高校档案管理质量保障体系的构建

高校档案管理质量保障体系的构建
作者：邬雪军杨晶晶孙安宁金献夫
来源：《办公室业务·上半月》2018年第06期
【摘要】档案管理是高校管理的重要基础和组成部分，其工作质量直接影响着高校的人才培养、科学研究和党政管理，是衡量一个高校教学、科研和管理水平的重要标志之一，对高校的可持续健康发展有着十分重要的作用。

本文对高校档案管理的现状和存在的问题进行了分析，从而提出了高校档案管理质量保障体系的构建策略。

【关键词】高校；档案管理；质量保障；构建
高校要进行改革和可持续发展，对档案工作开展科学有效的管理必不可少。

如今高校档案管理工作已经越来越信息化和现代化，但同时也存在着一些问题。

如何提高档案管理的质量和水平，更好地为高校建设服务，就必须构建一个科学系统的质量保障体系。

一、高校档案管理工作现状
高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，有着丰富的信息资源，在高校建设发展中占据着重要地位。

高校档案将学校的发展历史如实详尽地记录了下来，凝聚着全体教职员工的心血与智慧结晶，一直都作为评估教学质量、评价科技成果、考核教职员工以及衡量高校管理水平的相关依据而存在。

社会已进入到了现代化、信息化时代，高校档案工作也有了长足的进步，其地位越来越重要，作用也越来越彰显。

但是，随着社会现代化的快速发展和网络化技术、现代信息技术的广泛应用，高校档案工作面临着巨大的机遇与挑战，其管理方法与工作体制已渐渐不能适应现代教育改革的新需求、新常态。

因此，高校必须在这个新时期抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，勇于创新，将档案管理水平切实提高起来，实现档案工作的可持续发展，让档案工作成为高校建设中不可或缺的一部分。

二、高校档案管理存在的问题
高校发展过程中，档案管理与学校的方方面面工作有着密切的联系。

要构建高校档案管理质量体系，必须要有多方面的保障，如高校档案管理人员的自身能力以及服务质量的提升、档案管理工作体制的完善以及硬件设备建设的投入等。

首先有不少高校档案管理人员觉得档案部门比较清贫，工作枯燥乏味，没有前途，导致其工作积极性不高、服务意识和奉献精神不够、职业素养偏低等，这些问题严重影响了档案管理工作的总体质量。

其次，很多高校并没有对档案管理工作给予足够的重视，缺乏制度化的管理程序，导致档案收集、整理等日常管理工作没有达到规范要求，档案的保管、利用制度也没有得到完善。

同时随着现代社会的发展，档案管理过程中所需的科技手段越来越多，而很多高校的档案管理并没有提高其软硬件条件，设备陈旧，管理手段落后，工作效率低下，不能适应新形势下档案事业发展的需求。

如今社会信息化程度越来越高，档案管理工作对档案管理系统、计算机、移动存储、温湿度调控等软硬件设备都提出了更高的要求。

但是有些高校不重视这项工作，使得档案管理工作明显滞后于学校其他工作。

另外，有些高校没有健全的考核及奖惩制度，缺乏对档案管理人员的严格管理与制度约束。

而管理人员在档案管理工作中，起着很大的作用，因此如果没有相应的考核奖惩制度，就很难调动相关人员的工作积极性，也就无法为档案管理质量体系的构建和实施提供更多的保障。

三、高校档案管理质量保障体系的构建
（一）加强档案管理体系和规章制度的建立和完善。

在高校档案管理中，科学有效的档案管理体制是高校档案管理工作的基础，更是开展档案管理工作的前提。

首先学校要有健全的档案工作网络，设立综合档案管理机构，构建由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责的领导体制。

成立由分管校长担任组长、主要职能部门的相关负责人和档案部门负责人担任小组成员的档案工作领导小组。

各部门还应有明确的档案工作分管领导和档案员，组织管理部门档案工作和向学校档案机构归档。

这样形成的自上而下、结构稳定、素质较高的档案管理网络，是保障档案管理质量的重要基础。

其次，学校应该严格按照《档案法》《高等学校档案管理办法》（“27号令”）
等法律规章的规定，结合每个高校档案工作的实际情况，完善档案管理各项制度，对档案的收集、整理、保管、利用、编研、数字化等工作进行约束，规范档案管理流程，提升档案管理质量。

（二）加强档案管理队伍建设，明确绩效考核与奖惩机制。

档案管理人员的职业素养在构建其质量保障体系的过程中具有十分重要的作用，直接影响着档案管理的质量。

因此，高校应重视和加强档案队伍建设，不断提高档案人员的业务素质和创新能力。

一方面要加强档案人员的岗前培训和继续教育，使其不断更新知识，提升职业能力。

另一方面要加强对信息技术、大数据、云计算、移动互联网等新技术、新理论的学习，懂得运用现代信息技术和理念为档案管理工作服务，培养管理人员的创新思维和创新能力，打造出忠诚担当、创新开放的档案队伍。

此外，学校应当建立档案工作检查、考评与奖惩制度，明确岗位职责，强化责任意识。

对懒散、玩忽职守的管理人员进行处罚，而对工作认真负责、懂业务善管理的人员给予表彰和奖励，构建一支具有作风优良、敬业守真、淡泊清廉的职业精神的档案管理人才队伍，提高档案管理的水平与质量。

（三）实现档案管理科学化、开发利用信息化。

大量的信息设备随着社会信息化的不断发展而进入到人们生活与工作的各个领域，档案管理领域也不例外。

信息设备和技术给人们的生活带来各种便利的同时也给工作带来了许多便利。

因此，在高校档案管理工作中将先进的信息化技术应用其中，适应了与时俱进的时代要求。

在信息化越来越重要的今天，高校应该实现档案管理信息化，促使档案管理人员的工作理念、工作方式以及工作思路实现转变。

高校要认真落实档案管理信息化工作，比如建立档案管理系统对档案的质量进行严格管理。

传统的档案管理方式是对纸质档案的管理，导致档案使用价值的发挥受到很大限制，已经不能适合信息化社会要求。

另外，传统的档案管理会带来极大的采集量，导致归档工作十分繁琐，易出差错。

因此，实现档案管理信息化更加有必要。

高校应该大力支持信息化技术的引进，与办公自动化对接起来，实现自动化归类，提高工作效率，从而提高档案管理的质量。

高校还要开发档案信息发布网站和微信公总平台等移动客户端，对档案信息资源进行有效的开发利用和提供服务，建设智慧档案，促进档案管理和服务模式向智能化、精细化转变。

一是通过开发各种民生档案，在互联网上提供档案信息服务，实现档案信息资源共享，实现最多跑一次甚至零次服务。

二是建设网上展厅，展示发布学校发展历史、教学科研成果、名师及杰出校友事迹等，实现档案的宣传和文化育人功能，提升档案公共服务能力和水平。

（四）提升档案的安全保障监管能力。

只有高校档案的实体安全和信息安全得到了保障，才能提高档案的管理质量。

因此，高校首先要推进档案安全装备装具现代化，采用先进安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件。

其次，要建立健全并严格执行档案安全制度，形成人防、物防、技防三位一体的档案安全保障体系。

积极采用各种新的技术手段保证和改善各种载体档案的安全。

建立档案信息管理系统安全保密防护体系，加强档案信息公开发布保密审查，确保档案信息开放和利用服务的安全。

另外还应建立档案安全应急处置协调机制和应急管理制度，制定应急预案，把档案管理部门列入学校重点保护范围，确保档案安全受到危害时能够得到优先抢救和妥善处置。

健全完善重要档案灾备机制，做好档案数字化及登记备份工作，对馆藏重要电子档案和数字化成果实行异地异质备份，全面提升档案安全保障水平，确保档案的保管安全和利用安全。

四、结语
高校档案工作在新形势下要得到进一步的发展，首先必须保障其管理质量。

因此，高校必须完善档案管理机制，充分利用社会信息化技术，与时俱进，勇于创新，加强档案管理队伍的职业教育，建立激励与考核机制。

另外，高校还必须提升档案的安全保障监管能力，保障档案管理工作的质量，实现档案工作稳步、健康、可持续发展。

【参考文献】
[1]郭登权.高校档案管理质量保障体系的构建途径思考[J].辽宁广播电视大学学报，2016（1）：52-53.
[2]王玮.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].科技资讯，2016（10）：72-73.
[3]于梅等.关于如何运用质量管理来提高档案馆知名度的思考[J].黑龙江档案，2017（4）：43.。