人事档案的建立与管理

❖ 特点：记录性与传递性（二者关系）
❖ 作用：传播信息、凭证依据作用
❖ 两个相关概念：文件、公文
❖ 文书的工作的演化：1. 形成时期（商到西周）
制度完善）
2. 文书工作的确立（秦以后）（标志：组织完备、
3. 变革（辛亥革命以后）
4. 发展（新中国成立后）
档案的特点与作用
❖ 档案的形成：公元前14C前后的殷商时期，三千余年。 ❖ 形式：龟甲兽骨、青铜、竹简木犊、石料、缣帛——现代 ❖ “档案”的由来：明末清初学者 杨宾 1707年《柳边纪略》三百年历史 ❖ 档案实体的构成要素：档案的载体、档案信息的表达方式、档案信息的
❖ 特点：法定作者 法定权威性 现行效用 规范的体式 特定的处理程序
❖ 功能：公务管理 社会沟通
❖ 具体作用：策令作用、规范作用、宣传作用、联系作用、凭 证作用
公文的分类
❖ 分类目的：准确、恰当使用，提高文书工作质量和效率 ❖ 类别：分类方式（标准）
载体：纸质～、感光介质～ 、磁介质～ 、电子～ 公文内容性质：规范类～、领导指导类、报请类、知照类、 契约类、会议类 公文涉密程度：绝密～、机密、秘密、内部文件、限国内公 开、对外公开的文件 办理时限：特急件、急件、平件 行文方向：上行文、下行文、平行文 机关收受文件：收文、发文 公文稿本：草稿、定稿、正本、副本、不同文字的稿本
❖ 人事档案（人力资源档案）
❖ 人事档案的重要性 对单位而言：知人善任、选贤举能（思想言行、业务水平、
个人素质、历史情况）
对个人而言：工作调动、出国政审、职称评审、工资调整，
还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等
❖ 人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用 ❖ 目前人事档案管理存在的问题：
文书（工作）与档案（管理）
❖ 文书：人们在社会活动中为处理各种事务而形成的具有特定 效用的信息记录。 （基本涵义、特点、作用、相关概念）
❖ 档案：各单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的 各种形式的原始记录。
❖ 人事档案：国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的， 记述和反映个人经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单 位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他形式的历史 记录。
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❖ 文种：人们为识别和使用各种性质、种类、用途都不相同的 文书而赋予的固定名称。 即：为概括表明文书的特性与使用范围而赋予每种文书的统 一、规范的名称。
文书的形成与发展
❖ 文书形成的条件 必要条件：文字的产生 （文书的历史）
充分条件：社会组织的出现
《尚书》：书者，古之好令
❖ 文书的发展：①制成材料
②用途与格式
③形式：题、制、诏、诰、奏、表、谕
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批 复、意见、函、会议纪要（决议、公报、条例、规定）
❖ 主要内容：求才、育才、用才、激才、留才
❖ 现代人力资源管理包括人力资源规划、人员招聘与配置、培训开发与实 施、绩效考核与实施、薪酬福利、人事管理、职业生涯管理和员工关系 管理八大大模块引。
❖ 具体工作：制订人力资源计划、人力资源成本会计、工作岗位分析和工 作设计、员工关系与企业文化建设、绩效考核与管理、薪酬体系设计与 激励机制构建、保管员工档案、职业生涯规划
1.弃档问题比较严重，人档分离成普遍现象
2.人事档案存在多头管理，难以成统一规范的管理
3.人事档案的严肃性、准确性、唯一性受到挑战
本课学习主要内容、方法
❖ 文书及文书工作——建立阶段 文书的撰制、管理、收发文处理等 ❖ 档案及档案管理——管理阶段 档案的收集、鉴定、保管、检索、利用、开发 ❖ 人事档案的建立与管理 人事档案的建立：文件撰制、收集（制度、方法等） 管理：鉴定、保管、检索、利用等 ❖ 联系实际：案例 单位的具体文件和具体管理制度、方法等 ❖ 教学方式：讲授、自学（解决问题） ❖ 考核方式：平时作业+期末考查
❖ 档案：单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各 种形式的原始记录。
❖ 人事档案：国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的， 记述和反映个人经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单 位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他形式的历史 记录。
内容：履历材料；自传；鉴定、考核、考察材料；学历、学 位、学习成绩、评聘专业技术职务、考绩审批材料、报考学 校及毕业生登记表；政治审查材料；党团材料；表彰奖励材 料；处分材料；任免职务、工资待遇、招聘录用、离退休材 料；可供组织参考的材料
记录方式 ❖ 档案的特点：原始记录性（首次生成并以一定方式记录在某种载体上的
的信息） 信息传递性 价值效益性（凭证依据价值、参考借鉴价值）
❖ 档案的作用：两个基本作用 确凿的凭证价值 真凭实据 广泛的参考价值 参考借鉴
公务文书（公文）
❖ 含义：社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体 式的信息记录。
人事档案的建立与管理
邵保刚
人事
❖ 人世间的事 自君别我后，人事不可量。《玉台新咏·古诗为焦仲卿妻作》 ❖ 关于工作人员的录用、培养、调配、奖惩等工作 人事调动 ❖ 人情事理 不懂人事 ❖ 人的意识的对象 不省人事 ❖ 人力能做到的事 尽人事，听天命 ❖ 馈赠的礼物 、仕途、男女间情欲之事、交际应酬
文书与档案的关系
❖ 前世与今生、现行与归宿 ❖ 档案由文书转化而来
转化是有条件的 ❖ 区别与联系 联系：相同的物质载体、内容格式一致 区别：性质与形式不同、目的作用不同 ❖ 学习文书的目的与意义
实际工作中，文书与档案是密不可分的。 了解文书工作的内容、熟练掌握几类常用文书的撰制、 懂得文书基本办理流程，办理复文，懂得如何立卷归档，进 行文书的管理，进而过渡到档案的管理工作。
学习目的
❖ 人力资源管理（human resource management ）
对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法 令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程，包括人力 资源的预测与规划，工作分析与设计，人力资源的维护与成本核算，人 员的甄选录用、合理配置和使用，还包括对人员的智力开发、教育培训、 调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟，等等。