工程资料管理制度
工程资料管理制度办法
工程资料管理制度办法第一章总则第一条为了规范和加强工程资料管理工作，提高信息资源利用效率和工作效率，制定本办法。
第二条本办法适用于全单位所有的工程资料管理工作，包括各类工程项目资料、成果资料、技术资料、档案资料等。
第三条工程资料管理应符合国家法律法规和有关规定，保证信息的完整性、真实性和保密性。
第四条工程资料管理应当注重文明办公、节约资源、合理利用、科学管理、严格审查、便于传阅和检索。
第五条工程资料管理贯穿于工程项目全过程，具有延续性和独立性，要求全员参与、各负其责。
第六条工程资料管理小组由单位领导任命，设专职负责人，并配备必要的人员、设备、场地。
第七条工程资料管理小组负责项目资料的归档、编制档案、管理检索等工作，对工程资料进行分类、存档并加强保密措施。
第二章工程项目资料管理第八条工程项目资料包括招标文件、施工图纸、设计文件、施工合同、施工计划、竣工验收资料等。
第九条工程项目资料应按照工程进度和阶段进行分类、存档，做到可以及时查询、检索。
第十条工程项目资料应保存5年以上，特殊情况按照相关规定进行延长保存时间。
第十一条工程项目资料应进行定期检查、整理，保证资料的及时更新与完整。
第十二条工程项目资料的重要性和机密性在保存时需采取加密措施，对外部人员进行限制查阅。
第十三条工程项目资料归档应做好相关档案登记、编码工作，确保资料的存档位置清晰明确。
第十四条工程项目资料管理小组有权对工程项目资料进行分类、整理、清理和销毁工作，同时要做好记录。
第三章成果资料管理第十五条成果资料包括工程项目竣工图纸、施工纪录、验收报告、技术交底等。
第十六条成果资料应按照工程项目要求进行归档，存档时要注意分阶段归类，方便后期查阅。
第十七条成果资料保存时间应按照国家相关规定执行，特殊情况需提前汇报单位领导决定。
第十八条成果资料管理小组要对成果资料进行严格保密，未经许可不得外传。
第十九条成果资料可以通过网络或其他方式进行存档备份，保证无丢失。
施工单位资料管理制度
一、总则为加强施工单位资料管理，确保工程资料齐全、完整、准确、系统，提高施工管理水平，根据《建设工程文件归档整理规范》等有关规定，特制定本制度。
二、职责分工1. 施工单位资料管理部门负责整个工程资料的管理工作，包括资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
2. 各部门、各岗位人员按照职责分工，负责各自范围内的资料收集、整理和上报。
三、资料管理要求1. 资料收集（1）施工前，施工单位应收集并整理以下资料：- 设计文件、施工图纸、施工组织设计、施工方案、技术措施等；- 合同文件、监理文件、验收文件等；- 材料设备清单、进场检验报告、进场验收记录等；- 施工现场照片、视频等；- 施工日志、工作总结、整改记录等。
（2）施工过程中，施工单位应收集并整理以下资料：- 施工记录、检验记录、试验报告等；- 施工变更、签证等；- 工程质量问题处理记录；- 施工进度计划、变更计划等；- 施工安全、环保、文明施工等相关资料。
2. 资料整理（1）施工单位应按照《建设工程文件归档整理规范》的要求，对收集到的资料进行分类、编号、编目。
（2）资料整理应确保资料的真实性、完整性、准确性，便于查阅和利用。
3. 资料归档（1）施工单位应在工程竣工后，将所有资料按照规定归档。
（2）归档资料应按照工程类别、施工阶段、资料类型等进行分类、整理。
4. 资料保管（1）施工单位应建立健全资料保管制度，确保资料安全、完整。
（2）资料保管应按照《建设工程文件归档整理规范》的要求，采用防火、防潮、防虫蛀等措施。
5. 资料借阅（1）施工单位应制定资料借阅制度，明确借阅程序、借阅期限等。
（2）借阅资料应办理借阅手续，并按时归还。
6. 资料销毁（1）施工单位应按照《建设工程文件归档整理规范》的要求，对过期、失效的资料进行销毁。
（2）销毁资料应办理销毁手续，并做好销毁记录。
四、监督检查1. 施工单位应定期对资料管理工作进行检查，确保制度落实到位。
2. 施工单位应接受上级单位、监理单位、建设单位等对资料管理工作的监督检查。
工程部内业资料管理制度
工程部内业资料管理制度第一章总则第一条为规范和强化工程部内业资料管理工作，维护公司信息安全和保障工程项目顺利实施，制定本制度。
第二条本制度适用于工程部内部业资料的管理工作，包括但不限于项目资料、施工图纸、合同文书、审批文件等。
第三条工程部业资料管理应遵循规范、便捷和安全的原则，确保信息的完整性、准确性和保密性。
第四条工程部内业资料管理工作由工程部主管负责，具体执行由业资料管理人员负责。
第五条工程部业资料应按照分类、流程管理，确保每份资料都有相应的归档位置和可查询性。
第六条工程部业资料管理应遵循合法合规、科学系统的原则，依法保护个人隐私信息和公司商业秘密。
第七条工程部业资料管理制度的解释权归工程部主管部门。
第二章业资料的收集、整理和存档第八条工程部业资料应根据项目阶段和类型进行分类，便于管理和归档。
包括但不限于勘察资料、设计资料、施工图纸、合同文书、验收资料等。
第九条工程部业资料管理人员应及时收集、整理和归档业资料，确保信息的完整性和准确性。
第十条工程部业资料可采取电子化或纸质化方式存档，电子存档需进行备份和加密，纸质存档需按照规定的归档位置存放。
第十一条工程部业资料须制定详细的档案目录和索引，方便检索和查询。
第十二条工程部业资料管理人员应定期对存档资料进行检查和整理，及时更新资料，并剔除过期和无效的资料。
第三章业资料的保密和授权第十三条工程部业资料中涉及公司商业秘密和个人隐私信息的资料，必须严格保密，不得随意泄露。
第十四条工程部内有关业资料的查阅和调阅需经主管部门批准，并记录查阅情况。
第十五条对于特定资料或涉及商业机密的资料，必须进行授权管理，确保只有经相关人员授权才能查阅。
第十六条不得擅自篡改或删除工程部业资料的内容，如有需要修改应按规定流程办理，并做好记录。
第四章业资料的归档、借阅和销毁第十七条工程部业资料的归档应按照规定的流程和位置进行，确保每份资料都有相应的档案号和存放位置。
第十八条工程部业资料的借阅需按照规定的流程申请，并经主管部门批准，严格限制查阅时间和范围。
总包单位工程资料管理制度
总包单位工程资料管理制度第一章总则第一条为加强总包单位工程资料的管理，规范工程资料的流转和使用，保障工程质量和安全，提高工程管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于总包单位在承担工程项目过程中的资料管理工作，包括施工图、设计文件、施工合同、施工方案、工序卡、检验记录、质量报告、试验报告、竣工资料等各类工程资料的管理。
第三条总包单位应当建立健全资料管理组织机构，配备专职资料管理员，负责工程资料的组织、归档、遗失报告等工作。
第四条工程资料的管理应当遵循合法、准确、完整、有效的原则，确保资料的真实性和可靠性。
第五条工程资料应当按照规定的存档期限进行归档，超过存档期限的资料应当按照规定予以销毁。
第六条工程资料应当按照规定的管理程序进行整理、分类、编码、归档，确保资料的检索和利用方便。
第七条工程资料管理应当根据工程的特点和要求，制定相应的管理制度，并不断完善和改进。
第二章工程资料的管理第八条工程资料的管理应当有专门的存放地点，要求整齐清洁、通风干燥，设有完善的安全设施，防止资料丢失、损坏和泄露。
第九条工程资料管理人员应当对进出资料进行登记，并建立起入库、出库、借阅、还库的相应记录。
第十条工程资料应当按照文件编号排序，资料的存档位置、编号应当清晰明确，方便查找和查询。
第十一条工程资料的传递和传真应当进行记录，并保留相应的文书证据。
第十二条工程资料应当定期检查、清点、整理，发现问题及时处理，并做好相应的记录。
第十三条工程资料的安全备份应当及时进行，并存放在不同的地方，确保资料的安全性和完整性。
第十四条工程资料的审核和归档应当由专门人员负责，确保资料经过合法、规范的程序审核后方可归档。
第十五条工程资料的销毁应当按照程序进行，保留相应的销毁记录，防范数据泄露或被他人利用。
第十六条工程资料的使用应当符合相关规定，不得私自篡改或删除资料内容，确保资料的完整性和真实性。
第三章工程资料的流转和利用第十七条工程资料的借阅应当按照规定的程序进行，必须填写借阅手续，借阅期限不得超过规定的时间。
工程安全内业资料管理制度
一、总则为了加强工程安全内业资料管理，确保工程安全资料的完整、准确、及时，提高工程安全管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本公司所有工程项目，包括但不限于施工、监理、设计、安装等阶段。
三、管理职责1. 项目经理为工程安全内业资料管理第一责任人，负责组织、协调、监督和检查工程安全内业资料管理工作。
2. 项目部安全管理人员负责具体实施工程安全内业资料管理工作，包括资料收集、整理、归档、借阅等。
3. 各相关部门应积极配合安全管理人员开展工程安全内业资料管理工作。
四、资料收集与整理1. 工程安全内业资料应包括以下内容：（1）安全生产责任制、安全生产规章制度、操作规程等文件；（2）安全生产检查、隐患排查、事故调查、事故处理等相关记录；（3）安全教育培训、安全会议、安全活动等相关记录；（4）安全生产费用使用情况记录；（5）安全防护设施、安全用品等资料；（6）其他与工程安全相关的资料。
2. 资料收集要求：（1）资料收集应全面、真实、准确；（2）资料收集应按照工程进度进行，确保资料及时性；（3）资料收集应遵循保密原则，防止泄露工程秘密。
3. 资料整理要求：（1）资料整理应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）等相关标准执行；（2）资料整理应保持资料的内在联系，便于查阅和使用；（3）资料整理应分类存放，标签清晰，便于查找。
五、归档与保管1. 工程安全内业资料归档应按照《建设工程档案归档整理规范》（GB/T 50328—2001）等相关标准执行。
2. 工程安全内业资料归档后，应妥善保管，确保资料完整、安全。
3. 工程安全内业资料保管期限按照国家档案管理规定执行。
六、借阅与使用1. 工程安全内业资料借阅应办理借阅手续，明确借阅人、用途、归还时间等。
2. 借阅人应妥善保管借阅资料，确保资料安全。
3. 借阅资料完成后，应及时归还，不得擅自复制、泄露。
七、监督检查1. 项目经理应定期组织对工程安全内业资料管理工作进行检查，发现问题及时整改。
建设单位资料管理制度
一、目的与依据为规范建设单位资料管理工作，确保工程资料的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，特制定本制度。
二、资料管理范围1. 工程项目可行性研究报告、设计文件、施工图、招投标文件等前期资料；2. 工程施工过程中的施工记录、材料验收记录、质量检测报告等施工资料；3. 工程验收报告、竣工图纸、验收证书等验收资料；4. 工程保修、维修、维护等后期资料。
三、资料管理职责1. 建设单位负责资料的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 工程项目管理人员负责资料的具体实施工作，包括资料的收集、整理、归档和保管；3. 档案部门负责对资料的归档、保管和利用进行监督、检查和指导。
四、资料管理要求1. 资料收集：工程资料收集应全面、及时、准确，确保资料的真实性和完整性；2. 资料整理：工程资料整理应按照规定的格式、顺序进行，便于查阅和利用；3. 资料归档：工程资料归档应按照国家档案管理的有关规定，及时、准确、完整地归档；4. 资料保管：工程资料保管应采取防潮、防霉、防火、防盗等措施，确保资料的安全；5. 资料利用：工程资料利用应遵循保密原则，严格按照规定程序进行，确保资料的安全和完整。
五、资料管理流程1. 资料收集：工程项目管理人员在施工过程中，应按照规定收集相关资料；2. 资料整理：工程项目管理人员对收集到的资料进行整理，确保资料的真实性、完整性和准确性；3. 资料归档：工程项目管理人员将整理好的资料按照规定的格式、顺序进行归档；4. 资料保管：档案部门对归档的资料进行分类、编号、编目，并采取相应措施进行保管；5. 资料利用：需查阅资料的单位和个人，应按照规定程序提出申请，档案部门审核批准后，提供资料。
六、监督检查1. 档案部门对资料管理工作进行定期检查，发现问题及时纠正；2. 建设单位应定期对资料管理工作进行自查，确保资料管理的规范性和有效性。
七、奖惩1. 对在资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反资料管理规定的单位和个人，按照相关规定进行处罚。
国家工程资料管理制度
国家工程资料管理制度一、总则为了规范国家工程资料管理工作，保障工程建设的顺利进行，根据国家相关法律法规，制定本制度。
二、管理范围本制度适用于全国范围内的工程资料的管理工作。
三、主管部门工程资料管理工作由国家发展和改革委员会主管，由工程建设管理部门具体负责执行。
四、管理原则工程资料管理工作应遵循以下原则：1.合法合规：工程资料的管理必须遵守国家相关法律法规，确保合法合规的性质。
2.科学规范：工程资料的管理应当遵循科学规范的原则，保证管理工作的科学性和规范性。
3.保密安全：工程资料的管理要做到保密安全，确保工程信息的安全性和完整性。
4.公开透明：工程资料的管理应当做到公开透明，对外公开的工程资料信息应当真实可靠。
5.便民利民：工程资料管理工作要以便民利民为宗旨，更好的服务于人民群众。
五、管理制度1.工程资料的收集（1）工程资料的来源主要包括工程设计文件、施工图纸、施工记录、工程验收文件等。
（2）工程资料的收集应当按照规定程序进行，确保资料的真实性和完整性。
（3）对于工程资料的遗失或者损坏，应当及时报告上级部门，做好相应的处理工作。
2.工程资料的归档（1）工程资料的归档由工程建设管理部门负责，对于新的工程资料应当及时归档。
（2）工程资料归档应当按照标准流程进行，确保工程资料的安全和便于管理。
（3）对于重要的工程资料应当进行多重备份，确保资料的安全性。
3.工程资料的利用（1）经过归档的工程资料可以用于相关手续办理，工程验收等工作。
（2）工程资料还可以用于工程设计、规划、勘察等相关工作。
（3）工程资料的利用必须经过相关部门的审批，并严格按照规定程序进行。
4.工程资料的销毁（1）工程资料的销毁必须经过相关部门的审批，并严格按照规定程序进行。
（2）对于过期的工程资料，应当及时做好销毁工作，并做好相应的备份记录。
5.工程资料的管理制度的管理（1）工程资料的管理制度应当不定期进行检查和评估，及时发现问题并加以解决。
工程资料管理规章制度(6篇)
工程资料管理规章制度文件和资料的管理1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
7、在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
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工程资料管理制度1目的为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。
工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。
2工程资料的归档范围对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。
工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求。
3工程文件材料的质量要求工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。
复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。
工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。
工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4工程施工过程中的资料检查：工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。
必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。
5工程资料的接收：递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。
工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。
对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。
对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。
凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。
工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。
施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。
移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。
凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。
凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。
6工程资料的发放分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。
呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。
工程部分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，分发的图纸资料至少预留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存档。
为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。
7设计变更、工程联系单管理规定设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。
设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。
8工程资料的保管及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。
归档的资料要完整、系统、准确。
资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。
保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。
9声像资料管理办法工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。
照片档案要求技术要求建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期整理成果。
录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。
应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。
工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。
工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。
（2）照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。
照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
（3）数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图像格式为JPEG格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外）。
手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。
编制要求分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。
排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。
编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。
入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。
应使用国家规定的标准照片册。
说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。
(1)单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。
其格式如下：照片号（底片号）：即照片的编号参见号：由档案保管单位填写题名：简明概括、准确反映照片的基本内容时间：用8位阿拉伯数字表示，如地点：工程所在地点摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位(2)每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写：工程名称＋（栋、标段）十部位（详细施工内容）(3)组合照片说明的填写:一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。
组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。
总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。
组合照片一般不宜越册。
(4)照片册卷内目录卷内目录排列在卷内文件首页之前。
(5)照片册脊背卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。
“题名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。
装具：使用符合GB/T 11821-1989/2000标准的6英寸照片档案册。
照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。
视频档案要求技术要求工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。
专题片一般按整个项目时间顺序制作。
（1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。
（2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。
建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。
录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。
字幕、图像画面要同步准确。
视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素1920×1080，编码格式为HD MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于30mbps，帧速率每秒25帧或50帧。
需提交工程项目简介的Word文档，简明、系统、完整介绍工程项目所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。
编制要求目录著录。
采集的视频素材电子文件格式应采用AVI格式，刻录成数据光盘，在光盘标签面和光盘盒正面喷打标签，标签内容包括：公司名称、工程名称、编制日期等。
卷内目录。
视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目录，将不同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。
卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。
附表：工程等级划分（房建）10工程资料借阅制度借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意后方可借阅，借阅时要填写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。
绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，剖门资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。
外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管领导同意方能借阅。
借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。
对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人负责人催还。
凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。
11工程资料的归档移交工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。
工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。
工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。
12本制度由公司工程部负责解释。
13附表《建设工程文件归档范围和保管期限表》《工程档案接收记录》《发文登记表》《收文登记表》《工程档案借阅登记表》《工程档案借阅申请表》《图纸资料发放领用登记表》工程档案接收记录发文登记本收文登记本工程档案借阅登记表工程档案借阅申请表工程档案借阅申请表图纸、资料发放领用登记表。