合同档案管理制度模板
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
档案合同管理制度范本
档案合同管理制度范本第一章总则第一条为了加强合同档案管理，保障合同法律效力和公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度所称的合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除及终止等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、分工负责、全面保存、及时利用的原则。
第四条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章合同档案的收集与归档第五条合同签订过程中产生的原始资料，包括但不限于合同文本、谈判记录、电子邮件、传真、电话记录等，均应视为合同档案的重要组成部分。
第六条各部门应在合同签订后一周内，将合同档案提交给合同档案管理部门。
第七条合同档案管理部门应在收到合同档案后，按照档案分类和归档要求，及时进行整理、归档。
第八条合同档案应按照合同的类型、签订时间、履行情况等要素进行分类，确保档案的完整性和连续性。
第三章合同档案的保管与利用第九条合同档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，确保档案的安全、完整和保密。
第十条合同档案应存放于安全、干燥、通风的环境中，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等现象发生。
第十一条合同档案的利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十二条合同档案的借阅应办理借阅手续，明确借阅时间、用途和责任人。
第十三条合同档案的复制、摘录、查阅应按照公司内部规定办理，确保档案的合法利用。
第四章合同档案的销毁第十四条合同档案的销毁应遵循保密、合法、必要的原则。
第十五条合同档案的销毁应经过合同档案管理部门审核，报公司负责人批准。
第十六条合同档案销毁过程中，应有合同档案管理部门派人现场监销，确保档案的合法、安全销毁。
第五章法律责任第十七条违反本制度的，依法承担相应的法律责任。
第十八条合同档案管理部门工作人员玩忽职守、滥用职权、泄露国家秘密、企业秘密的，依法承担相应的法律责任。
合同存档管理制度范本
合同存档管理制度范本第一条总则为了加强合同管理，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司签订、履行完毕的各类合同、协议、意向书等文件的存档管理。
第三条管理原则1. 合同存档管理应实行集中统一、分类分级、安全高效的原则。
2. 合同存档管理应确保档案的真实性、完整性、保密性和可追溯性。
第四条管理职责1. 合同管理部门负责合同文件的收集、整理、归档和保管工作。
2. 审计、法务部门负责对合同存档管理工作的监督和检查。
3. 信息技术部门负责合同档案管理系统的开发、维护和升级。
第五条合同文件的收集与整理1. 合同签订后，合同承办部门应将合同文件的原件及有关附属材料整理齐全，提交合同管理部门。
2. 合同管理部门应对提交的合同文件进行审核，确保文件的真实性、完整性。
3. 合同管理部门应按照合同的性质、类别、签订时间等要素进行分类、整理。
第六条合同文件的归档1. 合同管理部门应按照归档要求，将整理好的合同文件提交公司档案管理部门。
2. 档案管理部门应建立合同档案目录，确保档案的有序存放。
3. 合同档案应采取电子和纸质两种形式进行存档，电子档案应存储在合同档案管理系统中，纸质档案应存放于专门的档案柜中。
第七条合同文件的保管1. 档案管理部门应确保合同档案的安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉烂、防丢失。
2. 档案管理部门应定期对合同档案进行清理、盘点，确保档案的完整性和安全性。
3. 任何人不得擅自查阅、复制、涂改、销毁合同档案，确有需要时，应按照公司的审批程序进行。
第八条合同档案的借阅与利用1. 合同档案的借阅应按照公司的审批程序进行，确保档案的安全和保密。
2. 借阅人应按照约定的时间归还合同档案，如有特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。
3. 合同档案的利用应遵循法律法规和公司规定，不得泄露公司商业秘密。
第九条合同档案的销毁1. 对于超过保管期限的合同档案，合同管理部门应组织审计、法务、档案管理部门等进行审核。
合同档案管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及所属各子公司、分支机构签订、履行、变更和终止的各类合同档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规、政策规定和公司内部规章制度。
（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、完整，反映合同签订、履行等实际情况。
（三）安全性原则：加强合同档案的保密工作，确保档案安全。
（四）便捷性原则：简化档案查询程序，提高档案利用效率。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：（一）公司对外签订的各类合同、协议等法律文件；（二）公司内部审批、备案、签署的合同文件；（三）合同履行过程中产生的相关文件、凭证、证据等。
第五条合同档案的归档要求：（一）合同档案应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；（二）归档的合同档案应包括合同正文、附件、修改协议、相关文件等；（三）归档的合同档案应确保内容完整、真实、准确。
第三章合同档案的保管与维护第六条合同档案的保管：（一）合同档案应存放于专用档案室，实行专人负责制；（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；（三）档案室应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。
第七条合同档案的维护：（一）对合同档案进行定期整理、分类、归档，确保档案的整齐、有序；（二）对破损、褪色的合同档案进行修复、复制，确保档案的完整、清晰；（三）对电子合同档案进行备份，确保档案的安全。
第四章合同档案的查询与利用第八条合同档案的查询：（一）查询人需提供查询理由、查询内容、联系方式等信息；（二）档案管理人员对查询人身份进行核实，确认查询理由后提供相关合同档案；（三）查询人需遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
第九条合同档案的利用：（一）合同档案仅限于内部查阅、复印、摘抄等用途；（二）查阅、复印、摘抄合同档案需经档案管理人员同意；（三）查阅、复印、摘抄合同档案需遵守档案保密规定。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
合同档案收集整理管理制度
合同档案收集整理管理制度第一章总则第一条为了规范合同档案的收集、整理和管理工作，保障合同归档的安全性和有效性，提高合同档案的利用价值，制定本制度。
第二条本制度适用范围为全公司范围内的合同档案收集整理管理工作。
本制度所称合同档案包括纸质合同文件和电子合同文件。
第三条公司合同档案的收集、整理和管理工作由公司档案管理部门负责具体实施，各部门负责自己部门合同的收集、整理和管理工作。
第四条公司合同档案的收集、整理和管理工作必须遵循合法、规范和安全的原则，保持合同档案的完整性、真实性和可靠性。
第二章合同档案的收集第五条公司各职能部门应当按照合同签订的程序和要求，及时将合同文件交由档案管理部门进行归档。
未经档案管理部门同意，任何部门不得私自留存合同文件。
第六条档案管理部门应当建立合同档案收集登记簿，对收集的合同文件进行详细的登记，包括合同编号、名称、签订日期、归档日期等信息。
第七条档案管理部门在接受合同文件时，应当对合同文件进行登记、编号，并按照文件编号，将合同文件按照类别进行分类存放，确保合同档案的整齐、清晰。
第三章合同档案的整理第八条合同文件应当按照一定的归档规则进行整理，确保合同档案的整洁、准确。
第九条档案管理部门应当定期对合同档案进行整理和清点，剔除过期的合同文件，并进行相应的归档转移。
第十条档案管理部门应当规范合同文件的装订和标识，保持合同文件的完整、清晰，便于存储和查询。
第四章合同档案的管理第十一条公司档案管理部门应当建立合同档案的档案室，规范存放合同档案，并保障合同档案的安全和完整。
第十二条合同档案管理人员应当严格遵守档案管理制度，保密合同文件的内容，不得擅自泄露。
第十三条合同档案管理人员应当按照规定，配备相应的权限和密码，对电子合同档案进行加密存储，并严格限制相关人员的访问权限。
第五章合同档案的利用第十四条档案管理部门应当建立合同档案借阅和利用制度，确保合同文件借阅的安全和合法。
第十五条合同档案的利用应当严格遵守相关法律法规，不得私自复印、外借合同文件，防止合同档案的泄露。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
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合同档案管理制度模板
甲方：___________________
乙方：___________________
日期：___________________
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料（活单见附表2）等。
二、合同档案管理原则
1 、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。
2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料（交接活单参见附表3）向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。
4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
5、合同文档移交时，必须编制档案移交活册并当面活点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年活理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计活单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8 、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
附1:竣工资料明细表
附2:合同档案交接活单
竣工资料明细表
附2
合同档案交接活单
合同号：交接时间：。