的论证分析， 保证决策切实可行， 并能够达到 预期目标。 信息是决策的基础。 只有掌握充分 %信息原则。 的、 明确的、 及时的信息， 并对它进行系统的归纳整 理、 比较、 选择， 进行去粗取精、 去伪存真、 由表及里、 由此及彼的加工制作， 才能作出科学决策。 这一原则 要求决策者及时、准确地获得足够数量的有关信 息。 首先要有多个备选方案， 这些备选 !比较原则。 方案应在通向目标的途径、实施措施等方面有明显 差异， 以便相互可以比较。其次， 要对这些备选方案
・ ’’・
中国科技论坛
! "##$ 年 % 月 & 第 $ 期
因此， :3: 必须是一个能充分体现出现代组织柔性的 信息系统。
确保高层管理者在决策过程中发挥核心作用，又能 够吸取各相关方面的合理意见， 使民主与集中、 科学 与民主有机地结合起来。 为此， 要制定完善的决策工 作制度， 明确规定不同层面管理人员的权责， 严格责 任制度和决策责任追溯制度，把决策的责任落到实 处。 对决策过程的各个环节， 都要有严格工作程序和 标准要求， 并明确具体责任和有关责任人。 对于决策 失误或违背有关要求造成重大损失的责任人，必须 追究责任， 兑现处罚规定。重要决策实施之后， 还应 进行严格的后评价，认真总结成功的经验特别是失 误的教训， 以改进决策和实施工作。 三是要有具备较 高素质的决策行为主体。组织层面的重大决策涉及 组织多方面人员，但决策行为的中心任务无疑是组 织的高层管理者。高层管理者在组织指挥的各项管 理过程中， 要在其职责范围内作出各种决策， 并对决 策实施后果承担责任。 在有些情况下， 高层管理者应 作为而不作为， 也是一种决策行为， 同样要承担行为 后果的责任。 因此， 高层管理者的基本素质及其决策 理念、决策能力，对决策的科学性具有决定性的影 响。四是高层管理者要掌握科学决策的基本知识和 决策分析、 判断和组织实施的科学方法。 五是要有科 学健全的决策程序。 第四， 合理的设置组织运行结构。 组织机构是决 策体制的实体， 只有组织结构合理才能。 保证决策完 整有序的运作。系统的科学决策组织，一般是由决 断、 信息、 执行、 智囊、 监督五个组织系统构成。不同 的组织有不同的功能，整个组织系统既分工又有机 联系， 按照制定的共同规则有序地进行运转， 以实现 整个系统的科学决策功能。 总之， 决策是面向未来尚未发生的事件， 存在着 不确定性，决策者期望决策方案的后果符合预期的 目标， 就要充分利用组织完善的信息系统， 及时快捷 地获取信息，从组织内部人员和外部专家那里获取 知识， 降低决策的不确定性。此外， 决策者还应该掌 握并正确应用科学决策的方法和技术，不断总结经 验， 改善决策质量。
第 $ 期 ! "##$ 年 % 月 &
中国科技论坛
・ ’(・
关于现代组织中信息管理与 科学决策的思考
孙晓芸
（清华大学经济管理学院，北京 )###*$ ）
摘
要：决策是面向未来尚未发生的事件， 存在着不确定性。 组织要进行科学决策， 不但要应用高科技信息技术， 还要完善组织
内部管理， 充分利用组织的信息系统， 及时快捷地获取信息、 知识， 降低决策的不确定性。 关键词：组织；信息管理；科学决策
进行科学评估， 选择那些得利最大、 弊端最小， 可靠 性最大、 风险最小的方案。 “外脑原则” 。管理者面对多层次、 多功能、 结 " 构复杂、 瞬息万变的社会， 要作出科学决策， 就必须 在决策过程中充分发挥民主， 倾听参谋、 顾问、 智囊 团、 思想库的意见， 发挥集体智慧。
" 信息管理与科学决策的关系
图! 科学决策的主要步骤
是决策过程的第一步。准确的决策目标是科学决策 的首要标准， 而目标又是根据问题来确定的， 因而弄 清问题是确立决策目标的基本前提。决策目标的制 定必须满足下列检验准则： 有的放矢、 具体化、 具有 系统性、 符合相关规定。 这一步骤的主要任务是明确 问题和目标；列出可能的准则、方案和不确定性因 素； 删除不太重要和关系不太大的因素； 形式化定义 决策者的偏好；定量描述与决策问题相关的决策变 量等建立概念性决策模型。 建立或选择价值模型； 确定各变量 "模型构造。 的范围；进行敏感性分析以确定进一步进行不确定 性处理的关键变量。确定性分析是删除不重要的变 量， 简化问题规模， 结构化决策问题。不确定性分析 是进行概率和风险的度估计。这一步骤要针对每个 敏感变量确定专家或收集相关信息、 估计不确定性、 建立可求解的决策模型、 计算最优方案。 # 建议方案。首先根据智囊技术制定两个以上 的方案， 以供分析比较选择。其次， 拟制的方案应是 所有可能实现的备择方案， 不得有遗漏， 这是保证最 后能选定最优方案的一个重要条件。 同时， 所拟制的 各个备择方案应是互相排斥的，其间有原则性的差
步骤及遵循的原则 ) 科学决策的含义、
从管理的职能来说，决策是指人们为实现某一 目标， 从若干可以相互替代的可行性方案中， 选择一 个合理方案并采取行动的分析判断过程。决策也是 依据客观条件，在有限的时间内作出符合主观要求 的决定。决策的要素包括： 决策主体—— — 决策者； 决 策方法—— — 定性方法和定量方法；决策体制—— — 决 策活动体系和工作方法、 程序、 权限和制度； 决策环 境—— — 各种方案面临的自然状态和背景，分为内部 环境和外部环境。 （ +, -, ./012） 西蒙 关于决策提出了有限理性的 概念。 其思想在于， 由于决策者必须以现有的知识为 基础， 以实现可获取的信息为条件， 在可能的计算条 件下进行决策， 所有应该构造寻求满意解的模型， 使 人们能以不过分的计算时间和费用提供充分好的方 案。 ) & 科学决策的主要步骤。 确立目标。这是决策活动的起点， !问题定义，
图%
（&()*(+,-. ’/01)2*(-1/ &34(+2 &’& 战略信息系统 ） 表层结构 "# $
+ 传统织的信息系统与现代组织的 战略信息系统的比较
组织信息流是指组织内成员之间或部门之间 的信息交流。现代社会是一个组织的社会， 人是社 会的人，也是组织的人，因为人一生中大量的时间 都是在各种组织中度过的。 随着组织结构日益复杂 化、 膨大化， 组织信息流也日趋复杂多样。 正是由于 存在着这种永不停顿的组织信息流， 社会组织才得 以存在并不断发展壮大， 才能永远充满活力。组织 信息流是否通畅与组织结构的设置高度相关。 传统 的组织多采用职能式结构， 呈等级、 金字塔形； 而现 代组织结构越来越趋于扁平化、网络化，使得信息 流动更畅通、快捷，便于管理者快速反映及时决 策。 （以企业为例） 传统组织信息系统结构图 ：
第 $ 期 ! "##$ 年 % 月 &
中国科技论坛
・ ’(・
做出决策。 在上述三类任务中，信息沟通起着重要的作 用。在人际关系任务中， 管理者与上下级、 客户以及 同层次的管理者交往时主要是通过信息沟通进行 的。 据明茨伯格研究， 组织中高层管理者与其同一层 次的管理者沟通花费的时间占 $() ，与外部有关单 位 沟 通 的 时 间 占 $() ， 与 上 下 级 沟 通 的 时 间 占 *#) 。在信息任务中，高层管理者作为信息的收集 者、 传递者和提供者， 信息沟通更为重要。在决策任 务中，管理者的每一项决策都是以沟通所获得的信 息为基础的。 收集信息是为了降低不确定性， 减少风 险。随着收集的信息增加， 不确定性降低， 但收集信 息的花费则越来越多。 在决策问题进行建模时， 尤为 重要的是，决策者知道在每个决策点的哪些信息可 能得到， 哪些仍不清楚。 数据、信息和知识对于决策者的支持程度不 同。信息可以被存储在数据库中，并且可以随时获 取； 而知识则只能从知道它的人那里获得。数据、 信 息和知识的逐步进化的过程，也是对决策的帮助逐 步提高的过程。 信息是决策的基础，也是使各项管理职能得以 发挥的重要前提。决策的水平与效果与管理过程中 流动着的信息的质、量以及利用水平都有着密切的 联系。信息和知识的价值是帮助决策者在限定的时 间内获取、 理解和使用它， 并对相关任务作出科学决 策。
构层次， 在这一层次上， 通过 -5./051. 把企业所有的 信息资源集成起来，把企业经营的各环节、各部门 以及各地的各个子公司联系起来，实现企业内部的 信息共享与协同作业；第二层次是 ;<./051. 即企业 外联网。通过 ;<./051.@ 把与本企业有业务合作关系 的伙伴企业—— — 从供应商到分销商—— — 连成一体， 使企业可以更有效地进行供应链的管理，并能更好 地把握住竞争机会；第三层次是 ; > 80/?1. 即企业 电子商贸网。通过 ; > 80/?1.， 可以提供联机销售服 务，帮助企业建立用户支持系统，拓展市场份额或 打开新兴市场。 对于不同的组织，其业务性质、所拥有的资源 和竞争环境都各不相同，很难归纳出一个固定的 ,-, 结构模式。随着竞争态势日趋复杂多变，,-, 要 随时作出调整，以适应组织竞争战略的发展需要。